CONSTRUCCIÓN DE
ESCENARIOS FUTUROS
ETAPA UNO
Marzo 10 de 2007
Construcción de Escenarios
Planeación Estratégica
El
Presente y
El Pasado
¿Dónde estamos hoy?
Predecir y
Pronosticar
¿A dónde queremos llegar?
El
Futuro
¿Cómo llegar allá?
Prospectiva
Construir futuro
El
Presente
Ser
Humano
Conocerlo, manipularlo y cambiarlo
El
Futuro
El
Futuro
El futuro: Nos atrae, nos convoca y nos intriga a todos
Construcción de Escenarios futuros
Futuro
•Adivinos, futurólogos, astrólogos, elaboradores de horóscopos.
•Los lectores del café, del tabaco, del agua y de la palma de la mano.
•Los adivinos, las premoniciones y las predicciones.
•La magia, la brujería, ritos y leyendas
•En el antiguo y nuevo testamento de la Biblia: premoniciones y
profecías del evangelio.
Ha dado éxito a:
Los juegos de azar, apuestas permanentes, loterías, peleas
de gallos, carreras de caballos, etc.
Proyecciones: Datos presentes o pasados los llevamos a futuro
Predicciones: Visiones deterministas. Predecir qué pasará: “predecir el futuro”.
Previsión: Acciones del presente para resolver anticipadamente problemas del
futuro. “Si no se corrige esto pasará aquello”
Pronóstico: Juicios razonados sobre un asunto. “Agotamiento del petróleo”
Construcción de Escenarios
Prospectiva
 La prospectiva es un acto de “imaginación” y creación. Una toma
de conciencia y reflexión sobre el futuro.
 La Prospectiva tiene una visión sistémica del contexto futuro y de la
organización, con una actitud creativa, innovadora, dinámica y
adaptativa. Es decir, hace un análisis completo del entorno.
 La prospectiva no pretende adivinar el futuro, lo que busca es
construirlo. “El futuro no se adivina, se construye”. Se preocupa más
por brindar alternativas de futuro
 La prospectiva se interesa por la evolución, el cambio y la dinámica de
los sistemas sociales
 La Planeación estratégica visiona el futuro con base en las experiencias
pasadas y en el presente. La prospectiva construye el futuro
deseado
Construcción de Escenarios
Prospectiva:
¿Qué es un Escenario?

Es una construcción consistente y coherente que enfoca una
situación futura, dentro de un marco de tiempo específico, donde
es posible identificar variables críticas, definir tendencias y su
impacto sobre el comportamiento de una organización.

Son descripciones del futuro presentadas en forma coherente, que
sirven de marco de referencia para definir la actuación
organizacional.
Construcción de Escenarios
Para qué sirve un Escenario?

Para examinar comportamientos posibles e incertidumbres que permiten
ampliar la creatividad en el pensamiento de las personas.

Para comprender interrelaciones y articulaciones de las variables
internas, externas, tendencias e incertidumbres.

Para analizar la realidad, sus tendencias y enfocar hechos posibles, si las
condiciones permanecen más o menos constantes.

Para buscar alternativas, diferentes criterios de expertos y para construir
posibles hechos con base en acciones de futuro.
Construcción de Escenarios
El Escenario de futuro puede ser:
1. Futuro deseable pero no probable, ni posible: Futurable.
2. Futuro deseable y posible: Futurible.
3. Futuro probable y posible pero no deseable: “futurible”
“El futuro es la categorización de un estado de
cosas que aún no es, pero que sabemos que de
alguna manera, inexorablemente va a ser y que en
prospectiva queremos que sea de determinada
manera”.
Agustín Merello
Construcción de Escenarios
Un Escenario está compuesto por 3 elementos esenciales:
1. Las Variables Críticas
Son los elementos básicos que componen el escenario, son variables por que
“varían” o cambian y es posible medirlas. Son críticas porque son importantes
para el negocio. Impactan positivamente o negativamente el negocio. Son de
diferente tipo, entre otras: Políticas, Legales, Económicas, Socio-Culturales,
Tecnológicas, Ambientales.
2. Las Tendencias de las Variables
Son los comportamientos posibles que pueden tener las variables en el futuro.
Son las alternativas que se pueden presentar dadas unas condiciones del
entorno. Son los argumentos de análisis técnico o justificado que se prospectan
de acuerdo a criterios de comportamientos, registros, hechos, datos y realidades
presentes en el entorno.
3. El Impacto de las tendencias sobre la organización o elemento de
análisis.
Impacto de las tendencias a la organización: Positiva, Negativa o Neutral. El
criterio neutral debe tener mayor rigurosidad en el análisis.
Construcción de Escenarios
Los Escenarios deben:

Ser ESCENARIOS POSIBLES.

Tener en cuenta TODAS las variables y TODAS las tendencias posibles.
Tener Ubicación del contexto real.

Partir de PREVISIONES de la proactividad.

Ser CONSISTENTES y COHERENTES con la realidad del contexto
(nacional e internacional).
Construcción de Escenarios
METODOLOGÍA
APLICACIÓN PRÁCTICA
PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS
ESCENARIOS FUTUROS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y
REGISTRO.
Construcción de Escenarios.
METODOLOGÍA
Los Escenarios futuros se construyen
con base en la prospectiva
Se fundamenta en el análisis de variables
externas, su contexto, su relación, impacto y
priorización, para luego redactar en tiempo
pasado los escenarios futuros que se
convierten en resultados claves para las
acciones de la Institución.
Construcción de Escenarios.
Paso 1.
Definición del Sector/Negocio, Marco de Tiempo y Asunto
del Escenario.
Sector: Se hizo un análisis del sector público y la adscripción de la
Superintendencia de Notariado y Registro al Ministerio del Interior y de Justicia.
Negocio: Se analizó la SNR, como un negocio público que vende productos
tangibles, por los cuales recibe ingresos significativos, que le permiten cubrir el
costo del desarrollo de las actividades institucionales y hacer transferencias de ley
al Ministerio del interior y de Justicia. Ley 55 de 1985.
Marco de Tiempo del Plan: Se había definido el período 2007-2010, por razones
reales de período de Gobierno y del Plan de Desarrollo Nacional. Pero dadas las
condiciones financieras y la proyección de ingresos hasta el 2011, marco de gasto
de mediano plazo, se consideró que el plan debe ser para el período 2007-2011
Asunto del Escenario: Se hizo un primer ejercicio de creación futura para
visualizar en el año 2011, en qué condiciones estará el negocio en Colombia.
Diligenciar Formato 1
Construcción de Escenarios.
Paso 1. Formato 1
Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario
Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia
con personería jurídica y autonomía administrativa.
Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública.
Marco de Tiempo: 2007-2011
Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública
en Colombia”, presentará estas condiciones:
•Con Excelente imagen institucional
•Con un sistema de servicio al ciudadano basado en la racionalización de trámites
•Con un Talento humano capacitado, comprometido, reconocido y satisfecho.
• Con Infraestructura física inteligente para garantizar la prestación del servicio.
•Con efectividad, competencia y transparencia en la prestación de los servicios.
•Con tecnología para brindar seguridad, confiabilidad, celeridad y fidelidad en la información.
•Con sistemas de información integrales, confiables y seguros, para la guarda de la fe pública
•Con procesos homologados, estandarizados y con tecnología adecuada.
•Con presupuestos autosostenibles y con planeación a largo plazo.
•Con políticas de manejo de excedentes financieros.
Construcción de Escenarios.
Paso 1. Formato 1
Definición del Sector, del Negocio, Marco de Tiempo y Asunto del Escenario
Sector: Público del orden Nacional, adscrito al Ministerio del Interior y de Justicia con
personería jurídica y autonomía administrativa.
Negocio: Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública.
Marco de Tiempo: 2007-2011
Asunto: Para el año 2011, el negocio “Garantizar de forma integral la guarda de la fe pública
en Colombia”, presentará estas condiciones:
•Con alto impacto social y mínimo impacto ambiental.
•Con pacto de buen gobierno y probidad.
•Garantizando accesibilidad a todos los ciudadanos. Cobertura
•Con parámetros, políticas y estudios técnicos y de investigación para la creación, supresión o
modificaciones de círculos registrales y notariales y con tarifas apropiadas.
• Con Normatividad registral y notarial actualizada y codificada integralmente
•Con fortalecimiento de las relaciones internacionales.
•Con una estructura organizacional dinámica que responda a las expectativas de los ciudadanos
•Con servicios certificados según la norma NTCGP:1000-2004
•Con políticas de inversión que permitan una administración funcional de los recursos.
Construcción de Escenarios.
Pasos 2 y 3.
En las variables externas identificar elementos esenciales que las
impacten positiva o negativamente.
1. POLITICO – LEGALES: Se analizaron los impactos de las leyes, Regulaciones, Normatividad,
Influencia del entorno político, situación de orden público: Paras, guerrilla.
2. ECONOMICO: Se analizaron elementos como tarifas, distribución del ingreso por ley 55,
incremento del PIB, austeridad del gasto público, incremento de las transacciones inmobiliarias y
el crecimiento financiero de la Institución.
3. SOCIAL – CULTURAL: Se analizaron situaciones como el orden público, la mayor exigencia
del servicio público por parte del ciudadano, percepción de ciudadano frente al servidor público,
Cambios culturales dados por la carrera notarial, la evasión y la elusión.
4.TECNOLOGICO: Se analizó unificación de tecnologías para sistema integrado, capacitación en
tecnología, necesidad de sostenibilidad de los sistemas de información, actualización de la
infraestructura tecnológica, interrelación catastro registro, página WEB- portal de la SNR
5.AMBIENTAL: Riesgo por el peso de los archivos, oficinas de registro que no cumplen con
estándares de seguridad, grados de humedad, normas antisísmicas,
políticas de reciclaje,
manejo de inservibles, programas de higiene y seguridad industrial
6. GEOGRAFÍCA: Distribución de los círculos notariales y regístrales
Diligenciar Formato 2
Construcción de Escenarios.
Pasos 2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten
positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable.
Variables Político-Legales:
1. Plan de Desarrollo nacional 2006-2010, determina lineamientos generales para el sector
público.
2. Ley de justicia y paz y de desplazamiento forzado.
3. Sentencia C421 corte constitucional sobre concurso de notarios.
Acuerdos 1-4 de 2006 y 1-7 de 2007 del Consejo superior de la carrera notarial.
4. Proyectos de ley sobre tenencia de la tierra.
5. Proyecto de ley sobre niñez y adolescencia.
6. Marco legal de la Superintendencia de Notariado y Registro- SNR-
Variables Económicas:
1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR, ley 55 de 1985.
2. Tarifas de notariado y registro con aspectos sociales
3. Incremento de PIB
4. Austeridad del gasto público.
5. Incremento de las transacciones inmobiliarias.
6. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial.
Construcción de Escenarios. Pasos
2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten
positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable.
Variables socio-culturales:
1. Orden Público, desplazamiento forzado y saneamiento de títulos de la propiedad.
2. Exigencia del servicio por parte de ciudadano.
3. Gestión del conocimiento.
4. La percepción del ciudadano frente al servidor público.
5. Cambio cultural sobre la forma de selección de notarios.
6. Evasión y la elusión tributaria.
Variables tecnológicas:
1. Unificar tecnología para la prestación del servicio
2. Falta de cultura y capacitación en el manejo tecnológico
3. Sostenibilidad e integración del sistema de información SNR
4. Actualización de la infraestructura tecnológica (Física)
5. Buscar alternativas de contratación de medios tecnológicos
6. Interrelación registro catastro.
7. Portal Web de la SNR.
Construcción de Escenarios. Pasos
2 y 3. Formato 2
En las variables externas identificar elementos esenciales que las impacten
positiva o negativamente. Máximo 5 por cada variable.
Variables Ambientales
1. Alto riesgo por el peso de los archivos en las oficinas de registro.
2. Las instalaciones de las oficinas de registro no cumplen con los estándares de seguridad.
3. Grado de humedad, refuerzos antisísmicos.
4. Preservación y custodia del protocolo notarial.
5. Política de reciclaje y destrucción de inservibles.
6. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial
Variable geográficas
1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales
Construcción de Escenarios.
Paso 4
Selección de las Variables Críticas (10 en total):
De las 36 variables identificadas se priorizaron y sólo se dejaron las 16
más significativas, haciendo una excepción con lo establecido en la
metodología.
El Criterio de selección se basó en escoger aquellas variables que
según el conocimiento de los participantes generaban más cambios
sustanciales a las condiciones del negocio actual; es decir que
generaban cambios significativos al negocio.
Igualmente, otro criterio de selección fue tener en cuenta aquellas
variables
que se relacionan con tendencias que impactan
significativamente el negocio (positiva o negativamente)
Diligenciar Formato 3
Construcción de Escenarios.
Paso 4. Formato 3
Selección de Variables Críticas:
Variables Político-Legales:
1. Marco legal de la Superintendencia de notariado y Registro
2. Ingreso a la carrera notarial
3. Ley de justicia y paz
Variables Económicas:
1. Distribución inequitativa de los ingresos de la SNR- ley 55 de 1985
2. Crecimiento financiero articulado con la política laboral y salarial
3. Tarifas de notariado y registro.
4. Incremento de las transacciones inmobiliarias.
Variables Socio-Culturales:
1. Orden público
2. La percepción del ciudadano frente al servidor público
3. Evasión y la elusión tributaria.
Construcción de Escenarios.
Paso 4. Formato 3
Selección de Variables Críticas:
Variables Tecnológicas:
1. Unificar tecnología para la prestación del servicio
2 Sostenibilidad e integración del sistema de información
3. Portal Web de la Superintendencia de Notariado y Registro
Variables Ambientales:
1. Preservación y custodia del protocolo notarial y archivo registral
2. Carencia de programas de higiene y seguridad industrial (Salud ocupacional)
Variable geográfica:
1. Inadecuada distribución de círculos notariales y registrales
Construcción de Escenarios.
Paso 5
Análisis Prospectivo de las Variables
Seleccionadas:
Se analizaron las tendencias probables de cada una de las
variables, para identificar: ¿Qué puede ocurrir a futuro con
cada una de ellas?. Se evalúan tendencias Pesimistas,
Normales y Optimistas.
Diligenciar Formato 4.
Construcción de Escenarios.
Paso 5. Formato 4
Variables
Tendencia
Pesimista
Tendencia
Normal
Tendencia Optimista
1. Marco legal
No hay voluntad política para
cambiar la normatividad (1
M-)
Siguen las normas tal
como están ( 1 M- )
Modificación y
actualización de todas
las normas para mejorar
el servicio (1 A+)
2. Ingreso a la carrera
notarial
Se cae el concurso de
notarios (1 A-)
No hay termino normal
(0 B-)
Se realiza el concurso de
notarios (0.6 A+)
3. Ley de justicia y paz
No tengamos capacidad de
respuesta inmediata a los
usuarios (Estado) (0.5 A-)
No pasa nada, sigue
igual (0 B-)
Cumplimiento de la ley
sin traumatismos (0.7
A+)
4. Distribución inequitativa
de los ingresos de
la SNR- ley 55/85
Que se incremente las
transferencias a mas del 50%
(0.3 A-)
Seguimos transfiriendo
el 50% de los recursos
(1 M-)
Certificados de libertad
queden por fuera de la
ley 55/85 (aprobado por
Consejo Directivo SNR)
(0.2 B+)
5. Crecimiento financiero
articulado con la
política laboral y
salarial
No haya incremento
financiero (0.2 A-)
No haya incremento
salarial (0 A-)
Que haya incremento
financiero y salarial
permanente (0.6 A+)
6. Tarifas de notariado y
registro
Que se incrementen las
exenciones (0.2 A-)
Continuar como
estamos (0.8 M+)
Modificar e incrementar
las tarifas de los
servicios actuales y crear
nuevos servicios. (1 A+)
Construcción de Escenarios.
Paso 5. Formato 4
Variables
Tendencia
Pesimista
Tendencia
Normal
Tendencia Optimista
7. Incremento de las
transacciones
inmobiliarias
Caída del sector
inmobiliario (0.5 A-)
Crecimiento moderado del
sector inmobiliario (0.5 M+)
Crecimiento sostenido del
sector inmobiliario (1 A+)
8. Orden público.
Que se incrementen
las zonas de alto
riesgo (0.8 A-)
Incumplimiento de las
funciones misionales a
zonas de alto riesgo por el
deterioro del orden público
(0.2 A-)
Cumplimiento de las funciones
misionales a zonas de alto
riesgo como consecuencia del
mejoramiento del orden público
(1 A+)
9. La percepción del
ciudadano frente al
servidor público
Mayor deterioro de los
servicios que se
prestan (0.5 A-)
Seguir prestando el servicio
en las condiciones actuales
(0.2 A-)
Mejoramiento de los servicios
públicos que se prestan (0.7
A+)
10. Evasión y elusión
tributaria
Mayor evasión y
elusión que afecte los
ingresos del estado
(0.6 A-)
Continuar con la situación
actual. (0.3 M-)
Que la gente declare los
valores reales en las
transacciones inmobiliarias (0.8
A+)
11. Unificar la
tecnología para la
prestación del servicio
(física)
No lograr unificar los
sistemas de
información (0.2 B-)
Continuar con los sistemas
que tenemos actualmente
(0.3 M-)
Tener un sistema de
información integral para todos
los servicios (1 A+)
12. Sostenibilidad e
integración del
sistema de
información
No contar con
recursos para el
sostenimiento de
tecnologías (0.2 M-)
Estancamiento tecnológico
(0 A-)
Mantener y actualizar a nuevas
tecnologías (0.8 A+)
Construcción de Escenarios.
Paso 5. Formato 4
Variables
Tendencia
Pesimista
Tendencia
Normal
Tendencia Optimista
13. Portal Web de la
SNR.
No contar con portal
Web. (0 A-)
Continuar con la pagina
Web que tenemos
actualmente (0.2 A-)
Contar con un portal Web. (0.8
A+)
14. Preservación y
custodia del protocolo
notarial y archivo
registral
Que siga deteriorando
los archivos y se
pierda la información
(0.2 A-)
Mantener los sistemas de
archivos actuales (0.2 A-)
Contar con un sistema de
control para el protocolo
notarial y un sistema de
archivo registral moderno. (0.6
A+)
15. Carencia de
programas de higiene
y seguridad industrial
No tener plan de
contingencia (0.1 A-)
Seguir sin programas de
higiene y seguridad
industrial (0.3 A-)
Implementar y desarrollar
programas de higiene y
seguridad (0.6 A+)
16. Inadecuada
distribución de
círculos notariales y
registrales
No facilitar al usuario
la prestación del
servicio (0.4 A-)
Seguir con los mismos
círculos notariales y
registrales actuales (0.3 A-)
Adecuada distribución de
círculos notariales y
registrales, que optimicen la
prestación del servicio al
usuario (0.7 A+)
Construcción de
Escenarios. Paso 6
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia y del Impacto:
Se definió la probabilidad de ocurrencia (entre 0 y 1), siendo 0 la
probabilidad nula o que no ocurra y 1 la probabilidad que ocurra muy
seguramente.
Se define además si el impacto es alto, medio o bajo y si es positivo o
negativo sobre la organización.
Se calificó directamente en el formato 4
Diligenciar Formato 5 y 6
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia
y del Impacto
Paso 6. Formato 5
Se calificó en formato 4
Variables
Impacto
Tendenci
a
Pesimista
(A: Alto,
M: Medio,
B: Bajo).
Positivo:
+y
Negativo-
Probabilidad
Tendencia
Pesimista (Entre
0 y 1)
Impacto
Tendencia
Normal (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Normal (Entre 0
y 1)
Impacto
Tendencia
Optimista (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Optimista (Entre
0 y 1)
1. Marco Legal
2. Ingreso a la carrera
notarial
3. Ley de Justicia y
Paz
4. Distribución
inequitativa de los
ingresos de la SNR –
Ley 55/85
5. Crecimiento
financiero articulado
con la política laboral y
salarial
NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente
Positivos y Negativos, es decir, A+ y A-
Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia
y del Impacto
Paso 6. Formato 5
Variables
Impacto
Tendenci
a
Pesimista
(A: Alto,
M: Medio,
B: Bajo).
Positivo:
+y
Negativo:
-
Probabilidad
Tendencia
Pesimista (Entre
0 y 1)
Impacto
Tendencia
Normal (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Normal (Entre 0
y 1)
Impacto
Tendencia
Optimista (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Optimista (Entre
0 y 1)
6. Tarifas de notariado
y registro
7. Incremento de las
transacciones
inmobiliarias
8. Orden público
9. La percepción del
ciudadano frente al
servidor público
10. Evasión y elusión
tributaria
NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente
Positivos y Negativos, es decir, A+ y A-
Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia
y del Impacto
Paso 6. Formato 5
Variables
Impacto
Tendenci
a
Pesimista
(A: Alto,
M: Medio,
B: Bajo).
Positivo:
+y
Negativo:
-
Probabilidad
Tendencia
Pesimista (Entre
0 y 1)
Impacto
Tendencia
Normal (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Normal (Entre 0
y 1)
Impacto
Tendencia
Optimista (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Optimista (Entre
0 y 1)
11. Unificar la
tecnología para la
prestación del
servicio (física)
12. Sostenibilidad e
integración del
sistema de
información
13. Portal WEB de
la SNR
NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente
Positivos y Negativos, es decir, A+ y A-
Se calificaron directamente en el formato 4
Análisis de la Probabilidad de Ocurrencia
y del Impacto
Paso 6. Formato 5
Variables
Impacto
Tendenci
a
Pesimista
(A: Alto,
M: Medio,
B: Bajo).
