Ministerio
Proyecto
de de Educación Nacional
ModernizaciónRepública
de de Colombia
Secretarías de Educación
Implementación de los Procesos
Misionales para un grupo de
Secretarías de Educación
participantes en el Proyecto de
Modernización
Noviembre de 2007
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
Modernización Secretarías de Educación MEN
CONVERSATORIO DE REUNIONES EFECTIVAS
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
PLANEACION
Modernización Secretarías de Educación MEN
1
Planear una Reunión
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
El objetivo de esta sección es aprender a planear
una exitosa reunión interactiva.
Modernización Secretarías de Educación MEN
La Importancia de
Planear una Reunión
Los constructores
revisan antes de
construir una casa.
Un equipo atlético,
planea antes de
competir para que
todo salga bien y
logren su meta.
Por la misma
razón, los líderes y
facilitadores
necesitan crear un
plan para sus
reuniones.
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Objetivo de la
Reunión
Análisis del Contenido
Análisis de Implicados
Resultados deseados
Temas
Planificación
Participantes, Roles /
Arreglos del Salón
Decisión / Método
Agenda Detallada
Modernización Secretarías de Educación MEN
Resultado
Elementos Clave
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Propuesta / Objetivo
¿Por que se celebrará la reunión? (Ej. Dar
información, Solucionar problemas, Resolver
diferencias)
Contexto
¿Qué está pasando en la Organización que
impactará esta reunión?
Análisis de
Implicados
¿Quiénes son las personas o grupos de personas
que se afectarán con la decisión? ¿Qué podría
ganar cada uno?
Resultados esperados
¿Cuales son los resultados o productos de esta
reunión?
Tópicos
¿Cuál es la información? ¿Cómo orientar la
reunión hacia los resultados esperados?
Modernización Secretarías de Educación MEN
Elementos Clave
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Participantes y Roles
¿Quiénes necesitan asistir a la reunión? ¿Cuales roles
son clave para desarrollar la reunión?
Arreglos de Salón
¿Cuál es la mejor forma de organizar el salón para que
todos atiendan y participen?
Decisión – Método
¿Qué tanta participación se requiere para tomar una
decisión?
Agenda Detallada
¿Cuál es el mapa para la reunión que nos permitirá
orientarnos a los resultados de la reunión? – incluyendo
pasos específicos y tiempos –
Modernización Secretarías de Educación MEN
Objetivo de la Reunión
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Contesta el por qué de la reunión. La gente se reúne para
tomar decisiones, informar, planear, reportar y analizar, entre otros.
Algunos orientan la reunión y requieren toma de decisiones (Ej.
Agenda) y otros orientan a la persona y suministran información (Ej.
Operar fotocopiadora).
Acciones para orientar
“Agenda”
Información
para orientar
“Fotocopias”
¿Por qué es importante? Puede empezar a diseñar el proceso
orientado directamente a las necesidades de los participantes y
generar motivación, participación y crear la sensación de dirección
Modernización Secretarías de Educación MEN
1. Objetivos Comúnes
de una Reunión
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
OBJETIVO
PROPUESTA
DESCRIPCION DEFINICION
AFILIAR
Dar a conocer una experiencia concerniente a la
organización o unidad.
ANALIZAR
Determinar las causas de una situación o las
relaciones entre las cosas.
CELEBRAR
Reconocer y honrar hechos.
CONCILIAR
Brindar a las partes del conflicto una revisión para
legitimar los puntos de opinión de los otros
TOMAR UNA
DECISIÓN
Buscar una conclusión acerca de que acción tomar
EVALUAR
Valorar el éxito relativo de los objetivos planeados.
Modernización Secretarías de Educación MEN
Objetivos Comúnes
de una Reunión
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
INFORMAR
Proveer, recibir o clarificar información.
MEDIAR
Facilitar la resolución de un conflicto.
PLANEAR
Establecer metas y actividades agendadas.
RESOLVER
PROBLEMAS
Trabajar en equipo para buscar la solución a un
problema o tomar ventaja sobre alguna oportunidad
SOCIALIZAR
Crear oportunidad para que la gente se relaje en
grupo y comparta sus experiencias para lograr un
aprendizaje común.
