Introducción a la Auditoria
Administrativa
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Aguilar Carrillo Ariana Paulina
Fernández Flores Gabriela Bibiana
López Escamilla Sandra Cruz
López Flores Rosa María
Conceptos fundamentales
• Una auditoría administrativa forma parte de una
estrategia de cambio que requiere una clara
decisión del más alto nivel y un consenso de
voluntades destinado a lograr que una
organización
adquiera
capacidad
para
transformarse y crecer de manera eficiente.
• El análisis sistemático de todos y cada uno de los
aspectos
involucrados
demandan
una
infraestructura que haga posible el flujo de
información suficiente, relevante, oportuna y veraz,
para disponer en el momento y lugar adecuados.
• La auditoría administrativa ha sido, es y será un
campo fértil para la administración. Obliga a
investigar, asimilar las experiencias y transformarlas
en conocimiento, para entender dónde está ubicada
una organización, como llegó hasta allí, de dónde
partió y a dónde quiere llegar.
Antecedentes históricos
Año 5000 a. de C. primera contribución documentada,
civilización sumeria, se encuentran evidencias de prácticas de
control administrativa.
1800 a. de C. en Babilonia aparece el Código de Hammurabi, el
cual incluye aspectos sobre el control del comercio
1800. James Watt y Mathew Bolton desarrollan un
procedimiento para estandarizar y medir procedimientos de
operación, donde se recomendaba utilizar la auditoría como
mecanismo de evaluación.
1933. La auditoría adquiere una relevancia singular, hacia la
importancia de los controles para estimular la productividad de
las empresas.
1935, James O. Mc Kinsey sentó las bases de lo que denominó
auditoría administrativa, la cual consistía en “una evaluación de
una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente
presente y futuro probable”.
1949. Billy E. Goetz, afirmó que la auditoría administrativa ”es la más
comprensiva y poderosa de estas técnicas para detectar problemas,
porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de
administración”.
1971. Agustín Reyes Ponce, presenta su visión de la auditoría de
recursos humanos y la relaciona con la auditoría administrativa.
1975. Roy A. Linderg y Theodore Cohn desarrollan el maco
metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que
realiza una empresa
1995. Jorge Álvarez y Mario Compean Toledo desarrollan un proyecto
de Auditoría administrativa por computadora.
1999. La Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo en
coordinación con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C.
publican Auditoría al desempeño, en el cual define la mención y
evaluación del desempeño gubernamental para el empleo eficaz de los
recurso públicos en funciones sustantivas y proyectos específicos.
Concepto de auditoría administrativa
• Es la revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de precisar su
nivel de desempeño y perfilar oportunidades de
mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva sustentable.
Control
• Orienta los esfuerzos en la aplicación de la auditoria
• Evaluar el comportamiento organizacional de acuerdo con los estándares
Productividad
• Optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa
• Manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De
organización
De servicio
• Constatar que la organización cumpla con las expectativas y satisfacción del
cliente
De calidad
• Elevar los niveles de actuación de la organización para que produzca bienes
y servicios altamente competitivos.
De cambio
De aprendizaje
Toma de
decisiones
De interacción
De vinculación
• Hace mas permeable y receptiva a la organización
• Que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
Relacionar la organización con los
competidores reales y potenciales, así como son
los proveedores y clientes.
• Soporte del proceso de gestión de la organización
Vinculo entre la organización y un contexto.
Alcance de la auditoria administrativa
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Naturaleza jurídica.
Criterios de funcionamiento.
Estilo de administración.
Enfoque estratégico
Desarrollo tecnológico
Sistemas de calidad.
Tamaño de la empresa
SECTOR PÚBLICO
La auditoria se emplea en función
de la figura jurídica, atribuciones,
ámbito de operación, nivel de
autoridad, relación de coordinación,
sistema de trabajo y líneas generales
de estrategia.
El ámbito de aplicación se
centra en las instituciones
representativas
de
los
poderes
ejecutivo,
legislativo y judicial.
Mejora la actuación de
los
órganos
y
mecanismos que la
integran.
