EL PROCESO DE NEGOCIACION Y
CONTRATACION EN LA EMPRESA
ENFOCADO A LA LOGISTICA DE
OPERACIONES Y PROYECTOS
ACIS
Ing. Ricardo Alfonso Herrera
Mayo de 2003
A.A. 140403 Chía
Sumario
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La necesidad de contratar
El contrato
Rangos en la contratación
Con quien contratar
Ambiente de negociación
Análisis de las propuestas
Requisitos mínimos de un
contrato
 Garantías
 Cláusulas indispensables
 Perfeccionamiento del
contrato
 Responsabilidades
 Convenios de
confidencialidad
La necesidad de contratar
 Puede surgir, en consideración a:
 La especialidad y/o complejidad del asunto
 El beneficio económico
 La carencia de recursos propios, humanos o
tecnológicos para el desarrollo de la actividad
deseada
 Necesidades legales
La definición de contrato que aparece en el texto del
artículo 1495 del Código Civil colombiano dice: “Contrato
o convención: es un acto por el cual una parte se obliga
para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada
parte puede ser de una o muchas personas”. Una definición
más empresarial y relacionada con el tema que nos ocupa
podría ser: Un contrato es un acuerdo de voluntades entre
mínimo dos partes, por el cual una de ella se obliga para con
la otra a dar, recibir, hacer o suministrar bienes o servicios, a
cambio de una contraprestación o pago.

Pregunta:
Cual es la razón fundamental para la
celebración de un contrato escrito?
Respuesta:
Porque se requiere plasmar el
resultado del proceso de
negociación
 La negociación: La celebración de un contrato es
siempre precedida de un proceso de negociación.
Lo importante en la negociación no es el acuerdo
al que se llegue en sí mismo, sino el proceso por
medio del cual llegamos a él y las consecuencias
que éste genera (en caso de que se presente). No
se trata de realizar cualquier acuerdo, si no uno
que sea ampliamente satisfactorio para las partes
involucradas en la negociación.
Los eventos que requieren de la celebración de contratos
escritos con más frecuencia en las compañías, son los
siguientes:
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Construcción de Obra en bien inmueble
Construcción de infraestructura en bien inmueble
Suministro
Servicios de consultoría y/o asesoría
Servicios de Outsourcing de suministro de personal calificado o no calificado.
Transporte
Arrendamiento
Arrendamiento financiero
Prestación de Servicios
Compra-venta
Mandato
Asistencia o soporte Técnico
Consignación de mercancías
Licencia de uso de propiedad intelectual.
ELEMENTOS DE LA NEGOCIACION
Competitivos: Resultan del deseo de cada una de las partes de
obtener cosas, satisfacerse, pero partiendo de la base que para ello
siempre se debe ganar en las negociaciones, cualquiera que sea el
significado que se le otorgue a la palabra ganar. Generalmente nos
preocupamos más por imponer nuestro criterio por encima de
cualquier consideración, o por lograr que nuestros deseos se vean
cumplidos, sin que importe que los problemas de fondo sean
resueltos de manera satisfactoria.
Cooperativos: Resultan del deseo de ambas partes de llegar a un
acuerdo mutuamente conveniente. Sin este deseo, se entra es en
exigencias, en posiciones, en peleas, "lo mío es mío y lo suyo es
negociable".
La verdadera negociación debe estar totalmente
cargada de elementos cooperativos; es bueno aclarar que no se
debe confundir cooperar con regalar, que es lo que normalmente
sucede.
TECNICAS DE NEGOCIACION
Son muchas y muy variadas, pero se pueden clasificar en dos grupos
importantes, así:
BASADA EN POSICIONES (Duro, Truco, Ataque)
BASADA EN PRINCIPIOS (Método Harvard)
Si no identificamos la técnica, será muy difícil evitarla
TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN BASADA EN POSICIONES.
