Pausa
Sistemas Administrativos
Profesor: Dr. Jorge Rubén Vazquez
Facultad de Ciencias Económicas - UBA
R bo
0
F
2
JVz
Cursogramas
Cursogramas
3
No
4
Si
Preparado por: Beltrán Sobredo
B
Cursogramas
JVz
¿Qué es un Cursograma?
¿Para qué sirve?
¿Quienes lo usan?
¿Cuándo les volverán a ser
útiles?
¿Por qué es importante?
¿Cómo se diseñan?
Nº
S IM B O L O
D E N O M IN A C IO N
D E S C R IP C IO N
O p e r a c ió n
R e p r e s e n ta t o d a a c ci ó n d e e l a b o r a c i ó n ,
m o d if ic a c i ó n o i n c o r p o r a c ió n d e i n f o r m a c ió n o
d e c is ió n .
2
C o n tr o l
R e p r e se n ta to d a a c c ió n d e ve r ific a c ió n .
3
Dem ora
R e p r e se n ta to d a d e te n c ió n tr a n s ito r ia d e l p r o c e s o
e n e s p e r a d e u n a c o n te cim ie n to d e te r m in a d o .
A r ch iv o tr a n s ito r io
R e p r e s e n ta e l a l m a c e n a m ie n t o s is t e m á t ic o e n
f o r m a te m p o r a r ia d e e l e m e n to s p o r t a d o r e s d e
in fo r m a c ió n .
A r ch iv o d e fin itiv o
R e p r e s e n ta e l a l m a c e n a m ie n t o s is t e m á t ic o e n
f o r m a p r e m a n e n te d e e le m e n to s p o r ta d o r e s d e
in fo r m a c ió n .
D e s tr u c c ió n
R e p r e s e n ta la e l im i n a c ió n d e la in fo r m a c ió n , s e
d e s tr u y a o n o e l e le m e n to p o r ta d o r d e la m is m a .
A lte r n a tiv a
S e u ti li z a p a r a i n d i c a r q u e e n e l p r o c e d im ie n t o
p u e d e n o r ig in a r s e d is tin to s cu r so s d e a c c ió n .
8
L i s t a d o , L e g a j o , L ib r o o
R e g is tr o
R e p r e se n ta u n e le m e n to p o r ta d o r d e in fo r m a ció n .
9
P r o ce s o n o r e le va d o o n o
r e p r e s e n ta d o
R e p r e s e n ta a l c o n ju n t o d e a c c i o n e s q u e s e
d e s c o n o c e n o q u e , d e fi n i d a s , n o in te r e s a
r e p r e s e n ta r .
T r a s la d o
R e p r e se n ta e l d e s p la z a m ie n to fís ico d e l e le m e n to
p o r ta d o r d e in fo r m a c ió n. L a fle c h a in d ic a e l
s e n tid o d e la c ir c u la c ió n .
T o m a d e in fo r m a c ió n
R e p r e s e n ta e l d e sp la z a m ie n to d e la in fo r m a c ió n
s i n d e s p la z a m ie n to fí s i co d e lo s e l e m e n t o s q u e
in te r v ie ne n e n e l p r o c e s o .L a fle c h a in d ic a e l
s e n tid o d e la c ir c u la c ió n .
C o n e c to r
R e p r e s e n ta e l n e x o e n t r e p r o c e d im i e n to s o
p r o c e s o s.
F o r m u la r io
S o p o r te d e in fo r m a ció n b á s ica .
1
4
5
x
6
7
10
11
12
PM
13
2
JVz
Nº
S IM B O L O
D E N O M IN A C IO N
D E S C R IP C IO N
D e sg lo se / D istrib u ció n
R e p re se n ta la d istrib u ció n d e d o cu m e n ta ció n .
C o m p u ta d o ra
R e pr e s en ta lo s pr o c es o s qu e s e r e aliz an p o r
siste m a (co n su lta d e d a to s p o r p a n ta lla o re g istro
e n fo rm a n o m a n u a l).
M e rca d e ría
R e p re se n ta la m e rca d e ría .
17
T ra sla d o
F o rm a s d e u n ió n d e d istin ta d o cu m e n ta ció n .
18
T ra sla d o
F o rm a s d e cru ce d e lín e a s d e circu la ció n .
C h e q u e s.
F o r m a s d e re p r e s e n t a r l o s d i st i n t o s t ip o s d e
c h e q u e s ( C o m u ne s , Ca n c e la to r io s , d e P a g o
d ife rid o , e tc.)
14
15
16
M
CH
19
CH PD
$
E fe ctivo .
20
u $s
21
#
C a ja fu e rte .
F o r m a s d e r e p r e s e n ta r e l e fe c t iv o , c o n la
s im b o lo g í a p r o p ia d e c a d a m o n e d a ( p e s o s ,
d ó la re s, e tc.).
R e p r e s e n ta e l s it io d o n d e r e s g u a r d a m o s e l
e fe ctivo , o lo s ch e q u e s d ife rid o s h a sta e l m o m e n to
d e su u so y/o co b ro .
JVz
R e fe re nc ia s :
CURSO G RAM A
JVz
A c tu al:
P ro p ue s to :
A RE A :
C u rso g ra m a :
O b s e rv a c io n e s
P re p aró :
F irm a :
R e v is ó :
F irm a :
A p ro bó :
F irm a :
Cursogramas
JVz
Normas básicas a tener en cuenta para
el armado de un Cursograma:
• Leer varias veces el texto a graficar
• Marcar sectores intervinientes, verbos y formularios
• Ordenar los sectores para nombrar las columnas
• Son 5 Columnas + columna Varios + Observaciones
• Líneas Completas < > Líneas Punteadas
• Luego de un control >> Alternativa
• Luego de un Desglose, dibujo todos los documentos
• Distintos Números y letras para identificar
Cursogramas
1
JVz
2
3
A
a
b
I
c
Cursogramas
JVz
Ejemplo con un proceso de venta al contado, en una
librería mayorista:
El Cliente, dueño de un local de fotocopias, solicita al
Vendedor un pedido de 50 resmas de papel A4, 20
resmas de papel Oficio, y 800 tapas para anillado. El
Vendedor, realiza una nota de pedido por duplicado. Se
queda con la copia como constancia para cobrar su
comisión, y entrega la otra al sector de Expedición, que
se encuentra al fondo de local. Éste lo recibe, controla
por el sistema la existencia en stock de mercadería, y si
todo está correcto, prepara la mercadería, firma la NP 0 y
la entrega a Facturación, para que realice la factura. La
mercadería queda demorada, a la espera de la
autorización para la entrega.
Cursogramas
JVz
Facturación emite una factura tipo B por cuadruplicado,
y entrega en Caja el original y dos copias más la NP 0,
archivando definitivamente el cuadruplicado . Una vez
que el Cliente abona en caja (60% en efectivo, y el resto
con un cheque de pago diferido), según la
correspondiente factura, se autoriza la entrega de la
mercadería a Expedición, a través de una firma del
Cajero en la NP 0. Se sella la factura 0 como
“Mercadería pagada y entregada”, se le entrega al
Cliente. Expedición, luego de recibir la autorización,
entrega
la
mercadería
al
cliente
y
archiva
definitivamente la NP 0. Las copias 2 y 3 de la factura,
quedan archivadas transitoriamente en el sector de
Caja.
Cursogramas
JVz
Ejemplo con un proceso de venta al contado, en una
librería mayorista:
El Cliente, dueño de un local de fotocopias, solicita al
Vendedor un pedido de 50 resmas de papel A4, 20
resmas de papel Oficio, y 800 tapas para anillado. El
Vendedor, realiza una nota de pedido por duplicado. Se
queda con la copia como constancia para cobrar su
comisión, y entrega la otra al sector de Expedición, que
se encuentra al fondo de local. Éste lo recibe, controla
por el sistema la existencia en stock de mercadería, y si
todo está correcto, prepara la mercadería, firma la NP 0 y
la entrega a Facturación, para que realice la factura. La
mercadería queda demorada, a la espera de la
autorización para la entrega.
Cursogramas
JVz
Facturación emite una factura tipo B por cuadruplicado,
y entrega en Caja el original y dos copias más la NP 0,
archivando definitivamente el cuadruplicado . Una vez
que el Cliente abona en caja (60% en efectivo, y el resto
con un cheque de pago diferido), según la
correspondiente factura, se autoriza la entrega de la
mercadería a Expedición, a través de una firma del
Cajero en la NP 0. Se sella la factura 0 como
“Mercadería pagada y entregada”, se le entrega al
Cliente. Expedición, luego de recibir la autorización,
entrega
la
mercadería
al
cliente
y
archiva
definitivamente la NP 0. Las copias 2 y 3 de la factura,
quedan archivadas transitoriamente en el sector de
Caja.
Cursogramas
JVz
Sectores
•Cliente
formularios
•Vendedor
•Nota de
Pedido (NP)
•Expedición
•Factura (F)
•Facturación
•Cheque /
Efectivo.
