AUDITORIAS AMBIENTALES
1
TERMINOS
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida
en la cual se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría Interna: llamadas auditorías por primera parte, son realizadas por la
propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la dirección y otros
propósitos internos, y pueden formar la base de una auto declaración de
conformidad por parte de la organización.
Auditoría Externa: se denominan generalmente auditorías de segunda y tercera
parte. Las auditorías de segunda parte las realizan las partes que tienen interés en
la organización, por ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las
auditorías de tercera parte las realizan organizaciones auditoras externas e
independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o certificación de
conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001.
2
Auditoría Combinada: Cuando se realiza la auditoría conjunta de los sistemas de
gestión de la calidad y gestión ambiental.
Auditoría Conjunta: Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan en la
realización de una auditoría a un solo auditado.
Criterios de la Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
usados como referencia.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información
que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables.
La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría
pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría, u
oportunidades de mejora.
3
Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de
la auditoría
Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. El
cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho
reglamentario o contractual para solicitar una auditoría.
Auditado: Organización que es auditada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el
apoyo de expertos técnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se
nombra como el líder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir
auditores en formación.
4
Experto Técnico: Persona que suministra un conocimiento específico o
experiencia al equipo auditor. El conocimiento específico o experiencia es
aquel relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser
auditados, con el idioma o la cultura. Un experto técnico no actúa como
auditor en el equipo auditor.
Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas
para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico.
Plan de la Auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para
una auditoría.
Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Típicamente el
alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades
organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo
cobijado.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
5
NORMA ISO 19011:2002.
DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE
GESTIÓN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL
Esta norma internacional proporciona orientación sobre la
realización de auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o
ambiental internas o externas, al igual que sobre la gestión de los
programas de auditoría. Los usuarios previstos de esta norma
incluyen auditores, organizaciones que implementan sistemas de
gestión de calidad y/o ambiental, y las organizaciones involucradas
en certificación o formación de auditores, certificación/registro de
sistemas de gestión, acreditación o normalización en el área de
evaluación de la conformidad.
6
ALCANCE
Esta norma suministra orientación sobre los principios de
auditoría, la gestión de los programas de auditoría, la realización
de auditorías de sistemas de gestión de calidad y de gestión
ambiental, así como la competencia de los auditores de sistemas
de gestión de calidad y ambiental.
Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y
gestionar auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental,
internas o externas.
7
QUE ES UNA AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para
determinar la medida en la cual se cumplen los criterios de
auditoría.
Sistemático: No aleatorio. Actividad planificada y programada.
Independiente. Auditores independientes del área auditada.
Documentada. Proceso publicado como procedimiento escrito.
Evidencia. Evidencia objetiva.
Criterios de Auditoría. Los requisitos de la auditoria de acuerdo con el
tipo de auditoria.
8
POR QUE REALIZAR AUDITORÍAS?
El propósito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades
de gestión, intenciones comerciales, evaluación de riesgos y requisitos
obligatorios. Por ejemplo:
 Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los
requisitos de una norma, reglamentación, ley o contrato.
 Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple los
objetivos de esta y se está implementando.
 Comprobar si un proceso se está realizando de acuerdo con un
procedimiento escrito y determinar su eficacia.
 Identificar áreas de la organización que estén en riesgo y se puedan
mejorar.
 Mantener la acreditación o certificación con una norma, reglamentación,
ley o contrato.
9
 Satisfacer un requisito de un cliente.
CUANDO REALIZAR AUDITORÍAS?
 Usualmente se hacen de acuerdo a un plan o programa.
 También cuando se realizan cambios en procesos, productos o
servicios.
 Necesidad de acciones correctivas complementarias.
 Para comprobar la conformidad con la legislación o con
normas obligatorias.
 Para hacer seguimiento y controlar regularmente las
actividades y practicas o mantener la acreditación o la
certificación.
10
QUE RESULTADOS SE PUEDE ESPERAR DE UNA
AUDITORÍA?
 Conocimiento del funcionamiento de la organización.
 Mejor comunicación entre departamentos.
 Mejora las relaciones entre cliente – proveedor internas y
externas.
 Confirmación del funcionamiento eficaz del sistema de
gestión de la organización.
 Sugerencia de mejora de los auditores (particularmente
auditores internos).
 Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la
organización.
11
AUDITORÍAS AMBIENTALES
Las auditorías permiten tener una información objetiva