Positivo:
+y
Negativo:
-
Probabilidad
Tendencia
Pesimista (Entre
0 y 1)
Impacto
Tendencia
Normal (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Normal (Entre 0
y 1)
Impacto
Tendencia
Optimista (A:
Alto, M: Medio,
B: Bajo).
Positivo: + y
Negativo: -
Probabilidad
Tendencia
Optimista (Entre
0 y 1)
14. Preservación y
custodia del protocolo
notarial y archivo
registral
15. Carencia de
programas de higiene y
seguridad industrial
16. Inadecuada
distribución de círculos
notariales y registrales
NOTA: Escoger, de este cuadro, solamente aquellas variables de Probabilidades mayores que 0,6 y con Impactos Altamente
Positivos y Negativos, es decir, A+ y A-
Se calificaron directamente en el formato 4
Construcción de la Matriz de
Impacto.
Paso 6 (Continuación). Formato 6
Modificación y actualización de todas las normas
para mejorar el servicio. (1 A+)
Se realiza el concurso de notarios. (0.6 A+)
Cumplimiento de la ley sin traumatismos (0.7 A+)
Que haya incremento financiero y salarial.
permanente. (0.6 A+)
Modificar e incrementar las tarifas de los servicios
actuales y crear nuevos servicios. (1 A+)
Crecimiento sostenido del sector inmobiliario. (1
A+)
Cumplimiento de las funciones misionales a zonas
de alto riesgo como consecuencia del mejoramiento
del orden público (1 A+)
Se cae el concurso de notarios (1 A-)
Que se incrementen las zonas de alto riesgo (0.8 A-)
Mayor evasión y elusión que afecte los ingresos del
estado (0.6 A-)
Impacto Negativo
Impacto
Alto
Impacto
Bajo
Impacto Positivo
Construcción de la Matriz de
Impacto.
Paso 6 (Continuación). Formato 6
Mejoramiento de los servicios públicos que se
prestan (0.7 A+)
Que la gente declare los valores reales en las
transacciones inmobiliarias (0.8 A+)
Tener un sistema de información integral para
todos los servicios (1 A+)
Mantener y actualizar a nuevas tecnologías (0.8
A+)
Contar con un portal Web. (0.8 A+)
Contar con un sistema de control para el
protocolo notarial y un sistema de archivo
registral moderno. (0.6 A+)
Implementar y desarrollar programas de higiene
y seguridad (0.6 A+)
Adecuada distribución de círculos notariales y
registrales, que optimicen la prestación del
servicio al usuario (0.7 A+)
Impacto Negativo
Impacto
Alto
Impacto
Bajo
Impacto Positivo
Construcción de la Matriz de
Impacto.
Paso 6 (Continuación). Formato 6
Una vez calificadas las tendencias se escogen
solamente aquellas variables de
probabilidades mayores que 0,6 y con
Impactos Altamente Positivos y Altamente
Negativos: A+ y A-
Quedando el cuadro así:
Construcción de Escenarios. Paso 7
Análisis de la Consistencia y Coherencia de las
Tendencias
Se verificó:
La coherencia (frente al tiempo de prospección, es decir, que no
haya tendencias para más allá del 2011)
La consistencia (que no exista una tendencia que contradiga otra)
para cada una de las tendencias dentro del marco de tiempo dado.
Diligenciar Formato 7
Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7
Tendencia
Coherencia
Consistencia
No más allá 2011
No contradictoria
1.Modificación y actualización de
todas las normas para mejorar el
servicio (1 A+)
si
si
2. Se realiza el concurso de
notarios (0.6 A+)
si
si
3. Cumplimiento de la ley sin
traumatismos (0.7 A+)
si
si
4. Que haya incremento
financiero y salarial permanente
(0.6 A+)
si
si
Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7
Tendencia
Coherencia
Consistencia
No más allá 2010
No contradictoria
5. Modificar e incrementar las
tarifas de los servicios actuales y
crear nuevos servicios. (1 A+)
si
si
6. Crecimiento sostenido del
sector inmobiliario (1 A+)
si
si
7. Cumplimiento de las funciones
misionales a zonas de alto riesgo
como consecuencia del
mejoramiento del orden público
(1 A+)
si
si
8. Mejoramiento de los servicios
públicos que se prestan (0.7 A+)
si
si
Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7
Tendencia
Coherencia
Consistencia
No más allá 2010
No contradictoria
Que la gente declare los valores
reales en las transacciones
inmobiliarias (0.8 A+)
X . No depende de
exclusivamente de la SNR.
X. Son condiciones reales del
mercado
9. Tener un sistema de
información integral para todos
los servicios (1 A+)
si
si
10. Mantener y actualizar a
nuevas tecnologías (Física) (0.8
A+)
si
si
11. Contar con un portal Web.
(0.8 A+)
si
si
Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7
Tendencia
Coherencia
Consistencia
No más allá 2010
No contradictoria
12. Contar con un sistema de
control para el protocolo notarial
y un sistema de archivo registral
moderno. (0.6 A+)
si
si
13. Implementar y desarrollar
programas de higiene y
seguridad (0.6 A+)
si
si
14. Adecuada distribución de
círculos notariales y registrales,
que optimicen la prestación del
servicio al usuario (0.7 A+)
si
si
Se cae el concurso de notarios
(1 A-)
x. Es incierto. Depende de
factores externos
X. Está definida por la
normatividad vigente
Construcción de Escenarios. Paso 7
Formato 7
Tendencia
Coherencia
Consistencia
No más allá 2010
No contradictoria
Que se incrementen las zonas de
alto riesgo (0.8 A-)
No depende de la SNR
X. Por la política de
seguridad democrática
Mayor evasión y elusión que
afecte los ingresos del estado
(0.6 A-)
No depende de la SNR
X. Por sistemas de
control fiscal DIAN MUISCA
Construcción de Escenarios.
Paso 8
8. Revisión de Tendencias con Expertos:
Se utilizó el método Delphi, para examinar con expertos
las variables críticas definidas. Se remitió cuestionario a
más de 20 servidores públicos; utilizando como medio la
red, las preguntas enviadas obedeció a criterios técnicos
de la metodología, se recibieron las respuestas que
corroboran las tendencias definidas por el equipo de
direccionamiento ampliado.
La metodología utilizada tomó como base:
Construcción de Escenarios.
Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Técnica Delphi
Consenso de la “opinión”, conceptualización de expertos.
Descripción: Es una técnica interactiva para arribar a un
consenso en un grupo de expertos. Es una manera simple de
llegar al consenso grupal.
Discusión: Los expertos reciben el tema sobre las tendencias.
No discuten entre sí, envían sus respuestas al facilitador (al
equipo). Todos los comentarios se anotan y se distribuyen al
grupo de expertos. El proceso continua hasta que se logra el
consenso. Es muy útil para eliminar conflictos de personalidad
en áreas de responsabilidad.
Diligenciar Formato 8 y 9
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Técnica Delphi. Proceso:
1. Definir la tarea: Definir los objetivos, preparar los cuestionarios, clasificar
los resultados que esperamos sobre el análisis de las tendencias. EJ:
Analizar la importancia estratégica de la tendencia relacionada con la inversión.
Definir cuestionario, máximo tres preguntas. Ej.: ¿Considera que la
Superintendencia de Notariado y Registro debe hacer alta inversión en tecnología
para el 2007 - 2011?
2. Establecer criterio de selección: Establecer un criterio para seleccionar
las múltiples alternativas. Ej.: La inversión menos costosa NO es siempre la
mejor alternativa.
3. Identifique a los expertos: Por áreas, por profesión, por liderazgo, por
antigüedad, etc. Ej.: Registradores, Notarios, Abogados y funcionarios en
general, etc.
4. Primera ronda de sugerencias: Consolidar las sugerencias, se prefiere
que haya anonimato. Se debe repetir hasta el consenso.
Diligenciar Formato 8 y 9
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Formato 8
La Superintendencia de Notariado y Registro, esta elaborando su Plan Estratégico
Institucional para el período 2007-2011. Actualmente, estamos analizando las
variables y tendencias externas que tienen un alto impacto Positivo o Negativo para el
logro de nuestros propósitos estratégicos para el 2011. Dado su conocimiento técnico,
estamos interesados en conocer sus conceptos sobre las siguientes tendencias:
Tendencia
1.Modificación y
actualización de todas las
normas para mejorar el
servicio.
Normatividad
2. Se realiza el concurso
de notarios
Normatividad
3. Cumplimiento de la ley
sin traumatismos
Normatividad
4. Que haya incremento
financiero y salarial
permanente
Financiera
Preguntas Criterio
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Respuesta
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Formato 8
Tendencia
Preguntas
Criterio
5. Modificar e incrementar las
tarifas de los servicios actuales
y crear nuevos servicios.
Tarifas y legal
6. Crecimiento sostenido del
sector inmobiliario
Económico y financiero
7. Cumplimiento de las
funciones misionales a zonas
de alto riesgo como
consecuencia del mejoramiento
del orden público.