(“DURO”)
Buscan sólo éste negocio, son duros con la personas (altamente competitivos),
negocian asumiendo la imposibilidad de ceder y atender los intereses de las
otras partes, dejando entrever la imposibilidad de seguir con la negociación si
no se les conceden sus pretensiones; ejemplos de esto son frases como: "lo
siento son políticas de la empresa", "esta es la última oferta tómela o déjela",
"hemos estudiado su propuesta y se ha decidido no aceptarla (sin ninguna
explicación real)"," en verdad creí que usted quería negociar pero bajo esos
parámetros es imposible siquiera discutir su oferta".
Este tipo de negociadores basan su poder en tratar de no demostrar ningún
interés o verse imposibilitados para llegar a un acuerdo, cuando en realidad
en el 99% de los casos sí están interesados, o sí tienen poder real para
decidir, esto es sólo una forma de presionar para verificar hasta dónde usted
puede ceder. En muchas ocasiones la persona que está negociando no
tiene la capacidad real para decidir, y en eso basan su técnica. En Japón,
por ejemplo, la persona que decide casi nunca se encuentra en el lugar de
la negociación o estando presente es muy difícil identificar quién es el que
decide, en el Japón negocian los técnicos y no los administradores. Por
ello es muy importante investigar cual es la capacidad real de negociación
de la otra parte.
(“TRUCOS”):
Se utilizan triquiñuelas para llegar a la culminación del negocio. No se puede
confundir lo anterior con el fraude, la estafa o con otra clase de delito, pues lo
delictual nada toca con el interés de este tema, los trucos tienen la
característica de ser más fáciles de llevar a cabo cuando se negocia en
grupos.
"CLAVAR ANCLAS" es el tipo más conocido en ésta clase de negociación.
Este sistema es utilizado en aquellas negociaciones basadas únicamente en
"puro regateo", esto es en aquellas en que las partes se concentran y hablan
únicamente enfocados en un precio o en unas sumas fijas de dinero.
Veamos un ejemplo clásico:
Negociador 1: Cuál es el valor reclamado por la indemnización por los
perjuicios que se le causaron a su cliente ?;
Negociador 2: 300 Millones;
N-1: Le ofrezco 50 Millones y asunto arreglado;
N-2: Deme 250 y se evitará ir a juicio;
N-1: Está loco?, en un juicio no le reconocerían ni 70, le ofrezco 90;
N-2: Está bien, para que observe que mí propósito es arreglar acepto 210
N-1: Le doy 100, que es lo máximo que le puedo ofrecer, mire que es su última
oportunidad.
En ésta negociación ninguna de las partes habla de un método de determinar
el precio, de forma objetiva y lógica; ni siquiera se interesan por cuáles son las
necesidades reales de la negociación, sólo se presentan cifras hasta que
"posiblemente" se llegue a un acuerdo. Esto sucede básicamente por tres
razones: engañar sobre cuál es nuestra "Zona de Posible Acuerdo" (hasta
dónde podemos ceder), aparentar ser un negociador suave en cada concesión
y\o sacar el máximo provecho inmediatamente.
Otro método muy utilizado, sobre todo en negociaciones internacionales, es
jugar con el tiempo de la otra parte, de manera que se hable durante un buen
rato de otras cosas diferentes a la relación negocial pero conexos con ésta,
dejando para lo último y a última hora los aspectos básicos a tratar, de manera
que se presione a decidir rápida y precipitadamente a la otra parte.
Como evitarlo?
Fije una agenda de negociación que sea lo más amplia posible sobre todos los
pasos que se seguirán durante el proceso, de modo que no se preste la
ocasión para una negociación desventajosa.
(“ATAQUES”):
Esta técnica se utiliza sobre todo en aquellas negociaciones dónde se
involucra a las personas como parte del problema. Lo que se busca con ellos
es hacer presión para terminar rápidamente con la negociación, por medio de
la intimidación del otro negociador. Lo utilizan mas que todo aquellos
negociadores que normalmente no tienen mucha capacidad para decidir y
ceder en determinados puntos que se discuten, por ende prefieren intimidar
para la culminación rápida del negocio, lo que normalmente logran, bien sea
por que hacen retirar a la otra parte o por que lo dominan o lo incomodan.
Este tipo de personas utilizan normalmente frases como: "es su última
oportunidad para no ser demandado"; "sus superiores no estarán de acuerdo
cuando yo se los comunique"; "si usted no me decide en este instante no le
volveremos a dar otra oportunidad",.. etc.
