PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Yolanda Silva Oviedo y Viviana Consuelo
Russi Sánchez, estudiantes CIDBAGrupo 5
Jairo Hernán Díaz Arias
Docente
https://soundcloud.com/user762131539/preservaci-nalargoplazo
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Para que usted pueda escuchar el audio de
esta primera parte, por favor coloque en
modo de presentación y haga clic en el
siguiente enlace:
https://soundcloud.com/user762131539/preser
vaci-n-a-largo
Audio realizado por Yolanda Silva Oviedo
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
1. Preservación a largo plazo
2. Aplicación
3. Problemáticas de la preservación a
largo plazo
4. Plan de preservación digital a largo
plazo
5. Normatividad
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto
de
medidas
preventivas
o
correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Documentos físicos
Documentos digitales
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Tiene que ver por lo causado por nosotros,
por los hombres, por la humanidad. Con qué
cosas hacemos daño. En el tema de archivos
parece que el mayor depredador que existe
en los archivos, somos nosotros mismos.
Causamos gran cantidad de daños en los
documentos de manera impresionante.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
DOCUMENTOS FÍSICOS – Causas antropogénicas
 Manipulación
- Legajadores
- Grapas
- Clips metálicos
-AZ
- Estanterías
- Depósitos
- Condiciones ambientales
* Temperatura
* Humedad relativa
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Esta fotografía muestra una colección de los
diferentes ganchos y alfileres, de todos los
sujetadores que se han encontrado en papeles a
través de la historia. Esas cosas las hemos diseñados
nosotros para sujetar el papel, pero el efecto último
es dañarlo.
Fotografía
facilitada por el
Archivo General
de la Nación.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Son aquellas originadas por una inadecuada
manipulación por parte de la persona que
maneja los archivos. Ellas tienen que ver con
todos los insectos, hongos bacterias, roedores
y otros tipos de organismos que pueden
ingresar a la documentación por el descuido
nuestro de no colocarla como debe ser.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Originadas por una inadecuada
manipulación
- Insectos
- Hongos
- Bacterias
- Roedores
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
ACTIVIDADES
En este proceso se deben
garantizar las condiciones
mínimas encaminadas a la
protección de los documentos,
el establecimiento y suministro
de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de
almacenamiento de información
en sus distinto soportes.
El almacenamiento de
documentos consiste en
guardar sistemáticamente
documentos de archivo en
espacio y unidades de
conservación apropiadas
Fotografía facilitada por
el Archivo General de la
Nación
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
ACCIONES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Diagnóstico integral
Sensibilización y toma de
conciencia
Prevención y atención de desastres
Inspección y mantenimiento de
instalaciones
Monitoreo y control de condiciones
ambientales
Limpieza de áreas y documentos
Control de plagas
Apoyo a la producción documental
y manejo de correspondencia
Implantación de planes de
contingencia
Apoyo a la producción
Intervención de primeros auxilios
para documentos
Esta fotografía fue
tomada por el Archivo
General de la Nación en
una visita de inspección.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
• Almacenamiento,
realmacenamiento y empaste/
encuadernación (Determinación
de espacios y áreas locativas,
determinación de mobiliario y
equipo, determinación de
Unidades de conservación y
almacenamiento).
• Establecimiento de medidas
preventivas
En cuanto a temperatura y
humedad relativa, la
recomendación que hace el AGN
es que se mantengan los
documentos en lo posible entre
15 y 20 grados centígrados y una
humedad relativa entre el 50 y
60%. Esas son las medidas
ideales.
Esta fotografía fue tomada
por el Archivo General de la
Nación, en una visita de
inspección realizada a una
Entidad del Estado en la
ciudad de Cartagena.
.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Para que usted pueda escuchar el audio de
esta segunda parte, por favor coloque en
modo de presentación y haga clic en el
siguiente enlace:
https://soundcloud.com/vivicon-1/preservaci-n-alargo
Audio realizado por Viviana Consuelo Russi
Sánchez
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Tienen sus causas y problemáticas, lo que impide
que el documento digital pueda preservarse a
largo plazo. Las cuatro causas tecnológicas más
importante son:
 Medios físicos de soporte
 Formatos digitales
 Software
 Hardware
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La historia nos muestra los diferentes
formatos que se han utilizado para hacer
digitalización.