•Caja
•Mercadería
Cursogramas
JVz
El Cliente, dueño de un local de fotocopias, solicita al
Vendedor un pedido de 50 resmas de papel A4, 20
resmas de papel Oficio, y 800 tapas para anillado. El
Vendedor, realiza una nota de pedido por duplicado. Se
queda con la copia como constancia para cobrar su
comisión, y entrega la otra al sector de Expedición
Cursogramas
JVz
Éste lo recibe, controla por el sistema la existencia en
stock de mercadería, y si todo está correcto, prepara la
mercadería, firma la NP 0 y la entrega a Facturación, para
que realice la factura. La mercadería queda demorada, a
la espera de la autorización para la entrega.
Cursogramas
JVz
Facturación emite una factura tipo B por cuadruplicado,
y entrega en Caja el original y dos copias más la NP 0,
archivando definitivamente el cuadruplicado . Una vez
que el Cliente abona en caja (60% en efectivo, y el resto
con un cheque de pago diferido), según la
correspondiente factura, se autoriza la entrega de la
mercadería a Expedición, a través de una firma del
Cajero en la NP 0.
Cursogramas
JVz
Se sella la factura 0 como “Mercadería pagada y
entregada”, se le entrega al Cliente. Expedición, luego de
recibir la autorización, entrega la mercadería al cliente y
archiva definitivamente la NP 0. Las copias 2 y 3 de la
factura, quedan archivadas transitoriamente en el sector
de Caja.
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
V a rio s
V endedor
NP
F a ctu ra ció n
C a ja
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
1 - E m ite N o ta d e P e d id o
p o r D u p lica d o (N P 0 y
NP 2)
1
2
NP
E xp e d ició n
1 de 2
0
C lie n te
NP
NP
0
2
a- NP 2
a
2 - C o n tro la p o r siste m a si
h a y sto ck d isp o n ib le
2
No
3 - S i e stá to d o b ie n o n o .
SI
3
I
4 - P re p a ra la m e rca d e ría
4
M
5
NP
5 - F irm a la N P
0
M
b
b - M e rca d e ría
A
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
C lie n te
V endedor
E xp e d ició n
C a ja
F a ctu ra ció n
2 de 2
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
A
F
F
4
3
F
2
F
0
NP
F
$
0
3
F
II
2
F
C H PD
F
6 - E m ite F a ctu ra p o r
cu a d ru p lica d o .
6
0
4
7 - F irm a la N P 0
a u to riza n d o la e n tre g a
d e la m e rca d e ría .
7
NP
0
c
c- F 4
F
0
8 - F irm a y se lla la F 0
co m o "p a g a d o y
e n tre g a d o "
8
b
d
F
3
F
2
d- NP 0
M
e
III
e- F 2 y F 3
Cursogramas
JVz
Detección de Errores
•Errores de Procedimiento
•Errores de Control Interno
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
V a rio s
V endedor
NP
F a ctu ra ció n
C a ja
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
1 - E m ite N o ta d e P e d id o
p o r D u p lica d o (N P 0 y
NP 2)
1
2
NP
E xp e d ició n
1 de 2
0
C lie n te
NP
NP
0
2
a- NP 2
a
2 - C o n tro la p o r siste m a si
h a y sto ck d isp o n ib le
2
No
3 - S i e stá to d o b ie n o n o .
SI
3
I
4 - P re p a ra la m e rca d e ría
4
M
5
NP
5 - F irm a la N P
0
M
b
b - M e rca d e ría
A
Ejemplo: Cursograma de una venta al contado
C lie n te
V endedor
E xp e d ició n
C a ja
F a ctu ra ció n
2 de 2
C ta s. C o rrie n te s
O b se rva cio n e s
A
F
F
4
3
F
2
F
0
NP
F
$
0
3
F
II
2
F
C H PD
F
6 - E m ite F a ctu ra p o r
cu a d ru p lica d o .
6
0
4
7 - F irm a la N P 0
a u to riza n d o la e n tre g a
d e la m e rca d e ría .
7
NP
0
c
c- F 4
F
0
8 - F irm a y se lla la F 0
co m o "p a g a d o y
e n tre g a d o "
8
b
d
F
3
F
2
d- NP 0
M
e
III
e- F 2 y F 3
... y recuerde:
La mejora
continua es
una necesidad.
JVz
... Y el análisis y
revisión de
procesos, es una
de las
herramientas.
Muchas Gracias por su Atención
JVz
Pausa
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Cursogramas - Jorge Vazquez