Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
CONALEP
Reuniones para la actualización de los instrumentos
de Control y Consulta Archivística
México, septiembre 2013
JARD Corporativo S.C.
Gestión de la información vs. Archivación de documentos
Gestión integral de todos los procesos documentales
Producción
Integración
Clasificación y
ordenación
Descripción
Acceso
Valoración
Conservación y
preservación
Archivar
Controles y
políticas
Manuales
Cuadro de
Clasificación
Inventarios,
catálogos y guías
Vales de préstamo e
historiales de acceso
Catálogo de
Disposición
Documental
Planes preventivos
y bitácoras
Instrumentos de control archivístico en los que se apoya la gestión integral de
documentos
JARD Corporativo S.C
2013
Gestión de la información y ciclo vital de la documentación
Producción
Integración
Clasificación y ordenación
Gestión de la
Información
Descripción
Acceso
Valoración
Conservación
JARD Corporativo S.C
2013
Difusión
Ciclo vital
Ciclo Vital de la Información Documental
Ciclo vital y archivos: continente de la información
Fase del Ciclo vital Usos de la información
Sistema Institucional de Archivos
Activa
Uso frecuente para la atención Archivo de Trámite
de trámites y asuntos
Semiactiva
Uso de referencia,
conservación precautoria
Histórica
Archivo de Concentración
Uso testimonial/investigación Archivo Histórico
Integración de la Información Archivística
Contexto y contenido del documento de Archivo
1. Logotipo institucional
2. Unidad Administrativa
productora
3. No. de identificación
asignado al documento
4. Breve extracto del asunto
de que trata
5. Fecha del documento
6. Destinatario
7. Contenido
8. Emisor
9. Copias marcadas
10. Siglas del funcionario que
elabora el documento y
de quien lo mecanografió
Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde
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Concepto de Expediente
Expediente o unidad de Documentación compuesta
Se entiende como la asociación de documentos que se
refieren a un mismo asunto, tema o materia o que son
resultado de un mismo proceso de gestión y que se
integran en una sola unidad de instalación (Fólder,
carpeta, legajo)
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Ejemplo de una portada estandarizada del expediente
1. Logotipo institucional
2. Datos asociados a la
información y su carácter
público, restringido,
confidencial etc.
3. Vigencias, plazo de
conservación, fecha de
transferencia y disposición
del expediente de
conformidad con el Catálogo
de Disposición Documental
institucional
4. Código clasificador del
expediente de conformidad
con el Cuadro de Clasificación
Archivística
El expediente es la unidad de trabajo básica de la Clasificación de Archivos
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Concepto y formación de Series documentales
Serie Documental:
Es el conjunto de expedientes que se relacionan entre sí por
derivar del desempeño de una misma función genérica dada
por mandato jurídico o administrativo a un sujeto productor,
esto es, a una oficina, área o unidad administrativa de cualquier
institución.
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Ejemplo de una Serie documental formada por expedientes de cursos diversos pero
que derivan de una función genérica común: la Capacitación
Los expedientes así formados no deben desvincularse de la serie a la que
pertenecen, pues constituyen un todo orgánico
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Sección
 Ahora bien, el conjunto de series documentales de un solo sujeto
productor da lugar a la creación de un fondo documental.
 Este fondo, sin embargo, puede estar dividido en “secciones”, para
diferenciarlo según su procedencia institucional o por las
atribuciones genéricas que se le asignaron al sujeto productor
Una sección se define de la siguiente forma:
 Cada una de las divisiones del fondo de archivo, consistente en las
divisiones de la estructura interna del sujeto productor que lo
origina, o bien por sus atribuciones genéricas, de conformidad con
las disposiciones legales aplicables.
Fondo de archivo
El fondo de archivo se define de la siguiente forma:
 Conjunto de documentos producidos orgánicamente
por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se
identifica
(tomado de los Lineamientos para la organización y
conservación de Archivos AGN/IFAI (D.O. 20de Febrero
De 2004)
Archivo: conjunto orgánico y organizado de información
JARD Corporativo SC
México, 2013
Diseño Institucional para la operación de los Archivos
Red integrada de Archivos
Ciclo vital
Valoración
(Oficialía de Partes)
Fase activa
Archivo de Trámite
Fase Semiactiva
Fase Histórica
Archivo de Trámite
Archivo de Trámite
Archivo de Trámite
Valor
primario
Archivo de
Concentración
Archivo Histórico
Valor
secundario
Categorías descriptivas usadas en la clasificación
Árbol de descriptivo
Fondo
Sección
Sección
Serie
Sección
Serie
Expedientes
Expedientes
Documentos
Valoración documental
Disyuntivas de la Valoración
Selección
Valoración
Depuración
Disposición
Circulación de los documentos a lo largo de su
Ciclo de vida
Resguardo masivo y anárquico de los
documentos
JARD Corporativo S.C.
2013
Valores y funciones en Schellenberg
JARD Corporativo S.C.
2013
Series comunes
1.
2.
3.
Guardan homogeneidad funcional aunque hayan sido generadas por diversos productores
Están reguladas por normas de procedimiento o tramitación genéricas
Podrían generarse normas regulatorias estandarizadas para su gestión y valoración
Series comunes
(adjetivas/facilitativ
as)
Recursos Humanos
Recursos materiales
Recursos financieros
Servicios generales
JARD Corporativo S.C.
2013
Valoración de series comunes y sustantivas
Series Sustantivas
1. Son producidas por un solo sujeto productor en concordancia con sus atribuciones reglamentarias
2. Es sólo el sujeto productor quien puede determinar los valores primarios asociados a la información
que contienen.
3. Pueden valorarse a escala institucional con la participación de grupos multidisciplinarios
Expedientes migratorios
Series sustantivas
Juicios
Averiguaciones previas
Concesiones y permisos
Dictámenes y opiniones técnicas o jurídicas
JARD Corporativo S.C.
2013
Catálogo de disposición documental
Definición:
• Registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el
destino final de los expedientes
Diseño institucional para la operación de Archivos
Ciclo Vital/ Sistema Institucional de Archivos/Valoración
1ª. Fase Activa o de Gestión
2ª. Fase Semiactiva o de Conservación
precautoria
CyAT
UAH
UAC
Valor primario
3ª. Fase Inactiva o Histórica
Valor secundario
Depuración
José Antonio Ramírez Deleón
2013
JARD Corporativo S.C.
2013
Fase de control: aplicación del CDD y los instrumentos de control de
transferencias
Inventarios de transferencia primaria
Inventarios de transferencia secundaria
CDD
Inventarios de depuración
Calendarios de caducidades
Cédulas de disposición
JARD Corporativo S.C.
2013
Inventario de transferencia primaria
Unidad administrativa: __________________________________
Área productora: _______________________________________
Hoja _____ de ______
Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____
No.
Expediente
Serie
Clasificación
Años
VAC
Disposición
Elaboró:
Vo.Bo.:
______________________
Archivo de trámite
______________________
_____________________
Titular Área productora
Archivo de Concentración
Fecha de elaboración: ____/_____/___________
Carácter
Observaciones
Recibió:
Fecha de entrega:____/_____/______
JARD Corporativo S.C.
2013
Inventario de transferencia secundaria
Fondo: ______________________________
Sección:___________________________________________________________
Hoja ____ de _________
Unidad Administrativa productora: ____________________________________
Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____
No.
Expediente
Elaboró:
______________________
Archivo de Concentración
Serie
Clasificación
Vo.Bo.:
Años
Volúmenes
Edo. de
Conservación
Carácter
Observaciones
Recibió:
______________________
Titular A.C.
Fecha de elaboración: ____/_____/___________
_____________________
Archivo Histórico
Fecha entrega: _____/_____/________
JARD Corporativo S.C.
2013
Transferencia documental: procedimiento para la circulación de archivos
JARD Corporativo SC
México, 2013
Marco normativo de la valoración
Ley Federal de Archivos (2012)
Lineamientos (2004)
AGN/IFAI
Instructivo para la elaboración del CDD
(2004/2012)
Instructivo para el trámite de baja documental
de archivos del Gobierno Federal (2004/2012)
Instructivo para la trasferencia de archivos en soporte
papel dictaminados con valor histórico por el AGN
(2010)
JARD Corporativo S.C.
2013
Guía para la identificación de series
documentales con valor secundario (2009)
Regulación y control del procedimiento de baja documental
Dependencias
y entidades
de la APF
1.
2.
3.
4.
5.
Sitio WEB 1 Año
Inventario baja 5 años
Solicitud de dictamen
Inventario de baja o transferencia
Inventario de baja contable
Ficha técnica de prevaloración
Declaratoria de prevaloración
AGN
1. Dictamen
2. Acta de baja
3. Acta de Transferencia
JARD Corporativo S.C.
México, 2013
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Presentación (actualización, catálogo y cuadro)