DEFINICIÓN DE LA CADENA DE
VALOR
ETAPA DOS
Marzo 14 de 2007
La cadena de valor
El VALOR:
“Rédito, fruto o utilidad. Grado de utilidad o aptitud de las cosas, por
satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”
El los 80 y 90: Gerencia de la calidad, Gerencia del servicio y
Gerencia del talento humano. Siglo XXI: Gerencia del valor
Concepto clave:
Gerencia del valor: Serie de procesos, actividades de valor
agregado, toma de decisiones, asignación de recursos (factores de
producción) y alineación con el Direccionamiento Estratégico, que
el talento humano, de desempeño superior, hace permanentemente
para aumentar el valor de la empresa, medido en términos de
maximización del patrimonio de los propietarios. ALHIGO
Definición de la Cadena de Valor
Una visión financiera del valor.
“El propósito de la Gerencia del valor es facilitar la traducción de la
Visión de la empresa en valor agregado para los propietarios.
Una empresa posee ventaja competitiva cuando como consecuencias
de sus fortalezas es más rentable que sus competidoras” Oscar León
García
Ventaja competitiva es:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Que los servicios son reconocidos como los de mejor calidad.
Que se posee la mayor participación en el mercado.
Que se posee la tecnología más avanzada que la competencia.
Se tiene el reconocimiento como la empresa de mejor servicio al cliente.
Que se tiene el gran sentido de pertenencia de los trabajadores como
consecuencia del excelente clima organizacional.
Que se hace las cosas mejor que la competencia.
Se hacen cosas útiles y difíciles de imitar.
Que se gana más dinero que la competencia.
Definición de la Cadena de Valor
Qué es la Cadena de Valor?: valor de uso y valor de cambio.
El valor agregado es la suma de los beneficios percibidos (la felicidad) por el cliente al recibir la
transferencia de un producto o servicio, menos los costos que asume a cambio (costo de
oportunidad). EVA (valor económico agregado). MVA (Valor agregado de mercado). Valor de uso
y valor de cambio (Marx)
Cadena de Valor: Conjunto eslabonado y desagregado de actividades de valor de una
organización.
La Cadena de Valor de una organización está conformada por todas las actividades
generadoras de valor agregado y por los márgenes generados por el sistema de producción. Se
Identifican las actividades que agregan valor y las que no agregan valor (efecto dominó)
PROCESOS
PE: Insumos
T: Transformación
SC: Resultados
Producto
o
Servicio
Para el
Cliente:
entrega Valor
Para la
Organización:
entrega Margen
Definición de la Cadena de Valor
Componentes de la Cadena de Valor:
1.
Actividades Primarias: Desarrollo del producto o servicio. Con su producción,
logística y comercialización.
2.
Actividades de Soporte: Dan soporte a las Actividades Primarias tales como:
Administración de Recursos Humanos, Tecnología de la Información, Finanzas.
3.
Margen: es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la
empresa para desempeñar su actividad. “No hay misión sin margen”. El objeto o la
“meta es ganar dinero”.
Actividades
de Soporte
Margen
Actividades
Primarias
Definición de la Cadena de Valor
¿Para qué sirve Definir y Analizar la Cadena de Valor?
El análisis de la Cadena de Valor es una herramienta Gerencial y estratégica
que permite identificar fuentes de ventaja competitiva
y actividades
generadoras de valor. Flujos esenciales de valor agregado.
Definir la Cadena de Valor permitirá:
•
Identificar Actividades Primarias: Procesos Fundamentales (Core del negocio)
•
Identificar Actividades de Soporte: Procesos Habilitadores.
Analizar la Cadena de Valor permitirá:
•
Identificar los procesos, subprocesos y procedimientos que hacen parte de
cada uno de los Procesos de la Cadena de Valor Real y de sus Procesos de
Soporte.
LA CADENA DE VALOR Y LA VENTAJA COMPETITIVA
“La cadena de valor disgrega a la empresa en sus
actividades estratégicas relevantes para comprender el
comportamiento de los costos y las fuentes de
diferenciación existentes y potenciales”.
“La ventaja competitiva no puede ser comprendida viendo
a la empresa como un todo”.
“La empresa es un conjunto de actividades: diseñar,
producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus
productos. Es un sistema de actividades interdependientes”
“Proviene de eslabones entre actividades”.
Eslabones: relaciones entre el desempeño de una actividad
y el costo o desempeño de otra. ¿Qué después de qué?
M. PORTER
LA CADENA DE VALOR GENÉRICA
ACTIVIDADES DE APOYO
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO TECNOLÓGICO
ABASTECIMIENTOS
Margen
LOGISTICA OPERACIONES LOGISTICA MERCADOTECNIA
Y VENTAS
EXTERNA
INTERNA
ACTIVIDADES PRIMARIAS
SERVICIO
Porter
LA CADENA DE VALOR GENÉRICA
ACTIVIDADES DE APOYO. Procesos Habilitadores
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: admón. , planeación, finanzas, asuntos
legales, contabilidad. Gestión de la calidad
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Contratación, entrenamiento,
desarrollo y compensación
DESARROLLO TECNOLÓGICO: Tecnología dentro del equipo de procesos, conocimiento
(Know how), procedimientos.
ABASTECIMIENTOS: Función de Compras.
Margen
LOGISTICA
INTERNA:
Recibo,
almacenamiento y
diseminación de
insumos.
Control de
inventarios
OPERACIONES:
Transformación de
Insumos, maquinado,
Empaque, ensamble,
Mantenimiento de
Equipos, pruebas,,,,
LOGISTICA
EXTERNA:
SERVICIO:
Instalación,
Recopilación,
Publicidad, promoción, reparación,
almacenamiento fuerza de ventas,
Entrenamiento,
y distribución
cuotas selección del
Repuestos y
del producto a
canal, relaciones del
Ajuste del
los compradores canal y precio
producto
MERCADOTECNIA
Y VENTAS:
ACTIVIDADES PRIMARIAS. Procesos Fundamentales. Core del negocio
Subdivisión de la cadena de valor
Michael Porter
CADENA DE VALOR EN LOS
MACROPROCESOS
PROCESOS BÁSICOS- PRIMARIOS
C
L
I
E
N
T
E
VALOR AGREGADO.
