Sistema Integrado de
Gestión Administrativa

El SIGA es un Sistema Integral de Gestión
Administrativa que está diseñado para
contribuir al ordenamiento y simplificación de
los procesos de la gestión administrativa en
el marco de las normas establecidas por los
Órganos
Rectores
de
los
Sistemas
Administrativos.

Al ser la Logística parte fundamental de toda
institución es necesario que los procesos que
allí se realizan sean de la mayor calidad y
rapidez para el beneficio de la Institución.
Todo esto se consigue con el sistema SIGA.
MODULO DE
PATRIMONIO

Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de
roles.

Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios,
estandarizado a nivel nacional

Reducción de tiempos de los procesos y menor margen de
error.

Programación real de necesidades de bienes y servicios desde
el origen.

Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios
por Centro de Costo.

Información de las existencias en Almacén en línea.

Integración de Procesos y registro único de los mismos
(Interfase con el SIAF-SIMI).

Generación de información contable (asientos automáticos
de entradas/salidas de almacén).

Generación de información para el Pliego y Entes Rectores
(OSCE, SBN, entre otros).
Para Pliego / Sector




Identificación de proveedores con mejores
precios.
Identificación de oportunidades para compras
corporativas.
Compartir uso de stocks en situaciones de
emergencia.
Control de los bienes patrimoniales.
Capacitación
Manuales Interactivos
Soporte
Técnico
IMPLEMENTACION
Tiempo
Esta compuesta por 3 módulos:
 Módulo
de Logística (SIGA-ML).
 Módulo de Patrimonio (SIGA-MP).
 Módulo de PpR (SIGA-PpR).
PROGRAMACION
PEDIDOS
(Cuadro de
Necesidades,
PAC)
(Requerimiento
de Pedidos
Programados y
No
Programados)
PROCESOS DE
SELECCIÓN
Procesos regulados y supervisados por OSCE
(Convocatoria,
Recepción de
Propuestas,
Buena Pro,
Contratos)
ADQUISICIONES
ALMACENES
(Generación de
Órdenes de
Compra y
Servicios)
(Entradas y
Salidas de
Almacén)
•
El Sub Módulo de Programación contempla el registro del Cuadro de
Necesidades por Centro de Costos para luego culminar con la realización
del Plan Anual de Contrataciones.
•
El Registro de Cuadro de Necesidades de Centro de Costo es a nivel fuente
de financiamiento/rubro , meta, clasificador de gastos y tarea o actividad .
•
Para realizar del Plan Anual de Contrataciones es necesario realizar la
carga del PIA del SIAF ,para el ajuste respectivo que puede ser a nivel
genérica o especifica.
•
También se contempla la generación de la certificación presupuestal .
•
El Sub Módulo de Pedidos contempla las siguientes opciones:
- Pedidos Programados y Pedidos de Compra de B/S.
- Registro de Gastos Generales.
•
Los Pedidos Programados permite que los Centros de Costo realicen sus
Pedidos de Bienes Programados del Cuadro de Necesidades de acuerdo al
Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).
•
Los Pedidos de Compra es utilizada por los Centros de Costo cuando se
requiera realizar un Pedido de Bienes o Servicios que no se consideraron
en el Cuadro de Necesidades.
•
Los Registro de Gastos Generales contempla los Servicios Básicos (energía
eléctrica, agua potable, telefonía fija) y, otros (telefonía móvil, internet,
cable, vigilancia, etc.).
•
Este Sub Módulo contempla las opciones que permiten el registro,
evaluación y seguimiento de los Procesos de Selección realizados por la
Entidad tomando como base el Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de
Contrataciones del Estado, su Reglamento y modificatorias.
•
Dicho Sub Modulo esta integrado con el Sub Módulo de Programación
donde se se toman los datos relativos del Plan Anual de Contrataciones
(PAC), como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades de
los Centros de Costo.
•
El Sub Módulo de Procesos de Selección cuenta con las siguientes
opciones:
-
Registro de Procesos de Menor Cuantía
Registro de Procesos de Menor Cuantía (Económico)
Procesos de Menor Cuantía
Procesos de Adjudicación Directa
Procesos de Licitación/Concurso Públicos
Contratos
•
Este Sub Modulo contempla las opciones que permitirán generar el
Cuadro de Adquisiciones, las Órdenes de Compra y Servicio así como
registrar las Secuencias en la Fase de Compromiso (Anulación, Devolución
y Rebaja).
•
