Reuniones
exitosas
por Thais Wilson
Apertura
Introducción de el/la
Facilitador@ / Presentador@
2+ Personas
Conferencias
Reuniones ^ exitosas!
EficacesProductivas
Dinámicas
La agenda de hoy
Reuniones exitosas
1. Objetivos de reuniones
2. Agendas para reuniones.
- Apertura de reuniones.
3. Roles de los participantes de una reunión:
- Facilitador
Comenzamos con el contenido…
Objetivos de las reuniones
Objetivos de las reuniones
•Dar información
•Coordinación/ Planificación
•Tomar decisiones
•Seguimiento
•Discutir un tema
•Obtener ideas
•Aprendizaje
¿Cuál es el objetivo de esta
reunión?
Agendas de Reuniones
Apertura
Normas, acuerdos del grupo, introducción o comentarios
sobre el trabajo del facilitador, introducciones de los
participantes.
Revisión y aprobación de la agenda.
Recesos.
Detalles de las próximas reuniones.
Evaluaciones.
Cierre.
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Energía de los
participantes en la
reunión
Presentación de los diferentes tópicos de acuerdo al tiempo
necesario para cada tópico y de acuerdo a la energía del
grupo.
Tiempo transcurrido en la
reunión
Apertura de reuniones
Apertura de reuniones
Actividades de apertura:
•Enfocan al grupo.
Juntan al grupo.
Fomentan la unidad del grupo.
•Deben ser rápidas (y alegres).
La actividad de apertura puede ser realizada por el facilitador
de la reunión o por alguna otra persona. Preferiblemente se
debe ensayar la actividad antes de la reunión y las
instrucciones deben ser lo más claras posibles.
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Actividades para la apertura de
reuniones
Pueden ser:
•Una canción, un himno, una oración, la lectura del estatuto de
una organización, pintar algo individualmente o juntos,
visualizaciones, meditaciones, ejercicios de respiración y
enfoque, un momento de silencio, algún ritual del grupo.
•Revisión o “Check-in”
•Novedades y buenas noticias personales.
•Cosas Resaltantes/ Retos
•Algo que aprecien de alguien más o de la organización.
•Juegos para conocerse.
¿Cuál es el método de apertura de reuniones
que te llama más la atención?
Actividades de apertura de reuniones:
Revisión o “Check-in”
•Es una de las aperturas utilizadas más
comúnmente en reuniones.
•Le da a cada persona unos minutos para decir
cómo se sienten, qué resalta últimamente, y
algún punto que pueda interferir en su enfoque
sobre la agenda de la reunión.
•Le da a cada persona la atención del grupo.
•Alerta a los otros miembros del grupo en qué
necesitan ser particularmente sensibles con
alguien.
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Roles
en reuniones
Roles en una reunión
•Participantes
•Presentador
•Planificador de la agenda
•Escriba
•Apilador
•Cronometrador
•Portero
•Detector de “vibras”
•Facilitador
(hablan y escuchan)
Para que los procesos en grupos
sean productivos:
“
Deben usar roles y compartirlos cuando sea posible:
- Funciones típicas incluyen: facilitador, registrador,
cronometrador.
- El rol del facilitador puede ser compartido, aunque
haya un líder “oficial”.
- Compartir funciones ayuda a crear el sentido de
que todos los miembros son valorados igualmente.
- Encontrar maneras de desarollar confianza y un
sentido de responsabilidad en común.
Sugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces.
©2008, University of Vermont and PACER Center
Facilitador
FACILITADOR
=
SERVIDOR
=
(Líder
servidor)
SERVIDOR
(Líder servidor)
=
Neutral
=
Democrático
El Facilitador
1. Contribuye a la buena Comunicación
•Asegura que cada persona sea escuchada.
•“Refleja” lo que las personas digan.
••••-
El facilitador “refleja” lo que los
participantes dicen:
El participante
dice:
XYZW
XYZW
Facilitador
Participantes
El Facilitador
1. Contribuye a la buena Comunicación
•Asegura que cada persona sea escuchada.
•“Refleja” lo que las personas digan.
•Aclara/ reformula una idea o pensamiento.
•Sintetiza/ formula concisamente los
pensamientos principales.
•Reúne los puntos comunes.
•Registra el orden de los que van a hablar.
•Evita las conversaciones excluyentes.
El Facilitador
2. Administra la Reunión
•Revisa el espacio físico y los implementos
necesarios.
•Se asegura de que se cumplan los objetivos de
la reunión.
•Controla la agenda.
•Define los procesos del grupo.
El Facilitador
3. Mantiene un Ambiente
Armonioso:
•Detecta la energía del grupo (las “vibras”).
•Cuando sea necesario, interviene y/o ayuda a
resolver conflictos.
•Fomenta/ crea/ mantiene la paz.
¿Algo para llevar?
¿Cómo podemos mejorar
nuestras reuniones?
Fuentes
Red de Información Humanitaria para América Latina y el Caribe
ID_320_UD_Redhum-Global-Folleto-Como_facilitar_reuniones_-_Separata20080429.pdf
http://www.redhum.org
Tree Bressen, facilitadora y profesora, ha asistido procesos de grupo en comunidades
intencionales, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones desde 1994.
Tree Bressen
Eugene, Oregon
Teléfono: ++541-343-3855
http://www.treegroup.info
University of Vermont and PACER Center
Sugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces. ©2008
PCL Módulo 5
Modulo_5_Sugerencias_para_llevar_a_cabo_reuniones_eficaces.ppt
http://www.uvm.edu/
Nota: Las imágenes utilizadas son de dominio público
Evaluación
Aspectos positivos
Aspectos a mejorar
Gracias por su participación
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