GESTIÓN DOCUMENTAL
Equipo Técnico
UN-SIMEGE Palmira
Junio de 2012
OBJETIVO
Estudiar, analizar y socializar los lineamientos que
la Universidad Nacional de Colombia ha definido
para Elaborar, Modificar, Actualizar, Aprobar,
Emitir, Reproducir y Controlar los documentos y
registros que utiliza la institución para llevar a
cabo sus labores académico-administrativas.
•
•
•
•
Que es un documento?
Que es un registro?
Que es la gestión documental?
Que es control documental y para
que sirve?
• Que es una caracterización de
procesos?
PALABRAS CLAVES
• Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la Universidad Nacional de
Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
• Control: Elemento que permite VERIFICAR que lo que ocurre
concuerda con lo que debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos
o planes, de no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o
correcciones.
PALABRAS CLAVES
• Autocontrol: Habilidad del ser humano para hacer por sí mismo
control de sus emociones y comportamientos.
• Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: formato,
especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
PALABRAS CLAVES
Registro:
Documento
que
presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeñadas.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados
PALABRAS CLAVES
• Ficha Técnica de Servicio: Se constituyen en documentos en
los cuales se determinan las características de los servicios
que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir
las fichas técnicas de los servicios
• Tabla de retención documental: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
registros.
NTCGP 1000:2009
4.2. GESTION DOCUMENTAL
4.2.1 Generalidades
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
• Declaración de política y objetivos de calidad.
(Política y Objetivos de Mejor Gestión. www.simege.unal.edu.co)
• Manual de calidad
(Manual de Mejor Gestión. www.simege.unal.edu.co y en
Simege electrónico - Modulo documentos)
• Procedimientos y Registros documentados.
(Simege electrónico - Modulo documentos; formatos
diligenciados; información de los sistemas de información).
NTCGP 1000:2009
Gestión Documental
4.2.3 Control de Documentos
Los documentos deben controlarse, por tal motivo se establece
un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para :
• Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes
de su emisión.
• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente
• Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de
versión vigente de los documentos.
• Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de
los documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso.
NTCGP 1000:2009
Gestión Documental
4.2.3 Control de Documentos
• Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables.
• Asegurarse de que los documentos de origen
externo que la entidad determina que son
necesarios para la planificación y la operación del
sistema de gestión de la calidad, se identifican y
que se controla su distribución
• Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos y aplicarles una identificación adecuada
en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
GESTION DOCUMENTAL
Control Documental UN-SIMEGE
Es la elaboración de documentos, codificación, emisión,
revisión, aprobación, modificación, control de cambios,
distribución, eliminación, manejo e identificación de
documentos
Los documentos a utilizar en este proceso son:
• Anexo Parámetros Generales
• Procedimiento Elaboración y Control de
documentos y registros
• Formato Solicitud Documental
Anexo 1
Parámetros Generales
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento UN-SIMEGE, Sistema de Mejor
Gestión, está compuesta por su encabezado, el contenido específico y un
pie de página, como se muestra a continuación:
Anexo 1
Parámetros Generales
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para
su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la
siguiente figura:
Anexo 1
Parámetros Generales
NOTA: El procedimiento obligatorio no alcanzará los
documentos: Plan Estratégico, Manuales de Ética y de Buen
Gobierno, Manual de Funciones, los Reglamentos, las
Políticas y los Documentos Internos y Externos que se
encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad
Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos,
Comunicados, Oficios, Circulares, etc. Así mismo, los
formatos generados por los sistemas de información como
QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales
conservarán su estructura actual y se identificará su vigencia
por la fecha de expedición.
http://www.plantillasweb.unal.edu.co/Plantillas/
Anexo 1
Parámetros Generales
Codificación de los documentos:
El prototipo de codificación alfa-numérica máxima posible para un
Documento de UN-SIMEGÉ y la forma de codificación de los documentos
en los dos casos que se presentan actualmente en la Universidad
Nacional de Colombia es la siguiente:
CASO 1
Ejemplo : U-PR-11.005.020
P-FT-05.001.011
Anexo 1
Parámetros Generales
•
Primer Campo (Alfabético):
Corresponde a la letra que define la cobertura del Documento
COBERTURA DEL DOCUMENTO
CÓDIGO
ÚNICOS PARA TODA LA UNIVERSIDAD
U
SEDE BOGOTÁ
B
SEDE MEDELLÍN
M
SEDE MANIZALES
Z
SEDE PALMIRA
P
SEDE ORINOQUIA
O
SEDE CARIBE
C
SEDE AMAZONIA
A
Anexo 1
Parámetros Generales
• Segundo Campo (Alfabético):
Corresponde al código asignado al tipo de documento.