Orientación, supervisión,
vigilancia y control
8. Mejoramiento de los
servicios públicos que se
prestan.
Mejoramiento del
Servicio al ciudadano,
mejoramiento de procesos
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Respuesta
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Formato 8. Continuación
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Tendencia
9. Tener un sistema de
información integral para
todos los servicios.
Adquisición de
tecnología
10. Mantener y
actualizar a nuevas
tecnologías
Inversión
11. Contar con un portal
Web.
Adquisición de
tecnología
12. Contar con un
sistema de control para
el protocolo notarial y un
sistema de archivo
registral moderno.
Adquisición de
tecnología
Preguntas
Criterio
Respuesta
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Formato 8. Continuación
Ver documento en Word
Tendencia
13. Implementar y
desarrollar programas
de higiene y seguridad
Mejoramiento de
procesos
14. Adecuada
distribución de círculos
notariales y registrales,
que optimicen la
prestación del servicio
al usuario.
Cobertura, legal y
procesos
Preguntas
Criterio
Respuesta
Construcción de Escenarios. Paso 8
Revisión de tendencias con expertos
Formato 9
Conclusiones
Tendencia
Preguntas
Criterio
Conclusión
Los expertos validaron
las tendencias
Los expertos validaron
las tendencias
Los expertos validaron
las tendencias
Los expertos validaron
las tendencias
Construcción de Escenarios. Paso 9. Formato 10
9. Redacción del Escenario:
Partiendo de las tendencias calificadas y seleccionadas con un
puntaje mayor de 0.60 y con alto impacto positivo o negativo, con
cada una de ellas se procedió a redactar los escenarios futuros. Y se
complementó o mejor se validó con las respuestas de los expertos.
Los escenarios futuros se redactan en tiempo pasado
para generar mayor impacto y compromiso con la
construcción del futuro deseado. Y para medirlos como
hechos cumplidos.
Finalmente, el escenario redactado por el equipo se revisa y se
constituye en insumo para la siguiente etapa.
Diligenciar Formato 10
Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10.
Redacción de los escenarios futuros:
En el período 2007-2011:
1. La Superintendencia de Notariado y Registro actualizó la normatividad, lo que
contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano.
2. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó los concursos de la carrera
notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
3. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su gestión administrativa
dando cumplimiento a la normatividad vigente, sin traumatismos y en acato a las
normas legales.
4. La Superintendencia de Notariado y Registro incrementó sustancialmente los
ingresos financieros y los salarios de los trabajadores.
5. La Superintendencia de Notariado y Registro modificó e incrementó las tarifas de
los servicios prestados y se crearon nuevos servicios.
6. Se presentó en Colombia un crecimiento en las transacciones del sector
inmobiliario, lo que generó un incremento en los ingresos de la Superintendencia
de Notariado y Registro
Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10.
Redacción de los escenarios futuros:
En el período 2007-2011:
7. La Superintendencia de Notariado y Registro cumplió con los objetivos de
orientar, inspeccionar, vigilar y controlar los servicios registrales y notariales,
inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del
orden público nacional.
8. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló acciones para generar
un mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano.
9. La Superintendencia de Notariado y Registro realizó las inversiones y las
actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, generando un
sistema de información integral que brinda mayor accesibilidad de los ciudadano
a los servicios registral y notarial.
10. La Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló su propio portal Web,
que brinda una mayor accesibilidad a la información.
11. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó un sistema de control
para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.
Construcción de Escenarios. Paso 9
Formato 10.
Redacción de los escenarios futuros:
En el período 2007-2011:
12. La Superintendencia de Notariado y Registro elaboró y desarrolló los programas
de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley,
mitigando el riesgo a que están sometidos los servidores públicos y ciudadanos.
13. La Superintendencia de Notariado y Registro redistribuyó geográficamente los
círculos regístrales y notariales e incrementó la cobertura nacional en la prestación
del servicio publico registral y notarial.
14. La Superintendencia de Notariado y Registro estandarizó y documentó sus
procesos (procedimientos), generando optimización de recursos, racionalización de
trámites y en general, una mejora continua en la prestación del servicio al
ciudadano.
15. La Superintendencia de Notariado y Registro incorporó las tecnologías
requeridas para ofrecer al ciudadano acceso oportuno a los servicios públicos
registral y notarial, garantizando calidad, seguridad y fe pública en el manejo de la
información para satisfacción del ciudadano-usuario del servicio.
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El futuro - Superintendencia de Notariado y Registro