AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012
Presentado por:
John Francisco Cuervo Alonso
CONTENIDO:
REFERENTE
NORMATIVO
NORMATIVA
APLICADA
ESTRUCTURA DEL
ESTADO
INDICE DE GOBIERNO
ABIERTO - IGA
SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS – SNA
RETOS DE LA NUEVA
REGULACION
OBJETIVOS
• Presentar los aspectos más relevantes de los
avances del proceso que reglamentó la valoración
(evaluación) documental en Colombia, hasta el
año 2012.
• Resolver las inquietudes relacionadas con el
proceso expuesto.
REFERENTE NORMATIVO
Ley 80
de 1989
ANTES.
La política
archivística se basó
en el cuidado de
los documentos de
carácter histórico.
A PARTIR.
1. Modernización
del Estado.
2. Transparencia
Administrativa.
3. Lucha Contra la
Corrupción.
Ley 594
de 2000
Regula el manejo
documental para disponer
de la documentación en
forma organizada.
* Recuperación de la
información institucional
para uso de la
administración y para el
uso del ciudadano.
* Como fuente de la
historia.
* Políticas que permiten al
ciudadano y al Estado el
acceso a la información.
REFERENTE NORMATIVO
1995
1996
Decreto 1382
Obligat. TRD
Acuerd 02
Acuerdo 09 Integrac. CEDD
Reglam. TRD
Acuerd 06
Acuerd 12
Integra.
Cómit. Eval
CED AGN
Docs.
2000
Ley 594
Art. 24
Obligator.
TRD
2002
Acuerdo 039
Acuerdo 042
2004
Decreto
4124
SNA
2012
2013
Decreto
2578
(SNA)
Decreto
2609
(PGD)
Acuerdo 04
TRD
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL
* Los recuadros en rojo hacen alusión
al número de entidades identificadas
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
ORDEN NACIONAL
ORDEN NACIONAL
1
3
CONGRESO
1
SENADO
1
CAMARA
1
PRESIDENTE
1
VICEPRESIDENTE
16
MINISTERIOS
10
163
ORDEN NACIONAL
ÓRGANOS
DE
CONTROL
CORTE
CONSTITUCIONAL
CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
SUPERINTENDENCIAS
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y
ENTIDADES
DESCENTRALIZADAS
ESTABLECIMIENTOS
PÚBLICOS
137
EMPRESAS INDUSTRIALES
Y COMERCIALES DEL
ESTADO
Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana
ESTRUCTURA DEL ESTADO
COLOMBIANO
SOCIEDADES DE
ECONOMÍA MIXTA
5
CONSEJO DE ESTADO
FISCALÍA GENERAL
DE LA NACIÓN
CONSEJO SUPERIOR
DE LA JUDICATURA
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE
8.724 ENTIDADES EN TODO EL
TERRITORIO NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO
COLOMBIANO
RAMAS DEL
PODER
PÚBLICO
* Los recuadros en rojo hacen alusión
al número de entidades identificadas
ÓRGANOS DE CONTROL
ORGANISMOS DE
CONTROL
ORDEN NACIONAL
1
MINISTERIO
PUBLICO
CONTRALORÍA
1
ORGANISMOS
INDEPENDIENTES
ORDEN NACIONAL
ORDEN NACIONAL
CONSEJO
NACIONAL
ELECTORAL
REGISTRADURÍA
NACIONAL DEL
ESTADO CIVIL
AUDITORIA GR
PROCURADURÍA
DEFENSORÍA DEL
PUEBLO
1
ORGANIZACIÓN
ELECTORAL
1
1
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL
DE 8.724 ENTIDADES EN TODO
EL TERRITORIO NACIONAL
Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana
2
Orden nacional
BANCO DE LA
REPÚBLICA
1
COMISIÓN
NACIONAL DE
TELEVISIÓN
1
ENTES
UNIVERSITARIOS
AUTONOMOS
COMISIÓN
NACIONAL DE
DEL SERVICIO
CIVIL
6
10
1
1
BIBLIOTECA LUIS
ANGEL ARANGO
ENTIDADES X
VERIFICAR
126
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL
RAMAS DEL PODER PÚBLICO
ÓRGANOS
DE
CONTROL
ORDEN TERRITORIAL
ASAMBLEAS
DEPARTAMENTALES
ESTRUCTURA DEL ESTADO
COLOMBIANO
ORDEN TERRITORIAL
32
1133
32
GOBERNACIONES
ALCALDÍAS
1101
CONCEJOS
MUNICIPALES
1101
ENTIDADES
DESCENTRALIZADAS
1133
2852
ORDEN TERRITORIAL
EMPRESAS
INDUSTRIALES Y
COMERCIALES DEL
ESTADO
TRIBUNALES ADMINISTRTIVOS,
TRIBUNALES ECLESIASTICOS, TRIBUNALES
SUPERIORES DEL DISTRITO JUDICIAL,
TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR, (se excluyen
SALA PENAL, juzgados de circuito,
municipales, administrativos, consejos
seccionales y fiscalías delegadas)
66
SOCIEDADES DE
ECONOMÍA MIXTA
3985
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL
ESTRUCTURA DEL ESTADO
COLOMBIANO
RAMAS DEL
PODER
