GESTIÓN DOCUMENTAL
(Correspondencia y Archivo)
MARCO LEGAL
LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO
Artículo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores
públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar
y adoptar las respectivas tablas de retención
documental (Decreto 1835 de 1995)
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de
las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases.
MARCO LEGAL INTERNO
RESOLUCION 0-0649 DE 2003
ARTICULO 82. Los archivos de gestión estarán
atendidos por el propio personal de la unidad
productora,
quienes
realizarán
las
tareas
documentales de acuerdo con las directrices técnicas
correspondientes, emitidas por el grupo de gestión
documental del nivel central, aclarando que la
RESPONSABILIDAD en el funcionamiento y
organización de la documentación corresponde a
todos los servidores de acuerdo con lo estipulado en la
Ley General de Archivos
MARCO LEGAL
NORMA NTC GP 1000:2004
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.3 Control de documentos
Los documentos requeridos del sistema de gestión de
calidad DEBEN controlarse (PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS)
• Control de distribución de copias controladas FGN14100-F18
• Solicitud de cambio de los documentos internos
FGN-14100-F02
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
4.2.4 Control de registros
(GUIA DE CONTROL DE REGISTROS)
•
Matriz de control de registros facilitativos
FGN-14100-F-10
•
Tabla de retención documental definida
para cada dependencia FGN-61100-F-10
 CLASES
DE SERIES DOCUMETALES
ADMINISTRATIVAS: Varias series
Todas las áreas de DS A Y F
Todas las secciones del CTI
Las Jefaturas de las Unidades de Fiscalía y
La DS F
EXPEDIENTES: Dos series
Todos los despachos fiscales(expedientes
penales
Veeduría(Expedientes disciplinarios)
SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de
unidades documentales de estructura
y contenido homogéneos, producidos
por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
SUBSERIE: Grupo de documentos que
conforman o van contenidos en la
serie.
EJEMPLO:
 SERIE
052
EXPEDIENTES
DE
04
09
11
12
PENALES
DISCIPLINARIOS
LEY 782/02
LEY 975/95
PROCESOS
 SUBSERIE
PROCEDIMIENTOS
En cumplimiento del SGC, a Gestión
Documental a la GD le competen dos
procedimientos:
 Gestión
de Correspondencia
FGN-61100-P-02 Versión 4
-
Guía para foliación de documentos FGN-61100-G-01
 Gestión
de Archivo
FGN-61100-P-01 Versión 4
- Guía para la Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo FGN-61100-G-02
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
OBJETIVO: Establecer y normalizar el
manejo de la correspondencia en la FGN

FORMATOS
Registros de correspondencia
- Correspondencia enviada(FGN-61100-F-04 V.2)
- Control reparto interno de correspondencia
(FGN-61100-AC20 V.3)
- Planillas normalizada de correo (472)
GESTIÓN DE ARCHIVO
OBJETIVO: Establecer las actividades para la
administración archivística de los documentos
en la FGN desde su producción hasta la
disposición final

FORMATOS
- Formatos únicos de transferencias(FGN-61100-F-02
V.2, FGN-61100-F-03 V. 2, Y FGN-61100-F-08 V.1
- Préstamo de documentos de archivo (FGN-61100F- 01 V. 3)
- Solicitud de materiales y capacitación ( FGN61100-F-05 V. 2)
ASPECTOS RELEVANTES
•DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA,
FOLIADA Y ROTULADA
DEPURADA,
• APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN Y DE
LA MATRIZ DE CONTROL DE REGISTROS
• DILIGENCIAMIENTO
DE
LOS
FORMATOS
NORMALIZADOS (RESOLUCIÓN 0-0047 DEL 8 DE
ENERO DE 2009)
• REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS
•ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS
1.
ADMINISTRATIVAS - FORMATO FGN 61100-F-02
TRANSFERENCIAS
2.
EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pág. 1)
TRANSFERENCIAS
2.
EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN 61100-F-03 (Pág. 2)
TRANSFERENCIAS
2.
EXPEDIENTES DE PROCESOS DISCIPLINARIOS - FORMATO FGN 61100-F08 (Pág. 1)
PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ARCHIVO
1.
CAJAS, CARPETAS Y DEMAS - FORMATO FGN 61100-F-05
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Si son documentos de apoyo informativo o multicopia
pueden ser eliminados en el archivo de gestión sin
ningún requerimiento.
Los documentos de archivo, no pueden ser eliminados,
hasta tanto no hayan cumplido el tiempo de retención
establecido en la TRD.
Esta labor es exclusiva del archivo central y para ello
igualmente debe realizarse transferencia en el
respectivo formato realizando la anotación en
“Disposición final” : Descarte
SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
•EN CUMPLIMIENTO DEL SGC SE PROPUSO UN PLAN DE
MEJORAMIENTO POR PROCESOS CON MIRAS A LOGRAR UN
ARCHIVO ORGANIZADO Y CONTAR CON UN INVENTARIO
UNICO DE DOCUMETOS.
•SAM 502
•ACTIVIDADES: REALIZAR INVENTARIO FISICO DE
DOCUMENTOS Y ASIGNACIÓN NÚMERO
UNICO DE CAJA, TRAMO Y ESTANTERIA
REVISION Y ORGANIZACIÓN DE
SOPORTES FISICOS
INVENTARIO UNICO SISTEMATIZADO
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