y evidente de cómo está la situación ambiental total, y
permite ayudar a responder a una mayor conciencia de
los consumidores y la comunidad en general. Abarca las
tareas de búsqueda de información y de recolección de
datos, las visitas y reuniones en la planta, la toma de
muestras y el balance de materiales.
12
Su objetivo principal…
Recoger información suficiente, fiable, relevante y útil sobre:
Información general de la empresa
 Documentación de la planta
 Permisos y autorizaciones
 Descripción de los procesos industriales
Basándose en esta información puede realizar:
 Análisis de entrada de materiales
 Identificación de materias primas
 Análisis de salidas de productos y subproductos
 Identificación y caracterización de residuos y emisiones
 Análisis de los sistemas y actividades de tratamiento de residuos
 Evaluación de la información recogida
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Los elementos considerados en las Auditorías Ambientales son:
Aire: emisiones y fuentes
Agua: abastecimiento, contaminación
Residuos: tipo, cantidad, tratamiento, almacenaje
Suelos: uso, derrames, hidrología, capas freáticas
Usos de la energía: consumo, utilización, ahorros, cogeneración,
aprovechamiento
Ruido: medición, niveles, información, protección, quejas
exteriores
Flora y fauna: inventario e impacto sobre la zona
14
Las tareas de la Auditoría Ambiental son:
Identificar y entender los sistemas internos de control de la planta
Establecer reuniones de comienzo
Visitar y conocer la planta
Revisar el plan de diagnóstico
Evaluar los sistemas internos de control
Identificar fortalezas y debilidades de la planta
Adaptar el plan y distribuir los recursos
Definir las estrategias de verificación
Evaluar los costos de tratamiento de residuos y emisiones
Recoger datos y otras evidencias
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Las tareas de la Auditoría Ambiental son:
Aplicar estrategias de verificación y recolección de datos
Asegurar el cumplimiento de etapas
Revisar "hallazgos" y observaciones
Asegurar que los "hallazgos" se basen en información objetiva
Evaluar los "hallazgos"
Agrupar los papeles de trabajo y otros documentos
Integrar y reunir los "hallazgos"
Preparar el informe de avance de la reunión de despedida
Comunicar los "hallazgos" a los responsables de planta, presentar el
informe y discutir
16
Variaciones en los esquemas de auditoria ambiental
a) Auditoria ambiental básica: Esencialmente, comprende un
proceso sistemático para chequear, medir o valorar la relación
entre una instalación industrial y el medio ambiente
circundante, de forma que este esquema puede aplicarse tan
solo a instalaciones que se encuentren en operación o en el
arranque de su proceso operativo.
b) Auditoria ante posible responsabilidad por contaminación:
Son usualmente desarrolladas cuando una organización desea
adquirir edificaciones o terrenos para expandir o ampliar un
proceso productivo. Dada la naturaleza del esquema de
valuación que se sigue, presenta similitudes con el ejercicio de
Evaluación de Impacto Ambiental Clásico, de forma que se
construye el análisis a partir de la comparación de los resultados,
con el ejercicio de EIA pertinente.
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c) Auditoria de una actividad: Desarrolladas normalmente para
evaluar el desempeño ambiental de actividades específicas
como son la generación y disposición final de residuos o el uso
de la energía en una instalación industrial. En estos casos, los
objetivos y los logros esperados, se centran en la reducción de
los residuos a generar y optimización de la eficiencia
energética de los procesos que se evalúan, con el fin de
proteger el medio ambiente y hacer de la operación de las
instalaciones que se evalúan un proceso más costo efectivo.
d) Auditorias de Gerencia y Manejo Ambiental: Se ajustan al
esquema de auditoria que requieren los sistemas de manejo
ambiental implementados por las organizaciones, siendo su
objetivo el de valorar el desempeño ambiental de la
organización frente a las obligaciones emanadas de la política
adoptada como parte integral de las prácticas de manejo de un
negocio.
18
e) Auditoria del proceso EIA: Corresponde a la evaluación del
desempeño de la Evaluación de Impacto Ambiental (EIA)
adelantada para un proyecto en particular, en donde se
comparan los impactos realmente producidos con aquellos que
en su momento se identificaron como de potencial ocurrencia,
a fin de mejorar futuros procesos de evaluación similar, o con
el objeto de adelantar los ajustes de valoración ambiental a que
halla lugar.
g) Evaluaciones del ciclo de vida de un producto o proceso:
Corresponden en términos generales a la valoración
sistemática de un producto desde que se fabrica, usa y desecha
en relación con su efecto en el ambiente. De esa forma, la
evaluación establece los apartes relativos a las materias
primas, el transporte, procesamiento en planta de los
materiales genéricos, el proceso de manufactura, el transporte
posterior y distribución del producto acabado, su uso, reciclaje
19
y disposición final.
CLASES DE AUDITORIAS
Auditoria Interna
Auditoria Externa
PROCESO
Auditoria Combinada
Auditoria Conjunta
20
AUDITORÍA EXTERNA
Revisión del sistema de gestión de los negocios de una
organización, realizada por una persona externa a la
organización, como por ejemplo un cliente, un proveedor
u organismo independiente.
Son llamadas de segunda parte cuando las realiza un
cliente y de tercera parte cuando las realiza un auditor
externo a la relación cliente – proveedor.
21
PROCESOS DE LA AUDITORÍA EXTERNA
1. Planificación.
2. Ejecución.
3. Presentación de Informes.
4. Actividades Complementarias. (Solamente si se revela
no conformidades)
Normalmente se realizan cada tres años y con visitas de
seguimiento cada seis meses o cada año.
22
Planificación.
Reunión de Preauditoría.
Con un mes de antes de la fecha de la auditoría se lleva a cabo una
reunión entre el líder del equipo auditor y la organización cliente que va
a ser auditada, y se acuerda:





