ASIGNATURA : COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA
SEPARATA
: COMUNICACIÓN ESCRITA EN LAS
ORGANIZACIONES
 No importa el sector a que se dedique, ni su cifra de
facturación, ni su tamaño: Todas, absolutamente todas
las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse,
además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la
empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad,
y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el
fracaso final es inevitable.
 Las organizaciones disponen de una amplia variedad de
canales de comunicación: Blogs, correos electrónicos,
reuniones,
cartas,
llamadas
telefónicas,
video
conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios...
Así, la escritura corporativa (también llamada, escritura
empresarial, o de negocios) es el conjunto de
documentos que una empresa crea en el desarrollo de su
actividad. El término se ha traducido del inglés “corporate
writing”. Es en Estados Unidos y Canadá, desde
principios de los ochenta del pasado siglo, donde se
empieza a prestar atención a la calidad de la
comunicación escrita, y a considerarla como uno de los
factores que determinan el éxito empresarial.
 Pensemos por un momento en la auténtica montaña de
papeles que genera al cabo del año hasta el más
modesto negocio… ¿Por qué es tan importante para una
empresa tener una buena escritura corporativa?
 Para responder a esta pregunta, nos fijaremos en cuatro
aspectos clave de la gestión empresarial. Veremos cómo
la escritura corporativa es una herramienta eficaz,
práctica y de bajo coste que puede reportar numerosos
beneficios a las organizaciones.
 Las empresas se relacionan todos los días con personas
y entidades muy diversas que genéricamente
llamaremos “terceros” (aunque a veces puedan estar
muy vinculadas a la compañía). Aquí se incluyen
proveedores, inversores, accionistas, prensa, clientes,
competidores, Administración, público en general...
Presentar unos documentos eficaces y bien elaborados
en el fondo y en la forma, producirá, entre otros, estos
efectos favorables:
•Fomentar buenas relaciones con el entorno económico
y social.
•Mejorar la capacidad de influencia en el mercado.
•Transmitir una imagen positiva y profesional.
•Facilitar nuevas oportunidades de negocio.
 Un velero no puede llegar a buen puerto sin la
cooperación de toda su tripulación. Un equipo de fútbol
no puede ganar títulos sin el esfuerzo de todos sus
miembros. De igual forma, una empresa no puede
progresar si todos sus integrantes no reman en la misma
dirección.
 Una buena escritura corporativa puede mejorar de forma
significativa la gestión de las empresas:
 Mejorando el entendimiento entre sus integrantes.
 Facilitando el éxito del trabajo en equipo.
 Fomentando la coordinación y la eficiencia.
 Favoreciendo el aumento de la productividad.