VALOR AGREGADO.
VALOR AGREGADO.
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
V.A+c
+
V.A+c
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Y
FINANCIERA
PROCESO APOYO- HABILITADORES
+
V.A+c
=
EL MACROPROCESO
Y LA CADENA DE VALOR
C,C1
PE
C,C2
C,C3
P1
P2
P3
VA1
VA2
VA3
C,C4
P4
VA4
SC
LA CADENA DE VALOR
EL SISTEMA DE PROCESOS QUE NO AGREGA
VALOR O QUE SUS PRODUCTOS O SERVICIOS,
NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL
CLIENTE
CONSTITUYE
LA
ORGANIZACIÓN
IMPRODUCTIVA Y SU FUTURO ES:
SALIR DEL MERCADO
Definición de la Cadena de Valor
La situación de competencia de una empresa en su negocio o
Sector industrial, depende de cinco fuerzas:
Competidores
potenciales
Amenaza de nuevos ingresos
Poder de negociación de
los proveedores
Competidores en
el Sector
Proveedores
Compradores
Rivalidad entre los
competidores
existentes
Poder de negociación de
los clientes
Amenaza de productos o
servicios sustitutos
Sustitutos
Porter
Definición de la Cadena de Valor
Metodología
CONSTRUIR LA CADENA DE VALOR
Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO
Definición de la Cadena de Valor
Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su
negocio:
A partir de la competencia interna, de los
proveedores,
los
compradores
(clientes),
competidores potenciales y sustitutos, identificar la
posición competitiva de la Superintendencia de
Notariado y Registro. Identificar el comportamiento
de las cinco fuerzas
Diligenciar el Formato 1
Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en
su negocio. Formato 1
Competidores potenciales:
Condición monopolística.
IGAC
Proveedores:
SICE.
Banco de
proveedores
de la
Institución
Competidores existentes:
Monopolio rentístico del
estado.
Otros registros mineros,
naval, automotriz, aéreo,
etc.
Sustitutos:
Monopolio del Estado
Interrelación registro – catastro con el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi.
Clientes:
Ciudadanos,
Estado,
Sistema financiero,
Empresas
inmobiliarias o de
construcción,
compra y venta de
propiedad raíz
Definición de la Cadena de Valor
Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los
Habilitadores para la definición de la cadena de valor . Formato 2
Se Identifican los procesos fundamentales: Que son aquellos que le
responden directamente al cliente externo. Son los que están relacionados
directamente con el negocio. Responden a los requerimientos del cliente para
satisfacer sus necesidades. Recordar el concepto de eslabones.
Se identifican los procesos Habilitadores o de Apoyo: Habilitan o apoyan la
gestión de los procesos fundamentales del negocio.
Los eslabones (anterior y posterior) o articulaciones ordenadas de
los procesos definen la cadena de valor.
Diligenciar el Formato 2
TIPOS DE PROCESOS (MACROPROCESOS)
Operativos- Básicos- Fundamentales.
Core del negocio
Responden directamente ante el cliente
Procesos: Urgencias, Consulta externa, Hospitalización, ayudas
diagnósticas
C
L
I
E
N
T
E
Control
Apoyo-Habilitador
Proveen de recursos, habilitan o
apoyan la gestión de los procesos
Operativos, Básicos o
Fundamentales
Procesos: Financiero, Logístico,
Gestión Humana, abastecimiento
Verifican y evalúan la
gestión de los
procesos en la
organización.
Proceso: Control
Interno.
Control de la calidad.
Contraloría
Definición de la Cadena de Valor
Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición
de la cadena de valor. FORMATO 2
Direccionamiento Estratégico
Control interno
PROCESOS ESTRATEGIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN
C
L
I
E
N
T
E
Gestión
Servicio
Registral
Orientación,
Inspección
Vigilancia y
Control del
Servicio Notarial
Atención al
ciudadano
C
L
I
E
N
T
E
Gestión tecnológica
Gestión Logística
Gestión Financiera
Gestión Humana
Gestión de comunicaciones
Gestión Jurídica
PROCESOS HABILITADORES
Cliente Interno
Cliente interno
PROCESOS FUNDAMENTALES O CORE DEL NEGOCIO
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Teniendo en cuenta LOS PROCESOS definidos en la
cadena de valor, se identifican los subprocesos (actividades
esenciales de valor) y sus productos o servicios. Los productos y
servicios se articulan con el decreto 412 de 2007 (última reforma
administrativa de la SNR)
Ejemplo:
Proceso: Gestión Administrativa y Financiera
Subproceso: Administración de personal
Producto o servicio: Liquidación de nómina
Es un producto final que sirve de insumo y análisis en la alineación estratégica
del rediseño y/o diseño de procesos. En esa fase de la mejora continua y
estratégica, será ajustado con más detalle y análisis
Diligenciar el Formato 3A
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Gestión
Servicio
Registral
Producto/servicio
Registro de la propiedad inmobiliaria. Certificado de Tradición y libertad.
Información al ciudadano sobre el registro de la propiedad inmueble.
Acto administrativo sobre recursos de reposición y apelación. Informe
control del registro de la propiedad inmobiliaria de la población
desplazada (ley de justicia y paz y Estatuto de desarrollo rural). Informes
de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual
de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
PROCESO:
Gestión
Subproceso: Producto/servicio
Registral
Guardar, conservar y custodiar la información registral: Físico y
Gestión
Documental magnético. Expedir copias de documentos. Informes de auto evaluación
y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
Registral
desarrollo administrativo y de mejoramiento).
Subproceso:
Gestión
Orientación,
Inspección,
vigilancia y
control
registral
Producto/servicio
Plan de visitas. Informes de visitas y toma de decisiones.
Resolución a los recursos de apelación o quejas (revocatoria directa).
Estadísticas registrales. Orientación al ciudadano y a oficinas de registro
de instrumentos públicos. Llevar el registro de los predios y territorios
abandonados a causa de la violencia (ley 387 de 1997 y ley 1152 de 2007Estatuto de desarrollo rural-). Informes de auto evaluación y control de la
gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento).
