VICERRECTORÍA DE DESARROLLO
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
ENERO, 2014
MODELO DE JUSTO A
TIEMPO EN LA UNA
CONTRATO DE SERVICIO INTEGRAL DEL SUMINISTRO DE BIENES DE
USO COMÚN EN LA MODALIDAD SUMINISTRO SEGÚN DEMANDA
MAP. Nelson Valerio Aguilar
Manejo Integral de Bienes





Catálogo integrado de mercancías.
Generación de indicadores.
Análisis de consumo y tendencias de mercado.
Segmentación de bienes.
Definición de estrategias de gestión de materiales,
modalidades de compra y manejo de contratos.
GESTIÓN DE BIENES
Stock de Almacén
Precalificación de proveedores
Contratos de suministro por demanda
Consignación
Compra cantidad definida (contra pedido)
Etc.
En el año 2011 se inició con la implementación de un
modelo de gestión de inventario para el stock del Almacén de
la Proveeduría Institucional, basado en la filosofía Justo a
Tiempo (JAT), con el objetivo de cumplir la labor de entregar
lo justo y necesario en el momento preciso y con ello generar
confianza en el servicio que se brinda.
Conceptualización de JAT
 “Herramienta importante para rediseñar las organizaciones.
 Técnica japonesa, cuyo ideal administrativo es cero inventarios.
 Es una técnica económico-financiera que permite disminuir las
inversiones y reducir los activos circulantes y fijos que hagan
posible que las inversiones sean más rentables en relación con
el dinero invertido.
 Filosofía en tanto concepto de negocios con respuestas a las
demandas del cliente interno y externo, tendente a mejorar los
niveles de satisfacción”.
Fuente: Introducción a la Administración, Sergio Hernández y Rodríguez,
Mc Graw., Quinta Edición, 2011
Para que la UNA pueda adoptar dicha filosofía, se
requiere de al menos:
1- La implementación de una programación de especifica de
pedidos y entrega de bienes de stock
2- Establecimiento de instrumentos técnicos para la
realización de pronósticos de consumo que sirva de insumo
para el abastecimiento oportuno del Almacén
3-Establececimiento una red de proveedores que garantice el
abastecimiento permanente de materiales y suministros
1- LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN DE ESPECIFICA
DE PEDIDOS Y ENTREGA DE BIENES DE STOCK
(PROGRAMACIÓN DE RUTAS VIGENTE DESDE EL 2011)
 Permite estabilizar las entregas (confianza) ya que el usuario puede contar con la
garantía de:
a)Visita fija a su Unidad Ejecutora en periodos previamente establecidos.
b) Brindar servicio de forma periódica a la totalidad de las Unidades ejecutoras de
la Institución.
c)El usuario realiza pedidos en periodos mas cortos (cada mes , mayor frecuencia) ,
evitando pedidos concentrados en un solo periodo (picos).
Ejemplo de comportamiento de consumo de
materiales durante el periodo 2009 – 2011.
 Caso 1: Perforadora de 2 huecos.
 Caso 2: Bolígrafo negro
CODIGO 2990101001
PERFORADORA 2 HUECOS PARA 20 HOJAS DE CAPACIDAD
CODIGO 2990101001
PERFORADORA 2 HUECOS PARA 20 HOJAS DE CAPACIDAD
CODIGO 2990102002
BOLIGRAFO COLOR NEGRO EN UNIDAD
CODIGO 2990102002
BOLIGRAFO COLOR NEGRO EN UNIDAD
141 CAJAS DE 12 UNDS
.
686 CAJAS DE LAPICEROS DE 12 UNDS.
2- IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS
PARA LA REALIZACIÓN DE PRONÓSTICOS DE CONSUMO.
 Procura mantener niveles mínimos de inventario sin afectar
el nivel de servicio a los usuarios.
 Permite la reducción de pérdidas por obsolescencia y
manejo de inventarios excesivos.
TIPOS DE PRONÓSTICOS APLICADOS PARA
CÁLCULO DE PEDIDOS
1-Suavización exponencial doble
2- Promedio móvil
3-Suavizacion exponencial simple
3- ESTABLECER UNA RED DE PROVEEDORES CON CONTRATOS
SUSCRITOS PARA PRODUCTOS ESPECÍFICOS.
 Garantiza la disponibilidad de productos con condiciones de precio y
plazo de entrega previamente pactadas.
 Permite el abastecimiento oportuno del Almacén institucional, según
las condiciones de tiempo y cantidad definidas en los pronósticos de
consumo.
 Reduce la cantidad de procesos de compra necesarios para el
abastecimiento del Almacén lo que permite mejorar la eficiencia de
los procesos sustantivos.

