SECRETARÍA DE SALUD
Subdirección de Correspondencia, Archivo y
Oficina de Información Pública
 DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO
EN LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO
FEDERAL. (8/Octubre/2008, GODF)
 APLICAR EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
• ESTABLECER
UN
ADECUADO
TRANSFERENCIA DEL EXPEDIENTE.
CONTROL
Y
• ESTABLECER LAS FUNCIONES Y EL MANEJO DEL
EXPEDIENTE.
• EVITAR EL DETERIORO DEL EXPEDIENTE.
• CREAR UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA
7.5.5 Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes o
unidades de documentación simples o compuestas, constituidos por uno o
varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y
relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite.
Se entiende como Documento de Archivo, el que registra un acto Administrativo,
Jurídico, Fiscal ó Contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de
sus funciones y actividades de las Unidades Administrativas, de Apoyo Técnico
Operativo, independientemente del soporte en que se encuentren.
El “Análisis del ciclo vital” es la denominación que se da a las distintas fases o
etapas por las que van pasando los documentos, desde su creación, selección
para su custodia permanente o hasta su baja o depuración.
La “Integración de expedientes” deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos
plenamente identificados, preferentemente con carátulas estandarizadas en todas
las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, con el objeto de
homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para
preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse
incorporar a ellos, elementos que dañen o lastimen a los documentos que los
constituyen, como clips o grapas.
7.5.6 Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una función o
atribución genérica, formarán parte de una Serie Documental.
La “Identificación de series y funciones” constituye un concepto central en la
organización de archivos, y se instituye como una categoría de agrupamiento e
integración superior de los expedientes individuales.
Los expedientes deberán asociarse siempre a la serie documental o función de la
que derive su creación, y organizarse de conformidad con el Sistema de
Clasificación que se establezca dentro de las Dependencias, Órganos
Desconcentrados y Entidades.
La “Ordenación de expedientes y series” es el proceso mediante el cual se
organizan los documentos de acuerdo con el sistema de archivos o conservados
formando una unidad como resultados de una misma acumulación, del mismo
proceso archivístico, o de la misma actividad; que tiene una forma particular; o
como consecuencia de cualquier otra relación derivada de sus producción,
recepción o utilización
7.7 DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA
7.7.1 Las unidades administrativas de las Dependencias, Órganos
Desconcentrados y Entidades generadoras de los documentos, como
producto de una acción administrativa y con una función específica, deberán
organizar sus Archivos de acuerdo a las Series Documentales registradas, que se
encuentran dentro del Cuadro General de Clasificación Archivística. De la misma
manera, deberán conservar los documentos originales como testimonios, prueba y
continuidad de la gestión administrativa necesaria para una adecuada toma de
decisiones.
7.7.2 Las áreas generadoras de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y
Entidades, sólo conservarán en sus Archivos los expedientes integrados por series
documentales. Los expedientes se conforman con los documentos originales de
entrada y el documento de salida (Acuses de Recibo).
7.7.3 Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en
el momento en que pierdan su utilidad funcional
7.7.4 Las fotocopias de documentos y los expedientes multiplicados para
controles internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no
serán consideradas como materiales de archivo.
7.7.5 Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales
similares, no se considerarán como parte del archivo.
Una vez concluida su vida útil, podrán canalizarse a bibliotecas o centros de
documentación o, en su caso, podrán darse de baja para su reciclamiento.
Documentos de fax o impresiones de correo electrónico sin valor legal, son
instrumentos de comunicación empleados para optimizar tiempos y agilizar
trámites; que no excluyen el trámite de recepción o envío del documento original
y sólo serán materia de archivo temporal hasta que se reciban los originales..
CLASIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DEL
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
QUE TENGO QUE HACER PARA ENVIA MI DOCUMENTACIÓN AL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
?
1) SEPARAR LA DOCUMENTACIÓN POR AÑOS DEL MÁS RECIENTE
AL MÁS ANTIGUO
2) EXTRAER LA DOCUMENTACIÓN DE BIBLIORATO Y
SE PASARLA A FOLDER
3) DEBERÁN IR EN BROCHES BACOS O COSIDOS
4) EN ALGUNOS CASOS SE DEBERAN RETIRAR GRAPAS Y CLIPS
• LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DEBERÁN INTEGRARSE Y
OBRAR EN EXPEDIENTES (CONSTITUIDOS POR UNO O VARIOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO).
• LOS EXPEDIENTES SÉ AGRUPARÁN POR EL ASUNTO, TEMA Ó
MATERIA DE QUE TRATAN.
• LOS EXPEDIENTES DEBERÁN CONTENER
IDENTIFICACIÓN .
UNA CARÁTULA DE
• LOS EXPEDIENTES PERSONALES Y EXPEDIENTES CLÍNICOS NO
LLEVARAN CARÁTULA
• LOS EXPEDIENTES DEBERÁN FOLIARSE PARA PRESERVAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN.