Criterios y alcance.
Identificación de las principales áreas de riesgo para la organización.
Manejo de áreas de confidencialidad o susceptibilidad.
El plan u horario de la auditoría.
Una visita guiada para familiarización, si se requiere.
23
El equipo auditor.
 El líder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el tiempo
estimado y la pericia requerida.
 Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las habilidades y
experienciaapropiadasen los criteriosde la auditoría.
Revisión de la documentación.
 El equipo auditor revisa la documentación del sistema de gestión de la
organización. Por ejemplo las políticas y procedimientos, para verificar si se han
cumplido los requisitosde la auditoría.
 Se presentaun reporte de revisión de la documentaciónal cliente.
 Resoluciónde discrepanciasantes de realizar la auditoría.
Lista de chequeo.
 Lista de requisitos o preguntas básicas con referencia a los criterios de la auditoría
o a la norma.
24
Realización.
Reunión de Apertura. Con la Alta Dirección
 Presentar al equipo auditor
 Establecer una relación de trabajo eficaz
 Revisar los criterios y alcances
 Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles
 Establecer la hora de cierre
 Establecer el proceso de presentación del informe
 Aclarar aspectos delicados o confidenciales
 Determinar requisitos de seguridad
 Organizar si se requiere una visita guiada
 Organizar una oficina y otros elementos para el equipo auditor25
La Auditoría
 Se realiza usando la lista de chequeo y las políticas y
procedimientos específicos.
 Los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son
observados mientras lo realizan.
 Se registran las observaciones y se recogen evidencias
objetivas.
 Informar al auditado y a su jefe de área antes de salir de la
organización.
26
Presentación del Informe.
Reunión del Equipo Auditor.
 Evaluar las observaciones y la evidencia recogidas durante la auditoría y
decide si el sistema cumple los criterios de la auditoría.
 Si el sistema no cumple completamente, se decide el grado de No
Conformidad:
 Crítica. Relacionada con la seguridad. La auditoría se interrumpe
temporalmente.
 Mayor. Desviación seria con relación a los criterios de la auditoría,
implica un riesgo alto para la organización y toma tiempo para
resolverla.
 Menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la
organización, se puede resolver en poco tiempo
27
Ejemplos de No Conformidades Críticas:
Un empleado está siguiendo el procedimiento pero
sufre una lesión cuando hace una demostración del
proceso.
Se están empacando alimentos contaminados.
Un empleado está trabajando en forma insegura, por
ejemplo, reparando equipo energizado sin las
precauciones de seguridad apropiadas.
28
Razones para una No Conformidad Mayor:
 Se presentan varias no conformidades menores en un aspecto
específico.
 Hay un elemento particular de los criterios de la auditoría no
implementado.
 La no conformidad implica un alto riesgo para la organización.
 Existe una política, pero no hay evidencia de su
implementación.
 El auditado no conoce el procedimiento o éste no está
disponible fácilmente.
 Contradicciones entre política, procedimientos, instrucciones,
formatos, etc.
29
Importante.
La presencia de No Conformidades Mayores significa que el
sistema de gestión de la organización no cumple con los
criterios de la auditoría.
Estas se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la
conformidad.
Las No Conformidades Menores no impiden la conformidad y
usualmente se verifican en la auditoría siguiente.
30
El Informe de la Auditoría.
 Responsabilidad del Líder del equipo auditor.
 Debe brindar una declaración de la conformidad con los criterios de la
auditoría y hacer referencia al RNC.
 Resume de los hallazgos, como el cumplimiento de objetivos y metas.
 Recomendaciones para mejorar. (Qué mejorar y no Cómo mejorar)
La reunión de Cierre.





Se realiza con la alta dirección.
Para agradecer la cooperación y tiempo de los auditados.
Se anuncia el resultado.
Explicar las no conformidades.
Establecer un cronograma para acciones correctivas y la auditoría
complementaria.
 Entrega de copia del informe
31
Actividades Complementarias.
Auditorías Complementarias.
 Luego de la corrección de las No Conformidades Mayores
 Se re-auditan solamente aquellas áreas específicas que se encontraron
como no conformes previamente.
 Si efectivamente las No Conformidades Mayores han sido corregidas, se
da por terminada la auditoría.
 Si las áreas se siguen encontrando como No Conformes, se establece fecha
para otra auditoría complementaria.
 Una vez resueltas todas las No Conformidades, se alcanza la conformidad
con los criterios de la auditoría.
 Las No Conformidades Menores se pueden verificar durante la auditoría
complementaria o se pueden dejar para la próxima auditoría.
32
AUDITORÍA INTERNA
Revisión de los procesos de una organización,
realizada por parte de un empleado de la
organización o por parte de un auditor
subcontratado encargado de realizar una auditoria
interna independiente. (auditorias de primera
parte).
33
ES UNA EVALUACIÓN PERIÓDICA PARA:
a. Grado de eficacia y efectividad del sistema de control interno
implementado en los procesos de la organización.
b. El resultado de la gestión de la organización auditada en lo que
respecta a la transparencia y economía que haya exhibido:
En el cumplimiento de metas y objetivos propuestos
En la ejecución de recursos y ejecución de los mismos.
En el cumplimiento de los requisitos legales y de los lineamientos
de la política ambiental de la organización.
34
Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental
El objetivo es la razón por la cual se realiza la
Auditoría Ambiental. por ejemplo, las Auditorias
Ambientales obligatorias son exigidas por la
autoridad ambiental, y en consecuencia son
básicamente Auditorias Ambientales de cumplimiento
legal. Sin embargo, en el caso de las Auditorias
Ambientales Voluntarias, pueden plantearse además
otros objetivos, los cuales son definidos por la
empresa auditada.
35
Ejemplos de objetivos para Auditorias
Ambientales Obligatorias:
Examinar y documentar el estatus de cumplimiento
de una empresa respecto de un conjunto de estándares
nacionales o en su defecto por las normas extranjeras
o internacionales en materia ambiental.
Identificar, evaluar y caracterizar los aspectos e
impactos ambientales asociados a las actividades de
la empresa.
36
Ejemplos de objetivos para Auditorias
Ambientales Voluntarias:
Determinar el grado de cumplimiento de instrucciones,
procedimientos, requisitos o estándares técnicos de
carácter ambiental aplicables.
Comparar el grado de cumplimiento de las normas
ambientales y criterios de aplicación de la legislación
ambiental vigentes.
Identificar y documentar los aspectos e impactos
ambientales de las actividades desarrolladas en la
empresa.
37
Criterios de Auditoria Interna Ambiental
Los criterios de la Auditoría Ambiental hacen referencia a
políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc., que
se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales
el auditor compara la evidencia de la Auditoría
Ambiental.
Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, políticas institucionales, normas, guías de
buenas prácticas u oportunidades de Producción más
Limpia, requisitos organizacionales, específicos o
reglamentarios.
38
PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA
AMBIENTAL
1. Incentivar la medición y comparación de objetivos, metas y
resultados.
Es la acción de medir y comparar los logros alcanzados por la
organización con relación a las metas y objetivos previstos y la
capacidad de tomar acciones correctivas que conlleven a la
organización a mejorar los niveles de eficacia.
2. Promover el control interno eficaz
Recomendar el diseño e implementación de sistemas de control
interno que promuevan el logro de objetivos y metas ambientales,
la detección oportuna de desvíos, la agilidad en las tomas de
decisiones.
39
3. Asegurar el cumplimiento de la legislación:
Verificar que la organización cumpla con el marco normativo
aplicable a sus actividades y funciones.
4. Difundir la utilización de sistemas de medición de desempeño y
toma de decisiones.
Fomentar la utilización de sistemas de información que permitan la
medición del desempeño y sirvan de apoyo para la toma de
decisiones.
5. Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de
auditoria.
Promover la participación de la comunidad en la evaluación de la
gestión ambiental, a través de sistemas de captura de quejas,
reclamos, encuestas, etc.
40
ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Auditoria Global:
Comprende la auditoria a toda la organización, sus procesos y
actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un
periodo determinado hayan producido resultados evaluables.
Seguimiento de las Recomendaciones:
Acción destinada a evaluar el grado de cumplimiento de las
recomendaciones realizadas al auditado en informes de auditoria
previos y describir:
- Las causas que motivaron el incumplimiento, y
- El efecto producido de las recomendaciones efectuadas.
41
ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
1. Enfoque basado en Procesos: observación objetiva y clara de
los procesos de la organización, es decir, las entradas y salidas de
los procesos.
Ventaja
Control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como
sobre su combinación e interacción.
Enfatiza la importancia de:
la comprensión y el cumplimiento de los requisitos,
la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,
la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso,
la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas
42
2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base
a los aspectos ambientales de la organización y al cumplimiento de
los requisitos legales que aplican a la organización y los demás
requisitos legales suscritos por la organización y la autoridad
ambiental.
3. Enfoque basado en el Sistema: en este enfoque el auditor debe
hacer un “mapa” del sistema y así poder identificar:
Operaciones
Input y output
Aspectos e impactos
Controles
Interacciones del sistema.
43
IMPORTANTE
Las auditorías internas de una organización se deben hacer a
intervalos planificados para determinar y suministrar información a
la dirección acerca de si el SGA cumple o no con los acuerdos
planeados y si se han mantenido.
No es necesario que cada auditoría interna cubra el sistema
completo, siempre que el programa de auditoría asegure que todas
las unidades y funciones de la organización se auditen
periódicamente.
Los resultados de la auditoría interna del SGA pueden
suministrarse en forma de un informe y se pueden usar para corregir
o prevenir no conformidades específicas, cumplir uno o más
objetivos del programa de auditorías y proporcionar elementos de
44
entrada para la revisión por la dirección.
EL PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA
AMBIENTAL

Planificación y preparación.

Ejecución.

Presentación de informes

Seguimiento y Revisión.
45
ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA
Inicio de la Auditoria
Revisión de la documentación
PLANIFICACIÓN
Y
PREPARACIÓN
Preparación de las actividades
Auditoria in situ
Realización de las actividades
Auditoria in situ
EJECUCION
Informe: Preparación,
distribución
PRESENTACION
DE INFORMES
Finalización de la auditoria
ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO
46
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN
1. PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA
Se establece la frecuencia de la auditoría para cada proceso
Su frecuencia se establece con los riesgos que tienen los
procesos.
Los procesos misionales se deberán auditar con mayor
frecuencia
Se debe indicar las auditorías reprogramadas o las auditorías
complementarias.
Se socializa con el equipo auditor
47
Objetivo
del
PROGRAMA DE AUDITORIA
Programa: Verificar la conformidad del SGA con
la Norma ISO 14001:2004
Alcance del Programa: Se auditarán todos los procesos de la Organización.
Recursos: Equipo Auditor (3 funcionarios) y Exp. Técnico.
Documentos de Referencia:
Manual de G.A. –ISO 14001:2004
Fecha de actualización:22/09/10
PROCESOS
Producción
Rev. x A.D.
CRONOGRAMA
E FMAM J J A S O N D
X
X
X
X
Logística
Gestión Hum.
RESPONSABLES
X
X
Auditor
Auditado
Cristian Castro
Jefe Producción
Alejandro Sanz
Gerente
Pipe Bueno
Jefe Logística
Miguel Bosé
Jefe R.H.
Observaciones: Para realizar la auditoría al proceso de producción se requiere un
experto técnico que aporte el conocimiento técnico en áreas especificas.
Aprobado: Alta Dirección
Elaborado por:
Líder Ambiental
48
a. Generalidades de Programa de Auditoría
El programa de Auditoría, envuelve en su elaboración todo lo
que será realizado durante el proceso de la Auditoría. Entre las
características, podemos anotar:



Debe ser sencillo y comprensivo.
Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que
se utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar.
El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo
principal.
49
b. Objetivos del Programa de Auditoría
Se basan En:

Prioridades de la dirección - certificación

Propósitos comerciales

Requisitos del sistema de gestión

Requisitos legales y contractuales

Evaluación de los proveedores

Requisitos de los clientes

Riesgos de la organización

Necesidades de otras partes interesadas
50
c. Amplitud de un Programa de Auditoría
Dependerá del tamaño, naturaleza y complejidad de la
organización, así como también:

Alcance, objetivo y duración de cada auditoría.
 Frecuencia.
 Número, importancia, complejidad, similitud, y ubicación de
las actividades auditadas.
 Normas, requisitos legales, contractuales y otros criterios de
auditoría.
 Necesidades de acreditación o certificación.
 Cambios significativos en operaciones de la organización.
 Entre otros.
51
d. Responsabilidades del Programa de Auditoria
Se recomienda que la responsabilidad sea asumida por
personas con conocimientos en auditorias incluida la Alta
Dirección y deberán:

Establecer los objetivos y amplitud del programa.
 Establecer responsabilidades y asegurarse de la disponibilidad
de recursos.
 Asegurarse de la implementación del programa
 Mantenimiento de los registros.
 Seguimientos, revisión y mejora del programa.
52
e. Recursos del programa de Auditoria

Recursos financieros.

Procesos de mantenimiento de los auditores.

Disponibilidad de personal adecuado e idóneo.

Amplitud del programa de auditoria.

Tiempo de viaje (multisitios).

Otras necesidades del auditor.
53
f. Procedimientos del Programa de Auditoria

Planificación y elaboración del calendario de las auditorias.

Aseguramiento de la competencia de los auditores.

Selección apropiada de los equipos.

Realización de las auditorias.

Conservación de los registros de auditoria.

Seguimiento del desempeño.

Comunicación de los logros globales a la alta dirección.
54
g. Implementación del Programa de Auditoria








Comunicación del programa de auditorías a las partes
interesadas.
Coordinación y elaboración del calendario de auditorías y otras
actividades
Establecimiento y mantenimiento de un proceso de evaluación
de auditores y su continua formación
Asegurar la selección de los equipos auditores
Proveer los recursos requeridos por los equipos auditores
Asegurar la realización de las auditorías conforme al programa
Asegurar la revisión, aprobación y distribución del informe de
auditoría
Asegurar el seguimiento de auditoría cuando se requiera
55
h. Registros del Programa de Auditoria
Con base a los registros se demuestra la implementación del
programa de auditoría y pueden incluir:

Registros de auditorias individuales, tales como: planes de
auditoría, informes de auditoría, informes de no
conformidades, informes de acciones correctivas, informes de
seguimiento.

Resultados de la revisión de programas de auditoría.

Registros del personal de auditoría.
56
i. Seguimiento y Revisión del Programa de Auditoria




La implementación del programa de auditoría debe seguirse y
revisarse a intervalos definidos para evaluar el cumplimiento
de los objetivos de este e identificar oportunidades de mejora
Se deben comunicar los resultados de la revisión a la alta
dirección.
Se deben manejar indicadores de desempeño para llevar a cabo
el seguimiento del programa a partir de la identificación de la
aptitud de los auditores, el cumplimiento de los criterios y la
retroalimentación de los actores de la auditoría.
La revisión del programa de auditoría puede llevar al manejo
de acciones correctivas y preventivas y al mejoramiento de
este.
57
2. INICIO DE LA AUDITORÍA
a. Designación del líder del equipo auditor. Si la auditoría es
llevada a cabo por un equipo auditor, debe designarse un
auditor líder.

Auditor Ambiental líder: persona calificada para gestionar y
efectuar auditorías ambientales. La gestión incluye la
responsabilidad global de la auditoría y las comunicaciones
formales del auditor con el cliente y con el auditado.

