Los 7 hábitos de la Gente Altamente
Efectiva
Stephen R. Covey
Tercer Hábito
ESTABLEZCA PRIMERO LO
PRIMERO
Nydia Mendiola Almaráz
Tercer Hábito
Establezca Primero lo Primero
• El tercer hábito es la realización práctica de los
dos primeros.
• Es poner en práctica una autoadministración
efectiva.
• La administración es la fragmentación, el
análisis, el seguimiento, la aplicación específica,
la actividad cerebral del hemisferio izquierdo
todo ligado al tiempo y al autogobierno efectivo.
El Poder de la Voluntad Independiente
• La voluntad independiente hace posible la
•
•
•
•
•
autoadministración efectiva. Se trata de la capacidad
para tomar decisiones, elegir y después actuar en
consecuencia.
Significa “actuar en lugar de ser actuado”.
Es el poder hacer algo cuando uno no quiere
hacerlo, y depender de los valores y no del impulso
o deseo del momento.
La administración efectiva consiste en empezar por
lo primero.
La administración es la DISCIPLINA puesta en
práctica.
Las personas exitosas tienen el hábito de hacer las
cosas que a quienes fracasan no les gusta hacer.
Cuatro Generaciones de la
administración del tiempo
• La primera generación se caracteriza por las notas y listas de
•
•
tareas.
La segunda generación se puede caracterizar por las
agendas. Se refleja el intento de mirar hacia delante y
programar los acontecimientos y actividades del futuro.
La tercera generación introduce el concepto de prioridad
sobre la base de valores. Se centra en el establecimiento de
metas y objetivos hacia los cuales se orienta el tiempo y la
energía, en armonía con los valores. Incluye el concepto de
planificación diaria.
Sin embargo, la programación y el control eficientes a
menudo son contraproducentes pues evitan oportunidades de
desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y
disfrutar de momentos espontáneos día tras día.
Cuatro Generaciones de la
administración del tiempo
• La cuarta generación reconoce que el
desafío no consiste en administrar el
tiempo, sino en administrarnos a nosotros
mismos.
• Se centra en mantener el equilibrio P/CP.
• Su foco esencial puede captarse en la
matriz de la administración del tiempo.
Matriz de la administración del tiempo
N O IM P O R T A N T E
IM P O R T A N T E
M A T R IZ D E L A A D M IN IS T R A C I Ó N D E L T IE M P O
URGEN TE
N O URGEN TE
I
II
A ctivid a d es:
C risis
P ro b lem a s ap rem ian tes
P ro yecto s cu ya s fech as ven ce n
III
A ctivid a d es:
In terru p cio n es, alg u n as llam ad as
C o rreo , alg u n o s in fo rm e s
A lg u n as reu n io n es
C u estio n es in m e d iatas, acu cian tes
A ctivid a d es p o p u lare s
A ctivid a d es:
P rev en ció n , activid a d d e C P
C o n stru ir relacio n es
R eco n ocer n u eva s o p o rtu n id ad es
P lan ificació n , R ecreació n
IV
A ctivid a d es:
T rivialid ad es, ajetreo in ú til
A lg u n as cartas
A lg u n as llam a d a s telefó n icas
P érd id a d e tiem p o
A ctivid a d es a g ra d b les
Cuadrante II
• Se usan dos conceptos básicos:
• Urgente significa que se necesita una atención
inmediata, son por lo general muy visibles, nos
presionan. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros.
• Lo importante tiene que ver con los resultados. Las
cuestiones importantes que no son urgentes requieren
más iniciativa, más proactividad.
• El cuadrante II es el corazón de la administración
personal efectiva, trata de las cosas que no son
urgentes, pero sí importantes.
Lo que supone decir “NO”
• En un principio sólo se puede obtener tiempo
•
•
para el cuadrante II en los cuadrantes III y IV.
Para trabajar en el cuadrante II hay que ser
proactivo, porque los cuadrantes I y III trabajan
sobre uno.
Para decirles “SI” a las prioridades importantes
del cuadrante II, hay que aprender a decirles
“NO” a otras actividades, algunas de ellas en
apariencia urgentes.
Ingresando en el cuadrante II
• Ninguna de las tres generaciones anteriores ha
•
•
•
•
producido una herramienta que permita vivir
centrándose en principios.
La primera generación y las listas de tareas sólo nos
proporcionan un lugar para dejar asentadas las cosas
que llegan a nuestra conciencia y no olvidarlas.