VAN FOLIADOS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA (FOLIADOR,
LAPIZ Ó PLUMA)
• SE REGISTRARÁ EXPEDIENTE POR EXPEDIENTE EN EL
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
• DESPUÉS DE REALIZAR ESTOS PROCESOS EL ÁREA SE
COMUNICARA A LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE PARA QUE SE
LE INDIQUE EL DÍA Y LA HORA QUE HA DE IR UN ARCHIVONÓMO A
LA REVISIÓN DE SU DOCUMENTACIÓN.
INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE
SE DEBERÁN
CONSERVAR
1)
DOCUMENTOS
ORIGINALES
NO SE DEBE INTEGRAR
1) NOTAS O TARJETAS INFORMATIVAS
2) FOTOCOPIAS DE LOS DOCUMENTOS
3) EXPEDIENTES MULTIPLICADOS PARA
CONTROLES INTERNOS
2)
DOCUMENTOS DE
ENTRADA
4) SINTESIS INFORMATIVAS
(ENGARGOLADOS MANUALES)
5) BIBLIORATOS, REVISTAS, LIBROS
3)
ACUSES DE RECIBO
6) IMPRESIONES DE CORREO
ELECTRÓNICO SIN VALOR LEGAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
TRÁMITE (OFICINA)
2 AÑOS
VALORACIÓN
PRIMARIA
BAJA O
CONSERVACIÓN
TRASNFERENCIA
PRIMARIA
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
3 AÑOS
UNIDAD DE
DOCUMENTACIÓN
EN TRAMITE
VALORACIÓN
SECUNDARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ARCHIVO HISTÓRICO
PERMANENTE
DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVA
CARATULA DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
1.- Número de entrada: Lo coloca el Área de Archivo
2.- Número de caja: 1 de
2
3.- Número de expediente:
1
4.- Número de fojas: 176
5.- Clave de Clasificación:
6.- Fondo: SECRETARÍA DE SALUD
MXGDF09-SESA-08
7.- Sección o Area Generadora: _ _ Subdirección de __
8.-Serie documental: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
9.-Nombre o Título del Expediente:
10.- Fecha de apertura:
01 / 01 / 2005
Día/Mes/Año
11.- Valor Documental:
Fecha de cierre: 11/ 05 / 2011
Día/Mes/Año
12.-Vigencia Documental:
Administrativo
Legal
Archivo de Trámite
2 años
Archivo de Concentración 3 años
Contable
13.- Contiene Datos Personales:
SI
NO
14.- Pertenece a un Sistema de Datos Personales
SI
NO
Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito Federal
Subdirección de Correspondencia , Archivo y
Oficina de Información Pública
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Fondo :
Secretaría de Salud del D.F
Dirección de Área:
Area Generadora
Serie Documental:
Clave de Clasificación:
Responsable del Archivo :
Pagina___ de ___
2
3
( 8)Valor: Administrativo: ( X )
Contable :
( )
Legal:
( )
4
5
NO. Cons
Caja
Nombre o Titulo del Expediente
No. de Fojas
Año o Periodo
Original(O)
Copia (X)
9
10
11
12
13
14
Contiene Datos Pertenece a un Sistema
Personales
de Datos Personales
Si No
Si No
15
Observaciones
16
17
El presente inventario consta de ______(18)_____ fojas y ampara la cantidad de ___(19)____ expedientes en
___(20)____ cajas, con un peso aproximado de ____(21)___
FORMULÓ
23
REVISÓ
24
VISTO BUENO
25
Fecha
22
ROTULACIÓN DE CAJAS
• Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados)
Caja: 1 de 2
1/2
Organismo: Secretaría de Salud
(SESA)
SESA
H.G.VILLA
Unidad Administrativa: H.G.VILLA
Contenido: Relación Laboral
RELACIÓN LABORAL
Área Generadora: Recursos Humanos
RECURSOS HUMANOS
Año o Periodo: 2010
2010
1) NO LLEVA CARÁTULA
2) NO VA FOLIADO
3) CONTAR EL TOTAL DE FOJAS DEL QUE CONSTA EL
EXPEDIENTE
4) INVENTARIAR UNO A UNO LOS EXPEDIENTES
5) LLEVA CARÁTULA POR CAJA
De acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012 se consideran expedientes
clínicos:
 Expediente Clínico
 Expedientes Clínicos por Defunciones
 Nota inicial de Urgencias
 Expediente Médico Legal
 Hojas de referencia y contra referencia
NOM-004
ARCHIVO CLÍNICO
ACTIVO
VALORACIÓN
PRIMARIA
2 AÑOS
BAJA O
CONSERVACIÓN
TRASLADO
PRIMARIO
ARCHIVO CLÍNICO
PASIVO
3 AÑOS
VALORACIÓN
SECUNDARIA
CONTROL DE
GESTIÓN
UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
5 AÑOS
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
LINEAMIENTOS DE TRANSFERENCIA
Los Expedientes Clínicos que cumplieron con su tiempo de
resguardo de acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012, que
deberán ser transferidos a la UAC son:
ÚLTIMA CONSULTA
TERMINO DE
RESGUARDO
TRANSFERENCIA
2007
2012
2013
2006
2011
2012
2005
2010
2011
2004
2009
2010
2003
2008
2009
Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito Federal
Subdirección de Correspondencia , Archivo y
Oficina de Información Pública
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
EXPEDIENTE CLÍNICO
Fondo : Secretaría de Salúd del D.F
Dirección de Área: J.S. Coyoacan
Area Generadora: Archivo Clinico
Serie Documental: Expediente Clínico
Clave de Clasificación
Responsable del Archivo : Adriana Martinez Jimenez
No. No. de
Cons Caja
No. de
Expediente
Nombre del
Expediente
No de
Fojas
(
Original
Año o
(O)
Período
Copia (X)
Contiene Datos
Personales
Si
El presente inventario consta de ___________
cajas, con un peso aproximado de _______
FORMULÓ
21
Pagina___ de ___
Valor: Administrativo: ( X )
Contable :
( )
Legal:
(X)
Forma Parte de Un
Sistema de Datos
Observaciones
Personales
No
Si
No
fojas y ampara la cantidad de _______ expedientes en _______
REVISÓ
22
VISTO BUENO
23
Fecha
24
1) Extraer de biblióratos
2) Se forman paquetes
3) Separar por semanas, meses o años
4) Contar el total de fojas del que consta el
expediente
5) Inventariar uno a uno los expedientes
6) Realizar carátula por caja
 Se relacionan en el Inventario de Transferencia Primaria,
por paquete, ya sea por semana, mes o año de acuerdo al
volumen que genere cada unidad, deberá relacionarse del
primer folio al último folio de cada paquete. Cuantificara el
número de fojas por paquete.