 Para cualquier empresa es vital saber presentar sus
productos y servicios de forma convincente y atractiva.
De esta forma atraerá nuevos clientes y mantendrá a los
que ya tiene. Para lograr estos objetivos, la empresa se
sirve en muchas ocasiones de documentos. Entre ellos:
Folletos promocionales, textos para presentaciones,
catálogos, argumentarlos de ventas.
La misión de la escritura corporativa consiste en proyectar
textos atractivos, centrados en las características y
necesidades de los clientes.
Los objetivos son:
•Distinguir los productos y servicios de los de la
competencia.
•Estimular la atención y el interés de los potenciales
clientes.
•Conservar y satisfacer a los clientes que ya se tienen.
•Aumentar las ventas, y por tanto, los beneficios de la
empresa.
 En este apartado incluimos documentos de distinto tipo,
pero que tienen en común su carácter funcional y
descriptivo. Aunque en muchos casos van dirigidos a
terceros, no son documentos comerciales, y tampoco
están orientados a las relaciones públicas. Algunos
ejemplos: Manuales de instrucciones, normas de
procedimiento, pliegos de contratación para concursos y
subastas y solicitudes de subvenciones.
 En este tipo de textos es especialmente importante, aun
más si cabe que en los demás escritos, que la redacción
sea clara, coherente y bien construida.
Hay un ejemplo en este grupo de especial interés práctico
para todo tipo de empresas (incluidas, por supuesto, las
PYMES y los autónomos): Las solicitudes de subvenciones
y ayudas financieras.
Y es que muchas subvenciones quedan desiertas cada año
en España porque los proyectos que se presentan a
organismos públicos o entidades financieras no se han
redactado de forma adecuada. No es que los empresarios o
profesionales carezcan de capacidad para elaborar los
proyectos. Lo que sucede es que no están familiarizados
con la metodología propia de este tipo de documentos. Por
lo tanto, la obtención de una ayuda, un préstamo o una
subvención puede depender de la adecuada redacción y
presentación de la solicitud.
 Ya hemos visto la gran cantidad de documentos que una
empresa genera en el desarrollo de su actividad. También
hemos comprobado lo importante que puede ser para
una empresa saber escribir correctamente. ¿Quién es la
persona más adecuada para ocuparse de la escritura
corporativa?
 Escribir para la empresa con acierto y eficacia no es una
misión imposible. Con dedicación y el aprendizaje de las
técnicas adecuadas pueden lograrse mejoras muy
apreciables. Sus efectos beneficiosos se notarán en breve
tiempo en numerosos aspectos de la organización.
El escritor corporativo suele tener (aunque no es
imprescindible) una formación universitaria “de letras”
(filología, derecho, periodismo...) lo que le confiere un buen
dominio de la expresión escrita. Además, está habituado a
trabajar en entornos corporativos, y conoce los problemas y
las necesidades de las empresas
EMPRESA
Comunicación Interna
Fluye
Horizontal
Ascendente
Fluye
Descendente
A través
A través
Redes
Pueden ser de
Formales
Informales
 Cuya principal utilidad es la emisión de directrices de un
superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar
políticas, metas, etc. Se realiza a través de
memorándums, informes, instructivos, reglamentos,
manuales de organización, periódicos y revistas internos,
folletos, diagramas, videos. Esta información le dará
sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados,
suministra datos importantes y ayuda a resolver sus
dudas.
Algunos canales de comunicación ascendente son:
•Boletín o periódicos de empresa.
•Circulares.
•Manuales de empresa.
•Tablones de anuncio.
•Folletos de bienvenida.
•Entrevistas.
•Cursos de formación.
 Este tipo de comunicación suministra retroalimentación
de los subordinados. Establece un camino de
oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones,
etc. Por medio de ella se puede conocer el clima
organizacional y es muy valiosa para integrar a los
trabajadores con la alta dirección. Se realiza a través de
Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos
de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y
Entrevistas y Reuniones de Grupo.
Desarrolla, entre otras las siguientes funciones:
•Permite a los mandos superiores conocer los problemas
del personal.
•Facilita la integración y participación de los trabajadores.
•Influye en una adecuada toma de decisiones.
•Promueve la mejora de calidad.
Este tipo de comunicación en las empresas suele ser
escasa.
Las causas más habituales se pueden resumir en:
•Los jefes no admiten de buen grado las críticas a su
gestión.
Algunos canales de comunicación ascendente:
•Encuestas.
•Sondeos de opinión.
•Manual de empresa.
•Informes a la dirección.
Es la comunicación que se desarrolla entre dos
personas del mismo nivel jerárquico. Es una
comunicación muy útil para la integración de los grupos
de trabajo, para la sociabilización necesaria entre las
personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos
y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que
transitan formalmente en forma horizontal tienen por
objetivo la integración y coordinación.
La comunicación horizontal en la empresa:
•Fomenta el compañerismo y el espíritu de equipo.
•Evita malos entendidos.
•Enriquece la formación y experiencia de los trabajadores.
•Facilita la coordinación.
•Propicia el consenso en la toma de decisiones.
Procedimientos de comunicación horizontal:
Debate.
Grupos de estudio.
Seminarios.
Visitas a departamentos
 Así mismo, además de las formas de comunicación
