El PROTOCOLO
O
REGISTRO
NOTARIAL
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
1.
1.
FUERO REAL DE ESPAÑA
Autorizaba al Escribano a conservar los
originales de los Instrumentos que autorizaba.
LA PRAGMÁTICA DE ALCALÁ DE 1,503.
Se dio el CARTAE, facultaba al Escribano para
reproducir fielmente el Instrumento autorizado
por él (antecedente de lo que hoy conocemos
como Testimonio conocido también como
Primer Testimonio, Copia simple Legalizada,
Testimonio Especial).
ETIMOLOGÍA:

Se deriva de PROTOS que significa:
Primero en su línea. Y de la voz latina
COLLIUM o COLLATO que significa
comparación o cotejo.
Definición de Protocolo o Registro
Notarial


Es la colección ordenada de las Escrituras
Matrices, Actas de Protocolización, Razón
de Legalización de Firmas, Trascripción
Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento, y documentos que el Notario
registra de conformidad con la ley, en
tomos durante un año.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del
Código de Notariado y 962 del Código Civil
¿Quiénes pueden cartular?
1.
2.
3.
4.

Los notarios.
El Escribano de Gobierno.
Agentes Diplomáticos cuando sean
notarios.
Agentes Consulares cuando sean
notarios
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6
numeral 2) Código de Notariado
Apertura del Protocolo o
Registro Notarial
1.
Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que
principiará en la primera línea de la primera hoja. Art. 12. C. Not.
NO ES NECESARIA RAZÓN ALGUNA POR APERTURA
2.
Se pagará en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de
apertura de Protocolo Q50.00. Art. 11 de C. de Notariado-
3.
Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se
comprarán en la S.A.T. en lotes no menores de 55 hojas
incluyendo la comisión, y se vende únicamente al propio notario
solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.
4.
5.
6.
La tarifa específica es del valor de Q 1.00 por
cada hoja y se vende exclusivamente a los
Notarios.
El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a
que se refiere es a hojas de papel bond
tamaño carta o tamaño oficio, respetando las
25 líneas y el margen izquierdo de 40 Mm.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del
Código de Notariado; 6 del Dto. 37-92 Ley del
Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial
para Protocolo; 30 del Dto. 737-92 Reglamento
de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel
Sellado Especial para Protocolos.
Contenido del Protocolo o
Registro Notarial
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Escrituras Matrices,
Actas de Protocolación,
Razón de Legalización de Firmas,
Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento Común Cerrado,
Razón de Cierre del Protocolo,
Índice,
Atestados.
Formalidades

Se facciona en Papel Sellado Especial para Protocolo, las
Escrituras Matrices, Actas de Protocolización. Razones de
Legalización de Firmas y documentos que el Notario registra.
Artículo 9. del Código de Notariado.

En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:
1.
Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán
a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas;
2.
Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno
a continuación de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de
instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las
firmas;
3.
4.
5.
6.
El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;
En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o
cantidades, se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se
estará a lo expresado en letras;
Los documentos que deban insertarse o las partes
conducentes que se transcriban, se copiarán
textualmente;
La numeración fiscal del papel sellado no podrá
interrumpirse más que para a intercalación de
documentos que se protocolen; o en el caso de que el
notario hubiere terminado la serie; y
7.
8.
9.
Los espacios en blanco que permitan intercalaciones
se llenarán con una línea antes de que sea firmado el
instrumento.
Artículo 13 del Código de Notariado
Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los
instrumentos en el extranjero. Art. 30 del Dto. 737-92
Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel
Sellado Especial para Protocolo
Art. 14 del Código de Notariado:
Serán nulas las
adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se
salvan al final del documento y antes de las firmas, las
enmendaduras de palabras son prohibidas.
Formas de corregir errores en el
Instrumento Público antes de ser
autorizado por el Notario
1.
2.
3.
4.
Entrerrenglonaduras conocido también
con el nombre de “Entre Líneas”.
Adición.
Testado.
Excedido:
1.


