EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
2012
Oficina de Control Interno
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012
PUNTAJE MECI: 60,602%
PUNTAJE CALIDAD : 67%
RANGO
CONCEPTO MECI
90% - 100%
De acuerdo a la información suministrada el modelo esta en un
desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de
mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo
60% -89%
De acuerdo a la información suministrada el modelo muestra un
buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos
0% -59%
De acuerdo a la información suministrada el modelo requiere ser
fortalecido
RANGO
CONCEPTO CALIDAD
El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009 no se
cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con
Menos de 40%
las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas
urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz.
Entre 40% y
60
El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a
documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene
una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán
solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz
Entre 60% y
85%
El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto
a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o
respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán
solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser
eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere
analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con
más baja puntuación.
Más del 85%
Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, y son ejemplo para
otras entidades del sector.
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012
ELEMENTOS
Acuerdos, Compromisos o Protocolos
éticos
AVANCE
(%)
AVANCE
(%)
AMBIENTE DE
CONTROL
80
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
49
70
Estilo de Dirección
100
Planes y Programas
72
Modelo de Operación por Procesos
58
ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS
71
0
Contexto Estratégico
Identificación de Riesgos
Análisis de riesgos
Valoración de riesgos
Políticas de Administración de Riesgos
SUBSISTEMAS
AVANCE
(%)
CONTROL
ESTRATÉGICO
64
80
Desarrollo del Talento Humano
Estructura Organizacional
COMPONENTES
71
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control Estratégico
Avances /Fortalezas
• Alto Compromiso de la Dirección, expresado en el
interés por el fortalecimiento del Sistema Integrado de
Gestión, SIGI
• Compromiso y respaldo por el ejercicio del Control
Interno
• Decálogo de Valores ampliamente difundido
• Planeación Institucional, Planes y Programas con
seguimiento y monitoreo permanente (ejecución
presupuestal)
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control Estratégico
Debilidades
• La formulación de Planes y Programas debe consultar
las expectativas y requerimientos de los ciudadanos
• Normograma actualizado y visible para los ciudadanos
• Debe incluirse en el Modelo de Operación, la
interrelación entre los procesos y su cadena de valor
• El modelo de operación y la estructura organizacional
requieren de ajuste, para que guarden plena
correspondencia. Estructura organizacional flexible?
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012
ELEMENTOS
AVANCE
(%)
Políticas de Operación
100
Procedimientos
100
Controles
90
Indicadores
100
Manual de Procedimientos
100
Información Primaria
40
Información Secundaria
50
Sistemas de Información
0
Comunicación Organizacional
39
Comunicación Informativa
24
Medios de Comunicación
28
COMPONENTES
AVANCE
(%)
ACTIVIDADES DE
CONTROL
98
INFORMACIÓN
35
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
26
SUBSISTEMAS
AVANCE
(%)
CONTROL
DE
GESTIÓN
50
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control de Gestión
Avances /Fortalezas
• Modelo de Operación por procesos elaborado,
difundido y aplicado
• La gestión institucional se ajusta a la estandarización
lograda con el modelo de operación
• Conjunto de indicadores que permiten el seguimiento
de las metas institucionales (Sismeg, planes de acción,
procesos)
• El resultado de los indicadores apoya la toma de
decisiones
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control de Gestión
Debilidades
• Sistemas de información integrados, que permitan la
captura, procesamiento, administración y distribución
de la información
• La información obtenida del ciudadano y partes
interesadas (satisfacción de cliente, control de
producto/servicio no conforme) no es utilizada para
establecer sus requerimientos y expectativas, para la
prestación del servicio
• Caracterización del cliente externo e interno
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control de Gestión
Debilidades
• Canales de comunicación requieren de evaluación y
seguimiento que permita identificar información valiosa
para la gestión y la toma de decisiones
• Los nuevos mecanismos de Rendición de Cuentas a la
Ciudadanía (Conpes 3654/2010) deben ponerse en
marcha
• La vocación institucional de servicio al ciudadano debe
ser fortalecida (desde áreas físicas hasta cultura
organizacional)
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2012
ELEMENTOS
AVANCE
(%)
Autoevaluación del Control
100
Autoevaluación de Gestión
100
Evaluación Independiente
al Sistema de Control Interno
80
Auditoria Interna
100
Planes de Mejoramiento Institucional
100
Planes de Mejoramiento por Procesos
100
Plan de Mejoramiento Individual
0
COMPONENTES
AVANCE
(%)
AUTOEVALUACIÓN
100
EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
90
PLANES DE
MEJORAMIENTO
67
SUBSISTEMAS
AVANCE
(%)
CONTROL
DE
EVALUACIÓN
86
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control de Evaluación
Avances /Fortalezas
• Mecanismos y herramientas de evaluación,
seguimiento y control de gestión, establecidos y en
funcionamiento
• Auditorías Independientes e Internas Calidad,
permanentes
• Planes de mejoramiento producto de auditorias,
conocidos y en ejecución (89% avance a 31-12-2012)
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Subsistema de Control de Evaluación
Debilidades
• Articulación entre los resultados de la gestión
institucional, evaluación por dependencias y calificación
desempeño laboral
• Evaluación por dependencias debe implementarse
• Planes de mejora individual que incluyan
competencias comportamentales (aptitud + actitud)
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONCEPTO GENERAL SOBRE EL SCI (1)
La evaluación del Sistema de Control Interno del Ministerio del Interior para la
vigencia 2012, evidencia grandes oportunidades de mejora para lograr una
mayor eficiencia y articulación entre el modelo de control, la gestión de la
entidad y sus resultados, a saber:
•
El fortalecimiento de los elementos fundamentales para lograr un
óptimo del servicio al ciudadano, como causa y fin de toda entidad
pública, se constituye en uno de los objetivos institucionales, que debe
tener prioridad durante la vigencia 2013.
Así, instrumentos tales como la página web de la entidad, deberá tener
cambios sustanciales que permitan ofrecer información completa y de
calidad a la ciudadanía, sobre los temas de su interés, así como llevar a la
entidad al nivel informático esperado (Manual Gel 3,1) especialmente en
materia de trámites.
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONCEPTO GENERAL SOBRE EL SCI (3)
De otra parte, las áreas funcionales de servicio al ciudadano, deberán liderar
los asuntos que tienen relación directa con el ciudadano, convirtiéndose en
quienes consoliden la medición del servicio y la satisfacción sobre el mismo.
•
La vocación de servicio, deberá ser incorporada a la cultura organizacional,
como un elemento mas no solo de la atención al ciudadano, sino como un
factor clave para el mejor entendimiento y coordinación entre las áreas.
Por lo anterior, es importe articular los resultados de los procesos de
medición de satisfacción de cliente (externo e interno), control de producto
no conforme y el modelo de operación (procedimientos) y la planeación
institucional, lo que permitirá que los resultados obtenidos en cada uno de
ellos redunde en el servicio al ciudadano y en la madurez del Sistema
Integrado de Gestión.
EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONCEPTO GENERAL SOBRE EL SCI (4)
• Los sistemas de información y comunicación. Los efectos del proceso de
escisión del Ministerio del Interior de Justicia, se observan con facilidad
sobre la arquitectura informática de la entidad y sus formas de
comunicación, a nivel interno y externo.
Se evidenció la necesidad de contar con sistemas de información robustos e
integrados, para soportar la gestión institucional. De igual forma, las
estructuras de comunicación organizacional, requieren de reingeniería, para
que cumplan cabalmente con su objetivo.
En una época en donde la informática y los medios de comunicación
internos y externos, se constituyen en la vértebra fundamental para lograr
no solo facilidad en la gestión, sino asertividad y oportunidad en el mensaje
institucional, estos dos elementos se constituyen en un objetivo de primer
orden para la vigencia 2013.
GRACIAS
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Evaluación SCI 2012 - Ministerio del Interior