CONSTRUIR
EQUIPO
Crear sentido de pertenencia y establecer normas
Comunes para los integrantes
Modernización Secretarías de Educación MEN
2. Análisis del Contexto
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
• ¿Qué es? Estudio del ambiente para determinar eventos que
tienen efecto en la reunión o que se ven afectados por la misma.
Incluye presiones externas e internas, grupos políticos, cambios y
metas organizacionales.
• ¿Por qué es importante? Ayuda a conocer dónde se puede ajustar
una reunión a todo lo que le circunda, a prevenir sorpresas, a
tomar decisiones acerca de los roles, los resultados y la agenda.
• Preguntas Clave: ¿Por qué es importante la reunión? ¿Cómo
afectará a la organización al departamento o a las metas? ¿Cómo
se relaciona con la reunión anterior o la próxima? ¿Qué
información o eventos organizacionales podrían afectarla?
Modernización Secretarías de Educación MEN
3. Análisis de ImplicadosMinisterio de Educación Nacional
República de Colombia
• ¿Qué es? Método para identificar y lograr un entendimiento de cada
persona o grupo responsables por la decisión final o que se verán
afectados con los resultados.
• ¿Por qué es importante? Constituye un claro entendimiento y busca
negociar con las inquietudes personales o de grupo.
• ¿Cómo realizarlo? Haga una lista de quienes deben tomar la decisión
final
- Haga una lista de los afectados por los resultados
- Haga una lista de los que pueden facilitar o bloquear la decisión
- En cada caso, identifique los éxitos que buscan y lo que para ellos es
ganar.
- Seleccione los que irán a la reunión buscando que todos estén
representados.
Modernización Secretarías de Educación MEN
4. Resultados EsperadosMinisterio de Educación Nacional
República de Colombia
• ¿Qué es? Resumen de las expectativas frente a la
reunión y sus resultados. Existen dos tipos:
Productos: Listas, planes,
decisiones, acuerdos
Conocimiento:
Conocimiento de…
Entendimiento de...
• ¿Cómo se ven? Con resúmenes escritos específicos
y mesurados o con escritos desde la perspectiva de
los participantes. “Lo que se llevan los
participantes”.
Modernización Secretarías de Educación MEN
5. Participantes y Roles
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
• Existen varias funciones y actividades en una reunión que
pueden ser efectivas o ineficaces. El líder puede elegir quien
desarrollará cada función:
- Participación
Depende de la intensidad y
- Administración del Proceso
complejidad de la reunión
- Manejo de la Información
- Toma de Decisiones
• Roles: Quiénes serán responsables por ciertas funciones en la
reunión. Una persona puede elegir más de una función por
consenso.
• ¿Por qué son importantes? Ilustran quién toma la
responsabilidad con funciones definidas, clarifican las
expectativas de cómo puede participar cada persona y
aseguran que todas las funciones serán cubiertas.
Modernización Secretarías de Educación MEN
6. La memoria del grupo
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Herramienta para recolectar información visual que permite enfocar al
grupo en el trabajo, Legitimiza una reunión, ayuda a recordarla para la memoria
del acto. Incluye palabras clave y frases comentadas. Se puede crear en
diferentes medios: Papelógrafo, Tablero etc.
¿Por qué es importante?
1
- Ayuda a enfocarse en la tarea
MEMO
- Ayuda a aceptar o legitimar opiniones
RIA
DEL
- Despersonaliza ideas
GRUPO
- Previene repeticiones
- Libera de la toma de notas
- Ayuda a recordar ideas/acuerdos
- Bajo costo, fácil uso y es base para futuras minutas.
Modernización Secretarías de Educación MEN
2
ACUER
DOS
Abdgteijg jhjdg
kdvjhgfjfjh
mjfbfh jfhj
jhtjv jhvkjb
jjvjhdm
mjvjjvbnjnbgff
Jdjg.
3
+
Gdgf
jd
hgf
Dghd
hd
g
Hdgf
jd
hd
Jdgfara
cc
7. Arreglos del Salón
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Incluyen sillas, luz, foco o distribución del equipo.
