CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS EN LOS CENTROS DE
CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE
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CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
INTRODUCCIÓN
La presentación “control de documentos y registros” tiene como finalidad
instruir al líder de implementación de la NTC 5906 del Centro de Arbitraje
y/o Conciliación acerca de las actividades necesarias para la
construcción y mantenimiento de un sistema documental que apoye la
gestión de los procesos misionales y estratégicos, así como dar
cumplimiento a varios de los requisitos de la norma.
Son varios los tipos de documentos que se generan en el desarrollo de
las actividades de un Centro. Adicionalmente, con la implementación de
la norma otros documentos empiezan a hacer parte de la cotidianidad
del Centro. Para todos ellos se establece un procedimiento que permita
garantizar su gestión, desde el momento que se recibe o se genera
hasta su envío o disposición final.
El líder del proyecto deberá familiarizarse con el contenido de esta
presentación y capacitar al personal en los aspectos más importantes
para la gestión documental del Centro, dentro del tiempo estipulado para
la Fase 4 por la Guía de Implementación de la NTC-5906.
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CONTENIDO
1.
2.
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4.
5.
6.
DEFINICIONES Y PROPÓSITO DEL
CONTROL DOCUMENTAL
REQUISITOS
PRINCIPIOS DE UNA DOCUMENTACIÓN
ADECUADA
CICLO PARA EL CONTROL DE LA
EMISIÓN DE DOCUMENTOS
ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
EL REGISTRO DOCUMENTAL
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1. DEFINICIONES Y PROPÓSITO
DEL CONTROL DOCUMENTAL
De acuerdo con estándares internacionales como la ISO 9000:2005, el
documento es la información y su medio de soporte. Este medio de soporte
puede ser papel, discos magnéticos, fotografías, videos o una combinación
de estos.
Los documentos contienen información o disposiciones sobre temas
relacionados con la actividad del Centro, por ejemplo sobre cómo prestar el
servicio, y dicha información puede ser actualizada.
Con frecuencia, un conjunto de documentos por ejemplo especificaciones y
registros, se denominan “documentación”.
Es importante considerar la definición, puesto que algunos requisitos están
relacionados con todos los tipos de documentos (por ejemplo, que sean
legibles) pero hay requisitos diferentes para diferentes tipos de documento
y su registro.
El propósito del control de la documentación es asegurar que los
documentos se actualicen permanentemente y estén disponibles para su
uso.
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2. REQUISITOS PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS
Con la finalidad de facilitar la gestión de la actividad documental del Centro
de Conciliación y/o Arbitraje, el proceso de elaboración de documentos debe
observar una serie de requisitos, entre los que se encuentran los siguientes:
a)
Revisión y actualización cuando sea necesario.
a)
Identificación de los cambios y el estado de revisión actual.
c)
Disponibilidad de versiones preliminares.
d)
Legibilidad.
e)
Facilidad de identificación (origen -externo o interno-).
f)
Control de distribución.
g)
Prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos.
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3. PRINCIPIOS DE UNA
DOCUMENTACIÓN ADECUADA
1
• Su redacción debe ser clara y precisa
(considerar que será consultada por
diferentes clases de personas)
2
• No debe dar lugar a múltiples o diferentes
interpretaciones
3
• En lo posible, no debe incluir adjetivos
calificativos
4
• Debe estar al nivel de educación de los
usuarios o de la persona a quien va dirigido
5
• Debe facilitar su actualización
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4. CICLO PARA EL CONTROL DE
LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS
A continuación se presenta un esquema en el que se describe en forma
gráfica el ciclo para realizar el control de la emisión de documentos,
desde que se genera la necesidad de producirlo o se solicita, hasta su
aplicación y posibilidad de mejoramiento:
Solicitud
Análisis de la
necesidad
Elaboración Revisión
Edición
MEJORAMIENTO
Aprobación
Aplicación
Difusión
Distribución
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5. ESTRUCTURA PARA LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
LEGISLACIÓN
Leyes, Decretos, Resoluciones, entre
otros.
DOCMENTOS ESTRATÉGICOS
Misión, visión y objetivos estratégicos
del Centro
MAPA DE PROCESOS
Documento que establece, de forma
esquemática, los procesos que hacen
parte del sistema de gestión del
Centro
CARACTERIZACIONES DE
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS E
INSRUCTIVOS
OTROS DOCUMENTOS
REGISTROS
Documentos que establecen el
alcance de un proceso
Documentos que establecen los
responsables y la manera como se
lleva a cabo un proceso
Incluye reglamentación,
entre otros.
indicadores,
Documentos
que
presentan
resultados obtenidos o proporcionan
evidencia
de
actividades
desempeñadas
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6. EL REGISTRO DOCUMENTAL
El registro es un documento que presenta los resultados
obtenidos de alguna actividad o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas (ejemplos: solicitud de conciliación,
acta de conciliación, constancia de no acuerdo, etc.).
Los registros son de utilidad, por ejemplo, para documentar la
trazabilidad de la actividad y para proporcionar evidencias de
verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Como sucede con cualquier otro tipo de documento, se requiere
que el registro sea legible, identificable, recuperable y se debe
asegurar su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición.
Para conseguir lo anterior se pueden observar los siguientes
pasos:
•
Generar: Consignar la información de los resultados de los
procesos.
•
Almacenar y proteger: Garantizar la integridad del registro.
•
Facilitar la consulta: Permitir que se encuentre la información
en el momento requerido.
•
Retener: Conservar el registro durante el tiempo establecido.
•
Disponer: Eliminar los documentos obsoletos una vez
transcurrido el tiempo de retención.
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