Como NO reaccionar ante negociadores por posiciones:
Cuando se nos presentan esta clase de negociadores tendemos a reaccionar
de tres maneras:
*Contra atacar: (error) Se tiende a pensar que al contra atacar se logra
nivelación, de modo que la otra parte entienda que nosotros también tenemos
poder, lo que evita usar cualquiera de las tácticas. Falso, usted se está
involucrando en el juego de ellos, mejor dicho, está jugando a lo que ellos
quieren, que lógicamente es el juego que maneja mejor.
*Ceder: (Error) Estaríamos haciendo justo lo que la otra parte quiere que
hagamos, pues sólo estamos ayudándoles a los demás negociadores a
satisfacer sus necesidades e intereses, dejando de lado los nuestros.
*No negociar: (Error) hay que recordar que para llegar a buenos acuerdos
tenemos que independizarnos de las personas, si nosotros debemos satisfacer
una necesidad, hay que buscar la forma de lograrlo independiente del
comportamiento de las personas involucradas.
Como SI reaccionar ante negociadores por posiciones:
* Aférrese a sus ideas negóciales y no se deje afectar por la forma cómo
negocian los demás, piense en como va a negociar usted.
* Interrógelos de manera que ellos reflexionen sobre su propia posición, pero
sin atacarlos. Utilice frases cómo: "en verdad no entiendo la razón de su
pedido, cuando en el mercado el valor es de la mitad al que usted me ofrece",
"entiendo su malestar sobre la situación, pero me gustaría que usted fuera más
claro al expresar su pedido", "Usted debe tener razones para argumentar su
pretensión, lo que no me queda claro es en dónde está su fundamento". El
objetivo es claro, hacerlos recapitular sobre su posición, sin necesidad de que
nos igualemos a ellos.
* Negocie por principios (método Harvard)
NEGOCIACIÓN POR PRINCIPIOS (MÉTODO HARVARD)
Se basa en cuatro postulados:
1. Concéntrese en los intereses y no en las posiciones: Lo primero que
se debe verificar es cuál es nuestro real interés en está negociación?, qué es lo
que realmente necesito? por qué estoy negociando ésto y no otra cosa y lo
que es mejor, para qué quiero ésto y porqué elegí a mi posible proveedor.
2. Decida con base en criterios objetivos: Todas las cosas tiene un valor
real, si se hace un pedido exagerado se corre el riesgo de perder el negocio, o
de caer en una negociación en posiciones basada en puro regateo.
3. Busque opciones de mutuo beneficio: No forme disputas, negocie.
Una excelente forma de no crear disputas es despreocuparse por QUIÉN
GANO O QUIEN PERDIÓ, recuerde que en una buena negociación ambos
ganan.
4. Separe las personas del problema: Recuerde que el problema en la
negociaciones no son las personas, que están involucrados en ella así se nos
presenten como negociadores obstinados, duros, o mentirosos, nuestro
problema real son las necesidades e intereses que nos llevaron a esta
situación y que tenemos que satisfacer de la mejor manera.
Ambiente de negociación (Recapitulación)
Ganar-Ganar
Claridad absoluta
Evaluación objetiva
Condiciones del mercado
Solvencia del contratista
Exigencias con relación al personal del contratista
Seguridad Social y riesgos profesionales
RANGOS EN LA CONTRATACION
 La elaboración y el tipo de contrato depende de los
montos
Con quien contratar?
 Análisis de las propuestas
 Antecedentes del contratista
Requisitos mínimos de un contrato
Número consecutivo
Breve descripción del tipo de contrato
Identidad de las partes. Calidad en que actúan.
Objeto
Valor y forma de pago
Garantías
 Contratos en moneda extranjera

Garantías
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Bibliografía
Ferrer, Jaime. El Sistema de la negociación
Robinson, Colin. Cómo negociar
Jinete, Mario. Como negociar con éxito
Villegas, Gustavo. Habilidades de dirección para ingenieros.
Gaviria, Marco. Derecho Laboral
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