TIPO DE DOCUMENTO
CÓDIGO
MANUAL DE MEJOR GESTIÓN
MG
CARÁCTERIZACIÓN DE PROCESOS
CP
MANUAL
MN
NORMOGRAMAS
NG
PROCEDIMIENTOS
PR
FORMATOS
FT
GUÍAS
GU
INSTRUCTIVOS
IN
PROTOCOLO
PC
Anexo 1
Parámetros Generales
• Tercer Campo (Numerico) :
Corresponde al código del Macroproceso al cual pertenece el
documento.
MACROPROCESO
CÓDIGO
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
01
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
02
COMUNICACIÓN
03
INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTISTICA E
INNOVACIÓN
04
FORMACIÓN
05
EXTENSIÓN
06
BIENESTAR UNIVERSITARIO
07
Anexo 1
Parámetros Generales
Tabla de códigos de Macroprocesos.
MACROPROCESO
CÓDIGO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
08
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS
09
GESTIÓN DE LABORATORIOS
10
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
11
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
12
GESTIÓN JURÍDICA
13
EVALUACIÓN, MEDICIÓN CONTROL Y
SEGUIMIENTO
14
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
15
SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
16
Anexo 1
Parámetros Generales
• Cuarto Campo (Numérico) :
Corresponde al código del proceso al cual pertenece el
documento, el cual se encuentra en la primera hoja de la
Caracterización respectiva
www.simege.unal.edu.co
Caracterizaciones
• Quinto Campo (Numérico) :
Corresponde al código consecutivo del documento establecido
en el proceso.
Anexo 1
Parámetros Generales
EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO
COBERTURA
PARA LA UNAL
U
TIPO DE
DOCUMENTO
PROCEDIMIENTO
-
PR
MACROPROCESO:
DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCIONAL
-
01
CONSECUTIVO DEL
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE LA
PROPUESTA DE RECTOR ELEGI
CODIGO PROCESO:
PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
.
001
.
001
EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN FORMATO
COBERTURA
PARA LA SEDE
PALMIRA
P
TIPO DE
DOCUMENTO
FORMATO
-
FT
CODIGO
MACROPROCESO:
FORMACIÓN
-
05
CODIGO PROCESO:
REGISTRO Y
MATRICULA
.
003
.
CONSECUTIVO DEL
FORMATO: Constancia de
Notificación
002
Anexo 1
Parámetros Generales
Caso 2
Documentos Específicos de Sede, Facultad, Institutos
y Centros ( Interfacultades ):
COBERTURA
P
TIPO DE
DOCUMENTO
Laboratorio de
Biología
-
BL
-
FT
CODIGO
MACROPROCESO
-
10
CODIGO PROCESO
.
002
CONSECUTIVO DEL
DOCUMENTO
.
002
Laboratorios Adscritos a la
Facultad de Ciencias Agropecuarias
Laboratorio
Caso 2:
Documentos
Específicos de
Sede, Facultad,
Institutos y
Centros
(Interfacultades)
Código
Biología
BL
Citogenética
CM
Botánica y Herbario “José Cuatrecasas Arumi”
BH
Microbiología Vegetal
MV
Fisiología Vegetal, Semillas y casa de malla
FV
Cultivo de Tejidos
CT
Biología Molecular
BM
Entomología y Acarologia
EA
Genética
GE
Museo de Entomología de la UN-Sede Palmira
ME
Nutrición Animal
NA
Anatomía y Fisiología Animal
AF
Reproducción Animal
RA
CEUNP
CE
Granja “ Mario González Aranda”
GR
Reserva Natural Bosques Yotoco
YT
Laboratorios Adscritos a
Facultad de Ingeniería y Administración
Laboratorio
Código
Química, Bioquímica y Fotoquímica
QB
Química de Suelos y Física de Suelos
QF
SIG, Topografía y Fotointerpretación
ST
Análisis Ambiental
AM
Física
FC
Mecánica de Fluidos, Hidráulica y Riegos
MF
Operación unitarias y de procesos agroindustriales
OU
Tecnología de Frutas y Hortalizas
FH
Tecnología de carnes
TC
Tecnología de Leches
TL
Bioconversiones
BC
Mecanización Agrícola y Mecanismos
MG
Fabricación y Simulación de Modelos Físicos
FM
Dymac
DY
Investigación ambientales
IA
Factores Humanos y Ergonomía
FE
El contenido del documento depende del tipo
de documento
TIPO DE DOCUMENTO
CONTENIDO
MINIMO
Manual
de mejor
gestión
Caracterización
de
proceso
Normo
grama
Mapa
de riesgo
Manual
Procedi
miento
Formato
Guía
e
Instructivo
Protocolo
OBJETIVO
A
A
A
N/A
A
A
N/A
A
A
ALCANCE
A
A
N/A
N/A
A
A
N/A
A
A
JUSTIFICACIÓN
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
O
DEFINICIONES
A
N/A
N/A
N/A
A
A
N/A
O
A
DOCUMENTOS
DE
REFERENCIA
N/A
N/A
N/A
N/A
O
A
N/A
O
A
CONDICIONES
GENERALES
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
A
N/A
A
A
DESARROLLO
DEL
CONTENIDO
A
A
A
A
A
A
A
A
A
ANEXOS
O
N/A
N/A
N/A
O
O
N/A
O
O
A: Aplica
N/A: No Aplica
O: Opcional
Anexo 1
Parámetros Generales
• Pie de Página:
Se establece para identificar la validez del documento. Este se
debe ubicar en la parte final del mismo.
