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Temas a tratar
•
Metiendo datos. (2)
•
Como reservar un documento que no queremos que aparezca en informes. (3)
•
Metiendo datos de forma eficaz.(4-5)
•
Búsquedas:
–
–
•
•
•
Modo simple6)
Lista de documentos y listas filtradas.(7-8)
Vínculos a documentos(9-10)
Informes
–
Incluir el nombre del centro.(11-12)
–
Personalizar los pies de página (13)
–
Incluir el logo del centro(14)
–
Definir a quien debemos repartir los documentos(15 -16)
–
Informes personalizados(17-20)
Códigos duplicados (21-22)
Gestión documental
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Adelante
Atrás
Documento nuevo
¿Dónde estamos?
Si queremos que un documento no aparezca en los informes,
debemos quitar esta marca. (Por defecto, aparece la marca)
Gestión documental
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Para que todo vaya bien, estas listas deben estar cerradas. En ellas aparecerán los
Responsables, ubicaciones, fechas y soportes, pero no se podrán cambiar.
El ordenador entiende que “Director” o “Dirección” son dos responsables diferentes.
¿Pero, si queremos cambiar los datos?
Gestión documental
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Haz clic en “Cambios internos” y…
Elige la lista que necesites.
Podemos cambiar lo que queramos…
Y también crear datos nuevos.
Gestión documental
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Este cuadro es especial. No sirve para meter datos, sino para, mediante el código,
encontrar el documento que queramos.
Gestión documental
En vez de ver los documentos uno a uno, tenemos otra opción:
Verlos en forma de lista
Podemos elegir ver las
listas organizadas por a
quien se debe repartir el
documento y, también
crear informes.
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Tenemos un set de botones para ordenar y/o filtrar
El que más me gusta es este:
“Filtro por selección”
Si queremos editar los datos de un documento en concreto, elegimos
el botón de la izquierda
Gestión documental
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Un dato especial es el llamado “Documento”. En este cuadro, en vez de escribir nada,
crearemos un vínculo al documento en sí.
Para ello, el programa nos ofrece un menú especial
Al hacer clic, nos aclara como entrar en dicho menú
Gestión documental
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Aparecen las carpetas de nuestro ordenador y nos da la opción de elegir
el documento que queremos vincular.
Hay que tener en cuenta que los vínculos
se rompen si cambiamos algo de sitio, sea
el documento o la base de datos.
Gestión documental
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Tenemos una opción para incluir de una sola vez el nombre del centro
en todos los informes. ¿Cómo?
Menú principal. Cambios internos
Pies de página
Gestión documental
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Introduce aquí el nombre
Gestión documental
13
Los puedes cambiar aquí
Gestión documental
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Introduce aquí el logo
Deberás tener la imagen abierta y poder
“copiar imagen” (Ábrela con el navegador)
Y después pegarla con CTRL+V
Gestión documental
Reparto de documentos
(personalizar los cargos)
Como veréis, los cargos a quien se debe repartir el documento nos
Aparecen ya definidos y, seguramente, nos gustaría personalizarlos y
Adecuarlos a nuestro centro.
Existe una lista especial para conseguirlo:
Haz los cambios aquí:
Gestión documental
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Reparto de documentos
(personalizar los cargos)
Haz los cambios aquí:
Gestión documental
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Informes personalizados
(Lista de documentos)
Además de los informes, se pueden crear a partir de
“Lista de documentos”.
Para ello,
Estarán en “Archivo”
Gestión documental
necesitamos estos botones.
o si tenemos 2007 en este botón:
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Informes personalizados
(Lista de documentos)
Un ejemplo
He creado un filtro por un proceso concreto y, además,
lo he ordenado por fecha.
Mediante el botón de vista preliminar conseguimos este informe:
Gestión documental
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Título personalizado
Podemos cambiar el título del informe utilizando este botón
Mediante el botón de vista preliminar conseguimos el informe con
el título que hemos elegido.
Gestión documental
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Convertír informe en archivo
Si queremos mandar un informe por correo electrónico, necesitaremos convertirlo a pdf
En Access 2007 lo tenemos fácil con el botón
En versiones anteriores, necesitaremos un programa como “pdf creator”
Gestión documental
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• Cuando el código está duplicado
– Hay veces que al meter un código, nos
aparece un mensaje extraño y no nos deja
guardar nada.
– Normalmente suele ser que intentamos meter
un código ya utilizado
– Para comprobar los códigos y poder decidir
que hacer podemos entrar en la tabla
general.
Gestión documental
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• Tenemos el acceso a la tabla desde aquí:
Gestión documental
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Descargar

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