1.- Número de caja: 1 de
2
2.- Número Total de Expedientes: 155
4.- Número de fojas: 3750
5.- Fondo: SECRETARIA DE SALUD DEL D.F: MXGDF09-SESA-08
6.- Area Generadora: __________Archivo Clínico del C.S. NAYARITAS___________________
7.-Serie documental: ____________________ Expediente Clínico ___________
8.- Colocar el No del primero y el último Expediente dentro de la Caja: ______224516 -254616_
9.- Fecha de apertura:
2002
Día/Mes/Año
10.- Valor Documental:
Fecha de cierre: 2007
Día/Mes/Año
11.-Vigencia Documental:
Administrativo
Legal
Archivo de Concentración
5 años
Contable
12- Contiene Datos Personales:
12- Pertenece a un Sistema de Datos
Personales:
SI
NO
SI
NO
• Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados)
1. Caja: 1 de 2 (dependiendo
del # de cajas a enviar)
1/2
2. Organismo: Servicios de
Salud del Distrito Federal
(SESP)
3. JURISDICCIÓN: VILLA
4. Contenido: Expediente
Clínico 071362-100359
5. Área Generadora: Archivo
Clínico del C.S. Nayaritas
6. Año o Periodo: 2002-2007
J.S. COYOACAN
SESP
EXPEDIENTE CLINICO
071362-100359
ARCHIVO CLÍNICO
2006 - 2007
 Es toda documentación que por algún factor, causas
ajenas o imprevisibles, como accidentes y desastres
naturales, sufrieron de perdida parcial o total de la
información.
Para la documentación que ya cumplió con su
vigencia, que por algún factor no ha sido transferida a
la Unidad de Archivo de Concentración se deberá
aplicar los siguientes lineamientos:
 Solicitar a la Oficina de Información Pública la validación
del estado en que se encuentra la documentación.
 Para la documentación administrativa el responsable del
área de notificar sobre el siniestro es el Administrador de la
Jurisdicción y/o el Administrador de cada uno de los
Centros de Salud.
 Para la documentación Clínica ó Medica el responsable de
la Subdirección Médica de la Unidad Hospitalaria y/o el
Director del Hospital.
 El área de Admisión y Archivo Clínico elabora Nota
Informativa notificando a la Subdirección o JUD. Médica
sobre el siniestro.
 En caso de que la documentación cumpla con su vigencia
y por alguna circunstancia no se haya transferido se
procederá a levantar Acta administrativa con las firmas de
los funcionarios responsables de la documentación.
 Para el siniestro de documentación que aún no cumple con su
vigencia se procederá a levantamiento de un Acta Especial ante
el Ministerio Público.
 Relacionar la documentación dependiendo del grado de
deterioro; por expediente, por folio o por el contenido de la caja
en el Formato de Baja Documental. (Anexo1).
 Colocar la documentación siniestrada debidamente identificada
en bolsas de plástico color negro y selladas con cinta canela.
1. Numero de
Bolsa
2. Dependencia
3. Unidad
Hospitalaria
5. Área
Generadora
4. Contenido
6. Año o Periodo
•
LIC.ALEJANDRA ARACELI AGUIRRE SOSA
Subdirectora de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública
• Virginia Herrera Flores
Coordinadora de Archivos de los Servicios de Salud Pública
• Javier Carmona Quintero
Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite , Cursos, Capacitación y
Revisiones.
• Adriana Martínez Jiménez
Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración y Revisiones.
CORREO ELECTRONICO
Dirección: XOCONGO #225 Col. Tránsito, Teléfono 5132-1200Ext.1675
[email protected]
Dirección: AV. Jardín No. 356 Col. Del Gas, Delegación. Azcapotzalco
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