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Orientación,
Inspección
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial
Subproceso:
Administración
notarial
Producto/servicio
Certificaciones, reparto notarial, permiso y licencias, concepto
sobre estudio hojas de vida notario, Actos administrativo de
traslado de protocolos, Administración hojas de vida de
notarios, autorización de ubicación de notarias. Políticas de
capacitación de notarios (Investigación y capacitación:
convenios y acuerdos de cooperación nacional e internacional.).
Estadística notarial. Informes de auto evaluación y control de la
gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Orientación a
Notarios y
Cónsules
Producto/servicio
Instrucciones administrativas, informes de capacitación a
notarios y cónsules. Orientación y directrices para el servicio
notarial. Creación instituto de estudios notariales, con aportes
de investigación en temas relacionados con gestiones notariales
y registrales. Informes de auto evaluación y control de la gestión
y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
visititas
integrales y
especiales.
Producto/servicio
Plan de visitas.
Informes de visitas a notarios. Informes de auto evaluación y
control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Orientación,
Inspección
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial
Subproceso:
Peticiones,
quejas y
reclamos en
la gestión
notarial
Producto/servicio
Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Procesos
disciplinarios
al Notario
(control)
Producto/servicio
Fallos de primera instancia a procesos disciplinarios de
notarios.Actuaciones administrativas. Respuestas al
ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la
gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Servicio
al
Ciudadano
Subproceso:
Gestión cultura de
servicio
Producto/servicio
Estrategias y compromisos de servicio. Plan cultura de servicio.
Índices de satisfacción del ciudadano usuario.
Informes de “voz del cliente”. Mejores prácticas (ciudadano).
Informes encuestas de satisfacción.
Planes de mejoramiento del desarrollo organizacional y del talento
humano.
Informes de satisfacción e impacto del servicio. Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual
de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Orientación al
ciudadano, peticiones,
quejas, reclamos y
felicitaciones
Producto/servicio
Información al ciudadano usuario. Orientación al ciudadano sobre
los servicios prestados.
Informe de seguimiento.
Respuesta al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de
la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión de Mercadeo
Producto/servicio
Plan de mercadeo. Nuevos servicios (investigación mercados).
Indicadores de satisfacción del cliente. Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual
de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestión
tecnológica
Subproceso:
Gestión
soporte
tecnológico
software y
hardware
Producto/servicio
Informes y estadísticas de apoyo tecnológico.
Informe sobre seguridad informática.
Informe de mesa de ayuda.
Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la
gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
mantenimiento
software y
hardware
Producto/servicio
Informes de mantenimiento software y hardware.
Inventario de renovación tecnológica.
Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la
gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)
Subproceso:
Investigación,
capacitación y
adaptación de
tecnologías
(Planificación
de informática)
Producto/servicio
Plan de tecnología (plan maestro informático)
Informe de seguimiento plan maestro informático.
Informes sobre nuevas tecnologías.
Informes sobre desarrollo y creación de tecnología. Estudios de costos en
materia de tecnologías para preparar proyectos de inversión. Informe de
planes de capacitación nuevas tecnologías (informática). Informes de
interventoría. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de
referencia para procesos de adquisición de tecnología (bienes y servicios).
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes
(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestión
Logística
Subproceso:
Gestión Compras
Producto/servicio
Plan de compras. Actas comité de compras. Contratos. Informes sobre
compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de
interventorías de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes
(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión Almacén
e Inventarios
Producto/servicio
Informes actualización, control y codificación de inventarios. Informe de
administración de activos. Informes costos de inventarios y articulación con
contabilidad. Informe de interventorías de contratos. Informe de almacén e
inventarios por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de
la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)
Subproceso:
Desarrollo y
Mantenimiento de
la infraestructura
física
Producto/servicio
Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la
infraestructura física. Informe de reposición de infraestructura. Informe de
interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de
términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes
(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión de
correspondencia
y administración
documental
Producto/servicio
Informes radicación, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo
documental ( administración documental). Informe de interventorías de
contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de
referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes de
auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Presupuesto
Producto/servicio
Proyecto de presupuesto por vigencia. Presupuesto aprobado. Disponibilidad
presupuestal.
Liquidación presupuestal. Informes de ejecución presupuestal de ingresos y
egresos.
Informes a entes de control. Informes a Ministerio de Hacienda y Crédito público.
Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y
control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Contabilidad
y costos
Producto/servicio
Informe de estados financieros.
Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendición de
cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. Informes de
auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Tesoreria y
cartera
Producto/servicio
Boletín de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicación y administración de
recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de
cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administración los recursos
del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de
fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorería
y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes
especiales (por notaría). Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
PROCESO:
Gestión
Financiera
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Selección de
personal
PROCESO:
Subproceso:
Gestión
Administración
Humana
de personal
Subproceso:
Gestión legal del
personal
Producto/servicio
Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y
vinculación en provisionalidad y libre nombramiento y remoción.
Informe sobre listas de elegibles de la comisión Nacional del
Servicio Civil. Vinculación a carrera administrativa (Ley 909 de
2004, Decreto 775 de 2005). Informes de auto evaluación y
control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Plan estratégico de personal. Respuestas escritas y verbales a
solicitudes del personal. Afiliación al SGSS (EPS, Fondos de
pensiones y ARP). Informe de planta de personal. Informe de
liquidación de nómina. Administración de hojas de vida y
certificaciones. Informe de novedades de personal.
Liquidación de personal. Estadísticas planta de personal.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Informes de verificación de cumplimiento de la normatividad
laboral (vinculación, administración de la planta de personal,
derechos laborales y desvinculación). Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual
de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestión
Humana
Subproceso:
Procesos
disciplinarios
internos
Producto/servicio
Informe de procesos disciplinarios.
Fallos y conductas administrativas.
Respuestas a entes de control. Informes de auto evaluación
y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Gestión Salud
Ocupacional
(higiene y
seguridad
industrial)
Panorama de riesgos.
Informes de ejecución del panorama de riesgos. Programas
de mitigación panorama de riesgos (EPS y ARP).
Informe actividades de prevención ( capacitación, brigadas,
programas realizados).
Informe de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.
Actas de inscripción del comité paritario ante el Ministerio
de la Protección social.
