INFORME
DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
ESTUDIO DE CASO
GESTIÓN INSTITUCIONAL
Septiembre de 2006
ESTUDIO DE CASO
GESTIÓN INSTITUCIONAL
Desarrollo del caso
Desarrollo del caso.
• Hasta el 99, la UDD disponía de un
sistema de gestión de admisión y
registro académico, basado en una
herramienta informática, que había
sido adquirido a otra institución.
• Esa herramienta no era modificable, ni
se podía adaptar a las crecientes
necesidades de la UDD.
Desarrollo del caso.
• El 99 la UDD tenía 2.000 alumnos en
Concepción, y había adquirido la ULC en
Santiago.
• Así nació la necesidad de unificar
sistemas de gestión, y hacer más eficientes
los procesos y sistemas de admisión y
registro académico.
• Se establece la necesidad de disponer de
una herramienta que responda a lo
anterior.
Desarrollo del caso.
• Esta herramienta debía ser un sistema
informático que:
– Fuese útil para mejorar los procesos de la
UDD y no un fin en si misma.
– Debía contribuir a mejorar la eficiencia de los
procesos vigentes, pero no definirlos ni
cambiarlos.
– Debía ser de fácil acceso y amistosa,
facilitadora de tareas para los usuarios.
Desarrollo del caso.
• El sistema debía permitir procesos como
el análisis de la gestión de admisión y
registro académico,…
• …el seguimiento de los usuarios
(alumno, directivos y personal externo).
• Tenía que considerar las necesidades y
características reales, las cuales debían
traducirse en parámetros eficientes de
gestión.
Desarrollo del caso.
• También debía ayudar al análisis del
contexto interno (planes de desarrollo
académicos), …
• …además del contexto externo (cambios
y tendencias de la industria de la educación
superior).
Desarrollo del caso.
• La Dirección de Docencia buscó
alternativas tecnológicas, y seleccionó
Bettersoft, porque:
– Era posible adaptarlo a las necesidades reales
de la institución.
• En los 2 años de desarrollo, el sistema
original efectivamente se perfeccionó, y
satisfizo las necesidades de la UDD.
• El desarrollo lo efectuó conjuntamente el
personal de Bettersoft y la UDD.
Desarrollo del caso.
• Finalmente la UDD logró contar con un
sistema informático en que:
– La mayoría de los procesos fueron
automatizados.
– De fácil acceso y amistoso con los usuarios.
– Flexible a los cambios propios de una gestión
dinámica.
– En permanente mejoramiento.
– Con capacidad de acomodarse al estilo de
gestión UDD.
Desarrollo del caso.
M e c a n is m o s
d e d e te c c ió n
UDD
N e c e s id a d e s
UDD
S is te m a
B e tte r s o ft
m o d ific a d o
S is te m a
B e tte r s o ft
o rig in a l
P ru e b a n
UDD
P ru e b a 1
UDD
NO
NO
¿ S a tis fa c e ?
SI
¿ S a tis fa c e ?
SI
S is te m a
B e tte r s o ft
d e fin itiv o
Desarrollo del caso.
• En términos generales, esta herramienta
informática de gestión, considera los siguientes
sistemas:
–
–
–
–
–
–
Sistema de admisión y registro académico.
Sistema de postulación.
Sistema de matrícula.
Sistema de inscripción de asignaturas.
Sistema de generación de actas.
Sistema de verificación de la situación académica de
los alumnos.
– Procesos de grado, egreso y título.
– Solicitudes de los alumnos.
– Generación de diversos tipos de informes.
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GESTIÓN INSTITUCIONAL
Unidades
participantes
Unidades participantes.
V R A y V R E d etectan
d eficien cias en los
sistem a s d isp on ib les
E ncarga a VR A im plem entar
un sistem a de apoyo
U su ario s
U su ario s
U su ario s
VRA
U su ario s
E stablece
necesidades
(1 ) Form aliz a
necesidades
E nvían
propuestas
P rov eed o re s
U su ario s
VRE + VRA
B etterso ft
(2 ) Selección
y contrato
(3 ) D esarrollan
Sistem a
(5 ) R etroalim entan
U su ario s
V R A : D ir. D ocen cia +
V R E : D ir. In fo rm ática
U su ario s
U su ario s
B etterso ft
U su ario s
(4 ) Prueban el
sistem a
U su ario s
ESTUDIO DE CASO
GESTIÓN INSTITUCIONAL
Políticas y
mecanismos de
aseguramiento de la
calidad asociados.
Aseguramiento de la calidad.
• Este caso es el resultado de un proceso
de análisis institucional, para la
detección de un problema, y-o una
necesidad, …
• …la selección del modelo a desarrollar y
la implementación de él,…
• …su revisión y mejoramiento,…
• …y el uso y la administración de la
información en la gestión institucional.
Aseguramiento de la calidad.
• Este caso es un ejemplo de la aplicación
sistemática de mecanismos de
aseguramientos de calidad.
• Estos mecanismos de aseguramiento de
la calidad, surgen como respuesta a los
lineamientos y políticas generales
definidos por la UDD.
Aseguramiento de la calidad.
• Dichos lineamientos y políticas generales
corresponden a:
– Compromiso con la formación de profesionales de
excelencia.
– Compromiso con la participación activa de
autoridades de la UDD, en el desarrollo de
proyectos de interés institucional.
– Compromiso con la innovación tecnológica.
– Compromiso con la innovación sustentable en el
tiempo, de inversiones para el desarrollo académico.
– Compromiso con un modelo de desarrollo
participativo.
Aseguramiento de la calidad.
• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos
de aseguramiento de la calidad?
1. En la identificación del problema.
– Se evidenciaban múltiples necesidades,
particularmente en las reuniones semanales
de coordinación de directores con las
autoridades, las de admisión, y otras.
– En los procesos presupuestarios y las
necesidades de proyecciones del alumnado.
– En la necesidad de generar información
fidedigna para terceros.
Aseguramiento de la calidad.
• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos
de aseguramiento de la calidad?
2. En la selección de la herramienta.
– Visitas guiadas a otras universidades.
– Entrevistas y demostraciones de software
por parte de proveedores.
– Análisis comparativo de las soluciones
ofrecidas versus los requerimientos.
– Análisis comparativos de los software que
cumplían.
Aseguramiento de la calidad.
• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos
de aseguramiento de la calidad?
3. En la implementación del sistema.
– Reuniones periódicas con la empresa
proveedora.
– Pruebas sistemáticas de cada una de las
funciones y seguimiento de las correcciones.
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GESTIÓN INSTITUCIONAL
Resultados del
caso.
Resultados.
• A partir del sistema original
presentado por Bettersoft, se desarrolló
un trabajo conjunto entre el personal
de la UDD y el proveedor, que atendía
estrictamente a las necesidades de la
institución.
• El proceso demoró 2 años, y
participaron activamente los futuros
usuarios, liderados por la VRE, VRA y
la ORA.
Resultados.
• Se alcanzaron los objetivos:
– Disponer de un sistema en que la mayoría
de los procesos son automáticos.
– De fácil acceso y amistoso.
– Flexible, para una gestión académica
dinámica y en permanente
mejoramiento.
– Que se acomodara al estilo de gestión
UDD.
Resultados.
• Permite el uso de información para el
mejoramiento de la gestión institucional,
– Dirección superior.
– Dirección de docencia.
– Directores de carrera.
– Coordinación docente.
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GESTIÓN INSTITUCIONAL
Conclusiones del
caso.
Conclusiones.
• Tanto el sistema, como su proceso de
desarrollo, constituyen un mecanismo
de aseguramiento de calidad en la
UDD, que ha cumplido en forma
significativa los objetivos planteados
inicialmente.
• Debido a que la UDD compró los
derechos del sistema, ha podido
continuar mejorándolo, y se espera
continuar con aquello.
Conclusiones.
• Es beneficioso para los alumnos, porque
agiliza procesos, se dispone de
información actualizada. Además,
responde a las necesidades del perfil de los
alumnos UDD.
• Facilita las funciones de los directores.
• Beneficia los sistemas de admisión y
registro académico, al disponerse de
información actualizada y automática.
ESTUDIO DE CASO
GESTIÓN INSTITUCIONAL
Recomendaciones.
Recomendaciones.
• El éxito de este caso, basado en el trabajo
participativo y de mejoramiento continuo, dio
la oportunidad de llevar a cabo otros
proyectos.
• A partir del desarrollo del sistema Bettersoft y
los otros que surgieron, se implementaron
mejoramientos sustanciales en la
aplicación de mecanismos de
aseguramiento de calidad. Por ejemplo en
el LISA y el sistema de Presupuesto.
Recomendaciones.
• Recomendaciones generales (que no afectan la
metodología de trabajo de la gestión institucional).
– La institución, particularmente sus autoridades
superiores, debe continuar alerta a las necesidades de
implementación de sistemas de gestión, acordes con la
evolución y crecimiento de la UDD.
– Las VRE y VRA deben mejorar sus canales de
comunicación, de modo que el trabajo conjunto sea
más eficiente, además de eficaz.
– La UDD debe continuar con su política de
mejoramiento continuo y de revisión e sus procesos.
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