Permitir realizar los compromisos de las ordenes y así como llenado de los
datos para la interfaz de SIAF de compromiso mensual
•
También contempla reportes referentes a las ordenes que sirve para la
entidad de seguimiento de dichas ordenes.
•
El Sub Modulo de Almacén contempla el registro de las entradas y salidas de
almacén, la generación del Kárdex valorizado, la obtención de la información
de inventarios por almacenes.
•
Si se tratara de un activo fijo, se mostrará inmediatamente en forma
automática en el Módulo de Control Patrimonial como un ingreso
patrimonial.
•
En la opción de Kardex de almacén nos permitir realizar la consulta del
saldo Inicial, movimientos y saldo final de los Bienes.
•
Este Sub Modulo contempla 2 métodos de evaluación que son: Promedio y
Primeras Entradas Primeras Salidas-PEPS.
•
Este Sub Módulo contempla las opciones de la carga de Marco
Presupuestal - PIM del Módulo Administrativo del SIAF, así como la
interfaz de compromiso de ordenes, contrato y planilla de viáticos al
Módulo Administrativo y también la carga del PCA del Modulo de Proceso
Presupuestario del SIAF.
•
En la opción de Marco Presupuestal (PIM), se mostrará la información de
la ejecución del gasto del ejercicio 2010 a nivel de FF/Rb , Meta,
Clasificador y Centro de Costo en caso de ser necesario.
 Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad:
Almacén Central, Almacenes Especializados (Medicamentos),
Almacenes Periféricos.
 Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios
de los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las
metas y tareas que le han sido asignadas.
 Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad
(Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando
compras innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el
uso eficiente de los Activos (uso concurrente), además de
cumplir con la transferencia de esta información a la SBN
(Ente Rector).
 Consulta de información de compras y contrataciones a nivel
ítem (Catálogo de Bienes y Servicios del MEF), para la
realización de Procesos de Selección bajo la modalidad de
Compra Corporativa y Subasta Inversa, con el consiguiente
ahorro de recursos.
C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq
Tema
1
Coordinación entre las
distintas áreas
A través de
reuniones.
y
Se interactúa a través del Sistema, donde
cada usuario cumple un rol.
2
Aplicación de normas
y procedimientos
establecidos
Indebida. El trabajo manual no permitía llevar
un control y orden de la ejecución del
presupuesto.
Los procesos realizados con el soporte del
Sistema se enmarcan dentro de las normas,
debido a las validaciones que incorpora.
Catálogo de Bienes y
Servicios
Registro de bienes y servicios sin codificación
dificultando su agregación para compra y
seguimiento. En otros casos, uso de diferentes
catálogos, uno para comprar y otro para el
registro de movimientos en el almacén.
Registro de bienes y servicios utilizando un
código único en las distintas etapas de la
cadena logística (programación, pedidos,
compras,
almacenamiento,
etc.),
permitiendo su agregación (compras
corporativas) y seguimiento.
4
Programación del
Cuadro de
Necesidades
No se elaboraba el Cuadro de Necesidades.
En caso contrario lo realizaba el Área de
Logística, de manera centralizada y con control
manual de techos presupuestales.
Descentralizado a nivel de cada Centro de
Costo, con control automático de techos
presupuestales y según las normas
establecidas. El Área de Logística sólo se
encarga de su revisión, aprobación y
consolidación.
5
Presupuesto
Elaborado sobre información histórica.
Elaborado sobre la base del Cuadro de
Necesidades.
6
PAAC
Incumplimiento de presentación de información
al CONSUCODE. Ejecución de procesos de
selección que no estaban en el PAAC, siendo
causal de nulidad de oficio y sanción
administrativa.
Elaboración del PAAC en los plazos
establecidos por el CONSUCODE y
ajustado al PIA. Ejecución de procesos de
selección que están en el PAAC inicial o el
PAAC reprogramado.
7
Autorización de
Pedidos
Previa verificación telefónica o en situ de
stocks.
Verificación
automática
del
monto
programado por el Centro de Costo, así
como de disponibilidad de stocks en
Almacén.
3
Antes
memorandums,
Después
teléfono
C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq
Tema
Antes
Después
Atención de Pedidos
Almacén tomaba conocimiento del pedido al
llegar la PECOSA. Podía suceder que en ese
momento ya no existiera stock del bien.
Almacén dispone de consulta en el
Sistema para visualizar los pedidos que se
encuentran autorizados, procediendo a
realizar las reservas.
9
Evaluación de
Procesos de
Selección
Manual, con posibilidad de error, con
otorgamiento de Buena Pro a quien no
correspondía.
Evaluación automática de propuestas.
10
Registro de
Propuestas
Económicas de
Proveedores
Los postores presentaban por escrito sus
propuestas.
Los postores tienen la posibilidad de
digitarlas en un software y la UE cargarlas
automáticamente al Sistema para su
posterior evaluación, evitando errores y
produciendo ahorros de horas-hombre.
11
Seguimiento de
cumplimiento
contractual
Manual,
con
retraso,
permitiendo
el
mantenimiento en cartera de Cartas Fianzas
por plazos mayores a 3 años.
La emisión y compromiso de las O/C y O/S
rebajan las entregas pactadas en el
contrato, presentando el Sistema los
saldos actualizados a determinada fecha.
Emisión de O/C y O/S
O/C y O/S emitidas sin control de techo
presupuestal y conocimiento exacto de stocks.
La consecuencia era su anulación o saldos de
mercadería innecesarios.
O/C y O/S emitidas sólo si se cuenta con
techo presupuestal y no se dispone de
stocks.
13
Cierre de Calendario
del mes
Retrasos con la consiguiente pérdida de
Calendario, por la ineficiencia de los procesos
involucrados en una compra o contratación
(programación, autorización y consolidación de
pedidos de compra, selección de proveedores,
entre otros).
Cierre oportuno y mejora de la calidad del
gasto.
14
Gasto en Servicios
(luz, agua)
El gasto se cargaba a un Centro de Costo,
generalmente el Área de Logística.
Los servicios generales se cargan a cada
Centro de Costo de acuerdo a su consumo
histórico o el porcentaje que estime la UE.
8
12
… Continúa
C.1 Gestión Logística - Comparación funcional
Seq
15
Tema
Sinceramiento de
stocks de
medicamentos
Antes
Después
Se realizaba manualmente, con desfase y errores,
sobre la base de los reportes de consumos que
hacían
llegar
las
farmacias
de
los
establecimientos de salud.
Se realiza automáticamente.
16
Kardex de almacén
Inexacto y desactualizado. En algunas entidades
no se llevaba kardex.
Kardex obtenido automáticamente. En todo
momento se conoce los movimientos
(entradas y salidas) en unidades físicas y
monetarias.
17
Contabilidad de
movimientos en
almacén
Entrega tardía de información al Área de
Contabilidad. Utilización de Cuentas no validadas
por el Ente Rector y saldos no conciliados con los
EEFF.
Contabilidad automática y su entrega oportuna
al Área de Contabilidad para la debida
conciliación e incorporación en los EEFF.
Bienes Patrimoniales
No se tenía información ni control sobre el
patrimonio. Se desconocía la cantidad, valor,
estado y ubicación de los bienes. Presentación a
la SBN y a la DNCP de información irreal.
Inventario de patrimonio saneado y conciliado
con los EEFF. Se dispone de información para
control y seguimiento. Cálculo de la
depreciación mensual y anual en forma
automática y generación de archivos para su
remisión a la SBN.
18
… Continúa
Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF
SIAF
Ejercicio Anterior
(Junio –Diciembre)
Ejercicio Actual
Formulación
Presupuestal
(PIA)
Programación
Trimestral
(PIM)
Interfase SIAF
Solicitud de
Pedidos –
Programados
SIGA
Programación de
Bs. y Ss.
Control de
Techo Pptal
Tendencia
a reducirse
Verificar
Stock
No
Pedidos de
Compra-No
Programados
PAAC
Devengado
Compromiso
Control de Montos
Programados
Control
Calendario
Proceso
Si
Generación
de O/C y
O/S
Procesos de
Control de
Selección
Techo Pptal
(PAAC)
Reprogramación
De Bienes y
Servicios
Asientos
Contables
E/S
Control techo
Calendario
Control de
Control Stock mín.
Fecha vencimiento
Ingreso a
Almacén
Control
Ejecución
Contrato,
Carta-Fianza
Activos?
SI
Actualización de
Patrimonio
(Depreciación)
NO
Autorizado?
Principio de
Flujo de Trabajo
pedido
Autorizado
Atención de
Pedidos
PECOSA
Control si
Activo es o no
depreciable
Paso 1: Elaboración del
Cuadro de Necesidades de
Bienes y Servicios
Paso 2: Proyecto
de Presupuesto de
Bienes y Servicios
Paso 3: Traslado de
información al SIAF-SP
Flujo de información Interfase