Con la implementación del Justo a Tiempo en el 2011, se
ha logrado un incremento significativo en los niveles de
servicio que brinda la Proveeduría Institucional, según se
muestra a continuación:
Año 2012
Año 2013
Líneas de requisición solicitadas:
12.594
Líneas de requisición solicitadas:
11.764
Líneas de requisición entregadas a
tiempo: 10.551
Líneas de requisición entregadas a
tiempo: 10952
Nivel de servicio
: 84%

Nivel de servicio
DATOS AL 30 DE OCTUBRE DE CADA AÑO.
: 93%
NO OBSTANTE ESFUERZOS REALIZADOS:
 Persiste un alto riesgo de pérdidas por diferencias entre
consumo proyectado y consumo real.
 La tramitación (plaqueo, despacho y entrega) de bienes de
consumo, esta supeditada a las rutas programadas para
bienes de stock, lo que resta eficiencia.
 Poca flexibilidad para atender situaciones contingentes
(incapacidades, averías de vehículos, picos de trabajo, etc.).
CONTRATO DE SERVICIO INTEGRAL DEL SUMINISTRO DE BIENES
DE USO COMÚN EN LA MODALIDAD SUMINISTRO SEGÚN DEMANDA
Grupo
Bienes
1
Tintas, tóner, cintas, consumibles y repuestos para impresoras,
fotocopiadoras, scanner y multifuncionales
2
Suministros de oficina
3
Artículos de limpieza
4
Productos de papel, cartón y formularios
SUSTENTO DE LA CONTRATACIÓN
 La contratación tiene su origen el en estudio denominado
“INFORME FINAL ESTUDIO DE MEJORES PRÁCTICAS
(BENCHMARKING)”, realizado para del Proyecto SIGESA-UNA,
en el cual, se analiza el modelo de Justo a tiempo utilizada desde el
año 2000 en el Banco Nacional.
VENTAJAS DEL MODELO
 Disminuye costos de operación al eliminar los costos que generan los
inventarios innecesarios, el almacenamiento, la distribución y la
contabilización y pagos.
 Disminución de Formularios y Procesos, ya que se reduce
significativamente la confección de órdenes de compra y permite una
comunicación con el proveedor a nivel electrónico, en cuanto a
procesos internos no existirá lo relacionado a la recepción,
almacenamiento, picking y distribución, para los artículos de uso
recurrente.
VENTAJAS DEL MODELO
 Liberación de espacio físico, ya que ahora las oficinas no necesitan
manejar minibodegas pues mantienen justo lo necesario en sus
instalaciones y no se requiere un almacén tan grande ya que los bienes
de uso recurrente son administrados por un tercero, se necesitaría
únicamente un almacén para bienes en tránsito.
 Disciplina de Negocios, ya que pone en orden a cada una de las
oficinas en cuanto a los pedidos.
 Al ser sólo una empresa adjudicada para la administración de los
inventarios, los procesos de contratación y todo lo que genera este
tipo de proceso (apelaciones, retrasos en la compra, fraccionamiento,
reprocesos, etc.) disminuyen considerablemente.
VENTAJAS DEL MODELO
 Liberación de recursos internos para otros propósitos propios de la
institución.
 Mejora en la calidad del servicio ofrecido al usuario final.