formal, existen las Redes que se utilizan en la
Comunicación Informal dentro de las Organizaciones, las
cuáles son muy importantes desde el punto de vista del
Comportamiento Organizacional, porque cuando las
organizaciones las aprovechan en su beneficio, suelen
ser de gran utilidad y si se les descuida o se
desconocen, pueden ser generadoras de problemas.
 Podemos clasificar los diferentes tipos de lenguaje en
verbales y no verbales.
A. EL LENGUAJE VERBAL PUEDE SER ORAL O ESCRITO
 Los símbolos que utiliza el Lenguaje Verbal, tanto en su
forma oral, como en su forma escrita, son las palabras.
Es indispensable que emisor y receptor, manejen el
mismo idioma y por lo tanto conozcan las mismas
palabras, sin embargo, una misma palabra puede tener
diversos significados y es primordial llegar a un acuerdo
convencional del significado que tendrá un símbolo, es
decir, una palabra determinada.
 Es la forma de comunicación más rápida y simple y tiene
la ventaja de que la retroalimentación se puede recibir de
manera inmediata. Las dos formas de comunicación oral,
comúnmente empleadas en las organizaciones son el
habla en la comunicación cara a cara, y el habla a
través de un aparato como son: el teléfono o los
micrófonos y altavoces.
 La comunicación escrita puede tomar muchas formas:
cartas, memorándum, oficios, circulares, folletos,
boletines, informes, reportes, periódicos, revistas, etc.
 El material escrito en las empresas, generalmente va
dirigido a empleados y a clientes y frecuentemente tiene
más dificultades de legibilidad que los escritos que se
utilizan
en
otros
ámbitos.
Con la utilización de la jerga profesional y el lenguaje
técnico, se ha hecho cada vez más difícil la lectura y
comprensión de la comunicación escrita en las
organizaciones, y se ha olvidado que el propósito de
estas
formas
de
comunicación.
 Ante todo escriba para comunicarse. Su misión principal al escribir
es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que
escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger
palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no
transmitan sugerencias.
 Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido
previamente. Debe tener una introducción, en la que se exponga
aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se
desarrolla el tema y, por último, una conclusión, ésta es decisiva: si
es demasiado larga, poco precisa, o demasiado oscura corre el
riesgo de fatigar la atención del lector.
A. INFORMES:
 El informe formal por escrito es uno de los pilares de la
comunicación en toda organización.
 Su función es la de permitir que gran número de personas
reciban hechos y razonamientos relativos a un problema
que deben resolver.
 Un informe no requiere que todas las personas interesadas
en él estén presentes en un momento dado y es rápido para
el que lo recibe. Su desventaja es que no permite un
diálogo. Hace falta una reunión para ello.
•Emplee abreviaturas y contracciones, un informe no ha
de ser pomposamente solemne de tono o forma.
•Si el informe se basa en sus observaciones y juicios
personales, dígalo sin más. "Pienso...", "Creo...".
•Debe prever las posibles preguntas que pueda generar
su informe y contestarlas. Emplee ilustraciones, casos y
ejemplos si lo cree necesario.
•Si quiere señalar una idea en concreto, subraye, es una
manera de hacer que el lector sepa qué es importante.
B. RESÚMENES
•Un resumen debe Ud. escribirlo con sus propias
palabras.
•En primer lugar, debe leer dos veces o escuchar con
atención lo que se va a resumir.
•Tome notas para el esquema y subraye los puntos
importantes.
•Haga un borrador inicial que se base en sus notas
buscando sus propias palabras.
C. MENSAJES CORTOS:
•Para escribir una breve nota, una carta, etc. debe, en
primer lugar, anotar brevemente lo que quiere decir;
organizar estas notas de forma lógica; hacer un primer
borrador; revisar ese borrador por si hay errores
gramaticales, sintácticos u ortográficos, o por si
encontrara ambigüedad en su contenido o en su tono y
redactar el borrador definitivo, si fuese necesario.
•Antes de ponerse a escribirlo, debe estar seguro de que
conoce todos los hechos que necesita y que los ha
comprobado.
 La
documentación tiene como fin último guardar,
conservar y almacenar los documentos para que luego
se
puedan
recuperar
fácilmente.
La
tarea
fundamental
de
la
documentación,
especialmente en los medios de comunicación, es la
recuperación de la información
 Los centros de documentación llevan a cabo el proceso
documental pensando en el usuario-redactor. Por tanto,
desde que llega el documento hasta que lo recibe el
redactor se prepara el documento pensando en la
necesidad informativa.
A BIBLIOGRÁFICAS


Childe, Gordon, Los orígenes de la civilización, Fondo de Cultura Económica, México, 1996

FRAUNFOHER THOMPSON, Stepehn. Cultura Organizacional. Editorial Paidós, España, 2003.

GOLDHABER, Gerald M. Comunicación Organizacional, Editorial Diana, México, 1986.

BONILLA GUTIÉRRREZ, Carlos. La comunicación. Función básica de las relaciones públicas, Editorial
TRILLAS, España,1994.

Llauca Curiñán, Rodrigo. Tecnicas de estudio. Normas de comunicación, editorial 21, Santiago 2010.

B DIGITALES
 http://es.wikipedia.org/wiki/Expresi%C3%B3n_escrita
 http://www.angelfire.com/nt/informemex/introduccion.html
 http://www.elergonomista.com/comunicacionformas.html

http://www.articuloz.com/relaciones-publicas-articulos/la-comunicacion-escrita-una-herramienta-eficaz-para-lasempresas-de-exito-659968.html
Descargar

UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO