Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia
SUPERENTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO
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Competencias de la Superintendencia Delegada para el Notariado.
En los términos del artículo 24 del Decreto 412 de 2007, la Superintendencia Delegada para el Notariado ejerce entre otras
funciones de:
 Vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios y asesoría al Superintendente en la definición de
políticas de prevención de las conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias.
 Conocimiento y fallo, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, de los procesos disciplinarios que se
adelanten en contra de los notarios.
Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad
notarial.
Adelantar acciones de vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios, así como de la aplicación
correcta de las tarifas autorizadas para la prestación del mismo.
SE DESARROLLAN A TRAVÉS DEL MACRO PROCESO OIVC Orientación, Vigilancia, Inspección y Control de la
Gestión Notarial.
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SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CALIDAD
 Actualizados, Caracterizados, Aprobados, en Ejecución y con Certificado de Calidad ISSO 9001: el Macro Proceso y los procesos de Administración,
Vigilancia, Inspección y Control.
 Actualizados, caracterizados, aprobados y en ejecución las políticas de operación del Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia,
Inspección y Control.
 Aprobados y en ejecución 11 procedimientos en el Proceso de Administración Notarial y los Procedimientos:
Análisis Extra situ proceso de vigilancia de la gestión notarial
Inducción para notarios y cónsules proceso de vigilancia notarial
Procedimiento de Visita Especial de Entrega y recibo de los archivos proceso inspección de la gestión notarial
Procedimiento Visita Especial de Práctica de Pruebas proceso de inspección de la gestión notarial
Procedimiento de Visita In - Situ proceso de inspección de la gestión notarial
Guías de visita de inspección a las notarías del país
Bitácora de visita que contiene informe de visita y registro de seguimiento de resultados.
Procedimiento Verbal proceso de control de la gestión notarial
Procedimiento Ordinario proceso de control de la gestión notarial
Diseños aprobados, codificados y en ejecución de formatos utilizados en cada uno de los procesos y procedimientos.
 Diseño, aprobación y aplicación de indicadores de gestión.
Diseño, aprobación y seguimiento del mapa de riesgos.
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INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN
4 . Derechos de petición
La gráfica siguiente registra los derechos de petición recibidos y concluidos y derechos
de petición que recibieron respuesta oportuna al disciplinado y dieron origen a
actuación disciplinaria y por ende a apertura de expediente y proceso.
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DERECHOS DE PETICIONES
AÑO 2009-2010
85
2009
2010
187
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DERECHOS DE PETICION AÑO 2009
FINALIZADOS; 38
FINALIZADOS
EXPEDIENTE; 47
EXPEDIENTE
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DERECHOS DE PETICION AÑO 2010
FINALIZADOS; 81
FINALIZADOS
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE; 106
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INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN
5 . Visitas
La Superintendencia Delegada para el Notariado realiza visitas Generales y Especiales, para ello
diseñó una herramienta técnica de planeación y programación de visitas que inició su ejecución en
el mes de agosto de 2009. El Plan Operativo de Visitas permitió determinar si se practicó visita
especial o general, apoyó una mayor cobertura y permitió identificar notarías de riesgo alto.
Las graficas siguientes registran:
Visitas practicadas años 2008, 2009, 2010
Resultado Plan Operativo de Visitas 2009
Resultado de Visitas 2010.
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VISITAS PLAN OPERATIVO AÑO 2009
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
47
196
36
VISITA DE NOTARIAS
VISITA DE NOTARIAS
VISITA DE NOTARIAS
2009
2009
2009
AUTO DE ARCHIVO
AUTO DE INVESTIGACION
PLAN DE MEJORAMIENTO
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VISITAS AÑO 2009
500
474
400
300
159
200
100
0
POR COMISION
PLAN OPERATIVO DE
VISITAS
VISITAS AÑO 2009
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Tareas cumplidas:
 Logro de la certificación de Calidad en Gestión Pública norma NTCGP1000: 2009. ISSO 9001:2008
para el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y control de la Gestión
de calidad.
 Inventario documental desde el año 1999 al 2010. Levantamiento de formularios FUI. Constitución de
base de datos documental. Remisión a Archivo General de Archivos correspondientes a años 1999 a
2008, administrativos, quejas, expedientes disciplinarios y visitas.
 Documentación correspondiente a años 2009 y 2010 se están manejando con tablas de retención
documental, con sus correspondientes formularios FUI.
 Digitalización de 1500 expedientes de años 2005 a 2010.
 994 procesos en trámite cargados en el aplicativo SID.
 Base de datos de seguimiento de actuaciones en procesos disciplinarios y de visitas generales y
especiales.
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Temas pendientes:
Reestructuración de la planta de personal de la Superintendencia para lograr la profesionalización del
personal y el apoyo humano suficiente para el cumplimiento de la gran cantidad de tareas que le
competen a la dependencia.
Implementación de un plan de fiscalización del recaudo del aporte especial para la administración de
justicia en coordinación con el Consejo Superior de la Judicatura – Dirección Ejecutiva de Administración
Judicial.
Culminación de la Sala de Audiencias para dar adecuada aplicación al Procedimiento Verbal en el
Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial.
Culminación de la fase de pruebas en la implementación del Sistema Integrado de Información Notarial
SIIN , aplicación en notarías piloto y ejecución del programa de capacitación a los notarios del país en el
SIIN.
Culminar el Plan Operativo de Visitas 2010 que está en ejecución y la presentación de bitácoras de
visita.
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Comités de los que hace parte la Delegada para el Notariado
Comité de Conciliación a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.
Comité Asesor a cargo de la Oficina Jurídica
Comité de Capacitación a cargo de la Oficina de la Oficina de Investigaciones y Capacitación.
Comité de Estadísticas Vitales a cargo del Ministerio de Protección Social y del Departamento Administrativo Nacional de
Estadística.
Comité Técnico Interinstitucional de Protección de tierras y patrimonio de la población desplazada o en inminencia de
desplazamiento.
Comité Operativo para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo.
comité Asesor Fondo Cuenta
Comité de Tierras
Comité de Directivo Coordinadores
 Comité Consejo Asesor Carrera Notarial
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PROCESOS SUPERINTENDENCIA DELEGADA NOTARIADO
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PROCESOS FINALIZADOS
500
AÑO 2005
459
400
AÑO 2006
AÑO 2007
300
151
200
53
AÑO 2008
AÑO 2009
51
32
100
10
168
0
1
AÑO 2010
AÑO 2011
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ESTADOS PROCESOS EN TRAMITE
700
600
AÑO 2005
677
AÑO 2006
500
AÑO 2007
400
AÑO 2008
300
200
60
0
112
114
117
AÑO 2009
AÑO 2010
0
AÑO 2011
100
0
1
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