Tales como:
una tarjeta perforada,
fue uno de los primeros
registros digitales de
información.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Son Diskettes o Floppy Disc,
las fotos muestran unos de 9 y
media, 5 un cuarto y de 3 y
media son más conocidos ,
pero también pasaron de
moda.
Son los CD, los DVD y las
memorias USB , aún más
conocidos por la mayoría
de las personas.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Son los Discos duros de
los computadores que se
convirtieron en discos
externos , que pasaron a
llamarse “Drivers”, los
cuales son unidades
compactas, que guardan
bastante información con
espacios muy reducidos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
El formato del documento
digital, también sufre la
Obsolescencia.
En esta imagen se puede
observar los primeros
documentos digitales que
eran WordStar o WordPerfect
que tenían un formato
específico.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
En esta imagen se
observan los formatos
actuales, como lo son
el punto doc y punto
docx.
Son formatos que seguramente
dentro de 2 o 3 años, no se
podrán leer.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La Obsolescencia del software se refiere al
software en que fueron grabados los
documentos y posteriormente como fueron
creados.
Observamos el MSDOS pero
hemos ido creciendo a lo largo
del tiempo en los diferentes
formatos.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
se observa un Windows 8
del 2012, pero actualmente
usamos Windows 10. En
caso de que tengamos un
documento hecho en 1985
en un software 1.0, no
existe la posibilidad de
leerlo hoy en día.
La obsolescencia del software
hace que se pierda información
al no poder aplicar preservación
a largo plazo
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Es decir la obsolescencia de los mismos
equipos.
Este es equipo entre los años
1990 o 1995, que tenía discos
de nueve un cuarto , (los
mismos que se mostraron en
las primeras dispositivas),
tenían cajas donde se
guardaban los discos, no tenían
mouse, todo era mediante
comandos
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Observamos un
computador muy
novedoso porque
tiene la posibilidad
de ser un PC
portátil pero a la
vez se convierte en
Tablet
La obsolescencia del hardware
hace que los documentos
digitales se pierdan y no se
puedan recuperar
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La
, es el conjunto de acciones
dirigidas a garantizar la permanencia de
información que se encuentra en medios
digitales y que por sus valores, en
especial los secundarios, se requiere que
permanezcan auténticos, accesibles e
íntegros, por intervalos de tiempo
superiores a los previsibles normalmente
por la tecnología.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Es un estante con una
cantidad de diskettes de
tres y media, no tiene
sentido guardar esto en un
archivo. Lo que debemos
hacer es extraer de ellos la
información en un formato
más adecuado, para que
sea vigente hoy en día, ya
que de lo contrario esa
información se habrá
perdido.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Son causas que tienen que ver también con
documentos digitales más allá de las tecnológicas
La primera es la de los
HACKERS, porque pueden
ingresar a cualquier sistema y
alterarlo, con solo tener los
códigos y los metadatos de los
documentos, por lo que son
una causa de pérdida de
información o de alteración de
información
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La segunda causa es el tema
de las TORRES GEMELAS,
más exactamente sobre las
compañías del World Trade
Center , que no tuvieron
ninguna pérdida humana, pero
fueron compañías que ese día
quebraron porque toda la
información que había allí se
perdió por la catástrofe.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La tercera causa son los VIRUS
INFORMÁTICOS, un malware que
tiene por objetivo alterar el normal
funcionamiento del computador, sin el
permiso o el conocimiento de las
personas. Los virus, habitualmente,
reemplazan archivos ejecutables por
otros infectados con el código de este.
Los virus pueden destruir, de manera
intencionada, los datos almacenados
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La cuarta causa es el MAL MANEJO
DE LOS EQUIPOS. Existen personas
que hacen mal uso de su equipo. Esta
fotografía pertenece a la realidad,
corresponde a una persona que maneja
muy mal su equipo. Se observa que
tiene cigarrillos encima del teclado , a
la izquierda hay un recipiente liquido
seguramente si se riega sobre el
computador se dañaría y si yo no ha
hecho un backup se perdería toda la
información.
