INTRODUCCIÓN
La adecuada Gestión Documental de una
Empresa, es determinante para la
conservación de su memoria institucional.
GESTION DOCUMENTAL
ES EL CONJUNTO DE NORMAS, TÉCNICAS Y
PRÁCTICAS USADAS PARA ADMINISTRAR EL FLUJO DE
DOCUMENTOS DE TODO TIPO EN UNA ORGANIZACIÓN,
PERMITIR LA RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN DESDE
ELLOS, DETERMINAR EL TIEMPO QUE LOS
DOCUMENTOS DEBEN GUARDARSE, ELIMINAR LOS QUE
YA NO SIRVEN Y ASEGURAR LA CONSERVACIÓN
INDEFINIDA DE LOS DOCUMENTOS MÁS VALIOSOS.
DESARROLLO DE LA GESTION
DOCUMENTAL
La gestión documental en las organizaciones
fue el dominio exclusivo de administradores,
archiveros y bibliotecarios, cuyas
herramientas manuales básicas eran los libros
de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos)
SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, O
SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Es un sistema de gestión de documentos
computarizados, un conjunto de programas,
utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes
digitales de documentos originalmente
soportados en papel.
FLUJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Elementos
1. Bases de Datos
2. Hardware
2.1 Escaneres y dispositivos de Digitalización
2.2 Servidores
3. Software
3.1 Gestores documentales
4. Redes
5. Usuarios
6. Administradores
OPORTUNIDADES
1. Mejora la productividad
2. La optimizacion y organizacion de los
documentos
VENTAJAS
1. Gestión y control efectivo: sencillez,
rapidez y ahorro: La organización tiene acceso
instantáneo a toda la documentación necesaria para su
actividad de negocio
2. Uso racional de los recursos : La gestión
documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente .
3. Productividad y valor añadido : Ahorro en
costos, rapido acceso a la información dentro de la
organización.
DESVENTAJAS
1. El factor económico y más estas
denominadas TI (Tecnologías de Información)
Descargar

Gestion Documental