2.
Entrerrenglonaduras conocido también con el
nombre de “Entre Líneas”: Se utiliza cuando
omitimos consignar un dato o una oración en el
Instrumento Público que autorizará el Notario. Y se
salvarán al final del documento antes de las firmas.
Violeta
Ejemplo 1: María Solares Monzón, …
Entrerrenglonaduras: Violeta, Léase.
Entre Líneas: Violeta, Léase.
Adición: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato
o una oración en el Instrumento Público que autorizará
el Notario y se producirá únicamente en las líneas 1 y
26 de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo.
Ejemplo: Adición: Violeta, Léase.
3.
Testado: Se utiliza cuando se consigna una palabra o
frase de manera errónea y se debe omitir o quitar dicho
error en el Instrumento Público que autorizará el
notario.
Ejemplo: María…,
Testado: María, omítase
4.
Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra,
palabra o frase fuera de los margen derecho o
izquierdo de la Hoja de Papel Sellado Especial para
Protocolo del Instrumento Público que autorizará el
notario
Ejemplo: Andrea, Léase.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 14 del Código de
Notariado, 3 del Reglamento de la Ley del Impuesto
Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos; y
159 de la Ley del Organismo Judicial.
Cierre del Protocolo
o
Registro Notarial



El Protocolo o Registro Notarial se cerrará el 31 de
diciembre de cada año o antes si el notario dejara de
cartular.
El Cierre lo hará el propio notario, después del último
Instrumento Público autorizado o cancelado Protocolo o
Registro Notarial y se realiza mediante una Razón
Notarial.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del Código de
Notariado
Razón de cierre contendrá:
1.
2.
Fecha.
Número total de Instrumentos Públicos autorizados
durante un año, detallados así:
2.1 Número de Escritura Matrices,
2.2 Número de Actas de Protocolación,
2.3 Número de Razón de Legalización de Firmas,
2.4 Número de Trascripciones de Actas Notariales de
Otorgamiento de Testamento Común Cerrado,
2.5 Número de Instrumentos Cancelados,
2.6 Folios de que se compone,
2.7 Observaciones si las hubiere y
2.8 Firma del notario. Art. 12 del C. de Not.
ÍNDICE


Definición:
Es el documento público notarial,
redactado en papel bond, contentivo de
los datos relevantes que contribuyen a la
facil identificación y búsqueda de los
instrumentos
públicos
protocolares,
autorizados durante un año.
EL ÍNDICE se distribuirá en 5
columnas que contendrán:
1.
2.
3.
4.
5.
Número de orden del Instrumento.
Lugar y fecha de otorgamiento.
Los nombres de los otorgantes.
Objeto del Instrumento.
Folio en que principia.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 15 y 16
del Código de Notariado
Número de
Instrumento
Lugar y fecha
Nombre de
Objeto
los otorgantes
Folio en que
principia
Ejemplo de Razón de Cierre



Usted como notario, procede a cerrar el Registro Notarial
a su cargo habiendo autorizado al 31 de diciembre de
2009, cuyos datos son:
Una Escritura pública de compraventa de bien inmueble
urbano,
Protocolizó el acta notarial de matrimonio de los
señores: José Arturo Torres Tiul y Jullissa Monroy
Ortega, que autorizó el día 15-5-2009, en la ciudad de
Guatemala.



Tomó Razón del acta de legalización de firmas
que autorizó en un Certificado de Propiedad de
vehículo de los señores Carlos Antonio Pérez
López y Daniel de Jesús García Solares, de fecha
20 de octubre de 2009
Transcribió el Acta Notarial de Otorgamiento de
Testamento Común Cerrado del señor Federico
Méndez López.
Canceló una Escritura Pública de arrendamiento
por no haberla firmado los comparecientes.
Modelo de Razón de Cierre

Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve,
procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo,
habiendo autorizado a la presente fecha cuatro
instrumentos públicos y cancelado uno, los que
se detallan así: Una Escritura Matriz, un Acta de
Protocolación, una Razón de Legalización de
Firmas, una Transcripción del Acta Notarial de
Testamento Común Cerrado, y un Instrumento
Público cancelado, el cual se compone de treinta
folios.
Modelo de Índice
Índice del Protocolo del Notario Bonerge Mejía, año 2009
Lugar y Fecha
Nombre de
Objeto
los otorgantes
1
Ciudad y departamento
de Quetzaltenango
2 de enero
Carlos Pérez
Gómez/Isabel López de
León
Compraventa de bien
inmueble urbano
1
2
Ciudad de Guatemala
5 de febrero
Bonerge Mejía
Acta de Procolación del
Acta Notarial dMatrimonio
de José A. Torres T. y
Jullissa Ortega M.
4
3
Ciudad de Guatemala
6 de abril
Bonerge Mejía
Razón de Legalización de
Firmas de Carlos A. Pérez
López y Daniel de J.
García Solares.
8V
4
Ciudad y departamento
de Escuintla
2 de mayo
Bonerge Mejía
Transcripción el Acta
Notarial de Otorgamiento
de Testamento Común
Cerrado
9
5
Ciudad de Guatemala
15 de mayo
Cancelado
Cancelado
10
Número de
Instrumento
31 de diciembre del 2009
Firma del notario
Folio que
principia
Impuestos a cubrir en el Índice:

Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en
cada hoja.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5
numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y
de Papel Sellado Especial para Protocolos.
ATESTADOS

Definición:
Conjunto sistematizado de documentos
originales o reproducción de los mismos,
que tienen relación con los Instrumentos
Públicos autorizados por el Notario
durante un año y van al final del último
tomo del protocolo, inmediatamente
después del Índice. Art. 17 del C. de Not.
Principales Atestados








Recibo de pago de apertura de protocolo.
Constancia de testimonios especiales.
Copias de avisos trimestrales.
Copias de avisos a los Registros.
Copias de avisos de cambio de matrículas fiscales,
catastrales.
Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde
compramos hojas de papel sellado especial de
Protocolos.
Copia al carbón del Acta de Inventario.
Aviso de los Instrumentos públicos cancelados.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 17 y 37 literal c) del
Código de Notariado; 563 C.P.C y M.
EMPASTADO



El notario mandará a empastar el Protocolo
dentro de los treinta días siguientes a su cierre.
Es atribución del Director del Archivo General de
Protocolos: Cuidar que los índices, testimonios
especiales y avisos notariales sean empastados,
con la separación debida.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81
numeral 6) Código de Notariado.
DEPÓSITO:

El notario es depositario del Protocolo y
responsable de su conservación.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19 del
Código de Notariado
Existen cinco (5) tipos de depósito
1.
2.
3.
4.
5.
Cuando el notario deba ausentarse de la
República por más de un año.
Cuando el notario deba ausentarse por
menos de un año.
Inhabilitación.
Voluntario .
Fallecimiento.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al
27 del Código de Notariado.
1. Cuando el notario deba ausentarse
de la República por más de un año

Se entregará en calidad de depósito al
Director Archivo General de Protocolos en
la ciudad capital y en los departamentos al
Juez de Primera Instancia quien lo remitirá
al Archivo General de Protocolos.
2.Cuando el notario deba ausentarse
por menos de un año

Se depositará en otro notario el Registro
Notarial, debiendo presentar copia del
aviso firmado por ambos notarios para
poder salir del país.
3. Inhabilitado

Por cualquier causa de la inhabilitación el
Notario debe entregar el Protocolo a su
cargo, al Director Archivo General de
Protocolos en la capital y al Juez de
Primera Instancia en los Departamentos.
El Juez tiene 8 días para hacer la entrega
de dicho Protocolo al Director del Archivo
General de Protocolos
4. Voluntario

Cuando el notario que así lo deseare,
entregará el Protocolo a su cargo al
Director
del
Archivo
General
de
Protocolos.
5. Fallecimiento del notario


Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier
persona que tenga en su poder el Protocolo de
un notario fallecido, deberá entregarlo al
Director del Archivo General de Protocolos en la
Capital y en los departamentos al Juez de
Primera Instancia y en una Cabecera Municipal
al Alcalde Municipal quienes lo remitirán al
Director del Archivo General de Protocolos.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al 27 del
Código de Notariado.
GARANTÍAS O PRINCIPIOS QUE
FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO
1.
2.
3.
4.
5.
Permanencia Documental de las
Relaciones Jurídicas.
Garantía de Ejecutoriedad de los
derechos.
Autenticidad de los Derechos.
Publicidad de los derechos.
Principio de seguridad.
1. Permanencia Documental de las
Relaciones Jurídicas

Constituye la garantía que el Estado
concede para la permanencia documental
(Instrumentos Públicos autorizados) que
todos los hechos y actos en que
intervenga el notario, tengan validez o la
Fe Pública otorgada en el Instrumento
Público.
2. Garantía de Ejecutoriedad de los
derechos

Consiste en que los interesados tendrán a
su disposición y en cualquier momento
una prueba fehaciente de los derechos y
relaciones jurídicas incorporadas en el
Instrumento Público, en la que es
requisito indispensable, tener un título
para poder ejercitar o ejercer un derecho;
ejemplo: un reconocimiento de deuda.
3. Autenticidad de los Derechos

Las normas legislativas establecen la
forma y el resguardo de los Instrumentos
Públicos, evitando con esto una posible
suplantación de los Instrumentos públicos
autorizados, en virtud de que los mismos,
guardarán el orden correlativo y de fecha.
4. Publicidad de los derechos

Todos los Instrumentos Públicos pueden
ser revisados por los interesados u otra
persona, a excepción de los testamentos y
las donaciones por causas de muerte
5. Principio de seguridad

Principio constitucional que el Estado
otorgan a los actos jurídicos e
Instrumentos Públicos autorizados.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 2 de la
Constitución Política de la República de
Guatemala
REPOSICIÓN DEL PROTOCOLO

1.
2.
3.
Causas:
Pérdida
Destrucción.
Deterioro.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90
Código de Notariado.
1.
2.
¿Quiénes pueden presentar la denuncia
de Pérdida, Destrucción o Deterioro al
Protocolo?
El Propio notario. Dará aviso al juez de
Primera Instancia de su domicilio para los
efectos de la reposición.
Cualquier persona: Que según el Código
Procesal Penal, pueden denunciar un delito
público, tienen el derecho de poner de
conocimiento del Juez, el hecho que haga
necesaria la reposición del Protocolo.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del Código
de Notariado.
Primer Paso para la Reposición
del Protocolo

El Juez de Primera Instancia, instruirá la
AVERIGUACIÓN
que
corresponde,
terminada la investigación, resolverá
declarando procedente la reposición del
Protocolo.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91 del
Código de Notariado.
Primer Procedimiento de
Reposición del Protocolo

1.
Declarado procedente la reposición del
Protocolo.
El Juez de Primera Instancia, pedirá al
Director del Archivo General de
Protocolos,
las
copias
de
los
TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por
el notario, correspondientes al Protocolo
que se deba reponerse, con los cuales
se tendrá por repuesto el Protocolo.
Segundo Procedimiento de
Reposición del Protocolo

2.
En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios
Especiales en el Archivo General de Protocolos.
El Juez pedirá las copias que existan en los Registros
Públicos, ejemplo: Registro General de la Propiedad.
Si no fuere posible la presentación de los Testimonios
o Copias Simples Legalizadas de las Escrituras que
hubieren sido registradas, el Juez pedirá a)
Certificación de las partidas en el Registro donde se
inscribió; o b) duplicados que en él existan.
Con los cuales se tendrá por repuesto el
Protocolo
Tercer Procedimiento de
Reposición del Protocolo




De existir el Índice del Protocolo o Registro
Notarial que trata de reponerse, el Juez citará a
través de un aviso con la nómina de los
otorgantes
Aviso que se publicará por tres veces en el
Diario Oficial y por tres veces en otro de mayor
circulación.
Previniendo a los citados a presentar los
Testimonios o Copias Simple Legalizadas que
tengan en su poder.
Con los cuales se tendrá por repuesto el
Protocolo
Cuarto Procedimiento de
Reposición del Protocolo


Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el
Juez citará de nuevo a los interesados, para
consignar en Acta los puntos de tales escrituras
contenían. Con los cuales se tendrá por
repuesto el Protocolo.
En caso de desacuerdo de los otorgantes o su
no fuere posible su comparecencia, los
interesados harán efectivos sus derechos en la
vía ordinaria.
Quedará repuesto el Protocolo con:






Copias de los Testimonios,
Copias de las Copias Simples Legalizadas.
Certificaciones de las Partidas del Registro
donde se inscribieron.
Duplicados existentes en los Registros.
Certificación del Acta donde constan los puntos
en se hallan de acuerdo los otorgantes.
Certificación de la Sentencia del Juicio Ordinario.
Errores en el Protocolo

1.
2.
3.
Cuando el notario incurre en los errores
siguientes:
Alterar la numeración cardinal de los
Instrumentos.
Alterar la foliación o el orden del número
de serie.
Dejar una pagina en blanco o
inutilización de una hoja o varias hojas.
LA RAZÓN
EXTRAPROTOCOLARIA




El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia Civil,
en el cual hará constar el error cometido y en vista de
las razones expuestas por el notario, se levantará para el
efecto un acta.
La Certificación del acta se agregará entre los
comprobantes del Protocolo.
Se pone una razón marginal, con la aclaración, LA
RAZÓN EXTRAPROTOCOLARIA
LECTURA OBLIGATORIA Art. 77 numeral 1) literal e) y
96 Código de Notariado, 1578 del Código Civil.
LA INSPECCIÓN Y REVISIÓN
DEL PROTOCOLO

El objeto principal de la Inspección y
Revisión del Protocolo es comprobar si en
el Protocolo se han llenado los requisitos
formales y establecidos en el Código de
Notariado.
TIPOS DE INSPECCIÓN Y
REVISIÓN DEL PROTOCOLO
1.
2.
3.
REVISIÓN ORDINARIA: que se practica
una vez al año.
EXTRAORDINARIAS: Cuando lo manda la
Corte Suprema de Justicia.
ESPECIAL: Art. 21 del Código de
Notariado. (Averiguación) Arto. 86
Código de Notariado.
¿Quiénes están facultados para la
Inspección o Revisión del Protocolo?



En la inspección ordinaria: El Director del
Archivo General de Protocolos en la capital,
Notarios Colegiados Activos; y en los
Departamentos los Jueces de Primera Instancia.
la Extraordinaria: la Corte Suprema de Justicia
a través del Director del Archivo General de
Protocolos o a través del nombramiento de
Notarios Colegiados Activos.
En la Especial: Art. 21 del C. De Not. El Juez
ordenará o pide sea presentado a él. En la
investigación de un hecho delictivo Art. 179 del
C.P.C y M.


Las resoluciones que se dicten con motivo
de la inspección y revisión de protocolos,
no prejuzgan sobre la validez de los
instrumentos públicos.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 84 al 89
del Código de Notariado.
OBLIGACIONES NOTARIALES
Las obligaciones notariales no son provenientes de un contrato, sino del
ejercicio de la función notarial y la consiguiente autorización de los
instrumentos públicos. El notario en ejercicio de su profesión debe cumplir
una serie de obligaciones, las que podemos clasificar en:
-Propias de la función notarial
-Obligaciones o reglas de cumplimiento formal o deberes instrumentales
(previas, simultáneas)
-Obligaciones que se generan de la autorización de los instrumentos públicos
(posteriores)
.Obligaciones deontológicas (prestar una buena asesoría, dirección y las
buenas relaciones con los clientes, colegas y el Estado).
Y dentro de las obligaciones de hacer que el notario de conformidad con el
Código de Notariado debe de cumplir, justamente se encuentran aquellas
que tienen relación con el Protocolo. Ejemplo Artos. 11,12,13,15,17,18,27.
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