Dependiendo de las circunstancias, el equipo auditor puede
incluir expertos con un grado de especialización, auditor
entrenador u observadores de acuerdo a lo aceptado por el
auditor líder.
58
•Responsabilidades del Auditor Líder.
El auditor líder debe tener experiencia en trato gerencial y
autoridad necesaria para tomar decisiones finales con respecto
a la conducción de la auditoría y cualquier observación al
respecto.
Adicionalmente a lo ya mencionado, las responsabilidades del
auditor líder también cubren:
a. La responsabilidad final de todas las fases de la auditoría.
b. Ayuda con la selección de otros miembros del equipo
auditor.
c. Preparación del plan de auditoría.
d. Representación del equipo auditor con la gerencia.
e. Preparación y entrega del informe de auditoría.
f. Dirección de las actividades de seguimiento.
59
• Conocimiento y habilidades genéricos de los líderes del equipo
auditor
Los líderes de un equipo auditor deberían tener conocimiento
adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditoría, para
posibilitar que el equipo de auditoría realice la auditoría de una
manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta
área deberían incluir:
 Planificación de la auditoría y uso efectivo de recursos durante la
auditoría.
 Representación del equipo auditor en las comunicaciones con el
cliente y el auditado.
 Organización y dirección de los miembros del equipo auditor.
 Dirección del equipo auditor para obtener las conclusiones de la
auditoría.
 Prevención y resolución de conflictos.
 Preparación y terminación del reporte de auditoría.
60
b. Definición de objetivos, alcance y criterios de la auditoría
•Objetivos: Define que se quiere lograr con la realización de
esta
Determinar el grado de conformidad del sistema de
gestión
Evaluar
el
cumplimiento
de
requisitos
legales,
reglamentarios y contractuales
Evaluar la eficacia del sistema de gestión en el logro de
los objetivos trazados
Identificar fortalezas y áreas de mejora
61
•Alcance: implica la selección de áreas o asuntos que serán
revisados a profundidad en la etapa de ejecución. Esta decisión
debe ser efectuada teniendo en cuenta materialidad, sensibilidad,
riesgo y costo de la auditoria.
Describe la extensión y limites de la auditoría: ubicación,
unidades de la organización, procesos y actividades que van a ser
auditados y también el tiempo para realizar la auditoría.
•Criterios: Los criterios de la Auditoría Ambiental hacen
referencia a políticas, prácticas, procedimientos o requisitos, etc.,
que se constituyen en referentes o patrones, contra los cuales el
auditor compara la evidencia de la Auditoría Ambiental y
determina la conformidad del sistema de gestión.
62
Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, políticas institucionales, normas, guías de buenas
prácticas u oportunidades de Producción más Limpia,
requisitos organizacionales, específicos o reglamentarios.
Los criterios incluyen como mínimo el cumplimiento de la
legislación ambiental vigente y sus disposiciones
reglamentarias; las reglas, procedimientos y métodos que se
establezcan en las normas nacionales, o en su defecto a las
normas extranjeras o internacionales en materia ambiental
que se utilicen de referencia; así como las buenas prácticas
de operación e ingeniería.
63
c. Selección del Equipo Auditor
Luego de la programación de la auditoria, se debe seleccionar
un equipo auditor. Su tamaño y composición dependerá de:
 Objetivos, alcance criterios y duración
 Tipo de auditoría combinada o conjunta
 Competencia requerida en los auditores para asegurar el
cumplimiento de los objetivos de la auditoria
 Requisitos legales, reglamentarios, contractuales y acreditación
 Independencia de los auditores respecto a las áreas auditadas
 Capacidad de interactuar con auditados y auditores
 Lenguaje y compresión de las características sociales y culturales
del auditado
64
• Capacidades, habilidades y destrezas del equipo auditor
Planificación estratégica
Toma de decisiones y trabajo en equipo
Técnicas de programación de auditorias
Definición y manejo de indicadores
Técnicas de auditoria
Técnicas de entrevista
Técnicas para la elaboración de encuestas
Elaboración de informes
Elaboración de planes de trabajo
•Los responsables de seleccionar el quipo auditor deberá tener en
cuenta la capacidad técnica, y experiencia de los funcionarios de
acuerdo en el tipo y complejidad de la organización a auditar.
65
• Características los integrantes del equipo auditor :
 Ser profesional
 Dominio de la metodología a utilizar
 Habilidad numérica.
 Capacidad para captar la integralidad de los procesos.
 Habilidad para detectar situaciones conflictivas.
 Habilidad para la síntesis y análisis.
 Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
 Abierto a la participación y al trabajo en equipos
 Voluntad y dedicación centrada en la resolución de problemas
 Capacidad para el manejo de dificultades.
66
• Comunicación con los integrantes con el objetivo de
informar.
1. Propósitos de la auditoria.
2. Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la
auditoria.
3. Composición del equipo auditor.
4. El espacio físico e infraestructura que el auditado pone a
disposición del equipo auditor.
5. Las áreas criticas entre ambas partes para fijar criterios
específicos.
67
d. Reunión de Preauditoría
Se debe llevar a cabo una reunión entre el líder y el gerente o
supervisor del área auditada, al menos una semana antes de
planear la auditoría, para acordar y organizar:








La fecha y hora
El proceso que se está revisando
El alcance de la auditoría
El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad
Los nombres de los auditados
Si no se está familiarizado con el proceso auditado, se pude
organizar una visita guiada por algunos empleados
Organizar una oficina para el equipo auditor
Acordar si el director o supervisor desea observar la auditoría,
deberá permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas
68
•Aspectos a tener en cuenta…
El
objetivo de la reunión de apertura es establecer un ambiente cordial y
establecer las reglas de procedimiento para la auditoría.

