Aprovechamiento
del tiempo.
Concientizacion
y
Recursos
para aprovecharlo mejor.
INICIA es una asociación civil que promueve la creación y desarrollo de
emprendimientos sustentables que contribuyan a la generación de valor
ECÓNOMICO + SOCIAL + CIVICO + AMBIENTAL
para nuestra comunidad.
Pone a disposición de los emprendedores capacitación, cursos, charlas y otros
servicios que son posibles gracias al aporte de más de 250 VOLUNTARIOS que
encuentran en INICIA un espacio para transformar la realidad.
Genera ESPACIOS de ENCUENTRO, por eso la mejor definición es la de
“Plaza Pública”.
¿Nos Presentamos?
• Nombre
• Profesión y emprendimiento
• ¿Con qué parte del
aprovechamiento del tiempo y
el orden tengo problemas?
¿Qué temas
les gustaria
que toque?
Agenda del taller
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•
•
•
Ventajas del orden y el desorden.
Definición del tiempo.
Características del tiempo.
Desperdiciadores internos y externos.
Ladrones del tiempo.
Proactividad y reactividad.
Organización del espacio físico y virtual.
• Lo importante vs. lo urgente.
• Las listas – nuestras amigas + importantes.
¿Cómo planear acciones inteligentes?
• Postergaciones.
• Empezar el cambio: salir de la zona de confort.
• 8 secretos del éxito.
• Interrupciones.
• Actuar
Primero lo Primero.
Vaciemos nuestra cabeza.
" Olvídense de todo lo que saben y concéntrense
en aprender las cosas de las que voy a hablar "
Para poder incorporar contenidos nuevos
¿Te sentís identificado?
No desesperen. Se puede llegar a esto.
¿Cuáles son
las desventajas
del desorden?
¿Cuáles son
las ventajas
del orden?
¿Cómo definen el tiempo?
¿ Existe el tiempo?
¿Existe el tiempo?
El tiempo no existe.
Símbolo de infinito.
El tiempo es una convención para poder
manejarnos en este plano material.
Lo mismo ocurre con las lenguas.
Definicion del tiempo
• “El Tiempo es algo continuo en
donde los eventos suceden
uno tras otro desde el pasado
a través del presente hacia el
futuro”
¿Cuánto tiempo tengo según la
convención?
• 1440 minutos por dia
• 168 horas por semana
¡¡SOLAMENTE!!
¿Cómo lo exprimo?
El elemento básico del tiempo es
UN EVENTO
La clave en la Administración del tiempo
es:
EL CONTROL DE LOS EVENTOS.
SI YO NO CONTROLO LOS EVENTOS
EN MI VIDA,
LOS EVENTOS
ME CONTROLARAN A MI.
En caso de no poder controlar los eventos de
su vida, los eventos de su vida terminar por
controlarlo a usted.
¿Alguna vez ha escuchado a alguien decir:
“Mi vida está fuera de control”?
Estas personas ya no están controlando
los eventos de su vida.
Tratemos no ser nosotros
una de estas personas.
Hay tres maneras de entender el tiempo:
Chronos – Kairos – Aion
• Chronos: Tiempo cronológico. Lineal y secuencial.
Se mide con el reloj. Existencia fragmentada.
Orientado al consumo y autocentrado.
• Kairós: Tiempo propicio. El valor del tiempo. La
calidad de ese tiempo. El momento justo.
Oportunidad.
• Aion: Una edad, una vida. Una generacion. Qué
somos. Quiénes somos. Perspectiva holística,
sistémica.
Las siete edades de la mujer
Hans Baldung
Caracteristicas del tiempo
Para reflexionar
• El más importante de los recursos.
• El más atípico de los recursos. Todos los actos se llevan a cabo en el
tiempo.
• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
• Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se
nos acaba.
• Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
• El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede
realizarse sin tiempo.
• Recurso insustituible.
• Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su sentido, ni su
cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida
que va llegando.
• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo.
Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.
• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el
tiempo.
Salvador Dali, “En busca del tiempo fundido”.
¿Con qué y
cómo
pierden
el tiempo?
Interruptores o distractores del tiempo.
Las interrupciones o distractores son eventos no
contemplados.
En la mayoría de los casos, la recuperación de una
interrupción toma más tiempo que la interrupción
misma.
Estos pueden ser externos o internos.
¿Cuáles son algunas de las interrupciones
comunes en el trabajo?