Algunos son:
• Espacio en la pared para carteleras (memoria del grupo)
• Mesas y sillas distribuidas para permitir al participante focalizar
y ajustarse a la reunión
• ¿Por qué es importante? Contribuye a una reunión ordenada y
focalizada.
• Factores a Considerar:
- Participantes cómodos
- Crear espacios para la memoria del grupo
- La meta es el logro de los objetivos y resultados esperados
Modernización Secretarías de Educación MEN
Arreglos del Salón Opciones
Ministerio de Educación Nacional
Ventajas
Círculo cerrado o
rectángulo con mesa
- Facilita contacto visual
- Lugar cómodo para tomar
notas y café.
Semicírculo con mesas - Facilita focalizarse en la
memoria de grupo, por lo
que reduce conflictos
interpersonales
- Reduce diferencias de
estatus
Semicírculo sin mesas - Reduce diferencias de
estatus
- Facilita acomodar grandes
grupos
- Incrementa el foco en la
memoria del grupo
Modernización Secretarías de Educación MEN
República de Colombia
Desventajas
- Distracción: se concentran
en los demás.
- No hay foco central para
direccionar solución a
problemas
- Crea barreras de
interacción
- Las mesas pueden crear
una barrera para construir
credibilidad, flexibilidad y
creatividad.
- Incómodo para quien no
está acostumbrado a
trabajar sin mesa
- Papeles, café etc. en el
piso.
9. Métodos para
tomar Decisiones
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
• ¿Qué es? Describe quién debe tomar la decisión y cómo otros
pueden involucrarse. Hay varios métodos, cada uno con ventajas y
desventajas.
• ¿Por qué es importante? Permite a quienes deciden conocer los
límites sobre la participación de otros en este proceso.
• Permite que las personas sepan qué esperar y qué esperan de ellos.
• Ayuda a construir soporte para la decisión final cuando se requiere.
• Construye seguridad, facilita la colaboración
responsabilidades sin perder el control.
Modernización Secretarías de Educación MEN
y
compartir
Métodos para tomar
Decisiones - Niveles de
Compromiso
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Delegar con
límites
Nivel de participación
+
Consenso
Reunir
información del
grupo y decidir
Reunir
información
individual y
decidir
Decidir e
informar
Flexibilidad de dirección
Modernización Secretarías de Educación MEN
+
Métodos para tomar
Decisiones - Niveles de
Compromiso
Ministerio de Educación Nacional
• Decidir e informar: Líder decide e informa. Se
usa cuando hay poco tiempo para tomar la
decisión o el grupo puede soportar e
implementar la decisión.
• Reunir información individual y decidir: Líder
recoge información individual y toma la decisión.
Se usa cuando se requieren opiniones expertas
o cuando los intereses de los implicados están
representados por un grupo.
• Reunir información del grupo y decidir: Líder
cita al grupo a reunión, recoge información y
decide. Se usa cuando la decisión es importante
para muchas personas, la sinergia puede dar
buenas opciones o se busca construir
entendimiento de una situación y facilita
implementar la decisión.
Modernización Secretarías de Educación MEN
República de Colombia
Métodos para tomar
Decisiones - Niveles de
Compromiso
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
• Consenso: Líder y grupo buscan decisión entendida por
todos. Se usa cuando el cambio requiere entendimiento
del grupo y la compra o cuando se requiere conocimiento
experto de todo el grupo.
• Delegar con límites: Líder confía y da poder de decisión
sobre asuntos de relativa importancia, bajo ciertos
parámetros y límites.
Se usa cuando el cambio requiere total entendimiento del
grupo y el equipo es experto y está lo suficientemente
maduro para este tipo de liderazgo.
Modernización Secretarías de Educación MEN
10. La Agenda
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Mapa con el camino de la reunión (planeación).
• La planeación es el proceso en el que se diseña el camino de
los tópicos, pasos del proceso y tiempo necesario para
conseguir resultados.
• Ventaja: Permanece escrita --> Camino lógico y secuencial de
la reunión.
• ¿Por qué es importante? - Ayuda a prepararse para el éxito
- Ayuda a conocer con anterioridad cómo podemos participar
- TIP: Incluir tan pocos temas como sea posible
- Los participantes tienen 3 clases de necesidades:
Resultados, proceso y relaciones
- Hacerla entendible para todos los participantes.
Modernización Secretarías de Educación MEN
Agenda - Beneficios
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Para el líder
- Determinar las necesidades
de la reunión.
Planear la
- Define los procesos alineados
agenda antes de
a los resultados esperados
la reunión
- Identificar los participantes
ayuda a:
- Determina la clase de
participación requerida
- Mantener la reunión en el
Durante la
camino
reunión, referirse
- Libera al líder de enfocarse
a la agenda
sobre el contenido
ayuda a:
Revisar la
agenda al final
de la reunión
ayuda a
Modernización Secretarías de Educación MEN
- Evaluar el éxito de la reunión
- Plantear reuniones
posteriores
- Evitar que queden temas sin
tratar
Para los participantes
- Pensar en el éxito
(resultados)
- Conocer qué se debe
esperar
- Tener claras las
expectativas y saber cómo
participar
- Mantener el camino de la
reunión
- Evaluar el éxito de la
reunión
- Evitar que queden temas
sin tratar
Planificación de la
agenda
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
LA AGENDA
Objetivo de la Reunión
Qué
Análisis del Contenido
Análisis de Implicados
Cómo
Quién
Resultados deseados
Temas
Logística
Participantes, Roles /
Arreglos del Salón
Decisión / Método
Posibles Fallas
Visualizando el Éxito
Modernización Secretarías de Educación MEN
Cuando
Puntos clave para
construir una agenda
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
1. Piense cuales son los elementos clave para reunirse
PARA REUNIÓN ESPECIAL
PARA REUNIÓN ORDINARIA
2. Verifique si necesitará reuniones
adicionales para recopilar objetivos
3. Escriba el objetivo y los resultados
esperados
4. Liste en orden los temas para el logro del
objetivo
2. Escriba el objetivo de la reunión
3. Liste los temas a tratar en orden
lógico
4. Escriba los resultados deseados para
cada tema
5. Identifique los pasos del proceso para cada tópico (Ej. Presentaciones, evaluación,
revisión etc.)
6. Anote quien liderará cada tema y cuánto tiempo tomará
7. Logística: Arregle el salón y prepare lo necesario
8. Identifique posibles fallas y posibles prevenciones o soluciones a éstas. Revise la
agenda y piense en las posibles modificaciones que puede hacer
9. Visualice el éxito: Imagine la reunión y el éxito de la misma
Modernización Secretarías de Educación MEN
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Comportamientos
facilitadores
Modernización Secretarías de Educación MEN
2
Comportamientos Facilitadores
Acciones Preventivas
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Acciones para realizar una reunión orientada a los resultados y que
facilita que todos estén en el camino.
Preventivos: Comportamientos o acciones que facilitan antes y durante la reunión
que el grupo no se desvíe de lo planeado.
Intervención: Comportamientos o acciones durante la reunión que ayudan a que el
grupo vuelva al camino de la reunión.
ACCIONES PREVENTIVAS
• Al comienzo:
Acordar Resultados esperados, Agenda,
Roles, Toma de decisiones, Reglas de juego
• Durante:
- Sugerir cómo pueden proceder y llegar a
acuerdos
- Hacer preguntas abiertas para aumentar la
participación
- Solicitar juicios a quienes se los reservan
Modernización Secretarías de Educación MEN
Comportamientos Facilitadores
Acciones de Intervención
1. Boomerang: Devolver una pregunta hecha
por un participante a él o al grupo
2. Devolverse al tema: Estar seguro que
todos están hablando de lo mismo
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
5. Aceptar, legitimizar, estar de acuerdo o diferir: Para
salir adelante en una dificultad con la gente o
situación. El grupo elige si el tema es apropiado o si
se deja a futuro
6. Usar el lenguaje del cuerpo: Reforzar sus palabras
con lenguaje corporal apropiado y congruente con el
lenguaje verbal
3. Preguntar/Decir: Decir lo que pasa, lo que
no funciona y dejar que hablen
7. Usar humor: Las bromas y chistes pueden aliviar la
tensión, pero no deben ser a expensas de otro ni
estar fuera de contexto
4. Reforzar acuerdos y reglas: Recordarlos
cuando discuten o se salen del foco
Esto permite
- Escuchar lo que el grupo dice
- Que el grupo tome responsabilidad por su comportamiento
- Acercarse al éxito en los resultados de la reunión
Modernización Secretarías de Educación MEN
Intervención
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Intervenciones de
alto nivel
RECOMENDACIONES
Retroalimente en el break
- Comience con intervenciones muy
sutiles y amables
- Si el comportamiento continúa,
escale gradualmente la intervención
- Permita a los participantes de
alejarse elegantemente de situaciones
difíciles
Hable directamente
Pregunte: ¿Qué piensa
usted?
