UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL
ESTUDIANTIL DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE
INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE
LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Autor: Milagros Secada
Tutor: Neusebeli Bracamonte
PROBLEMA
OBJETIVOS
MARCO TEÓRICO
MARCO METODOLÓGICO
DIAGNÓSTICO
PROPUESTA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Problemática
E
L
P
R
O
B
L
E
M
A
ESPACIO
INSUFICIENTE
APLICACIÓN
DE
OPERACIONES
ARCHIVISTICAS
CALIDAD
DE
SERVICIO
POLÍTICAS
GENERAL
PROPONER LA CREACIÓN DEL ARCHIVO
GENERAL ESTUDIANTIL DE LA DIRECCIÓN DEL
SISTEMA DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y
EGRESO ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ESPECÍFICOS
DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DEL FONDO
DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE
INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL DE
LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ESTABLECER CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN, ACORDES
CON LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA
DIRECCIÓN DE INGRESO, PROSECUCIÓN Y EGRESO
ESTUDIANTIL
ESPECÍFICOS
ESTABLECER CRITERIOS PARA EL TRATAMIENTO,
ORGANIZACIÓN Y UBICACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL
ELABORAR LINEAMIENTOS TÉCNICOS PARA LA
CONFORMACIÓN
DE
LOS
EXPEDIENTES
ESTUDIANTILES
DISEÑAR NORMAS PARA LA SELECCIÓN
MATERIALES
Y
SUMINISTROS
PARA
ORGANIZACIÓN DEL FONDO
DE
LA
U.B.V.
La formación integral de
estudiantes y profesores que
participan en sus procesos
educativos como personas
dignas
La
generación
de
conocimientos
en
campos
científicos,
tecnológicos,
sociales y humanísticos
La interacción social vinculada
al desarrollo socioeconómico,
ambiental, cultural y educativo
de las comunidades, de su
entorno, de la región y del país
DIRECCIÓN
DEL
SISTEMA
DE
PROSECUCIÓN Y EGRESO ESTUDIANTIL
Esta Dirección es la
encargada
de
planificar,
dirigir,
controlar y supervisar,
la
ejecución
de
procesos de ingreso,
iniciación, prosecución
y egreso estudiantil
INGRESO,
MISIÓN
Elaborar, ejecutar y evaluar de
forma permanente políticas de
ingreso, prosecución y egreso de
aspirantes
y
estudiantes
adscritos en la Universidad, en
cooperación con las autoridades,
y que estén
orientadas a
incrementar la equidad y la
pertinencia; fundamentada en la
vocación, actitudes e intereses
de los estudiantes y sobre todo
en la Constitución de la
República
Bolivariana
de
Venezuela
Población y
Muestra
Tipo de
Investigación
Descriptiva
Diseño
investigación
de Campo
ANÁLISIS
DE LOS RESULTADOS
OBTENIDOS
BÚSQUEDA Y ANÁLISIS
DE FUENTES
DOCUMENTALES
FASES
OBSERVACIÓN
DIRECTA
PROPUESTA
Estructura física
Conservación y preservación
ARCHIVO
GENERAL
Prevención y seguridad
Personal
Fondo
Documental
Magnitud y marco cronológico
Tipología documental
Procesamiento archivístico
PROPUESTA
Operaciones
archivísticas
Medidas de
conservación
Clasificación
Ordenación
Descripción
Expurgo
Materiales de construcción
Humedad
Iluminación
Ventilación
Fumigación
Mantenimiento
POLÍTICAS
Unificación y modernización de las tareas archivísticas
Asesoría y apoyo archivístico a las diferentes sedes que están
adscritas a la Dirección
Fortalecimiento y desarrollo del recurso humano actual y a futuro
en el área de archivo
Rescate y conservación del patrimonio documental de la
Dirección
Proyección del Archivo General como unidad estratégica de
información de la Dirección y por ende de la Universidad
RECURSOS
HUMANOS
MOBILIARIO
Y EQUIPOS
SERVICIOS
PROPUESTA
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FÍSICO
Sala de
Sala de
Exposiciones
Reuniones
Puesto
de
Trabajo
Area de
Area de
Dirección del
Archivo General
Area de Atención
al Público
Puesto
Puesto
de
de
Trabajo Trabajo
Prevención y
Soporte Técnico Recuperación
Area de
Area de
Almacenamiento
Procesos
Técnico
Falta de capacitación del personal encargado de
los archivos de gestión en materia archivística
Inexistencia de normativas y pautas archivísticas
para el tratamiento, manejo, conservación y
preservación del fondo documental
Espacio físico inadecuado
Existencia de duplicidad de documentación por
falta de un ente coordinador que regule y dicte las
pautas que deben seguir los archivos de gestión
La necesidad de crear el Archivo General de la
Dirección del Sistema de Ingreso, Prosecución y
Egreso Estudiantil de la Universidad Bolivariana
de Venezuela, resulta determinante para su
efectivo funcionamiento y avance, ya que este
garantizará la preservación y conservación de su
documentación
Son pocas las instituciones universitarias que
poseen un fondo documental debidamente
organizado bajo la aplicación de las técnicas
archivísticas en los diferentes archivos de gestión
que integra el campo universitario
Mediante la gestión de documentos los archivistas
universitarios pueden participar de manera
fundamental en la mejora de la eficacia y
eficiencia de procesos de gestión en la
organización
La creación del archivo de la Dirección del Sistema
de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil,
permitirá regular, mantener, y conservar todo el
patrimonio documental estudiantil existente en la
Universidad Bolivariana de Venezuela. Asimismo
contribuirá muy positivamente a la eficiencia y
eficacia de la gestión administrativa de la
universidad
Establecer las políticas archivísticas que regulen
los
procesos
de
clasificación,
eliminación,
selección, expurgo, transferencia, traslado etc.
Designar el presupuesto necesario para la
implantación de la propuesta, para adquirir todos
los recursos materiales y humanos
Elaboración de un manual de normas y
procedimientos que fije las pautas a seguir en el
Archivo General y en los Archivos de Gestión
Tomar las previsiones necesarias en cuanto a
normas de seguridad, preservación y conservación
para salvaguardar la documentación
Gracias
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