EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
La resolución de problemas que surgen en una
organización productiva, generalmente se basan en
un proceso que sigue una secuencia lógica.
El proceso comienza con la identificación del
problema, esto es, lo primero que hay que hacer es
darnos cuenta que tenemos un problema y tratar de
definirlo, sin que intervengan para esto, supuestos no
relacionados con el mismo o información irrelevante
que nos lleve a considerandos erróneos.
Recordemos que un problema operativo es una
desviación o un desequilibro entre lo que debiera
suceder y lo que en realidad sucede.
EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
La siguiente etapa es el análisis de la información
relevante que nos permita conocer la causa que
lo originó, recordar que en un proceso de
manufactura un problema representa la no
conformidad del producto o servicio que se
espera obtener de dicho proceso.
Finalmente, una toma de decisiones racional y
correctiva de la causa que originó el problema,
permite continuar con el proceso de manufactura
que este conforme con especificaciones de
calidad esperadas para el producto o servicio
procesado.
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Este proceso de toma de decisiones racional será de
poca utilidad si el directivo no entiende bien los
conceptos y sabe como aplicarlos en su trabajo.
Deberá desarrollar capacidad para identificar la
información que es relevante para identificar cual
es el problema, así como las causas que lo
originaron, deberá tener la visión para separar lo
pertinente de lo que no viene al caso.
Generalmente la información es la principal
materia prima de la dirección empresarial. La
incertidumbre se origina por falta de información.
Información acerca del mundo que lo rodea, de
su organización y sus planes, del funcionamiento
de aquella parte de la organización de la cual él
es responsable de llevar a buen término estos
planes, de las personas y los recursos utilizados.
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De acuerdo al principio fundamental de los
Sistemas de Gestión de la Calidad relacionado
con el “enfoque de sistema para la gestión”. La
norma señala:
Identificar, entender y gestionar los procesos
interrelacionados
como
un
sistema,
contribuye a la eficacia y eficiencia de una
organización en el logro de sus objetivos.
Así mismo, otro principio fundamental de los
Sistemas de Gestión de la Calidad relacionado
con el enfoque basado en hechos para la toma de
decisiones, la norma establece:
Las decisiones eficaces se basan en el análisis
de los datos y la información.
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Lo que un directivo requiere para realizar un
análisis efectivo de problemas, es un sistema
ordenado para procesar la información, un
sistema en el que ciertas etapas sigan a otras
en un orden fijo.
El directivo que comprende los conceptos que
fundamentan el análisis de problemas y tiene
un método sistemático para seguir el proceso,
logra estas ventajas:
Sabe dónde se encuentra él y sus subordinados
en cualquier momento del proceso.
Debido a que este proceso lo entiende y le es
visible, el directivo dispone de un entramado
que le guía en el manejo de la información.
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El método considera una serie de pasos que
enuncian siete conceptos básicos del análisis de
problemas, a saber:
1. El que analiza problemas cuenta con una norma
(conformidad del producto) establecida de
funcionamiento, un “debiera” frente al cual
comparar la “realidad” del funcionamiento.
2. Un problema es una desviación de una norma
“conformidad” de funcionamiento.
3. La identificación de la norma tiene que
identificarse, localizarse y describirse en forma
precisa.
4. Siempre hay algo que distingue lo que ha sido
afectado por la causa de aquello que no ha sido
afectado.
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5. La causa de un problema es siempre un cambio
que ha ocurrido a través de alguna
característica, mecanismo o condición distintiva
para producir un efecto no deseado.
6. Las posibles causas de una desviación se
deducen
de
los
cambios
pertinentes
encontrados al analizar el problema.
7. La más probable causa de una desviación es
aquella que explica exactamente todos los
datos en la especificación del problema.
De manera similar, los conceptos básicos de la
toma de decisiones racional siguen una
progresión lógica.
EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
Es
necesario distinguir diferencias entre los
procesos de análisis de problemas y la toma de
decisiones racionales; en el caso del análisis de
problemas se genera una explicación que se
puede verificar debido a que el suceso (la
causa) ya ocurrió; pero en la toma de
decisiones se ofrecen respuestas que no se
pueden verificar debido a que los hechos y
consecuencias ocurrirán en el futuro.
El tomar la mejor decisión implica seguir una
secuencia que se basa en los siguientes siete
conceptos:
1. Se deben establecer primero los objetivos de una
decisión.
2. Los objetivos se clasifican conforme a su
importancia.
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3.
4.
5.
6.
7.
Se
desarrollan
y
especifican
acciones
alternativas.
Las alternativas se valoran respecto a los
objetivos establecidos.
La elección de la alternativa con mejor capacidad
para lograr todos los objetivos representa la
decisión tentativa.
La decisión tentativa se examina para determinar
las futuras consecuencias adversas posibles.
Los efectos de la decisión final se controlan
tomando otras medidas a fin de evitar que las
posibles
consecuencias
adversas
se
transformen en problemas y deberá asegurarse
de que las acciones adoptadas se lleven a cabo.
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El poner en práctica estos catorce puntos (siete
para el análisis de problemas y siete para tomar
decisiones correctivas) en el trabajo cotidiano,
requiere de un esfuerzo diligente, persistente y
disciplinado; también implica reflexión inteligente
y sistemática.
El directivo experto al enfrentar problemas en una
organización, aprende a formar equipo con sus
subordinados e inclusive con sus superiores.
La toma de decisiones es sin duda la tarea más
difícil y esencial que desarrolla un directivo.
EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
Algunas de estas decisiones no están relacionadas
necesariamente con problemas, por ejemplo,
emprender una acción que establezca patrones
de desempeños enteramente nuevos (esto
requiere de capacitación y entrenamiento), o que
permita alcanzar alguna meta nueva (esto
requiere planeación), o estructurar los programas
de operación de la empresa que se realizarán en
el futuro (esto requiere de desarrollo de
estrategias para la manufactura).
Muchas Gracias por su atención.
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