SECTOR PRIVADO
La auditoria se aplica tomando en cuenta la figura
jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de
coordinación, área de influencia, relación
comercial y pensamiento estratégico.
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las
empresas pueden agruparse en:
• Nacionales
• Extranjeras
• mixtas
La alternativa estratégica define los enfoques e
iniciativas que una empresa implementa para
atraer clientes, resistir las presiones competitivas y
fortalecer su posición en el mercado.
El efecto de implementar la
auditoria administrativa en el
sector privado es evaluar la
capacidad para crear y operar
empresas de primer nivel para
producir resultados con un
desempeño superior.
SECTOR SOCIAL
OBJETIVO
Supervisar el
manejo de
transparente de
los recursos
Tipo de
organización
Naturaleza de
su función
Agrupaciones
Alimentación
y nutrición
Cooperativas
Desarrollo
urbano y
vivienda
Fundaciones
Educación y
recreación
Voluntariados
Salud y
seguridad
social
Para
Promover la
equidad, el
respeto a la
diversidad y a la
exclusión social
Metodología de la Auditoria
Administrativa
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Antecedentes
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
• Tiene el propósito de servir como marco de
actuación para que las acciones en sus diferentes
fases de ejecución se conduzcan en forma
programada y sistemática, se unifiquen criterios y se
delimite la profundidad con que se revisarán y
aplicarán los enfoques de análisis administrativo
para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los
resultados.
• Cumple con la función de facilitar al auditor la
identificación y ordenamiento de la información
correspondiente al registro de hechos, hallazgos,
evidencias,
transacciones,
situaciones,
argumentos y observaciones para su posterior
examen, informe y seguimiento.
• Etapas: planeación, instrumentación, examen,
informe y seguimiento.
• Se refiere a los lineamientos de carácter general
que regulan la aplicación para garantizar que la
cobertura de los factores prioritarios, fuentes de
información, investigación preliminar, proyecto
de auditoría y diagnóstico preliminar, sea
suficiente, pertinente y relevante.
• El propósito es establecer las acciones que se
deben desarrollar para instrumentar la auditoría
en forma secuencial y ordenada, para lograr en
tiempo y forma los objetivos establecidos.
Factores a revisar en función de dos vertientes:
• El proceso administrativo
• Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
Fuentes de información: instancias a las que se puede recurrir para
captar información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
• Internas- órganos de gobierno y de control interno, socios, sistemas de
información, órganos colegiados, etc.
• Externas – competidores actuales y potenciales, proveedores, clientes o
usuarios, grupos de interés, redes de información en el mercado global,
etc.
Investigación preliminar:
• Una vez definida la dirección y los factores que se auditarán, la
secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o
investigación preliminar para determinar la situación administrativa de
la organización.
Preparación del proyecto de auditoría:
Propuesta técnica: naturaleza, alcance, antecedentes,
objetivos, estrategia, justificación, acciones, recursos,
costo, resultados e información complementaria.
Programa de trabajo: identificación, responsables,
áreas, clave, actividades, fases, calendario, rep. gráfica.,
formato, reportes de avance y periodicidad.
Asignación de responsabilidad. La organización
debe designar al auditor o equipo de auditores que
estime conveniente, debe tener los conocimientos y
experiencia necesarios, o se puede optar por un servicio
externo o mixto.
• Capacitación. No solo para levantar la información
sino para preparar la aplicación e implementación de
la auditoría.
• Actitud. Sin prejuicios u opiniones preconcebidas,
conducta amable y discreta para procurar una imagen
positiva que estimule la participación.
• Diagnóstico preliminar. Este se fundamenta en la
percepción que el auditor tiene de la organización
como producto de su experiencia y visión. se debe
preparar un marco de referencia que fundamente la
razón por la que surge la necesidad de auditar.
Seleccionar y aplicar las
técnicas que se estimen mas
viables de acuerdo a las
circunstancias propias de la
auditoria.