Entonces el mal uso de los equipos me
lleva a perder información.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La quinta causa la simboliza Homero
Simpson y es la de TENER UNA
PERSONA QUE NO TIENE NI
IDEA DEL EQUIPO QUE ESTÁ
MANEJANDO ; es una causa muy
fuerte de perdida de documentos,
porque pueden oprimir comandos
que no deben o tal vez observan
opciones en otros idiomas, le dan
clic pero no se dieron cuenta que les
pedía formatear el disco ; en este
caso después de haber cometido
este gran error no habría nada que
hacer.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La Migración consiste en la transferencia de
información digital de un origen de datos a
otro, transformando la forma lógica del ente
digital de modo que el objeto conceptual
pueda ser restituido o presentado por un
nuevo equipo o programa informático. Es
decir tengo que estar atento a los cambios
de formatos para poder coger mi
documentación y migrarla al nuevo formato.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
La Emulación trata de que con
la utilización de un software
actual se pueda recrear un
software obsoleto, es posible
con el programa que se llama
OS pues permite recrear los
programas que habían
antiguamente para poder leer
documentación antigua como
es el caso del WordStar.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
El Replicado se refiere a hacer
copias de seguridad y tenerlas en
una ubicación geográfica diferente a
donde se tiene el archivo, es decir
ubicarlas en lugares distintos, de
pronto haciendo convenios con
empresas similares o con otro tipo de
personas para que la información
digital, repose en un lugar diferente,
para poder recuperar la información
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
El Refreshing tiene que ver con
los cambios y autorizaciones
tanto de software como de los
medios tecnológicos. Entonces
tengo que estar atento a estos
cambios para que mis equipos o
mi obsolescencia, no altere la
preservación de los documentos
y los pueda tener siempre a la
mano.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
un Repositorio Digital, es un lugar
específico, podríamos decir que es un
deposito
donde
van
a
reposar
los
documentos.
Es un elemento que debemos
Capturar,
Almacenar, Preservar y Acceder, es decir que
ofrece todas las bondades que puede tener un
servidor pero es más potente y de muchísima
más capacidad y lo mejor es que este mismo
puede arreglarse por sí solo en casos
determinados.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Pueden observar la unidad o el
Repositorio Digital del Archivo
General de la Nación, se llama SAN,
que en inglés quiere decir Storage
Area Network.
Es una unidad de almacenamiento
en red, que tiene un sistema que
puede detectar si un disco esta
funcionando mal , de ser así, éste
mismo lo copia en otro disco de
seguridad que tiene en su
almacenamiento y lo arregla.
Luego vuelve a depositar la
información donde estaba y eso se
llama “redundancia en caliente”,
es decir que las personas pueden
estar trabajando con el equipo ,
haciendo información, guardando
información, accediendo a ella y la
unidad al mismo tiempo está
haciendo arreglos y reparando sin
que las personas se percaten de
ello.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Microfilmación a partir
de imágenes digitales,
dadas las condiciones
de durabilidad del
microfilme, siempre
que éste se guarde
en condiciones adecuadas.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Entrevista a Mario Quiñones Abusaid.
Funcionario del Archivo General de la
Nación.
https://www.youtube.com/watch?v=wl0BfS_wI2Y
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Nosotros como profesionales de la información
debemos tener la capacidad para implementar
dentro de las entidades a las cuales prestemos
nuestros servicios, un sistema integrado que
asegure el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y
funcional de toda la documentación desde el
momento de la emisión, durante su período de
vigencia hasta su disposición final, esa es la
finalidad de la Preservación a Largo Plazo.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Archivo General de la Nación (2006). Manual
de Archivística Primera Fase. Guía para la
implementación de un programa de Gestión
Documental. Comp. Jorge William Triana
Torres.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Mario Quiñones Abusaid
Funcionario del
Archivo General de la Nación
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