Sistema de Gestión Documental
Sistema de Gestión Documental
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¿En qué consiste un sistema de
Gestión Documental?
• Es un sistema de archivo de documentos en formato
electrónico con capacidad de acceso a la información
por múltiples criterios de búsqueda.
• Los documentos archivados electrónicamente pueden
provenir de formato papel, e-mail’s, ofimática,
listados, etc.
• Para la incorporación de documentos en papel se
emplean escáneres especializados y para el resto de
documentos se utilizan herramientas de integración.
• Es fundamental contar con una metodología de
trabajo apropiada, así como con unos criterios de
identificación e indexación adecuados a los criterios
de búsqueda.
Sistema de Gestión Documental
Tecnotur 3000 S.L.
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Esquema
Aplicación
de Gestión
Documental
Red de
PC’s del
Despacho
Base
de
datos
QUICKSCAN
@
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Objetivos del Sistema
• Acceso rápido y eficiente a los documentos.
• Múltiples opciones de manejo de los documentos:
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Visualización.
Impresión.
Envío por email.
Envío por fax.
Búsqueda de textos en imágenes de documentos.
• Disponibilidad desde cualquier PC de trabajo.
• Evitar el manejo de papel.
• Posibilidad de dedicar la zona de archivo del
despacho a tareas de productividad.
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Fases del Proyecto
• Análisis de necesidades:
– Volúmenes actuales.
– Volúmenes periódicos.
– Catalogación de documentos (tipo, origen, etc.).
• Elección de elementos físicos:
– Escáner.
– Sistemas de almacenamiento, copia y seguridad.
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Definición de Procedimientos y Circuitos.
Implantación física.
Adaptación e implantación de la aplicación de gestión documental
Formación.
Implantación de los procedimientos acordados.
Seguimiento / Auditoría de implantación.
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Otros servicios
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Consultoría organizativa.
Escaneo masivo de los documentos iniciales.
Custodia de documentos.
Sistemas de seguridad asociados a la gestión de
documentos (firma digital, cifrado, PKI).
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Descargar

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