Valoración de la documentación
 Definición y objetivos de la valoración
 Normativa
 Procedimiento de valoración
 Formulario de propuestas de valoración
 Resultados de la valoración
 Eliminación
 Prácticas
Definición y concepto
Proceso de análisis y selección cuyo objetivo
es establecer los plazos de transferencia,
conservación y acceso de las series
documentales. (CIA)
Objetivos
 Racionalizar y simplificar la producción
documental para conseguir una gestión
administrativa más eficaz.
 Configurar el patrimonio documental
histórico de un país.
¿Por qué se valora?
Incremento de la producción documental
debido a:
- Aumento de población
- Extensión de la función administrativa. El Estado cada vez
presta más servicios
- Desarrollo de la democracia y transparencia de la
administración
- Facilidad técnica de producir y reproducir documentos
- Duplicación y reproducción de los documentos en su
gestión, debida a la inexistencia o incorrecta aplicación de
procedimientos administrativos: Obsesión por el control.
Normativa (I)
- Estatal
- Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 58) (1985)
- Real Decreto de composición y funcionamiento de la
Comisión Superior Calificadora (2000 y 2007)
- Real Decreto por el que se regula la conservación del
patrimonio documental con valor histórico, el control de la
eliminación de otros documentos de la Administración
General del Estado y sus organismos públicos y la
conservación de documentos administrativos en soporte
distinto al original (2002)
- Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental
Normativa (II)
- Autonómica
Leyes de Archivos
Normativa sobre las Comisiones Autonómicas de
Calificación de Documentos
Decretos sobre valoración y selección de documentos
Órdenes de aprobación de tablas de valoración documental
- Propia
de la institución
Reglamentos de Archivos
Reglamentos de funcionamiento de Comisiones de
Calificación de Documentos
Procedimientos e instrucciones de valoración y selección
Procedimiento de valoración









Elección de la serie a valorar
Aprobación de la Junta Calificadora de la CV
Recogida de información
Cumplimentación del formulario de valoración
Propuesta de valoración de la serie doc.
Aprobación por la Junta Calificadora de la CV
Publicación
Aplicación
Control de la valoración
Formulario de propuestas de
valoración
- Datos de identificación
- Datos de valoración
- Propuesta de conservación / eliminación
- Propuesta de accesibilidad
- Propuesta de plazo de transferencia
- Área de notas/observaciones
Identificación (I)






Denominación de la serie
Unidad productora
Función y finalidad por la que ha sido creada
Fechas extremas. Fecha de inicio de la serie ….
Marco legal
Procedimiento: Breve descripción del trámite del
expediente tipo
 Documentos básicos que forman los expedientes de
la serie
 Ordenación
 Ubicación de ejemplares
Identificación (II)
 Características físicas:
Soporte
Volumen y crecimiento anual
 Series relacionadas:
Duplicadas
Series precedentes
Series descendentes
Series relacionadas
Documentos recopilatorios
Valoración
 Valores primarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Científico-tecnológico
 Valores secundarios
Testimonial
Informativo/histórico
Conservación/Eliminación
 Conservación permanente
 Eliminación
- Tipos
- Total
- Parcial
- Selección de documentos
- Muestreo: - Cronológico
- Geográfico
- Alfabético
- Numérico
- Aleatorio
- Plazos (desde el cierre del expediente)
Accesibilidad
 Régimen de acceso
Libre
Restringido
 Condiciones
Plazos
Personas
Tipo de documentos
Resultados de la valoración
 Tablas de valoración documental
 Tablas/calendarios de conservación/
eliminación
 Calendarios de transferencias
Eliminación
 ¿Qué es?
Se entiende por eliminación de documentos la
destrucción física de unidades o series
documentales por el órgano responsable del archivo
u oficina pública en que se encuentren, empleando
cualquier método que garantice la imposibilidad de
reconstrucción de los mismos y su posterior
utilización. La eliminación de documentos sólo
podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente
proceso de valoración documental
Conservación: Criterios generales
 Cuando no hayan transcurrido los plazos que la legislación
vigente establece para su conservación.
 Los documentos con valor probatorio de derechos y
obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
 Los documentos que reflejen el origen, la organización y la
evolución de las funciones y estructuras orgánicas de la
institución.
 Los documentos emanados de los órganos de gobierno.
 Los registros, actas y documentación recapitulativa única.
 Los documentos que contengan información significativa
sobre acontecimientos o hechos de importancia para la
historia política, económica o social de la institución.
 Los documentos que contengan información de tipo
estadístico útil para el estudio de la historia.
 Toda la documentación anterior a 1940.
Eliminación: Criterios generales
 Material editado.
 Los documentos cuyos datos estén contenidos en
otro tipo de documentación (en registros, actas u
otros documentos recapitulativos).
 Los documentos que presenten un estado de
deterioro tal que haga imposible su recuperación, o
con faltas informativas tan importantes que no
justifique su conservación.
 Las copias simples de documentos siempre que los
originales estén completos y localizados.
 La documentación de apoyo informativo que no
tiene función administrativa.
Eliminación
¿Dónde se elimina?
- Archivos de oficina
Documentación que cumple las condiciones
generales de eliminación
(excepto material
editado)
Documentación cuyo calendario de
conservación sea muy corto
- Archivo General
Eliminación
Procedimiento de eliminación







Inventario de eliminación
Verificación del plazo
Preparación física de la documentación
Entrega y destrucción de la documentación
Certificación de destrucción
Acta de eliminación de la documentación
Control de la eliminación


Comunicación a la Comisión de Calificación de Doc. de la
GV.
Informe a la Comisión de documentos y archivos de la
institución
Descargar

Valoración documental