Los siete hábitos de la gente
altamente efectiva.Stephen covey
Tercer hábito:
Establezca primero lo primero.
Marín Chávez Uriel Fernando
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
Tercer hábito: Establezca primero
lo primero.
 El tercer hábito es la realización práctica de los dos
primeros.
 Es poner en práctica una autoadministración efectiva.
 La administración es la fragmentación, el análisis, el
seguimiento, la aplicación específica, la actividad cerebral
del hemisferio izquierdo.
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El poder de la voluntad
independiente
 La voluntad independiente permite la autoadministración
efectiva,es decir, la capacidad para: tomar decisiones, elegir y
después actuar en consecuencia.
“Actuar en lugar de ser actuado”.
“Administración efectiva es empezar por lo primero”.
“DISCIPLINA puesta en práctica”.
 Las personas exitosas tienen el hábito de hacer las cosas que a
quienes fracasan no les gusta hacer.
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Cuatro generaciones de la
administración del tiempo
En términos de la administración del tiempo:
– Primera generación se caracteriza por las notas y listas
de tareas.
– Segunda generación consiste en las agendas.
– Tercera generación se centra en la administración del
tiempo. La idea esencial es la prioridad sobre la base de
los valores.
– Cuarta generación se enfoca en realzar relaciones y en
alcanzar resultados, en lugar de centrarse en cosas y
tiempo. En síntesis se basa en mantener el equilibrio
P/CP.
“Administración de la vida y el tiempo”
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Matriz de la administración del
tiempo.
NO IMPORTANTE
IMPORTANTE
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE
NO URGENTE
I
II
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
III
Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas
Correo, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares
Actividades:
Prevención, actividad de CP
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación, Recreación
IV
Actividades:
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdida de tiempo
Actividades agradbles
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Cuadrante II
Dos conceptos básicos:
 Urgente. Necesita una atención inmediata, son por lo
general muy visibles, nos presionan. Las cosas
urgentes actúan sobre nosotros.
 Importante. Tiene que ver con los resultados. Las
cuestiones importantes que no son urgentes requieren
más iniciativa, más proactividad.
Este cuadrante es el centro de la Administración
Personal Efectiva.
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Lo que supone decir <<No>>
 Sólo se puede obtener tiempo para el cuadrante II
en los cuadrantes III y IV.
 Para decirles “SI” a las prioridades importantes
del cuadrante II, hay que aprender a decirles “NO”
a otras actividades, algunas de ellas en apariencia
urgentes.
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Ingresando en el cuadrante II
La tercera generación busca ayudar a dar prioridad
y planificar las actividades de los cuadrantes I y III.
Cada una de las tres primeras generaciones
proporciona material elemental para el desarrollo de
la cuarta generación.
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La herramienta del cuadrante II
La cuarta generación busca la admon. del cuadrante II.
Un organizador de este cuadrante tendrá que satisfacer
seis criterios:
Coherencia. Sugiere armonía, unidad e integridad
entre visión y misión, prioridades, planes, deseos y
disciplina.
Equilibrio. Mantener el equilibrio entre la vida y los
roles que desempeñamos, sin descuidar otros aspectos
personal.
Centrarse en el cuadrante II. La clave no es dar
prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la
agenda de prioridades. Trabajar por semanas para
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La herramienta del cuadrante II
Dimensión humana. Se necesita que usted no sólo
distribuya el tiempo, sino que tenga en cuenta a las
personas. Una persona centrada en principios piensa
en términos de eficacia en el trato de personas.
Flexibilidad. Su herramienta de planificación tiene que
ser su sierva y nunca su ama, ésta debe acoplarse a su
estilo, necesidades y formas.
Portátil. La herramienta debe ser portátil y llevarse
consigo mismo en todo momento.
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La herramienta del cuadrante II
Objetivo de la administración del cuadrante II:




Organizar nuestras vidas con efectividad.
Con principios sólidos con el conocimiento de nuestra
misión personal.
Concentrándonos en lo importante y en lo urgente.
Con equilibrio entre el incremento de nuestra producción
y en nuestra capacidad productiva.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
Convirtiéndose en un
administrador del cuadrante II
La Organización del cuadrante II implica cuatro
actividades:
1.
2.
3.
4.
Identificación de roles. Lo primero es poner por escrito
nuestros roles claves.
Selección de metas. Piense y especifique dos o tres resultados
importantes a lograr en cada rol durante los próximos siete
días, que serán registrados como metas.
Programación temporal. Programe las metas para poder
alcanzarlas.
Adaptación diaria. Con base en la organización semanal del
cuadrante II, la planificación diaria se convierte en una función
de adaptación día a día a actividades, acontecimientos,
relaciones e imprevistos.
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La delegación: aumentando P y CP
Logremos todo lo que se quiere por medio de la delegación: en el
tiempo o en otras personas.
– Si delegamos en el tiempo, pensamos en términos de eficiencia.
– Si delegamos en términos de personas, pensamos en términos
de eficacia.
• Delegación en Recaderos: Solo se basa en peticiones directas
y en las formas de acción – explicitas - por el solicitante.
• Delegación en Encargados: Se centra en los resultados y no
en los métodos. Permite a las personas elegir sus métodos y
los hace responsables de los resultados.
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La delegación: aumentando P y CP
La delegación en encargados involucra una
comprensión clara, un entendimiento mutuo y un
compromiso acerca de las expectativas en cinco áreas.
Resultados deseados. Especificar de manera clara
las necesidades a satisfacer, enfocándose en el qué y
no en el cómo. Visualizarlos, hacer una descripción
cualitativa de lo que debe lograrse.
Directrices. Identificar los parámetros en los cuales
debe operar el individuo. Señalar las rutas potenciales
de fracaso. Dejar suficiente "espacio" para decidir qué
hacer. Mantener la responsabilidad de los resultados.
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La delegación: aumentando P y CP
Recursos. Identificar los recursos humanos,
económicos, técnicos u organizacionales con los que la
persona puede contar para logro de los resultados
deseados.
Rendición de cuentas. Establecer las normas de
rendimiento que se utilizarán en la evaluación de los
resultados, y el tiempo en que se realizará.
Consecuencia. Establecer lo que sucederá, como
resultado de la evaluación: lo bueno, lo malo y lo
interesante. Se puede hablar de las recompensas.
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Conclusión
La confianza es la forma más elevada de la motivación
humana. Saca a la luz lo mejor de la gente. Pero
requiere tiempo y paciencia.
La delegación efectiva representa tal vez el mejor
indicador de la administración efectiva, pues es
fundamental para el crecimiento personal y
organizacional.
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Tercer hábito
Lo que importa más, nunca debe estar a
merced de lo que importa menos.
Goethe
Gracias.
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