Actas de reunión del comité paritario.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestión
Humana
Subproceso:
Gestión del
desempeño
Producto/servicio
Plan gestión del desempeño (planeación, ejecución y evaluación del
desempeño). Informe de concertación de objetivos. Informe de evaluación del
desempeño. Informe de reconocimientos y estímulos por desempeño.
Informe de acuerdos con gerentes públicos. Informes de auto evaluación y
control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión de
competencias
Producto/servicio
Modelo de competencias.
Informes de desarrollo y evaluación de competencias.
Informe de requerimiento de capacitación por competencias. Informes de
auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
capacitación
por
competencias
Producto/servicio
Plan de capacitación por competencias (necesidades según procesos).
Informe de ejecución del plan de capacitación
Informe de desarrollo de competencias según capacitación por servidor
público. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a
planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
bienestar
laboral y
estímulos
Producto/servicio
Plan de bienestar e incentivos. Informe de ejecución del plan
Informe de impacto por bienestar y estímulos. Informe de actividades
recreativas, culturales y deportivas. Informes de auto evaluación y control de
la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo
y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
Gestión
Comunicaciones
Subproceso:
Comunicación
Corporativa
(Externa)
Producto/servicio
Publicaciones corporativas
Plan de medios. Informe de administración del portal
WEB de la Institución.
Informe de comunicados a medios de comunicación.
Creación de un medio de comunicación institucional que
informe periódicamente el sentido de las gestiones
notariales y registrales y que responda a la necesidad de
acercar las instituciones públicas estatales al ciudadano.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Producto/servicio
Subproceso:
Comunicación Plan de comunicación interna (políticas de
comunicación interna)
Interna
Comunicados al personal.
Periódico institucional
Informe de la administración de la Intranet.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y
seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo
administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Representación
judicial de la
entidad
PROCESO:
Gestión
Subproceso:
Jurídica
Proactividad
normativa
Producto/servicio
Informe sobre representación judicial.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento
a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
Producto/servicio
Informe sobre estudios de actualizaciones e interpretación
jurídica.
Informe de investigación y divulgación de normas y
jurisprudencia.
Conceptualización sobre proyectos de ley, decretos, circulares o
instructivos concernientes a la SNR y a los servicios prestados
por notarios y Registradores.
Informe sobre lobby jurídico.
Informe sobre normas actualizadas.
Unificación de criterios jurídicos.
Preparación de instructivos y directrices en materia jurídica y
aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y
registradores.
Compilación de normatividad jurídica.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento
a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO: Subproceso:
Gestión legal
Gestión
(Jurídica)
Jurídica
Producto/servicio
Informes sobre asesoría jurídica al despacho y a las Oficinas de
Registro.
Informe sobre conceptos jurídicos emitidos para usuarios del
servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos
públicos y funcionarios de la Institución. Informes sobre apoyo
jurídico a las áreas.
Informe de actualización jurídica.
Informes sobre respuestas a asuntos legales de la entidad.
Resoluciones de segunda instancia proferidas por el despacho del
(la) Superintendente (Procesos disciplinarios segunda instancia).
Conceptuar sobre estudios relacionados con los servicios de
notariado y registro realizados por la Oficina Asesora de
Planeación. Trámites de consulta y derechos de petición.
Conciliaciones de prejudiciales y judiciales. Responder a derechos
de petición y acciones de cumplimiento.
Efectuar cobros coactivos de los créditos a favor de la entidad e
informar oportunamente sobre el avance de los negocios al
despacho del (la) Superintendente.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento
a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Subproceso:
Gestión
planes,
programas y
proyectos
Producto/servicio
Formulación, inscripción y actualización de proyectos. Informes a
organismos externos (DNP) y de control. Formulación de planes
institucionales (Plan Estratégico institucional, planes anuales de
gestión, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan
de gestión de calidad y MECI, Políticas). Asesorar al despacho en la
formulación de planes y acuerdos de gestión e indicadores. Informes
de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes
(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
seguimiento
a planes,
programas y
proyectos
Producto/servicio
Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de
seguimiento a planes, programas y proyectos (avance físico y
financiero). Informes de verificación ocular. Informes para entes de
control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes
anuales de gestión, desarrollo administrativo, acuerdos de gestión con
gerentes públicos). Informes de auto evaluación y control de la gestión
y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y
de mejoramiento)
Subproceso:
Prospectiva
Producto/servicio
Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios técnicos
sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualización normativa.
Estudios técnicos-económicos- financieros y administrativos
relacionados con el servicio notarial y registral (coordinación con
financiera para la formulación del presupuesto anual de la entidad y el
programa anual de caja). Estudios técnicos de creación, modificación,
fusión, reubicación y supresión de círculos registrales y notariales.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a
planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Subproceso:
Gestión de
la estructura
organizacion
al
Producto/servicio
Metodologías de desarrollo organizacional. Procesos diseñados,
rediseñados, documentados, mejorados y socializados
(modelación de procesos-MECI. Gestión de riesgos) . Estudios de
estructura organizacional y estructura de cargos, roles y
posiciones. Agilización y modernización de trámites (
racionalización de trámites). Orientación a las dependencias.
Asesoría a la SNR y ORIPS en la implementación del sistema de
medición y políticas estratégicas sobre estadísticas. Informes de
auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes
(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Subproceso:
Gestión
integral de la
calidad y
servicio al
ciudadano
Producto/servicio
Informes de capacitación, asesoría y socialización en calidad.
Informes de calidad a entes de control. Plan cultura de servicio.
Informes de “Voz del cliente”. Informe aseguramiento de la
calidad para certificación NTCGP:1000-2004. Plan de articulación
calidad vs. MECI. Identificación de riesgo- acciones preventivas-.
Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento
a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de
mejoramiento)
Gestión
estadística
Estudios estadísticos sobre el negocio y compilación de
información estadística. Respuestas a solicitud de información,
registros, hechos y datos sobre el negocio. Informes estadísticos
del servicio registral y notarial. Informes de auto evaluación y
control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso:
Gestión
evaluación
PROCESO: independiente
CONTROL del Control
interno.
