REPUBLICA
DOMINICANA
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Orientaciones prácticas para el archivo
financiero y de documentos de soportes
contractuales de los proyectos relativos
a las acciones de la ayuda exterior bajo
la responsabilidad de la Delegación de
la Unión Europea en la República
Dominicana
Presentado
por
Yenny Gil
Sección de Finanzas, Contratos y Auditoría
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ARCHIVOS DEL PROYECTO
• ¿Dónde se conservan los documentos?
• ¿Cuándo se transfieren a la Delegación
• ¿Qué se transfiere a la Delegación?
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LISTA DE COMPROBACION PARA ENTREGA DE
DOCUMENTOS AL CIERRE DE LOS PROYECTOS
Es necesario documentar el proceso de entrega de documentos a la
Delegación al momento del cierre de los proyectos, esto se hace mediante
una acta oficial de entrega que debe ser revisada y firmada por el personal
de Documentación de la DIGECOOM, antes de proceder al envío a la
Delegación UE.
• Archivar separadamente los fondos FED y los fondos GOB (Se envía a la
Delegación solamente los documentos relacionados al fondo FED)
• Archivar cada compromiso por separado, identificándolo por Presupuesto
Programa/Contrato con su número contable completo; este puede contener
varias carpetas, para identificarlas sugerimos colocar el mismo título y número
contable completo, y agregarle una numeración que indique la cantidad de cajas
que son (Ej. 1/3, 2/3, 3/3..) y detalles de su contenido (Ej.: para PP's: informes
técnicos, financieros, justificantes de gastos período del xx al xx, licitación yyy,
etc.)
• Si al momento del cierre oficial del proyecto, queda algún compromiso abierto al
cual le falte poco tiempo para concluir, deberán enviar todos los documentos a la
DIGECOOM para su seguimiento y finalización; dicha entidad a su vez los
remitirá a la Delegación tan pronto hayan cerrado definitivamente.
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TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR:
Procedimiento Contrato / Licitación
• I.
o Expediente de licitación incluyendo términos de
referencia/Especificaciones técnicas
o Correspondencia relacionada
o Otros documentos
•
o
o
o
o
II.
Preaviso de licitación con prueba de publicación
Aviso de Licitación y correcciones, ambos con prueba de publicación
Acta de Nominación del panel para la lista corta
Informe de conformación de lista corta incluyendo anexos y
aplicaciones recibidas
o Prueba de publicación de la lista corta
o Cartas a los candidatos no retenidos
o Otros documentos
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TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR:
Procedimiento Contrato / Licitación
• III.
o Invitación a Licitaciones o equivalente
o Expediente de llamada a licitación incluyendo anexos, clarificaciones,
o
o
o
o
•
o
o
o
o
o
o
o
minutas de las reuniones y prueba de publicación
Acta de Nominación comité de evaluación
Reporte apertura de Licitaciones incluyendo anexos
Reporte de evaluación /negociación incluyendo anexos y ofertas recibidas
Otros documentos
IV.
Carta de notificación
Documentos de soporte
Carta de envío de remisión del contrato
Cartas a los candidatos no ganadores
Aviso de atribución /cancelación incluyendo prueba de publicación
Contrato firmado, addenda, ordenes administrativas y correspondencia
relevante
Otros documentos
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TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR:
Subvenciones/Procedimiento de Llamado a propuestas
• I.
o
o
o
o
•
o
o
Convenio de Financiación / Decisión
Addenda al Convenio de Financiación /decisión
Directrices que incluyan comentarios relevantes de las secciones /unidades afectadas
Otros documentos
•
o
o
o
o
o
o
•
o
o
o
o
o
o
III.
II.
Programa anual de trabajo con prueba de publicación
Directrices con pruebas de publicación, correcciones, clarificaciones y minutas de las
reuniones de información
Actas de nominación del comité de evaluación
Reporte de apertura y verificación administrativa incluyendo anexos y solicitudes recibidas
Reporte de evaluación de la "nota corta“
Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores etapa fase "nota corta“
Reporte de evaluación de las solicitudes completas fase "solicitud completa“
Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores
IV.
Revisión de elegibilidad y documentos de soporte
Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores con la lista reservada aprobada
Carta de envío de remisión del Contrato
Aviso de atribución / cancelación incluyendo prueba de publicación
Contrato firmado, addenda, ordenes administrativas, y correspondencia relevante
Otros documentos
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TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR:
Solicitudes de pago:
• Facturas /solicitudes de pagos a DIGECOOM/ Delegación
• Documentos de soporte de las facturas / solicitudes de pago, dependiendo del tipo
de contrato (reportes financieros, certificados de auditoría, facturas, tickets de viajes,
reportes de aprobación de suministros o trabajos, la primera página de los reportes
técnicos mostrando aprobación por parte de los gerentes operacionales afectados,
copia de garantía de pago de avance, copia de garantía para pago de cantidades
retenidas, etc.)
• Formulario de identificación bancaria / hoja de información financiera que da lugar a
la creación del archivo de terceros
• Correspondencia importante relacionada con las facturas o solicitudes de pagos
Compromiso de Cierre:
•
•
•
•
Documentos relacionados con resolución de cualquier disputa con los contratistas.
Prueba de transferencia o posesión de bienes,
Reportes de evaluación
Reportes de auditorías, etc.
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TIPOS DE DOCUMENTOS A DESCARTAR:
• Documentos producidos por otras instituciones, que no sean parte oficial
•
•
•
•
del proyecto,
Ejemplares redundantes de documentos oficiales y /o publicaciones internas
distribuidas en grandes cantidades (Ej. Volantes, folletos, guías, memorias,
etc.),
Referencias literarias como periódicos, libros, revistas semanales,
mensuales, anuales,
Cronos in /out: Estos son archivos de correspondencia duplicada para tener
una secuencia de todo lo que salió o entró al proyecto,
Consolidar los expedientes: esto es eliminar los documentos sin valor real
(copias utilizadas por diferentes secciones o duplicados y borradores
enviados a la Delegación previamente).
El período de conservación de los documentos oficiales de un
Proyecto es de 7 años después del cierre contable del mismo,
razón por la cual ningún proyecto puede eliminar sus archivos al
finalizar sus funciones como tal. Luego de este período, los
documentos históricos del proyecto serán conservados en Bruselas
y se puede proceder con la destrucción del resto.
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ENVIO DE DOCUMENTOS A LA DELEGACION AL
MOMENTO DEL CIERRE DEL PROYECTO
• Para el envío de esta documentación sugerimos el uso de cajas de cartón para
•
•
•
•
•
archivo "tipo maletín" (distribuye Todo Cartón). Deberán colocar la documentación sin
las carpetas, para optimizar el espacio.
Las cajas deberán estar identificadas en al menos 2 lados con la información que
contienen en su interior:
Siglas del Proyecto
Título del Compromiso individual (Ej.: PP2 DGCP)
Número contable (CRIS- Ex OLAS (X ACP DO XX/XX)) Ej: Decisión No. 017-928/
Contrato CRIS No.195-273 (Ex 9 ACP DO 11/16)
Contenido: Correspondencias, informes técnicos trimestrales, licitación, documentos
contractuales, facturas, justificaciones de gastos, planos, etc.
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La Sección Finanzas, Contratos y Auditorias
agradece su participación y atención
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