 Trasladar el riesgo de vencimiento al proveedor.
 Permite aprovechar aún más la logística de distribución del proveedor,
utilizando la misma flotilla con la que se entregan los productos para traer
artículos como cajas de archivos y activos en desuso ya programados, con el
objetivo de que los camiones no regresen vacíos.
LIMITACIONES DEL MODELO
 Resistencia ante el proceso de cambio, inicialmente es
difícil que los usuarios acojan el propósito del Justo a
Tiempo y debido a la experiencia que han tenido con la
recepción de materiales, solicitan más de lo que realmente
necesitan previendo atrasos del proveedor, es decir,
desconfían de que los artículos les va a llegar de forma
oportuna.
 Incertidumbre del personal del Almacén en relación con su
situación laboral.
RIESGOS DEL MODELO
 No negociar el contrato adecuado.
 No adecuada selección del contratista generando como
consecuencia que el proveedor seleccionado no tenga las
capacidades para cumplir con los objetivos y estándares que la
Institución requiere.
 Puede paralizar a la Institución si falla el contratista.
 Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
 Inexistente o poco control sobre el personal del contratista.
 Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del
contrato.
PROCESO DE CONTRATACIÓN
Publicación del
cartel
• Publicado en la
Gaceta
29/10/2012
• Fe de erratas
(consultas y
modificaciones
del cartel)
Gaceta N.232
30/11/2012
Recepción de
ofertas
• Originalmente
03/12/2012
• Traslado plazo
de apertura
para el
10/01/2013
Proveedores
participantes
• Jiménez y Tanzi
• Distribuidora
Royal
ASPECTOS VALORADOS PARA LA SELECCIÓN DEL
CONTRATISTA
Cartel
Precio unitario
Costo por cargo extra por pedidos de urgencia
Costo adicional por flete según ruta 5
Costo de flete por bienes adicionales
Porcentaje adicional (artículos de limpieza)
Porcentaje adicional (artículos papel, cartón, formularios)
Fuente: cartel licitación pública N.2012LN-000013-SCA. Oferta Jiménez y Tanzi
Oferta
J&T
75% Oferta económica
5%
¢100,00
7%
¢82.500,00
8%
¢100.00
5%
Certificados
3%
Certificados
ANÁLISIS DE PRECIOS
 Se ejecutó un análisis para 680 artículos definidos en el cartel de
licitación.
 Para dicho análisis se procedió de la siguiente manera:
– Comparación de los precios ofertados por la empresa y los
registrados en el sistema banner para cada código en el 2011
– 2012 (535 códigos que están o han estado en stock del
Almacén).
– Los restantes 135 artículos corresponden a códigos de
consumo y por ende no se tiene registro de precios en Banner,
por lo que se procedió con una metodología de revisión de
precios consistente en exploración de mercado.
RESULTADOS DE ANÁLISIS DE PRECIOS
%
Variación
%
Artículos
< -20%
11,9%
± 20
60,6%
> 20%
27,5%
Total:
100%
Variación general promedio 13,5%
ASPECTOS RELEVANTES PARA LA EJECUCIÓN
DEL CONTRATO

Se crean todos los códigos de materiales como códigos de Almacén, según la descripción del
contrato, indicando marca, precio, proveedor, etc. En una familia diferenciada de los códigos
existentes. Ejemplo
–
–
2990307000= CARTONES Y CARTULINAS EN GENERAL
2990398000= PAPEL, CARTON E IMPRESOS (JUSTO A TIEMPO)

Los códigos actuales se mantendrán vigentes hasta tener el stock en 0, en ese momento se
inactivarán y se activarán los correspondientes al contrato con J&T.

Los códigos del contrato, mantendrán una existencia ficticia de “una” Unidad para efectos
de que el sistema permita hacer requisiciones.

Podría ser que se mantengan otros códigos de stock que no están incorporados en el
contrato con J&T, en cuyo caso las requisiciones de estos productos serán atendidas
ordinariamente por el Almacén Institucional.

La PI coordina con VDes la asignación de recursos para pagar los “fletes” por entrega a
Sedes Regionales
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO ( 1 DE 3)
El usuario elabora requisición
en el sistema en la forma de
Bienes de Almacén
FZAREQN.
Debe utilizar el “Formulario para entrega de
bienes”, el cual consta de tres tantos
(original y dos copias), el original será para
tramitar ante la Proveeduría Institucional,
junto con la factura para el cobro mensual
respectivo, una copia para la Unidad
solicitante y la otra para el Contratista.
El Almacén Institucional emite
reporte FZRPSCP de requisiciones
de Almacén pendientes de surtir con
presupuesto y lo envía a J&T según
programación de rutas.
El Contratista procede a realizar la
entrega de los bienes solicitados en
cada Unidad Usuaria de la
Universidad que lo requiera contra
pedido según tipo de bien
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO ( 2 DE 3)
El usuario recibe los
bienes físicos, y verifica
lo siguiente:
1. Que los mismos
se
ajusten
en
cantidad
Si los puntos anteriores corresponden, deberá indicar “sí” en
la casilla de aceptado en el documento suministrado por el
Contratista. De lo contrario, indicará “no”, y procederá con la
devolución del bien. El espacio de observaciones será
utilizado únicamente si no se reciben los bienes o si se recibe
una cantidad inferior a la indicada (indicará la cantidad
recibida).
2. Que la descripción
del bien señalada en el
formulario se ajuste a lo
que está recibiendo
PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO ( 3 DE 3)
La Unidad Usuaria deberá consignar en
el documento: Nombre, firma, sello de
la Unidad Usuaria y fecha de recibido.
Además
recibirá
las
facturas
correspondientes a los bienes recibidos y
en caso de haber rechazos deberá hacer
la anotación en la respectiva factura
comercial.
Se realiza pago al
Proveedor
El Contratista en las fechas que indique
la Proveeduría Institucional, deberá
entregar en la Plataforma de Servicios,
cuatro facturas por cada ruta de acuerdo
con el objeto de gasto, donde se
incorpore la totalidad de los bienes
entregados por código de materia
La Proveeduría verifica los formularios de
entrega, elabora la requisición, orden de
compra, ingreso al Almacén y aplica
proceso de surtido para liquidar los
pendientes en sistema Banner
MULTAS POR INCUMPLIMIENTOS (1 DE 2)
En la fecha de inicio
de labores
• Se aplicará un 2% del monto resultante de multiplicar la demanda
promedio por los precios unitarios ofertados, por cada día natural
del atraso.
• Hasta un máximo del 25%, luego de lo cual se tendrá por
incumplido el contrato sin responsabilidad para la
Administración.
Plazos de entrega
• Se cobrará una multa del 3% del monto total del pedido por
cada día natural de atraso.
• El monto de toda suma por cobrar al adjudicatario, será rebajado
de las facturas presentadas al cobro, hasta un máximo de un 25%
del monto total del pedido.
MULTAS POR INCUMPLIMIENTOS (1 DE 2)
Entregas Incompletas
• La Administración cobrará una multa del 2% del
monto total del pedido por cada día natural que
tarde el adjudicatario en completar la entrega tal y
como le fue requerida, hasta un máximo de un
25% del monto total del pedido
Incumplimiento de las
características técnicas
de los suministros
entregados
• De producirse un incumplimiento en las características
técnicas de los bienes suministrados a la Institución,
según lo adjudicado, se cobrará una multa del 25% del
valor de los bienes entregados, cuyas especificaciones se
detectó que no cumplía, sin perjuicio del deber de
reposición que tiene el adjudicatario.
OTRAS VENTAJAS IDENTIFICADAS
Minimiza pérdidas por causa de suministros
obsoletos
Se elimina el desperdicio
El sistema es más flexible y permite cambios
más rápidos
La organización se hace más eficiente
Se mejora el servicio a los usuarios
EL PROCEDIMIENTO DE
ALMACENAMIENTO
 Cuenta con 192 actividades:
Total de actividades eliminadas: 56, lo que representa
un 29% menos de tiempo suministrado,
permitiendo dirigir los recursos a un abastecimiento
continuo de productos de consumo al usuario
institucional, entre otros servicios adicionales
(plaqueo de activos, etc.)
OTROS RIESGOS O LIMITACIONES
IDENTIFICADOS
ORGANIZACIONALES
• Dependiendo
del
cambio en el consumo
puede
existir
un
aumento considerable
en el costo total anual
• Aumento
en
los
requerimientos de las
instancias
universitarias
FINANCIEROS
• Resistencia al cambio
• Modificación en la
organización actual
del trabajo en el
Almacén Institucional
• Cultura
organizacional
• Establecimiento de un
sistema de control
adecuado
• Incompatibilidad en
los
sistemas
informáticos
• Logística
interna
del proceso
ADMINISTRATIVOS
REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES
Requerimientos
Ajustes en el Sistema Banner
Área Responsable
DTIC-PI
Coordinación para accesos a parqueos e instancias
Sección de Vigilancia-PI
universitarias
Eventuales cambios en la organización del trabajo y
perfiles de cargos del Almacén Institucional
PDRH-PI
Divulgación a la Comunidad Universitaria del nuevo
proceso
VDES-PI
CONSULTAS