PÚBLICO
ÓRGANOS DE CONTROL
ORGANISMOS DE
CONTROL
ORDEN TERRITORIAL
83
1101
2071
1213 + 858
29
858
PROCURADORES
DELEGADOS
PERSONERÍAS
DISTRITALES Y
MUNICIPALES
ORGANIZACIÓN
ELECTORAL
ORGANISMOS
INDEPENDIENTES
ORDEN TERRITORIAL
ORDEN TERRITORIAL
REGISTRADURÍAS
DELEGADAS
COORPORACIONES
AUTOMAS
REGIONALES
1133
39
ENTES
UNIVERSITARIOS
AUTONOMOS
CONTRALORÍAS
DELEGADAS
CONTRALORÍAS
MUNICIPALES
ENTIDADES X
VERIFICAR
54
15
Por
determinar
AGENTES DEL
MINISTERIO PUBLICO
* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas
SNA – AMBITO DE APLICACION
SNA – ORDEN TERRITORIAL CENTRAL
ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES
ATLANTICO
BOLIVAR
CESAR
CORDOBA
GUAJIRA
MAGDALENA
SUCRE
Región No. 1:
CARIBE E INSULAR
- 8 Departamentos
-193 Municipios
CALDAS
CAUCA
CHOCO
NARIÑO
QUINDIO
RISARALDA
VALLE DEL CAUCA
Región No. 3:
ANDINA
- 7 Departamentos
-580 Municipios
27
42
31
64
12
14
42
232
1
23
47
21
30
15
30
26
193
Región No. 2:
PACÍFICO Y CENTRO
- 7 Departamentos
-232 Municipios
ANTIOQUÍA
BOYACA
CUNDINAMARCA
HUILA
NORTE DE SANTANDER
SANTANDER
TOLIMA
125
125
117
37
42
87
47
580
Región No. 4:
ORINOQUÍA
- 5 Departamentos
-60 Municipios
Región No. 5:
AMAZONICA
- 5 Departamentos
-38 Municipios
ARAUCA
CASANARE
GUAINIA
META
VICHADA
7
19
1
29
4
60
AMAZONAS
CAQUETA
GUAVIARE
PUTUMAYO
VAUPES
2
16
4
13
3
38
SNA – ENTIDADES QUE LO CONFORMAN
ORDEN NACIONAL
NUMERO DE
ENTIDADES
RAMA EJECUTIVA
RAMA LEGISLATIVA
RAMA JUDICIAL
ORGANISMOS DE CONTROL
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
ORGANISMOS INDEPENDIENTES
POR VERIFICAR
TOTAL
SECTOR
SECTORES
165
3
5
5
2
10
123
313
24
24
SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724
ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL
ORDEN TERRITORIAL
NUMERO DE
ENTIDADES
RAMA EJECUTIVA
RAMA LEGISLATIVA
RAMA JUDICIAL
ORGANISMOS DE CONTROL
ORGANIZACIÓN ELECTORAL
ORGANISMOS INDEPENDIENTES
COORPORACIÓN AUNTONOMA REGIONAL
3.985
1.133
66
2.071
1.101
15
39
POR VERIFICAR
TOTAL
8.410
SECTORES
1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
2 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
3 SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
4 SECTOR CULTURA
5 SECTOR DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
6 SECTOR DE ESTADÍSTICAS
7 SECTOR DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN
8 SECTOR DE INTERIOR
9 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
10 SECTOR DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
11 SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
12 SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
13 SECTOR DE PLANEACIÓN
14 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES
15 SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
16 SECTOR DEFENSA NACIONAL
17 SECTOR DEL DEPORTE
18 SECTOR DEL TRABAJO
19 SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL
20 SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
21 SECTOR INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA
22 SECTOR MINAS Y ENERGÍA
23 SECTOR TRANSPORTE
24 SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO
TOTAL
ENTIDADES
16
9
10
4
1
3
6
6
5
2
5
12
4
3
5
15
1
5
11
16
2
13
5
4
163
NORMATIVA APLICADA
NORMATIVA APLICADA
DECRETO 4124 DE 2004
Promover la formación y
capacitación del personal
vinculado a los archivos
Crear el Comité Evaluador de
Documentos
Aprobación de TRD y TVD de
su ente territorial
Asistencia Técnica
Inspección y Vigilancia
Informe semestral al AGN
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
Presentar los avances normativos de los CTA en
cumplimiento de la Ley 594/ 2000, Ley General
de Archivos y su relación con la estrategia
preventiva de monitoreo de normas
anticorrupción ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO
(IGA); inscrita en el proyecto estratégico de la
PGN: sistema de monitoreo del cumplimiento
de normas
anticorrupción en la gestión
pública territorial.
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
Almacenamiento de la información
• Indicador: Nivel de implementación de la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000): Número de variables
implementadas sobre el número de variables totales.
• Ponderación: 20%
• Descripción: Este indicador se basa en las siguientes 7 variables: Existencia del Consejo de Archivos,
Existencia del Comité Evaluador de Documentos, Existencia del Comité de Archivos, Aprobación de
Tablas de Valoración Documental (TVD), Aplicación de TVD, Aprobación de Tablas de Retención
Documental (TRD) y Aplicación de TRD.
• Modo de captura de información: A través de los informes enviados al AGN por los Consejos
Territoriales de Archivos; y de visitas de seguimiento realizadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia
del AGN.
• Fecha de corte: 2 veces al año, Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos
Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en
materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año. A
su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los
informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de
julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada (Circular
Externa No. 001-2006 del AGN).
• Normatividad: Ley 594 de 2000; Circular DAFP 004 de 2004; Circular DAFP 012 de 2004 Decreto 4124
de 2004 Circular PGN 032 de 2009.
INDICE DE GOBIERNO ABIERTO
Cálculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen
parte de los Consejos Territoriales de Archivos
(Gobernaciones – Alcaldías)
DENOM.
SIGLA
VALOR
2012
07-
VALOR
2012
12-
UNIVERSO
Consejo
Depart.
De
Archivos
Consejo
Municipal
de Archivos
Comité
Evaluador de
Documentos
Comité de
Archivos
Tabla de
Valoración
Documental
Tabla de
Retención
Documental
Archivo General
del
Departamento
Archivo
General del
Municipio
Archivo
Histórico
CDA
CMA
CE
CA
TVD
TRD
AGD
AGM
AH
32
746
376
554
20
383
22
191
24
32
804
451
639
29
432
22
256
26
32
1101
1133
1133
1133
1133
32
1101
1133
TRD – TVD ORDEN NACIONAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADAS POR AÑO
1998 - 2012
60
54
CANTIDAD
36
26
22
17
8
7
1998
1999
2000
2001
2002
8
2003
2004
11
2005
10
2006
2007
8
2008
6
2009
2
2010
2011
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL APROBADAS
POR AÑO 2005 - 2012
CANTIDAD
11
11
6
5
TRD 281
TVD 48
6
5
3
1
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
6
2012
RETOS DE LA NUEVA REGULACION
Desarrollar los Decretos 2609 y 2578 de 2012 respecto
de la Gestión Documental del Estado y Reglamentación
del Sistema Nacional de Archivos, con miras a
incrementar el avance y la cobertura del SNA, en
relación con la elaboración y aplicación de los
instrumentos para la evaluación y disposición final de la
documentación en el país.
RETOS DE DE
LA DOCUMENTOS
NUEVA REGULACION
EVALUACIÓN
DE ARCHIVO
• Responsabilidad de la
Evaluación de Documentos de
Archivo.
• Elaboración y aprobación de
las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de
Valoración Documental.
• Planes de Acción de los
Archivos Generales.
• Inventarios de documentos.
• Eliminación de documentos.
RETOS
NUEVA REGULACION
METAS
PARADE
ELLA
FORTALECIMIENTO
DEL SNA
Apoyar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) de la
Procuraduría General de la Nación en sus tareas de
medición de Normas Anticorrupción en lo particular en
lo relacionado con disposición de la Información no
sólo a nivel territorial sino a nivel Nacional.
CONTACTO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
GRACIAS!
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