La incidencia de factores tecnológicos en la
preservación y conservación de
documentos de archivos
en ambientes digitales
XXVII Congreso Archivístico Nacional
Cláudia Lacombe Rocha
Arquivo Nacional - Brasil
Conservación preventiva: Mejores prácticas de
seguridad y preservación mayores posibilidades de
acceso y difusión
San José – Costa Rica – Julio de 2015
Legado archivístico digital
Hojas de cálculo
No toda la información que circula es documento archivístico,
pero una gran parte de ella es.
Documento Archivístico digital
Un documento digital
Documento codificado en sistema binario,
accesible e interpretable por el
ordenador...
+
que es tratado y
manejado como un
documento archivístico.
… elaborado o recibido durante el curso de
una actividad práctica ─ya sea como
instrumento o derivado de esa actividad─
y que es separado (apartado, guardado)
para acción posterior o como referencia.
Legado archivístico digital
Siglo XXI
Creación de documentos archivísticos
exclusivamente en formato digital
Individuos
Gobiernos
Organizaciones
Documento Archivístico digital
Benefícios:
 Menos espacio físico
 Aumento de productividad
 Optimización de los flujos de trabajo
 Fácil acceso a la información
 Facilidad para la generación y distribución de datos / información
Documento Archivístico digital es un
documento oficial
Sirve para
 La administración rendir
cuenta de sus actividades
 El ciudadano ejercer sus
derechos
Se necesita preservar su:
 acceso
 autenticidad
Documento Archivístico digital
Dificultad :
 Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital -> degradación de
los soportes
 Rápido avance de la tecnología digital -> obsolescencia de hardware,
software y formatos
 Complejidad y costes de la preservación digital
 Incapacidad de los actuales sistemas informaticos para asegurar la
preservación a largo plazo
 Dependencia social de la información digital
Documento Archivístico digital
Dificultad :
1. Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital
Degradación de los soportes
Documento Archivístico digital
Dificultad :
2. Rápido avance de la tecnología digital
X
obsolescencia
• hardware,
• software y
• formatos
Documento Archivístico digital
Dificultad :
3. Complejidad y costes de la preservación
digital
Documento Archivístico digital
Dificultad :
4. Incapacidad de los actuales sistemas
informaticos para asegurar la preservación a
largo plazo
Documento Archivístico digital
Dificultad :
5. Dependencia social de la información digital:
Gobierno,
instituciones y
individuos
dependen de documentos digitales para el ejercicio de sus
actividades
no disponibles en otro formato
Documento Archivístico digital
el principal desafío
producir, mantener y preservar documentos
confiables, auténticos y accesibles
¿ Cómo hacerlo?
Gestión archivística de documentos
Preservación digital
Gestión archivística de documentos digitales
Identificación de los documentos archivísticos
digitales entre la información digital;
Implementación de política y procedimientos de gestión
archivística de documentos: non digitales y digitales;
Implementación de sistema de gestión archivística
para los documentos digitales desde su creación;
Profesionales de administración, de archivo y
informática en la concepción, proyecto, implantación y
administración del sistema.
Preservación digital
Conjunto de acciones de gestión y técnicas
necesarias para superar los cambios tecnológicos
y la fragilidad de los suportes, garantizando el
acceso y la interpretación de los documentos
digitales por el tiempo que sea necesario.
(Glossário CTDE, 2009)
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:
Preservación de la
tecnología
Encapsulación
Emulación
Migración
Otros procedimientos utilizados:
Normalización
La adopción de formatos abiertos
Ejemplos de acciones de gestión:
El monitoreo constante
Metadatos de preservación
Preservación de la tecnología
Museo tecnológico:
mantenimiento de la plataforma tecnológica en desuso
Emulación
Ejecución de software y hardware antiguos, desde una
computadora moderna, por medio de un software emulador.
+
Software emulador
Migración
Refrescamiento: Transferencia de un documento digital desde un
soporte que se está volviendo obsoleto, deteriorado físicamente o
inestable para otro más nuevo.
Conversión de formato: Transferência de un documento digital desde
un formato de archivo para otro más actual o estandarizado.
.DOC
.PD
F
.DOC
.DOC
(nueva versión)
Normalización
La reducción del número de formatos de archivo en el repositorio
de documentos digitales con el fin de simplificar el mantenimiento.
Ejemplo de táctica a ser utilizada:
Por lo creador: conversión de documentos textuales para PDF
Por lo preservador: definición de formatos estándar en le repositorio
Preservación digital
Estrategias clave para la preservación digital:
Preservación de la
tecnología
Encapsulación
Emulación
Migración
Otros procedimientos utilizados:
Normalización
La adopción de formatos abiertos
Ejemplos de acciones de gestión:
El monitoreo constante
Metadatos de preservación
Gracias
[email protected]
Descargar

www.archivonacional.go.cr