Recopilación de la información
Concepto
Registro de todo tipo de hallazgo
posible
Técnicas de investigación
Investigación
documental:
Localizar, seleccionar y
estudiar la
documentación. Las
fuentes pueden ser
normativas,
administrativas,
mercado, ubicación
geográfica, estudios
financieros.
Comportamiento del
consumidor
Observación directa:
Revisión del área
física donde se
desarrolla el trabajo,
o de la organización,
para conocer la
condiciones
laborales,
Acceso a redes de
información:
Detectar información
operativa o normativa de
los clientes, socios ,
proveedores, empleados,
etc.
Mantiene una relación
interactiva con el
entorno
Entrevista:
Reunirse con una o
varias personas y
cuestionarlas orientada
mente para obtener
información.
Obteniendo información
mas completa y precisa.
Elaborar un
previa de la
entrevista.
Establecer
anticipadament
e un esquema
de tabajo
Cuestionarios:
Obtener información
homogénea, constituidos
por una serie de
preguntas escritas,
predefinidas, mostrando
una interrelación entre
las diferentes área.
Preguntas claras y
concisas, presentadas en
orden lógico, con una
redacción comprensible
Cedulas:
Captar la información
requerida, integrada por
formularios que
facilitan la agrupación y
división de su contenido
Medición
Medición de forma
Medición de fondo
Otros elementos
• Escalas de medición que
garanticen la confiabilidad y
validez de la información que
se registra en los papeles de
trabajo.
• Componentes del proceso
administrativo y elementos
específicos, asignando un
valor cada etapa
considerándolo como una
totalidad el proceso
• Los indicadores permiten
ordenar las acciones en
relación con los resultados
que pretende alcanzar, además
permiten hacer comparaciones
y proyectar retrospectiva
• Papeles de trabajo: Registros
en donde se describen las
técnicas y procedimientos
aplicados.
• Evidencias: representa la
comprobación de los hallazgos.
• Supervisión del trabajo: Para
tener la seguridad de que se
aplica y respeta el programa
aprobado
• Consiste en dividir o
separar
los
elementos
componentes de los
factores
bajo
revisión
para
conocer
la
naturaleza,
características
y
origen
de
su
comportamiento.
Enfoques del análisis administrativo
Constituyen los instrumentos en que el auditor
se apoya para complementar sus
observaciones.
Posibilita:
• Comprobar
• Dar soporte a la evaluación
• Tener un perfil más claro delos niveles de
eficacia
• Asociar el uso de los recursos con las
técnicas de trabajo
Una vez que se ha
planeado
e
instrumentado
la
auditoria, la información
permite establecer las
bases de actuación con
la
certeza
de
que
enmarca las variables y
estrategias
fundamentales.
Se consignan los resultados de la
auditoria y se identifica:
 Área, sistema, programa o proyecto
auditado
 Objeto de la auditoria
 Duración
 Alcance
 Recursos
 Métodos empleados
Tipos
General
Responsable
Introducción
Antecedentes
Tecnicas
Diagnostico
Propuesta
Estrategia
Segumiento
Conclusiones y
recomendaciones
Apendices
Ejecutivo
Responsable
Periodo de revisión
Objetivos
Alcance
Metodología
Sintesis
Conclusiones
De aspectos
relevantes
Considera lo que
genera deficiencias
dentro de la
organización
Propuesta de implementación
1) Preparación del programa
2) Integración de recursos
3) Ejecución del programa
4) Presentación del informe
 Determinar actividades
 Estimar tiempo y recursos
 Delimitar responsabilidades
 Instalaciones
 Recursos humanos
 Materia Prima





Instantáneo
Proyecto piloto
Paralelo
Parcial o por aproximaciones
Combinación de métodos
Orientado a corregir las fallas
y evitar su concurrencia
Acciones
Auditoria de
Seguimiento
Deficiencias
Grado de deficiencia
servicio
0%
Ambiente
15%
Dirección
41%
estructura
financiera
16%
Capital humano
13%
Proceso productivo
15%
Contabilidad
0%
Ventas
0%
Abastecimiento
0%
Planta
0%
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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA