El arte de la productividad sin estrés
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Cantidades de cosas por hacer
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Indefinición de que se debe hacer
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Los cabos sueltos
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Centrarse en principios
“Intento tomarme los días de uno en uno,
Pero a veces varios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant
“Tu habilidad para generar
poder es directamente
proporcional a tu
habilidad para relajarte”
“Usualmente hay una
proporción inversa entre
tener algo en la mente y
la cantidad de esta que se
esta llevando a cabo”
“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción
desproporcionada, por exceso o defecto, puede
controlarle, y con frecuencia lo hace”

Capturar todas las cosas que necesitan
hacerse, para ser colocadas en un sistema
lógico y confiable FUERA DE LA MENTE

Adquirir la disciplina de tomar las decisiones
“de antemano” para tener una lista de
acciones siguientes

No se ha aclarado exactamente cuál es el
resultado que desea

No se ha decidido cuál es el resultado de una
acción física

No se ha colocado un recordatorio de la acción
Esta preocupación constante e improductiva que
experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la
que mas tiempo y energía consume.
Kerry Gleeson

no hagas el compromiso

mantener los compromisos

renegociar los compromisos
1.
2.
3.
4.
5.
Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer
Fuente: www.diyplanner.com

Cada frente abierto debe
estar en el sistema de
recopilación y no en la
cabeza

Mantener al mínimo la
bandeja
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Vaciar la bandeja
periódicamente

Reglas
 Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se
va a procesar!
 Procesar de a uno por vez
 Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la
bandeja.
 Decidir que hacer o que es
Hacer las cosas no requiere
demasiado valor; en cambio, decidir
qué hacer SÍ lo requiere
Elbert Hubbard

¿Requiere acción?
 NO
▪ Basura
▪ Elementos para incubar (a futuro)
▪ Material de consulta

Requiere acción
 Definir “Acción Siguiente”
▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto
 Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
 Agregarlo a la lista de acciones siguientes
 Delegarlo
 Aplazarlo
Fuente: www.diyplanner.com
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Elementos necesarios para organizarnos
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


Lista de proyectos
Material de apoyo de Proyectos
Lista de “a la espera”
Agenda para fechas fijas
Lista de “acciones siguientes”
Material de consulta
Lista de “algún día/tal vez”
Archivo de Seguimiento
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Agenda
 Es sagrada
 Cosas que solo se pueden hacer ese día
 No mezclar con tareas que pueden delegarse o
atrasarse

Listas de acciones siguientes
 Separadas por Contextos
Oficina
Calle
Casa
PC
Teléfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar

Eventos o recordatorios a si
mismo en el futuro.
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Listas de “Algún Día/Tal Vez”
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Archivo de seguimiento
 43 carpetas
 12 para los meses
 31 para los días
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El sistema de archivos







Debe ser rápido y divertido
Al alcance de la mano
Ordenado alfabéticamente
Muchas carpetas limpias
Menos de 3/4
Etiquetas con referencias
EVITAR la pila “por archivar”
“Si necesita mas de 60 segundos
para archivar algo, no lo archivará:
lo amontonará”
David Allen

Listas de control
 Afirmaciones personales
 Listas de control de viajes
 Revisión semanal
 Áreas de atención y
responsabilidad
 Personas clave en mí vida

Revisión Diaria

Revisión Semanal
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Revisión General
“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de
aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos
son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso
incapaz de seguir la marcha del mundo”
-James Fenimore Cooper
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Revisión Diaria
 Mirar la agenda
 …. Y después la lista de acciones siguientes
 Mirarlas en el contexto correcto
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La clave del sistema “La revisión semanal”






Papeles Sueltos
Procesar notas
Citas previas
Citas futuras
Vaciar la mente
Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo
deberemos aprender a ver tanto el bosque
como los árboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker
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El modelo de cuatro criterios para elegir
acciones en el momento
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El modelo triple para evaluar el trabajo diario
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El modelo de seis niveles para revisar su
propio trabajo
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Para elegir
 Contexto
 Tiempo disponible
 Energía
 Prioridad
“En ultima instancia, debe confiar siempre en su
intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas
para potenciar esa confianza”
David Allen

Para evaluar el trabajo diario
 Realizar trabajo predefinido
 Realizar el trabajo a medida que surge
 Definir su trabajo
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Para revisar su propio trabajo
 15.000 metros o más: vida
 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años
 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
 6.000 metros: áreas de responsabilidad
 3.000 metros: proyectos actuales
 Pista de aterrizaje: acciones actuales
Fuente: www.diyplanner.com
proyecto es todo aquello que no se puede hacer
directamente para que se complete
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El modelo de planificación natural
1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes

1. Definir

Propósito
 Porque estoy haciendo esto?
 Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
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Principios
 Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...
“Si no está seguro de lo que está
haciendo, nunca hará lo suficiente”
David Allen
2. Visualizar los resultados

Visión
 ver el proyecto luego de completado los
resultados
 Ver un éxito absoluto!
“La imaginación es mas importante que
el conocimiento”
Albert Einstein
3. Generar lluvia de ideas
 No hay que juzgar, criticar
 ir tras la cantidad, no la calidad
 Analizar y organizar Apagado
 disparadores
4. Organizar
 Identificar las piezas Importante
 Ordenar por
▪ Componentes
▪ Secuencias
▪ Prioridades
 Detallar hasta el nivel necesario
5. Identificar las acciones siguientes
 ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las
partes del proyecto?
 ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de
planeamiento?
“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano
http://www.davidco.com/
Guillermo Matías Mazza
[email protected]
www.masemprendedor.com
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Organizate con eficacia