Valor de los archivos en un sistema de
rendición de cuentas
Ramón Aguilera Murguía
Hacia una conceptualización
“una relación entre dos actores (A y B) en que A
está formalmente obligado a informar, explicar y
justificar su conducta a B (con respecto a una
responsabilidad específica), quien cuenta con
instrumentos para vigilarlo e incidir en su
comportamiento, vía sanciones o incentivos”.
Sistema de Rendición de Cuentas
Acceso a la
información
Fiscalización
Archivos
Monitoreo y
evaluación
Presupuesto
Contabilidad
Compras
¿Qué es un Archivo?
?
No es una bodega
No es zona de castigo
No es el lugar donde se mande los casos
cerrados “Carpetazo” “Se Archivó”
Producción de Información
Consignada en un soporte
Enseñar
Mostrar
Docere
Documento
A través del documento mostramos información.
Reforma Constitucional de Transparencia, febrero 2014:
Documentación de los actos administrativos derivados de
las atribuciones y funciones de los sujetos obligados
Sistema de transparencia
Una apuesta corporativa y transversal
Gestión Documental
Dirección de Archivos
Centro de
Tecnologías
Modernización de la
Administración
Administración
Electrónica
Agencia de
Certificación
Atención Ciudadana
Servicios
Jurídicos
Dimensión interdiciplinaria
Una multiplicidad de valores
Un entorno en estrecha interdependencia
Archivo, proceso transversal
Fiscalización
Supervisión del
cumplimiento
Expediente de contrato
Expediente de licitación pública
Plan y Presupuesto asignado
Evaluacion del
proyecto o programa
Acceso por el
archivo
Los archivos como sistemas
Sistemas de apoyo
Sistema de gestión
Sistema institucional de archivos
Arquitectura Información
Sistema Institucional de Archivos
Reglas y Políticas
Contenidos
de última
generación
normalización
Dos grupos complementarios
Normas ICA
Certificaciones ISO
Normalización archivística
C
O
N
S
E
J
O
I
N
T
E
R
N
A
C
I
O
N
A
L
Fondos documentales
Niveles del fondo
Productor
de los documentos
ISAD G
ISAAR
CPF
Funciones
del productor
ISDF
Institución
que custodia
ISDIAH
Correspondencia de normas con
procesos
Normas
procesos
ISAD G
ORGANIZACIÓN
ISAAR CPF
DESCPRIPCIÓN
ISDF
VALORACIÓN
ISDIAH
CONSERVACIÓN
Las famílias de normas ISO
Sistema Institucional de Archivos
Responsables
Capacidades y
habilidades sobre el
tema
Sistema Institucional de Archivos
Producción
Organización
Procesos
Descripción
Valoración
Conservación
Herramientas Técnicas
Sistema Institucional de Archivos
Cuadro de Clasificación
Tabla de Valoración
Catálogo de Descripción
Documental
Inventario de Expedientes
Instrumentos ciudadanos de
Transparencia
Sistema Institucional de Archivos
Guía simple de archivos
Índice de expedientes
reservados
Principio de la continuidad
Primera etapa
Segunda etapa
Tercera etapa
Archivos trámite
Archivos de
concentración
Archivos históricos
Conservación hasta
destino final
Conservación y difusión
Producción Registro
Cierre del trámite
Equilibrio
Se derivan tres tipos de Archivos
Trámite = Unidad Administrativa
 Integrar Expediente
 Clasificar
 Describir
 Ordenar
 Administrar
 Transferir
*Hasta su cierre
Concentración
 Recibir
 Organizar
 Administrar
 Valorar
 Aplicar destino final
Transferencia al A.H
Baja documental
Histórico
 Recibir
 Organizar
 Describir
 Administrar
 Conservar
 Investigar
 Difundir
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
Archivística aporta un Método
avalado Internacionalmente
¿Qué se necesita?
Revisión de Conceptos
• Documento de Archivo
• Expediente
• Fondo
• Sección
• Serie
Revisión de la Arquitectura de la
Información
• Archivos de Trámite
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico
Archivos de Trámite
Equivalen a la unidad
Administrativa donde
se reparten las series
documentales de
manera homogénea
Archivo de Concentración
Conservación
ISO 11799
Requerimientos
para la
conservación de
materiales de
archivo
Conservación
Plan para
documentos
vitales o
estratégicos
Archivo Histórico
Aplicación racional de la
tecnología de la información
Digitalización
Traslado
Reglas del juego
Políticas de
digitalización
Organización
documental
Proceso de
digitalización
Transición de la gestión del documento
analógico al documento digital.
Normas de seguridad
Impresión segura
Firma electrónica
Protocolo de digitalización
Protocolo tecnológico del documento y
expediente electrónico
Políticas y el sistema documental
Preservación
largo plazo
BENEFICIOS DE UN SGD
La importancia estratégica para implementar un SGD estandarizado y verificable nos
ofrece evidentes beneficios:
a) Llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los servicios
correspondientes de manera eficiente;
b) Cumplir con los requisitos normativos, de transparencia y de rendición de
cuentas;
c) Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del
negocio;
d) Facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de un
desastre;
e) Proporcionar protección y apoyo en litigios, que incluye la gestión de los
riesgos asociados con la existencia o no, de falta de pruebas de una actividad.
¡¡¡¡GRACIAS!!!!
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