Desperdiciadores de tiempo externos.
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•
Excesivo flujo de papeles.
Teléfono.
Chat.
Facebook.
You Tube
Visitantes.
Reuniones.
Fallas de comunicación.
Políticas y procedimientos.
Información. (Falta / exceso)
Desperdiciadores de tiempo internos.
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•
•
Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para después.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
LOS LADRONES DEL TIEMPO
1. Mala planificación
2. Reuniones ineficaces
3. No escuchar
4. Falta de autoridad
5. Metas poco claras
6. Esperar respuestas
7. Socialización
8. Interrupciones
9. Falta de autodisciplina
10.Prioridades intercambiables
11.Cálculos de tiempo poco realistas
12.Mala comunicación
13.Mis errores
14.Peticiones de compañeros
15.No estar dispuesto a decir que no
16.Indecisión
LOS LADRONES DEL TIEMPO (CONT.)
1. Papeleo
2. Postergación de tareas pendientes
3. Prioridades conflictivas
4. Lugar de trabajo desordenado
5. Fallas técnicas
6. Falta de motivación
7. Falta de procedimientos
8. Actitud negativa
9. Correo sin valor
10.Actividades cívicas
11.Moral baja de la compañía
12.Falta de delegación
13.Errores de otros
14.Demasiada preocupación por los detalles
Píndaro
El día precedente
enseña el día que sigue.
¿Cómo sos, proactivo o reactivo?
¿ Qué necesito para empezar a ser
proactivo con respecto a mi tiempo y que
no se escurra en mis manos?
Matriz de importante y no importante.
Urgente
No Urgente
Cuadrante I.
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen
Solución: Practicar
el segundo hábito(Empiece
con un fin en la mente).
Cuadrante II
Prevención, actividades de CP
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificación, recreación
Im
Por
Tan Resultados.
te
• Estrés
• Agotamiento
• Administración de crisis
• Siempre apagando
incendio
Resultados.
• Visión, Perspectiva
• Equilibrio
• Disciplina
• Control
• Pocas crisis
Matriz de importante y no importante.
NO
Im
por
tan
te
Urgente
No Urgente
Cuadrante III
Interrupciones, algunas llamadas
Correos, algunos informes
Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares
Cuadrante IV
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdidas de tiempo
Actividades agradables
Resultados.
Concentración en los plazos cortos Resultados.
• Ineficacia
• Administración de crisis
• Carácter atento a la reputación
• Dejarse llevar
• Considera que los planes no valen
la pena
• Se siente impotente, excluido
• Relaciones muy frágiles o rotas
Total irresponsabilidad
• Despido de los empleados
• Dependiendo de otros o
gobernado por Apremios básicos
Cuadrante I representa cosas que son “urgentes e importantes”. Las
actividades del Cuadrante I son generalmente “crisis” o “problemas”. Son
muy importantes, pero manténgase alerta! El Cuadrante I lo puede
consumir. Mientras siga enfocado en el problema, éste se irá haciendo
cada vez más grande hasta que domine todo su trabajo. Siempre habrán
crisis que requieren su atención inmediata, pero ¿cuántas cosas son
realmente urgentes?
Cuadrante II incluye actividades que son “importantes pero no urgentes”. Es
el cuadrante de la calidad, donde usted planifica y anticipa y previene las
cosas que de otra manera podrían convertirse en urgentes.
El Cuadrante II es el corazón de la gerencia eficaz.
Cuadrante III incluye cosas que son “urgentes, pero no importantes”.
Muchos de nosotros invertimos mucho tiempo en este cuadrante. La
urgencia algunas veces se basa en las prioridades de otra persona.
Es fácil el creer que algo que es urgente también es importante. Vea lo que
usted clasificó como “urgente e importante” en el Cuadrante I. Pregúntese
si la actividad urgente contribuyó a un objetivo estratégico importante. Si
no es así, probablemente le corresponda estar en el Cuadrante III.
Cuadrante IV incluye actividades que no son “ni urgentes ni importantes”. Es
el cuadrante del “malgasto de tiempo”. Charlar, leer chistes, y chismear
constituyen ejemplos de estas actividades.
La información tiene
que estar
organizada y
clasificada
sino se pierde
¿ Cómo es
tu espacio
fisico?
En mi espacio
físico.
Metodología de las 5S
• implementar la para mejorar la estación de
trabajo:
• Seiri: separar/seleccionar
• Seiton: organizar
• Seiso: limpiar
• Siketsu: estandarizar
• Shitsuke: disciplina/hábito.
Imprescindibles básicos
en mi bolso, cartera y
escritorio.
SIEMPRE
Una agenda
Un anotador
Lapicera
CLAVES PARA UTILIZAR LA AGENDA
1.- Traerla siempre conmigo.
2.- Utilizar un solo sistema
o papel o virtual
3.- Eliminar notas sueltas.
Se tienen que vivir 24 horas de tiempo diario para obtener:
Salud, riqueza, placer, dinero, satisfacción y evolución.
El uso correcto del tiempo es un asunto importante.
¿ Qué necesito para empezar a ser preactivo
con respecto a mi tiempo y que no se escurra
en mis manos?
Imprescindibles básicos en
Una agenda o taco.
De papel Y electronica.
Lapiceras
de colores
“optimo”.
el escritorio.
Un block o
libreta
Resaltador
Marcador
negro grueso
Biblioratos
Post it o
taco de
papeles.
Carpetas de
cartulina
Folios
Transparentes
¿Cómo hacer?
1- pienso el criterio del orden.
2 - actuo
• Encarpeto
• Etiqueto
• Ordeno
• Apilo
• Clasifico
• Reciclo
• Delego
• Ordeno los cajones
3 - ¡¡Tiro a la basura lo que no sirve!!
Recuerden este concepto
¿ Cómo es
tu espacio
virtual?
En el espacio virtual.
• Abrir carpetas por temas / personas/ etc.
• Tener carpetas de varios.
• Siempre responder los mails dentro de un
mismo rango.
Un tema complicado – El MAIL
• Cuando recibimos un mensaje en la bandeja de entrada, pregúntate:
¿requiere acción o no requiere acción?
• Si no requiere acción, tenemos tres opciones:
papelera, carpeta de algún día o archivo.
• Si requiere acción, evaluar si es una acción o un proyecto.
• Si es un proyecto, requiere hacer un plan, las distintas etapas
necesarias para el proyecto.
• Si estas acciones del proyecto llevan menos de 2 y 10 minutos, ¡hazla!
Caso contrario, delégala AGENDALO.
• Es importante que las cosas estén fuera de nuestra
cabeza, así disminuiremos el estres y seremos
más productivos.
Mails Tipos
• Identifiquen lo que se repite.
• Sistematícenlo
• Armen mails de:
– De presentación
– De cotización
– De listado de clientes
– De precios
– De lo que sea
Redes Sociales y Chats
Hablemos de listados …
Nuestro
objetivo:
tildar lo
hecho.
Las listas amigas.
1.A = VITAL... Alto Valor
Debe hacerse
1.B = IMPORTANTE… Valor Mediano
Podría hacerse
1.C = OPCIONAL… Valor Bajo
Puede hacerse, sería bueno hacerlo, querer hacerlo
Las listas y como administrarlas.
RECUERDE:
URGENCIA
vs.
Importante
Las listas que me hacen ahorrar
tiempo.
• La lista de las compras.
• La lista de los llamados pendientes.
• La lista de …
Todas las listas nos ayudan.
OJO con las listas electrónicas que no veo y no tengo
contacto,o que postpongo,
si la hago electronica la imprimo.
Las listas y como administrarlas.
Cuidado: si no hicieron algo, no lo
borren ni pospongan, coloquenlo en
la lista que corresponda o en el lugar
de la agenda que corresponda.
Regla de oro.
10 minutos a primero hora
y
10 minutos a ultima hora
¡¡ SIEMPRE!!
¿Cuánto tiempo debe pasar
planeando?
• 1% de las 24 horas del día.
• Gaste un 1% para controlar el 99% restante
• 1% = 14.4 minutos de “planificación y soledad”
• ¿por qué soledad? = TIEMPO SIN INTERRUPCIONES
Hay tareas que pueden hacerse en lapsos
breves y otras
Necesitan tiempo SIN
INTERRUPCIONES
El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos.
La excelencia requiere dedicar menos tiempo a lo
urgente para dedicárselo a lo importante.
¿ Qué
los
interrumpe?
Interrupciones
Definición: Un evento inesperado que rompe el
ritmo de otro evento.
TIPOS DE INTRERRUPCIONES
• Necesaria y oportuna.
• Necesaria pero inoportuna.
• Innecesaria por lo tanto inoportuna.
El recuperarse de una interrupción
puede tomar más tiempo que la interrupción
misma.
Claves para controlar los interruptores
• Planear
• Controlar la falta de resolución
• Controlar las Interrupciones
• Controlar lo que roba el tiempo
Planear Tareas Inteligentes
(EMORO - SMART)
• Específicas (Specific)
• Medibles (Measurable)
• Orientadas a tomar acción (Action Oriented)
• Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic)
• Oportunas (Timely)
Brian Tracy.
La gente exitosa es aquella que trabaja
casi todo el tiempo en tareas de alto
valor.
La gente no exitosa es aquella que
pierde el tiempo en actividades de bajo
valor.
El tiempo es una simple medida.
La percepción de no tener tiempo se
debe a una mala selección o
distribución de las acciones
realizadas.
Administrar el tiempo realmente
significa administrarse uno mismo,
de tal manera que se pueda optimizar
el rendimiento del tiempo de que se
dispone.
¿Son de postergar?
¿Que postergan?
¿ Por qué postergan?
Postergaciones.
La postergación ocurre naturalmente
cuando uno se enfrenta con actividades o
eventos que no son placenteros, que son
complejos, largos o poco interesantes, sin
importar cual sea su prioridad.
Postergación
Ben Hecht
El tiempo es como un circo;
siempre está empacando y marchándose.
¿ Cómo comienzo el cambio?
Salir de la zona confortable,
de la rutina no productiva.
• Para alcanzar un objetivo, debemos
expandir o dejar nuestra zona
confortable.
• Inventamos una nueva zona en caso de
no conseguir la existente, es decir NOS
ADAPTAMOS.
EL DESAFIO DEL CAMBIO
¿Cómo se
cambia?
¡Rompiendo el
paradigma!
¿Estas
dispuesto?
Reloj Analógico
Reloj Digital
EL DESAFIO DEL CAMBIO
• Solamente cambiaré mi vida si cambio
mis percepciones.
• Soy producto de cómo pienso.
• La práctica produce hábito por eso ,
practique bien.
MAÑANA A LA MAÑANA
EMPIEZO CON EL ORDEN A PARTIR DE
ESE MOMENTO.
DEJO LO DEL PASADO PORA HORA. SI
PUEDO LO HARE EN EL FUTURO.
EL NUEVO ORDEN ES A PARTIR DE
AHORA.
Jorge Wagensberg
"El tiempo pasa,
siempre acaba pasando,
es sólo una cuestión de
tiempo."
Resúmen de Soluciones.
•
•
•
•
Reflexión
Decisión
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
Frases para pensar
"Escoger el momento es ahorrar tiempo“.
Francis Bacon.
“Elegir el tiempo, es ahorrar tiempo”.
Francis Gracián
"Los que utilizan mal su tiempo son los
primeros en quejarse de su brevedad”.
Jean de la Bruyère.
¿Cuáles son las metas de tu vida?
Pregúntate:
1 – ¿Qué haré esta semana, mes, año?
2 – ¿Qué tengo que hacer para esto?
3 - ¿Dónde quiero estar o haber hecho en
esta semana, mes, año ?
4 -¿Qué tengo que hacer para esto?
Hay una sola cosa que hacer primero.
PLANEAR , ORGANIZAR Y AGENDAR.
REPASO
¿Qué necesito para empezar a ser preactivo
con respecto a mi tiempo?
• Analizar
• Programar
• Escribir
• Agendar
•ACTUAR
¡¡¡¡ACTUAR!!!!
Veamos un video,
sin ninguna palabra,
pero que dice mucho.
Toi y el arbol.
http://www.youtube.com/watch?v=pFs5vWxW-vc
¿Que día es hoy?
Hoy
es el primer dia
del resto de tu vida.
No lo desperdicies,
¡¡no se repetirá!!
Escribo
• 3 cosas que me llevo del taller
• 3 cosas que implemento a partir de
hoy mismo
Ayudanos a llegar cada día a más emprendedores ¡Recomendá INICIA!
www.inicia.org.ar
[email protected]
¡Muchas gracias!
Los 8 secretos del éxito.
Veamos un video de Richard St. John
en
http://www.ted.com/talks/richard_st_john_s_8_secrets_of_success.html
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Que postergan?