DE LA
GESTIÓN
Producto/servicio
Manual de control interno (elaborado y actualizado). Informe de
evaluación independiente del sistema de control interno (verificación,
evaluación, seguimiento al sistema de control interno -MECI-, de gestión
de calidad, modelos de gestión pública, plan de desarrollo administrativo
y propuesta de cambios pertinentes). Informes de verificación de normas,
procedimientos y controles contables, financieros, administrativos y de
sistemas de información de la SNR y de las ORIPS (verificación de
estados financieros mediante análisis periódicos y selectivos). Informes
para entes de control. Informes para equipo directivo. Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (PEI, anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Seguimiento y
evaluación a la administración del riesgo (mapas de riesgos)
Gestión de
auditorias
integrales
Plan de auditorias en el nivel central y oficinas de registro. Informe de
auditorias (de sistemas, financieras e integrales). Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento).
Gestión
asesoría en
control de la
gestión
Producto/servicio
Informes de asesoría en la implementación del modelo Estándar de
control interno-MECI-. Accesoria al nivel central y oficinas de registro
aspectos relacionados con el control de gestión. Informes de auto
evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de
gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Sensibilización de
la cultura de autocontrol de la gestión. Fomentar la cultura del autocontrol
Definición de la Cadena de Valor
Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus
productos o servicios. Formato 3
Subproceso: Producto/servicio
PROCESO:
CONTROL
INTERNO
DISCIPLINA
RIO
Subproceso: Producto/servicio
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Una vez identificado cada proceso, se le tiene en cuenta las actividades
esenciales y las tres categorías principales de medición de la gestión
del proceso. Primera caracterización esencial para el diseño y/o
mejoramiento y documentación del proceso.
Entradas (PE): Elementos que entran al proceso y se transforman.
Proveedores: Quien suministra los insumos, recursos, etc..
Proceso (T): Transformación de los insumos en productos/Servicios.
Salida o resultado (SC): Resultado del proceso. Momento de verdad
para el cliente. Satisfacción del cliente.
Diligenciar el Formato 4
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
PROVEEDORES
ENTRADAS
PEDIDOS
INFORMACIÓN
MATERIAS PRIMAS
MEDIDAS:
Entrega a tiempo
Volumen de pedido
Tipo de pedido
Defectos de entrada
PROVEEDOR:
Poder de negociación con
El Proveedor.
PE
PROCESO
PROCESO
Actividades de valor agregado
MEDIDAS:
Tiempo de ciclo
Costo unitario
Horas producción
Competencia:
Competidores potenciales
Posibles sustitutos
T
SALIDAS
SERVICIOS
PRODUCTOS
SOPORTE
MEDIDAS:
Entrega a tiempo
Pedido completo
Defectos producto
Costo total
RESULTADOS
PARA EL
CLIENTE
MEDIDAS:
Satisfacción
Repetición
Preguntas
Margen
Beneficios
CLIENTES:
Poder de negociación con el cliente
SC
Diligenciar
Formato 4
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Registral
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Ciudadanos
usuarios del
servicio. Unidad
de Justicia y
Paz de la
fiscalía General
de la Nación.
Población
desplazada.
Documentos de
propiedad
(escrituras)
Sistema de
información.
Informes de
población
desplazada.
Normatividad.
Actos
administrativos.
Solicitudes,
peticiones.
Radicar, calificar y desanotar las diferentes solicitudes
de registro de documentos.
Expedir el certificado de libertad y tradición.
Dar información al ciudadanos sobre el registro de la
propiedad inmueble.
Guardar, conservar y custodiar la información registral:
física y en medio magnético.
Expedir copias de documentos de propiedad inmueble
Proporcionar información a la Fiscalía General de la
Nación en desarrollo de ley de Justicia y Paz.
Registrar las medidas cautelares y/o inscripción
respecto a bienes rurales y urbanos para la reparación
de las victimas.
Estudiar y resolver el recurso de reposición contra las
notas devolutivas (primera instancia).
Atender y resolver las solicitudes sobre inclusión de
predios abandonados por la población desplazada y
registrar las medidas de protección (colectiva o
individual).
Certificado de
tradición y
libertad. El
registro o la
nota
devolutiva de
un
documento.
Resoluciones,
actos
administrativo
s, comisiones
de servicios.
Información
sobre la
propiedad
inmueble.
Respuestas a
los
ciudadanos
usuarios del
servicio.
Ciudadanos
usuarios del
servicio. Unidad
de Justicia y Paz
de la fiscalía
General de la
Nación.
Población
desplazada.
Entidades
públicas.
Servidores de
las SNR.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Registral
Proveedor
Funcionarios
SNR nivel
central. Oficinas
de registro de
instrumentos
públicos.
INCODER.
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Programar, ejecutar y evaluar las visitas generales y
especiales.
Estudiar y resolver el recurso de apelación de las notas
devolutivas proferidas por las ORIPS. (segunda
instancia)
Solicitar, recepcionar y procesar la información
estadística registral.
Recibir y llevar el registro de los predios y territorios
abandonados a causa de la violencia.
Orientación al ciudadano y Oficinas de Registro de
Instrumentos públicos.
Hacer informes de auto evaluación y control de la
Gestión y seguimiento a planes (anual de gestión,
desarrollo administrativo y de mejoramiento.)
Informes de
visitas.
Informes
estadísticos
registrales.
Informes para
la Fiscalía
general de la
Nación.
Clientes
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Clienteciudadano-,
notarias y
notarios,
personas
naturales y
jurídicas,
entidades del
estado.
Juzgados,
DIAN, entes
de control,
Ministerio del
interior y de
justicia y
Presidencia
de la
República,
Gobernacione
s, Municipios
y DAS,
embajadas y
consulados.
Solicitudes
de
notarios,
actos
administrativos,
sentencias, hojas
de
vida
de
notarios,
decretos
y
resoluciones de
nombramientos
de
notarios
(segunda
y
tercera
categoría),
información del
servicio notarial,
escrituras para
reparto notarial,
computadores,
impresoras
y
fotocopiadoras.
Sistema
de
información
integral. Quejas
del
ciudadano.
Políticas
de
pagos subsidios.
Administración notarial: (Estudiar hojas de vida de
notarios. Hacer reparto notarial. Expedir actos
administrativos para el servicio notarial. Certificar
ejercicio cargo de notario. Certificar antecedentes
de notarios. Elaborar estadísticas de la actividad
notarial. Elaborar y actualizar el directorio de
notarios. Archivar y administrar hojas de vida de
notarios. Elaborar instrucciones administrativas
para notarios.
Orientar y definir directrices para el servicio
notarial.
Crear y administrar Instituto de estudios notariales
Programar, planear, ejecutar y evaluar
capacitación de notarios y Cónsules (capacitación
notarial).
Planear, ejecutar y evaluar visitas integrales y
especiales a notarios.
Adelantar los procesos disciplinarios a los
notarios.
Resolver las peticiones, quejas y reclamos en la
gestión notarial.
Orientación al ciudadano en la gestión notarial.
Elaborar informes de auto-evaluación y control de
la gestión notarial.
Resoluciones,
decretos, oficios y
certificaciones.
Actas de reparto.
Directorio de
notarios. Informe de
estadísticas
notariales.
Certificados ejercicio
cargo de notario.
Plan de visitas e
informe de visitas a
notarios. Fallos en
primera instancia a
procesos
disciplinarios de
notarios.
Respuestas al
ciudadano. Informes
de auto evaluación y
control de la gestión
Notarios,
Registradores
de instrumentos
públicos
Clienteciudadano-,
personas
naturales y
jurídicas,
entidades del
estado. Entes de
control.
Ministerio del
interior y de
Justicia y
Presidencia de
la República.
Embajadas y
consulados.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Servicio al Ciudadano
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Ciudadanos
usuarios del
servicio
registral y
notarial.
Notarias. Los
procesos de la
SNR. Las
oficinas de
registro.
Personas
naturales y
jurídicas de
derecho
privado o
público.
Información
registral y
notarial.
Normatividad.
Solicitudes,
llamadas
telefónicas.
Peticiones,
quejas y
reclamos.
Felicitaciones.
Políticas.
Encuestas.
Indicadores.
Solicitudes.
Informes
Orientación al ciudadano sobre los
servicios prestados (registral y notarialdisponibilidad permanente).
Respuestas a peticiones, quejas,
reclamos y felicitaciones.
Elaboración y aplicación de herramientas
para medir satisfacción del servicio (Nivel
central y ORIPS).
Evaluación de políticas, estrategias y
compromisos de servicio.
Elaboración y ejecución del plan cultura
de servicio.
Formulación, ejecución y evaluación del
plan de mercadeo.
Investigación de mercado para la
prestación de nuevos servicios.
Definir y evaluar alianzas estratégicas con
otras instituciones para la prestación del
servicio (Ventanilla única, interrelación
Registro-catastro)
Informes.
Respuestas a
peticiones,
quejas y
reclamos.
Orientación al
ciudadano.
Plan cultura
de servicio.
Índices de
satisfacción
del ciudadano
Informes de
encuestas y
satisfacción
del ciudadano
Plan de
mercadeo.
Indicadores
de
satisfacción
Ciudadanos
usuarios del
servicio
registral y
notarial.
Notarias. Los
procesos de la
SNR. Las
oficinas de
registro.
Entidades del
Estado.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Tecnológica
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Entidades del
Estado.
Personas
naturales o
jurídicas
especializadas
en tecnología
(casas
fabricantes).
Políticas de
gobierno.
Nuevas
tecnologías.
Sistemas de
información.
Hardware.
Redes
Prestar soporte tecnológico (software y hardware) a los
procesos de la SNR, nivel central , ORIPS notarias
subsidiadas: Mesa de ayuda.
Gestionar la seguridad informática: Definir políticas y
acciones para asegurar los hardware, software y datos.
Administración y compra de equipos de tecnología.
Investigación de nuevas tecnologías y su aplicación en
la SNR.
Gestionar el mantenimiento tecnológico (software y
hardware) a los equipos de la SNR, ORIPS notarias
subsidiadas.
Hacer inventario de renovación tecnológica.
Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a plan de
tecnología (plan maestro informático). Estudios de
costos de nuevas tecnologías.
Capacitación en aplicación de nuevas tecnologías.
Administración, mejoramiento y desarrollo de nuevas
tecnologías.
Administración y manejo de las bases de datos
informáticas de la entidad.
Administrar el portal WEB de la institución.
Administración de las interfases de intercambios de
información (otros sistemas integrados al Institucional).
Informe de auto evaluación y control de la gestión
Informes y
estadísticas de
soporte
tecnológico y
mesa de
ayuda.
Informes de
mantenimiento
y seguridad
informática.
Plan de
tecnología.
Informe.
Informe sobre
nuevas
tecnologías.
Portal WEB.
Informes de
capacitación
informática.
Registro de
sistemas de
información
integrado.
Inventarios de
tecnología.
Oficinas de
registro.
Notarias,
servidores
públicos,
Dependencias
de la SNR.
Entidades del
Estado
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Logística
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Procesos de la
SNR, ORIPS.
Archivo general
de la nación.
SICE, Personas
naturales y
jurídicas
públicas o
privadas.
Normatividad.
Insumos ( bienes
devolutivos o de
consumo).
Activos fijos.
Tecnología.
Contratos.
Correspondencia
. Hallazgos de la
contraloría.
Elaboración y ejecución plan de compras y
contratación (nivel central y ORIPS) ( preparación
de términos de referencia, estudios de conveniencia
Hacer seguimiento al plan de compras y
contratación e informes de interventoría y
supervisión.
Administrar inventarios ( control, codificación, bajas
y seguimiento). Administración de activos y
devolutivos- Nivel central y ORIPS.
Administración de proyectos de infraestructura física
Plan de mantenimiento y reposición de
infraestructura.
Informe de interventoría de contrato.
Administración de almacén: recepción, ingreso y
despacho de elementos al nivel central, ORIPS Y
NOTARIAS
Administración de la correspondencia: Recepción,
radicación y envió.
Elaboración y ejecución del programa de gestión
documental: tablas de retención, valoración y
transferencias.
Administración documental: gestión archivística.
Informes de auto evaluación y control de la gestión.
Contratos
Plan de compras.
Informes
Documentos
para archivo.
Plan de
mantenimiento y
reposición.
Archivos (físico o
magnético)
Correspondencia
Registradores,
notarios.
Entidades
públicas o
privadas de
naturaleza
pública o
privada.
Procesos de la
entidad (áreas
de
responsabilidad)
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Financiera
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
ORIPS, Notarios,
Ministerio de
hacienda.
Personas
naturales y
jurídicas de
naturaleza
pública o
privada.
Procesos
internos de la
SNR.
Presupuesto
aprobado por el
Ministerio de
Hacienda.
Normatividad.
Actividades
económicas:
contratos,
ordenes de pago,
cuentas de
cobro. Servicios
prestados.
Dinero, Facturas
por servicios
públicos. Listado
de pensionados.
Listado de
notarios
subsidiados.
Liquidación de
nómina de la
SNR.
Consignaciones.
Tecnología (SIIF)
Formulación, presentación, aprobación, ejecución y
liquidación final del presupuesto de la SNR: Informes
de ejecución presupuestal: ingresos y egresos,
disponibilidades, registros, reservas y vigencias
futuras).
Distribución, seguimiento y control del presupuesto
por ORIPS y nivel central.
Registro y elaboración de estados Financieros:
Registro de hechos económicos, presentación y
aprobación de estados financieros)
Direccionamiento de los costos por centros de costo.
Recaudo de los ingresos de la entidad por concepto
de venta de servicios: ORIPS, Fondo de notarios.
Plan de pagos y pago de los compromisos
económicos de la entidad ( a terceros, transferencias
y subsidios notariales). Boletín de caja diario.
Gestión de cartera: Vivienda, pensiones, notarios.
Seguimiento a la gestión cartera: plan de cobros de
recursos de cartera.
Reportes al fondo de pensiones para pagos
Informes de a entes de control: presupuestal,
contable y de tesorería.
Informes de auto evaluación y control de la gestión.
Ejecución
presupuestal.
Informes .
Compromisos
presupuestales:
CDT y CRP.
Cheques,
Pagos. Estados
financieros
Informes de
costos por
actividades (
direccionados
por centros de
costo). Ordenes
de cobro de
cartera. Plan de
cobros.
Reportes SIIF.
ORIPS,
Notarios,
Ministerio de
hacienda.
Personas
naturales y
jurídicas de
naturaleza
pública o
privada.
Procesos
internos de la
SNR.
Pensionados,
fondos de
pensiones.
EPS, ARP.
Ministerio del
Interior y de
Justicia.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Humana
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
ORIPS,
Ministerio de
hacienda
(presupuesto)
Personas
naturales y
jurídicas de
naturaleza
pública o
privada.
Procesos
internos de la
SNR y los
servidores
públicos.
Sistema de
información del
gobierno:
PERNO Y SUIP.
Instituciones
educativas.
Fondos de
pensiones, EPS,
ARP
Hojas de vida.
Administración de personal: Vinculación del
trabajador, inducción, vinculación al sistema general
de seguridad social, desvinculación del personal.
Elaboración y ejecución del Plan estratégico de
personal: planeación del talento humano.
Administración de hojas de vida y certificaciones.
Liquidación de la nómina: Registro de novedades y
liquidación nómina.
Gestión legal del personal: Aplicación de las normas
legales al manejo de personal: Relaciones
sindicales, cumplimiento de requisitos, horarios,
Afiliación al sistema general de seguridad social.
Gestión procesos disciplinarios internos.
Gestión salud ocupacional: COPASO, panorama de
riesgos, relaciones con EPS y ARP. Programas de
salud ocupacional.
Gestión del desempeño: Planeación, gestión del
desempeño y evaluación.
Gestión por competencias: Desarrollo de
competencia para la productividad. Plan de
desarrollo de competencias.
Informes de
evaluación.
Planes
Liquidación
de nómina.
Afiliaciones al
sistema de
seguridad
social.
Solicitudes e
informes de
evaluación y
capacitación.
Fallos de
procesos
disciplinarios.
Certificacione
s.
ORIPS, Ministerio
de hacienda
(presupuesto)
Personas
naturales y
jurídicas de
naturaleza pública
o privada.
Procesos internos
de la SNR y los
servidores
públicos.
Fondos de
pensiones, EPS,
ARP
Solicitudes.
Evaluaciones.
Programas de
personal: EPS,
ARP.
Presupuesto
gastos
asociados a
nómina y
personal.
Novedades.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Humana
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Capacitación por competencias: Plan de
capacitación, ejecución y seguimiento.
Gestión de bienestar y estímulos: Plan de
bienestar y estímulos: desarrollo de
actividades: deportivas, culturales y
recreativas. Estrategias de estímulos y
definición de recursos y programas.
Informes de auto evaluación y control de la
gestión
Salida
Productos
Clientes
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Comunicaciones
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Gestión Jurídica
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Control interno disciplinario
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Formato 4
Nombre del proceso: Direccionamiento estratégico
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Todos los
procesos.
Servidores
públicos de la
SNR
Ciudadanosclientes externos.
Departamentos
Municipios
Oficinas de
Registro
Ministerio del
interior y de
Justicia.
Ministerio de
Hacienda.
Notarios.
Solicitudes
Informes
Planes.
Información de
requerimiento
de proyectos.
•Formulación y seguimiento de planes,
programas, políticas y proyectos.
•Diseño, rediseño y mejoramiento continuo
de procesos.
•Gestión de la calidad y cultura del
servicio. Certificación NTCGP1000:2000
•Liderar en la SNR, el montaje,
socialización y desarrollo del Modelo
estándar de control interno de las
entidades del Estado-MECI•Estudios técnicos de creación, supresión
y reubicación de círculos notariales y
regístrales.
•Formulación y seguimiento del proyecto
de presupuesto (con Gestión financiera).
•Articulación de planes y actividades
esenciales con Entidades del Estado:
Planeación Nacional, Ministerios de
Hacienda e Interior y Justicia, entre otras.
Plan estratégico
institucional PEI.
Planes anuales de
gestión.
Proyectos formulados,
inscritos y
actualizados en DNP.
Informes de
evaluación y
seguimiento.
Procesos mejorados y
racionalización de
trámites.