Las agendas de la segunda generación sólo
proporcionan un lugar para registrar nuestros
compromisos futuros.
La tercera generación se centra en ayudar a dar
prioridad y planificar las actividades de los cuadrantes I
y III.
Cada una de ellas proporciona material elemental para
el desarrollo de la cuarta generación.
La herramienta del cuadrante II
• El objetivo de la administración del cuadrante II:
Consiste en organizar nuestras vidas con
efectividad, desde un centro de principios sólidos
con el conocimiento de nuestra misión personal,
concentrándonos en lo importante y en lo
urgente, encontrando un equilibrio entre el
incremento de nuestra producción y en nuestra
capacidad de producción.
La herramienta del cuadrante II
Un organizador del cuadrante II tendrá que satisfacer seis
criterios importantes:
• Coherencia: Sugiere que haya armonía, unidad e integridad
entre visión y misión, roles y metas, prioridades y planes,
deseos y disciplinas.
• Equilibrio: Lograr identificar y mantener un balance entre
nuestros diversos roles, de modo de no descuidar áreas
importantes.
• Centrarse en el cuadrante II: Una herramienta que
anime, motive y realmente ayude a dedicar al cuadrante II el
tiempo necesario. Organización sobre una base semanal. La
clave no es dar prioridad a lo que esta en la agenda, sino
ordenar el la agenda las prioridades.
La herramienta del cuadrante II
• Una dimensión humana: La herramienta no solo debe
distribuir el tiempo, sino tener en cuenta a las personas.
La eficiencia se aplica a las cosas mientras que la
eficacia se aplica a las personas
• Flexibilidad: Su herramienta de planificación tiene que
ser su sierva y nunca su ama. Se debe ajustar a
nosotros.
• Ser portátil: De tal forma que la podamos llevar con
nosotros en todo momento, para que los datos
importantes estén siempre cerca.
Un autoadministrador del cuadrante II
•
•
•
•
La organización del cuadrante II implica cuatro
actividades clave:
Identificación de roles: Poner por escrito los
diferentes roles de nuestra vida.
Selección de metas: Pensar dos o tres resultados
importantes que uno cree que tiene que lograr en cada
rol.
Programación temporal: Considerar los días y horas
de la semana y programar el tiempo para alcanzar las
metas.
Adaptación diaria: La planificación diaria debe
convertirse en una adaptación día a día a actividades,
acontecimientos, relaciones e imprevistos. Se trata de
dar prioridad a a actividades y de responder a
acontecimientos, relaciones y experiencias imprevistos
de un modo significativo.
La delegación
• Logramos todo lo que hacemos por medio de la
•
•
•
delegación: en el tiempo o en otras personas.
Transferir la responsabilidad a personas aptas y
adiestradas nos permite dedicar nuestras
energías a otras actividades importantes.
La delegación significa desarrollo, tanto para los
individuos como para las organizaciones.
Existen básicamente dos tipos de delegación: la
“delegación en recaderos” y la “delegación en
encargados”.
Delegación en recaderos
• La delegación en recaderos significa:
«Vaya a buscar esto, vaya a buscar
aquello, haga esto, haga aquello y
avíseme cuando esté hecho»
• Las personas que delegan de ésta forma
piensan como productores, ellos mismo se
hacen responsables de los resultados.
Delegación en encargados
• Este tipo de delegación se centra en los
•
•
resultados y no en los métodos.
Permite a las personas elegir sus métodos y las
hace responsables de los resultados.
Supone la comprensión clara y el compromiso
mutuo, desde el principio acerca de las
expectativas en las cinco áreas: Resultados
deseados, directrices, recursos, rendición de
cuentas y consecuencias.
Tercer Hábito
Establezca Primero lo Primero
• La confianza es la forma más elevada de la
•
•
motivación humana. Saca a la luz lo mejor de
la gente. Pero requiere tiempo u paciencia.
La delegación efectiva representa tal vez el
mejor indicador de la administración efectiva,
pues es fundamental para el crecimiento
personal y organizacional.
Es interesante que los siete hábitos
pertenecen al cuadrante II. Todos abordan
cosas de importancia fundamental que, si se
emprenden de modo regular, determinan en
nuestra vida una extraordinaria diferencia
positiva.
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Tercer Habito, Nydia Mendiola A, 2005-2