15. UBICACIÓN DEL EXPEDIENTE
En esta sección deberá anotar el lugar de localización del expediente dentro del Archivo de Concentración e
Histórico de la SEP (archivero, gaveta, librero, estantes, cajas etc.)
Ejemplo:
Archivo de Concentración-SEP:
Salón 2, Pasillo B1, Estante 8, Entrepaño 2
[ Comité Técnico Interno de Administración Documentos ]
16. FÓRMULA DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
a) Área generadora de la documentación
b) Sección
c) Serie
d) Sub-serie
e) No. Consecutivo
a) b)
c) d)
e)
F00 / 00 / 00 / 00/ 000
AÑO
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
Año en el que se genero el expediente (Este dato no
es parte integral de la Fórmula Clasificadora)
PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE:
COORDINACIÓN GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADANA
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SEP
CRITERIOS ESPECIFÍCOS
PARA LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR
DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO EN LA SEP
4
Marzo 2006
4. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Identificar a la Unidad Responsable generadora de la documentación
Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que con tal carácter señala el reglamento interior o equivalente de la Dependencia o
Entidad.
Ejemplos: < DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SECUNDARIA TECNICA
FUNDAMENTO LEGAL :
Sección VI
De los expedientes de archivo
Decimoquinto. Además de contener documentos, los
expedientes deben formar con la portada o guarda exterior, la
que debe incluir datos de identificación del mismo,
considerando el cuadro general de clasificación archivística.
(Anexo 1)
El marcado de identificación del expediente debe contener
como mínimo los siguientes elementos:
I. Unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección;
IV. Serie;
V. Número de expediente o clasificador: el número
consecutivo que dentro de la serie documental identifica a
cada uno de sus expedientes;
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el
número total de hojas contenidas en los documentos del
expediente.
< DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
5. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO
Anotar el nombre del área donde se localiza el archivo (dirección de área, subdirección, departamento o equivalente)
Ejemplos:
* DIRECCIÓN TÉCNICA;
* COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA;
* DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
[
[
[
7. DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO
Breve descripción del contenido especifico de los documentos que integran el expediente (tema o materia)
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO EN
LA SEP
CARACTERISTICAS FISICAS DE LA CARPETA O FÓLDER
Impreso en negro
Llenado a máquina ó letra de molde legible
Tamaño oficio
1.LOGOTIPO
En el ángulo superior izquierdo colocará el logotipo oficial de la entidad responsable de la
producción, uso y acumulación de las series documentales; quedando como opcional el imprimir en
el ángulo superior derecho el logotipo de la Unidad Responsable.
2. FONDO: Identificar al productor de las series documentales
Anotar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series
documentales.
Ejemplos:
Concentración: [ 5 ] años
11.
DESTINO FINAL
Marcar con una [ X ] la columna correspondiente ya sea baja documental o conservación permanente en el Archivo Histórico.
El destino final únicamente lo podrá decidir quien lleve a cabo la Valoración Secundaria (Archivo Concentración SEP)
12. VALOR DOCUMENTAL SECUNDARIO
En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una X, el o los valores de carácter histórico de la documentación que integran el
expediente correspondiente a la serie
Ejemplos:
- SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
- RADIO EDUCACIÓN , IPN, INBA , INAH ETC. ( ORGANO DESCONCENTRADO)
- ORGANOS DESCENTRALIZADOS
Evidencial: [ ]
Testimonial: [ ]
Informativo: [ ]
13.
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Si la serie o sub-serie contiene información clasificada como: pública, confidencial o reservada marcar con una [ X ] en la columna
correspondiente.
3. SUBFONDO:
Anotar el nombre de las Subdivisión del fondo
Ejemplos:
OFICIALÍA MAYOR
SUBSECRETARIA DE EDUCACION MEDIA SUPERIOR
UNIDAD DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y POLITICAS EDUCATIVAS
COORDINACIÓN EJECUTIVA
8. FECHAS EXTREMAS
Se anotara el día, mes y año del primer documento que dio inicio al trámite; y el día, mes y año del último documento generado al
término de dicho trámite.
Ejemplos:
Apertura: 21-08-2000
Cierre: 18-02-2005
9. VIGENCIA DOCUMENTAL
Anotará con número los años, del tiempo de guarda de las series documentales en los Archivos de Trámite y Concentración según
corresponda al Catálogo de Disposición Documental de la SEP.
Ejemplos
Trámite:
[ 3 ] años
10. VALOR DOCUMENTAL PRIMARIO
En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una [¨X ] el o los valores de la documentación que integran el expediente en el
Archivo de Trámite y Concentración correspondiente a la serie:
Ejemplos:
Administrativo: [ ]
Contable: [ ]
Legal: [ ]
Fiscal: [ ]
ELEMENTOS DE LA PORTADA
•
•
•
•
6. NIVELES DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
] Sección: Anotar la clave y el nombre de la sección documental a la que pertenecen las series; de conformidad con
el Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia.
] Serie: Anotar la clave y el nombre de la serie documental conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística
de la dependencia.
] Subserie: Anotar la clave y el nombre de la Subdivisión de la serie documental conforme al Cuadro General de
Clasificación Archivistica.
2
14. IDENTIFICACIÓN ARCHIVISTICA
No. EXPEDIENTE.: Anotar la formula clasificadora asignada por el Archivo de Trámite
No. FOJAS: Anotar el número total de fojas útiles que componen el expediente al concluir el asunto.
No. LEGAJO: Anotar el número de volúmenes que integran un mismo expediente con la misma clasificación.
No. CAJA: Anotar el número de caja que se asignará al momento de elaborar el inventario de transferencia primaria
para su envío al Archivo de Concentración SEP.
3
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SEP Carátula 2006