Este solo aplica a los siguientes documentos:
Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos,
protocolos, instructivos y guías
Anexo 1
Parámetros Generales
Elaboró: Registra el nombre de la persona que
realiza y responde por el contenido del documento,
que puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y
la fecha.
Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa
el contenido y aplicación del documento, de igual
manera se incluye el cargo y la fecha.
Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya
jerarquía en el proceso ó en la Universidad, lo faculta
para aprobar el contenido del documento.
Anexo 1
Parámetros Generales
ACTUALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS:
Los documentos, en
caso de encontrarse
desactualizados, se
modifican y aprueban
nuevamente de
acuerdo a las
necesidades DE
DOCUMENTOS
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:
En el módulo Documentos del Simege
electrónico se pueden consultar todos los
documentos aprobados del Sistema,
garantizando el uso de versiones vigentes por
parte de todos los servidores públicos,
contratistas y demás usuarios del sistema y de
los documentos. Esta herramienta busca
eliminar las impresiones y el uso indebido de
versiones no vigentes u obsoletas.
SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE
CAMBIOS:
Vicerrectoría General
o delegados y
Direcciones o
Coordinaciones de
gestión
Procedimiento: Elaboración y control
de documentos y registros
www.simege.unal.edu.co
www.simege.palmira.unal.edu.co
Pagina web
UN-SIMEGE
www.simege.unal.edu.co
Ruta de
descarga
Formato
Solicitud Documental
Código :U-FT-11.005.004
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Versión: 2.0
FORMATO DE SOLICITUD DOCUMENTAL
Proceso:
Página 1 de 1
No. Solicitud
Identificación del Documento:
Solicitud de: Elaboración
Modificación
Eliminación
Tipo de archivo del documento (para elaboración):
WORD
Solicitante:
EXCEL
OTRO:___________________________________________________
Cargo:
Fecha:
Cambios a realizar (En caso de modificaciones):
Razón de la solicitud:
Nombre:
Cargo:
Correo electrónico institucional:
Quien revisa el documento
Nombre:
Cargo:
Correo electrónico institucional:
Quien aprueba el documento
Nombre:
Cargo:
Correo electrónico institucional:
Quien elabora el documento
Justificación del rechazo cuando aplique:
Aprobó la solicitud
SI
NO
Nombre:
Cargo:
Fecha:
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Manual de Mejor Gestión : Documento que
específica el Sistema de Mejor Gestión de la
Universidad Nacional de Colombia
• Mapa de Macroprocesos: Documento en el
que se identifican los procesos y sus
interrelaciones.
• Caracterización de proceso: Documento que
describe las características generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores
del mismo.
• Normograma: Documento que registra la
normatividad vigente y aplicada, tanto interna
como externa, de los procesos.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Mapa de riesgo: es una representación final de la
probabilidad e impacto de uno o más riesgos
frente a un proceso, proyecto o programa.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a
cabo una actividad o un proceso. Es recomendable
que los procedimientos definan como mínimo: quién
hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo
• Formato: Documento empleado para registrar la
información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
• Manual: Documento con un cuerpo sistemático que
contiene la descripción de información referente a
un tema y consolida su desarrollo.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Guía : Documento que establece pautas de acción,
recomendaciones o sugerencias de expertos en temas
determinados y que apoyan la gestión de los procesos o
la documentación de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar información específica para
orientar una ó varias actividades, recursos y
responsables entre otros aspectos
• Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara
de indicaciones o instrucciones que tienen como
finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta
o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información
orientada al aprendizaje de una ó varias actividades, su
documentación debe ser precisa y concreta.
