Programa Nacional de Archivos
Escolares
Acerca de la clasificación y descripción
Actividades básica de un archivo
Recoger
Identificar
Clasificar
Ordenar
Describir
Conservar
documentos
Finalidad del sistema de clasificación
¿Para qué?
Organizar el archivo
Conocer la institución
Conocer los documentos
Controlar los documentos
Difundirlo
¿Qué es la clasificación?
Categorías
Describir y delimitar
Clases
dividir o separar un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos
¿Qué es la clasificación?
Agrupar por clases
Dividir en partes
SISTEMA
Cuadro de Clasificación
La clasificación
“Es el conjunto de operaciones intelectuales
efectuadas en el momento del tratamiento de
un fondo, fundamentadas en el principio de
respeto al orden primitivo, reflejando la
estructura administrativa del organismo
productor, o bien, si esto no es posible,
adaptadas al contenido de los documentos
siguiendo criterios cronológicos,
geográficos, alfabéticos y temáticos”.1
1. Minist. Cultura de España. Diccionario de Terminología Archivistica. Madrid 1995
Cuadro de Clasificación
Primer instrumento de ddescripción
Da una visión conjunta del fondo
Muestra la relación entre los grupos,
Refleja la institución
Y las actividades que desarrolla
Cuadro de Clasificación
Elementos de
la clasificación
Estructura
administrativa
Funciones
Permite
La clasificación
Respetar el orden original en
que se producen los documentos
Reflejar la estructura administrativa
De la institución
Identificar las series documentales
Metodología
Historia de la institución,
sus antecedentes
Análisis de la estructura
administrativa y de las funciones
Estudio de los documentos: tipología
Estudio de los legislación
Cuadro de Clasificación
Archivos Escolares
1. Gobierno/Dirección
2. Administración/Secretaría
3. Hacienda/Tesorería
4. Gestión Educativa /Docencia
5. Alumnos
¿qué es la descripción?
La descripción es el medio por el cual
se hace conocer al usuario el contenido
de un archivo, mediante ella se realiza la
difusión del contenido de un archivo.
Descripción
Breve resumen
Identificar
El documento
¿qué es la descripción?
describir algo dando una idea general
enumerar una serie de cualidades de
una persona o un objeto.
hacer conocer las características
que identifican a los documentos
Objetivos
Descripción
1.Hacer accesible el contenido del
fondo documental
2. Facilitar la consulta y difusión
3. Recuperar la información de los
documentos
¡Como se realiza la descripción?
1. Elaboración de inventarios, guías
índices, catálogos.
2. Uso de normas internacionales:
ISAD G, EAD y otras
Normas ISAD G
Son reglas generales para la descripción
archivística, para facilitar la recuperación e
intercambiar información sobre los
Documentos de archivo, con el fin de lograr
la integración de descripciones procedentes
de distintos lugares en un sistema
unificado de información.
Normas ISAD G
La descripción archivística,
parte de una técnica de descripción
denominada “descripción multinivel”.
Consiste en llevar a cabo la descripción
de un fondo y todas sus partes componentes
(secciones, series, expedientes, documentos)
utilizando siempre los elementos apropiados
para cada unidad de descripción y
relacionando las descripciones resultantes
de forma jerárquica.
ISAD G
1.- Nivel de fondo
2.- Nivel de subfondo
3.- Nivel de serie (series)
4.- Nivel de expediente
5.- Nivel de unidad
documental
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Cuadro de Clasificación