Informes de gestión
de calidad y de cultura
de servicio.
Estudios técnicos.
Proyecto de
presupuesto.
Informes para
entidades del Estado.
Todos los
procesos.
Municipios
Departamentos
Ciudadanos
Ministerio del
Interior y de
Justicia.
Ministerio de
Hacienda
Departamento
Nacional de
Planeación.
Los servidores
públicos SNR
Entidades del
Estado
Oficinas de
registro.
Notarios.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus
categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.
Nombre del proceso: Control de la Gestión
Proveedor
Entradas
Proceso ¿Qué hace?. Actividades
esenciales. Taxonomía procesos.
Salida
Productos
Clientes
Procesos del
nivel central y
oficinas de
registro.
Servidores
públicos de la
institución. El
ciudadano
usuario de los
servicios. Entes
externos: DAFP,
Ministerio del
interior y de
justicia,
Presidencia,
Contraloría
General de la
República y
Contaduría
general de la
nación
Información de
los procesos y
de las ORIPS.
Normatividad.
Manual de
procesos y
procedimientos.
Información
estadística.
Planeas,
programas y
proyectos.
Metodologías
de diferentes
entes.
Asesoría y seguimiento a plan de
mejoramiento para la CGR.
Elaboración de informes al sistema
de control interno (contable).
Elaboración de informes a
organismos de control: CGR, DAFP,
Ministerio del Interior y de justicia,
presidencia.
Seguimiento y evaluación a la
administración de riesgos en el nivel
central y en las ORIPS (mapa de
riesgos).
Sensibilización y capacitación en
cultura del autocontrol.
Realizar auditorias integrales:
Financiera, sistemas y calidad.
Análisis y evaluación de controles a
los procesos y procedimientos.
Asesoría, seguimiento y evaluación a
SGC-MECI.
Informes de
seguimiento
y evaluación.
Informes de
auditoria.
Informes de
asesoría y
capacitación.
Informes
para entes
de control.
Informes
para equipo
directivo.
Dependencias de
la SNR nivel
central y Oficinas
de registro de
Instrumentos
públicos.
Entidades
externas: DAFP,
Contaduría,
Contraloría
general de la
República,
Presidencia.
Funcionarios de
la entidad.
Equipo Directivo
de la entidad.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5
Analizar la cadena de valor inicial definida desde los procesos.
Analizar las actividades esenciales de cada proceso.
Analizar las medidas de cada proceso.
Analizar PETSC.
Con base en los pasos anteriores, definir la cadena de valor de la
Superintendencia de Notariado y Registro.
Definición de la Cadena de Valor
Paso 5. Construcción final de la cadena de valor.
Formato 5
Cliente con
necesidades
identificadas
Cadena
de
Valor del
proveedor
Direccionamiento
Estratégico
C
L
I
E
N
T
E
Control interno
Actividades Primarias
Gestión
Servicio
Registral
Orientación,
Inspección
Vigilancia y
Control del
Servicio
Notarial
Servicio al
Ciudadano
Cliente
Interno
Cliente
Interno
Estrategia y control de la Gestión
C
L
I
E
N
T
E
Cliente
Satisfecho
Cadena
de
Valor del
Cliente
Gestión
Humana
Gestión
Tecnológica
Gestión
Logística
Gestión
Financiera
Gestión
Jurídica
Gestión
Comunica
ciones
Cliente
Interno
Cliente
Interno
Actividades de Soporte
Definición de la Cadena de Valor
Paso 7. Diseñar el mapa de procesos de acuerdo con la cadena de
valor. Formato 7
Tomando como base los Procesos y subprocesos, agrupados en Actividades
Primarias y de Soporte y la Cadena de Valor Final de la SNR, se detalla el
Mapa de Procesos, para luego definir
la Macroestructura de la
Superintendencia de notariado y registro.
El mapa de procesos y la macroestructura son parte esencial de la estrategia,
con la cual la SNR le responde al ciudadano con la oportuna prestación
de los servicios.
Observaciones:
1.
Se debe tener en cuenta la estructura actual.
2.
Se tiene en cuenta la cadena de valor. La macroestructura debe ser coherente
3.
“La estructura sigue a la estrategia”
4.
¿Cómo se imaginan la macroestructura de la SNR, para responder a los retos
estratégicos del 2011?. Por favor dibuja esa Macroestructura. Sueña y piensa
en el ciudadano-cliente- al que debemos deleitar y generarle felicidad con el
servicio.
MAPA DE PROCESOS
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Estructura y modelación de procesos
Cultura de servicio
Gestión Prospectiva
Gestión estadística
ESTRATEGIA
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Gestión servicio Registral
Gestión documental Registral
CONTROL DE LA GESTIÓN
ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL
SERVICIO AL CIUDADANO
Administración Notarial
Vigilancia de la gestión notarial
Orientación y servicio al ciudadano
Orientación, inspección, vigilancia
y control de la gestión registral.
Inspección de la gestión notarial
Gestión administrativa registral
Control de la gestión notarial
Gestión mercadeo
HABILITADORES
GESTIÓN HUMANA
Selección de personal
Administración y gestión legal
del Personal
Gestión salud ocupacional
Gestión de desempeño
Gestión capacitación
Gestión del cambio
Gestión competencias
Gestión bienestar laboral y estímulos
INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN
Investigación y capacitación
GESTIÓN FINANCIERA
Gestión Presupuesto
Gestión Tesorería y cartera
Gestión Contabilidad y costos
Recaudos y subsidios notariales
GESTIÓN JURÍDICA
Representación judicial
Proactividad normativa
Gestión legal
GESTIÓN LOGÍSTICA
Gestión compras y contratación
Gestión almacén e inventarios
Diseño y Mantenimiento de la
Infraestructura física
Gestión Correspondencia y
Administración documental
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Gestión recursos de tecnología
Gestión incorporación de
tecnología
Gestión del autocontrol
GESTIÓN DE PROCESOS
Cliente-ciudadano
MISIONALES
Gestión de la evaluación
independiente
Gestión de la calidad-MECI-
Cliente- ciudadano
Gestión de planes, programas y proyectos
CONTROL
INTERNO
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GESTIÓN
CONTROL
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Registro
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