• Protocolo: Documento que establece instrucciones
sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter
referencial
Control de Documentos y
desempeño de la Organización
La NTCGP 1000:2009 enmarcada en el
ciclo PHVA, plantea la necesidad de planear
las labores de la organización, pero hace un
mayor énfasis en el control como fuente
del mejoramiento continuo de los procesos
y de la organización en busca del alcance
de sus objetivos misionales.
Procedimientos relacionados
con el control documental
• Administración del Riesgo
• Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y
Oportunidades de Mejora
• Tratamiento en las fallas en la prestación del
servicio
• Revisión por la dirección
• Auditorias Internas a UN-SIMEGE
Control Documental y
Procedimientos Obligatorios
El control documental asociado a los procedimientos antes expuestos no
es mas que:
• Identificación, compilación y documentación de los sucesos que
pueden causar inconvenientes en el cumplimiento de la misión de la
institución, así como de las fuente de información para la mejora de los
procesos. Algunos documentos utilizados en esta etapa son:
No conformidades de Auditorias Internas y/o Externas
Matriz de Identificación y Mapa de Riesgos
Encuestas de satisfacción
Acciones Preventivas y Correctivas y Oportunidades de Mejora
Comunicaciones (oficios, correos electrónicos, memorandos, etc)
Control Documental y
Procedimientos Obligatorios
• Elaboración de planes y estrategias para el tratamiento de sucesos
desfavorables en la gestión y/o mejoras en los procesos. Algunos
documentos utilizados en esta etapa son:
Planeación Operativa
Simege Electrónico - Modulo de Acciones
• Realizar seguimiento a la ejecución, documentarla y construir la
evidencia que soporta su cumplimiento. Algunos documentos utilizados
en esta etapa son:
Planeación Operativa
Simege Electrónico - Modulo de Acciones
Oficios y/o solicitudes
Informes de Gestión.
Control Documental y
Procedimientos Obligatorios
• Compilación de datos e informes que permitan evaluar el impacto de
las acciones y actividades adelantadas en el desarrollo de las funciones
misionales y complementarias en la organización. Algunos documentos
utilizados en esta Etapa son:
Reportes de S.E.
Reporte SIPLO
Informes de Gestión
Informes de Auditorias Internas y Externas.
SERIE UN-SIMEGE EN LA TRD
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Formato de Acciones Correctivas (Anexo 1)
Formato de Oportunidades de Mejora (Anexo 2)
Formato de Acciones Preventivas (Anexo 3)
Comunicaciones
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Inventario Documental
Comunicaciones
GESTIÓN DE RIESGOS
Formato de identificación del riesgo
Mapa de riesgos
Formato de tratamiento de riesgos
Formato de adopción, adaptación y/o identificación de
nuevos riesgos
Comunicaciones
PLANEACIÓN OPERATIVA
Matriz de políticas operativas
Plan operativo
Reportes de ejecución del plan
Comunicaciones
ACTAS
Actas equipos de gestión
Actas estandarización de procedimientos
Comunicaciones
INFORMES
Informe anual de implementación (a la alta dirección)
Disposición
RETENCION EN AÑOS ORIGINAL
Final
ARCH
ARCH
GESTION CENTRAL O COPIA C S E O
5
0
Original
X
PROCEDIMIENTO
La Serie se Elimina al término de
su retención en el Archivo de
Gestión debido a que pierde sus
valores primarios (administrativos)
y no adquiere otros que ameriten
su conservación. A partir del año
2011 la Serie se producirá y
conservará de manera electrónica
(con excepción de las Subseries
ACTAS e INFORMES).
“Los servidores públicos son responsables de
la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos”
Ley 594 del 2000
Art 4. Principios Generales - Responsabilidad
MUCHAS GRACIAS
Equipo Técnico
UN-SIMEGE Palmira
Luis Ferney Bonilla B.
Lorena Fda. González
José Alejandro Raigoza Z
Lady Viviana Villanueva C
Geovanny Álvarez
Andrea Luna Omen
Telf. 2868888 Ext. 34380-34381
[email protected]
El contenido del presente documento, en su mayoría, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de
Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia y las normas técnicas utilizadas como guía para su
implementación.
Descargar

Presentación de PowerPoint