PLANEACIÓN DOCUMENTAL
GLORIA VIVIANA GUTIÉRREZ MONTOYA
SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA
GRUPO 06
DOCENTE
JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS
ASIGNATURA
GESTÓN DOCUMENTAL I
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA
INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ D.C - CALI
2015
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación
(Art. 3 Ley 594 de 2000)
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la
entidad,
en
cumplimiento
con
el
contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende
la creación y diseño de formas, formularios y
documentos,
análisis
de
procesos,
análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental.
https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y
Establecer lineamientos, con el propósito de
formular programas, políticas, estrategias y
objetivos que cumplan con las directrices del
archivo general de la nación y que permitan la
construcción de la memoria institucional de las
entidades
*Diagnóstico
*Gestión Proyecto
*Definición Estrategia
*Documentación
*Producción
*Recepción
*Distribución
*Trámite
*Organización
*Consulta
*Conservación
*Disposición final de documentos
https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn6
8Ww
TEORIA
Wiffels, 1972
FASES
MODELOS DE GESTION-PAÍSES
Planteo su teoría sobre las fases o Norte Americano: orientado a la de la
edades básicas del ciclo vital del intervención sin excepciones en la fase
documento,
esta
denominación activa y semiactiva del documento
hace relación a las etapas que
cumple un documento a lo largo
de su vida útil.
González de Ríos
Las etapas se pueden considerar de Europeo: Partidario de un escaso control
la
siguiente
elaboración,
manera:
Planeación, en
la
fase
activa,
limitando
la
utilización, intervención directa del profesional de
mantenimiento, y eliminación.
información en la fase semiactiva del
documento
*Contextualización de la gestión documental
con los procesos de la entidad
*Sistema integrado de conservación
*Seguridad de la información
*Creación y diseño de los documentos
independientemente del medio y soporte
*El sistema de gestión de documentos
electrónicos de archivo – SGDEA
*Los mecanismos de autenticación y metadatos.
*Capacitación a los funcionarios sobre normas
archivísticas, sistemas de información, tablas de
retención documental
*Todos los integrantes deben cumplir con los
lineamientos y parámetros establecidos en la
entidad para dinamizar el proceso de Gestión
documental
*Toda la planificación debe ir de la mano con el
área de Talento Humano para facilitar su
cumplimiento
*El conjunto de actividades de capacitación,
socialización,
cronograma
de
transferencias
primarias y secundarias, ajustes a las tablas de
retención
documental
y
cronogramas
de
seguimientos para determinar el grado de
aplicación de la normatividad, políticas y
procedimientos de la gestión Documental
LEYES
LEY 594 DE 2000
LEY 1712 DE 2014
LA LEY 1437 DE 2011
DECRETOS
DECRETO 2609 DE 2012
DECRETO 103 DE 2015
ACUERDOS
ACUERDO 07 DE 1994
ACUERDO 002 DE 2014
ACUERDO 003 DE 2015
CIRCULARES
CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2012. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CIRCULAR EXTERNA NO. 005 DE 2012. AGN
NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD
LA ISO 15489-1
LA ISO 15489-2
LA ISO 9001:2008
NTC-GP 1000:2009
*Diseño
y normalización de formas,
formatos y formularios registrados en el
Sistema Integrado de Gestión, teniendo
en
cuenta
las
características
diplomáticas de cada tipo documental
encaminados
a
la
producción
y
valoración de los documentos de la
entidad
*Normalización
de
formas
y
formularios electrónicos
*Documentos vitales o esenciales
*Gestión de documentos electrónicos
*Documentos especiales
Se basa en el proceso de análisis
diplomático
de
los
documentos
independientes del soporte, delimitando
y fijando sus características y atributos,
con el propósito de crear las formas,
formatos y formularios en entorno
electrónico,
denominándolos
con
nombres propios.
Comprende desde la identificación, evaluación,
selección,
protección,
preservación
y
recuperación de aquella información que en
caso de emergencia sirve para la defensa y
restitución de derechos y deberes de personas y
entidades cuya documentación haga parte del
fondo documental administrativo del Archivo
General de la Nación, permitiendo con ello la
preservación de los documentos, evitando
pérdida, adulteración, sustracción y falsificación
de los mismos.
Propende por el diseño, implementación y
seguimiento de estrategias orientadas a
gestionar el ciclo de vida de los
documentos en el entorno electrónico junto
a los procesos de la gestión documental,
armonizado con la racionalización de
trámites e intercambio de información
electrónica en el marco del gobierno
electrónico en la administración pública
Está encaminado a los documentos de archivo
que por sus características no convencionales
requieren tratamiento diferente:
*Gráficos
*Cartográficos
*Fotográficos
*Audiovisuales
*Sonoros
*Orales
de
comunidades
indígenas
o
afrodescendientes
*Redes sociales
*Páginas Web e Intranet
*Archivo General de la Nación
*Comisión General de Valoración Documental del
Gobierno de Canarias
*Ministerio de Tecnologías de la Información y
las
Comunicaciones. Programa de Gestión
Documental
*PGD Programa de Gestión Documental.
Obtenido de Archivo General de la Nación.
Bogotá: El AGN, 2014. 48 p.
*http://www.gestiopolis.com/planeaciondocumental-documentos-administrativos/
*http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2
011/03/la-planeacion-archivistica.html
*https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWA
oX-Y
*https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn6
8Ww
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