Camine hacia ellos,
contacto visual
Camine hasta la
mitad del camino
Intervenciones de
bajo nivel
Párese
Contacto visual
Modernización Secretarías de Educación MEN
Retroalimente a todo el
grupo
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Seguimiento al
Éxito
Modernización Secretarías de Educación MEN
3
Seguimiento al Éxito
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
El objetivo de esta sección es aprender cómo completar la
reunión de manera que incremente el éxito y la implementación
del objetivo
Modernización Secretarías de Educación MEN
Seguimiento al Éxito
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
¿Qué es? Proceso para concluir la reunión de forma que el aprendizaje se relacione con las
actividades que acontecieron, implementar las acciones tomadas y facilitar que las
enseñanzas se apliquen en futuras reuniones
Resumen de la actividad
Revisar lo que pasó en la reunión (Ej. Acuerdos,
aprendizajes etc.)
Planear acciones
Establecer los pasos a seguir
Minutas de la reunión
Producir una “memoria escrita” de los acuerdos, ítems de
acciones etc.
Revisión de la reunión
Escuchar a los participantes lo que funcionó, lo que no
funcionó y las mejoras a futuro
Reconocimiento
Agradecer por la participación y contribución en la reunión
Modernización Secretarías de Educación MEN
Minutas de la Reunión
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
• Revisar cada página, chequear títulos, asegurarse que el escrito
sea legible y las oraciones tengan sentido.
• Retire la “memoria del grupo” de las paredes. Ponga las páginas
en orden y numérelas.
• Escriba nombre de los participantes y fecha de la reunión.
Delegue un responsable para la minuta.
• La minuta con los principales puntos tratados se puede archivar
para consulta de todo el equipo.
Modernización Secretarías de Educación MEN
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Recomendaciones
Modernización Secretarías de Educación MEN
4
Reglas de juego
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Modernización Secretarías de Educación MEN
•
SILENCIAR CELULARES
•
Respetemos las ideas de los demás.
•
Participemos activamente.
•
Escuchémonos.
•
Mantengamos actitud de
conciliación.
•
Rompamos esquemas.
•
Visualicemos la organización como
si fuéramos el cliente,
¿Qué esperaríamos recibir?.
•
Tomemos decisiones que beneficien
a la Secretaría.
Ayudas para Conducir
Reuniones











Escuche antes de hablar
De soporte, no sermones
Confronte, no pelee
Lidere, no le de gusto a todos
Cree un ambiente libre de
amenazas
Confíe en el grupo
No actúe siempre como experto
Permita silencios
No adoctrine
Fomente la reflexión
Profundice en las discusiones
Modernización Secretarías de Educación MEN
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Sugerencias para el Desarrollo
de Reuniones Efectivas

Ministerio de Educación Nacional
Suministrar información con
tiempo

Definir claramente el objetivo

Establecer los temas a tratar

Programar reuniones cortas

Conformar grupos pequeños

Tomar decisiones y distribuir
responsabilidades
Modernización Secretarías de Educación MEN
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Sesión de Preguntas
¿¿¿
Modernización Secretarías de Educación MEN
???
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Finalización
¡¡¡ Gracias !!!
Modernización Secretarías de Educación MEN
Descargar

Manejo Reuniones Efectivas