La formalidad de la reunión de apertura depende del alcance de la auditoría
y tamaño del grupo auditor.
Por
regla general se debe realizar en un salón de conferencias y será
conducida por el auditor líder.
El
auditor líder deberá preparar una agenda para la reunión para asegurar el
cubrir con todos los puntos claves.
La
gerencia de la organización auditada debe ser enterada de la presencia de
los auditores y de sus objetivos.
La
reunión de apertura para auditorías que tengan un alcance limitado o sean
dirigidas por un auditor pueden ser celebradas en una oficina con mínima
69
asistencia por parte de la organización auditada.
•Presentación del equipo Auditor y de los Asistentes.

Precisar el Objetivo y el Alcance de la Auditoria.

Resumir Metodología. (Muestreo)

Definir Personal a Entrevistar.
 Acordar

la Logística y condiciones de la Auditoria.
Revisar el Itinerario y confirmar su aceptación.
 Anticipar a
Reuniones siguientes.
70
3. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Antes de iniciar la auditoría es necesario revisar la
documentación del auditado para determinar la conformidad
del sistema, según los criterios. Además de revisar el
documento que describe al proceso que se está auditando, se
deberá revisar cualquier información pertinente antes de
planificar la auditoría en detalle, por ejemplo, reportes de
auditorías previos, no conformidades y detalles de las acciones
correctivas, ejemplos de los registros que se llevan, etc.
• Esta documentación se debe solicitar al supervisor del proceso
• Los documentos a revisar en cada caso dependerán de los
objetivos, alcances y criterios de auditoría que se hayan
71
definido
“ La documentación del sistema y del proceso, es vital para
entender que es lo que vamos ha hacer como auditores para
orientarnos hacia el objetivo del programa”
Que se puede obtener de la documentación del S.G.A. ?
 Manual de Gestión Ambiental: La configuración del S.G.A. y sus
propósitos
 Procedimientos, instructivos, guías, etc.: Entender el hacer del
proceso
 Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas,
etc.: La evolución del proceso y su historia a través de resultados
En la revisión de la documentación de deberá aplicar el ciclo PHVA
72
• Fuentes de información:
 Archivos de las auditorias anteriores.
 La misma organización.
 Conocimiento directo mediante la realización de
observaciones, entrevistas, etc.
 Información relevante encontrada a través de medios
digitales.
Si se encuentra que la documentación es inadecuada, se debe
informar al cliente, a los auditores y a los auditados y tomarse
la decisión de continuar o suspender hasta solucionar os
problemas identificados.
73
• Conclusiones de la revisión documental
 Aspectos fuertes que son claros y aportan valor
 Aspectos por mejorar de la documentación, para dar
claridad y aporte de valor
 Aspectos de la documentación que ayudaran al
auditor en la auditoría de campo
74
•Información básica a revisar:
a. Sobre la organización:
 Organigrama
 Asignación de responsabilidad.
 Delegación de autoridad y funciones.
 Manuales.
 Códigos e instructivos.
b. Productos y servicios:
 Naturaleza y características.
 Proveedores.
 Destinatarios o clientes.
 Insumos.
75
c. Sistemas gerenciales de información:
 Informes de seguimiento de la gestión.
 Informes de auditorias anteriores.
d. Operaciones:
 Operaciones y actividades criticas.
 Manuales de procedimientos.
e. Información adicional:
 Grado de aceptación por parte de los usuarios.
 Procedimientos adoptados para la medición del desempeño.
76
• Documentos a Revisar
Esta revisión podrá considerar permisos, planes y resultados de
monitoreos ambientales, hojas de seguridad sustancias peligrosas,
declaraciones de disposición final de desechos y permisos especiales.
La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones,
fechas de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el
permiso.
Los datos de monitoreo deben ser cuidadosamente revisados y
contrastados respecto de los permisos ambientales, esto incluye
monitoreos requeridos por las autorizaciones ambientales de
proyectos evaluados en el Sistema de Evaluación de Impacto
Ambiental.
Los registros de recepción y despacho de productos químicos y
desechos también podrían ser revisados. Los encargados ambientales
debieran tener registros precisos de quién está retirando dichos
insumos o desechos y donde estos últimos son enviados.
77
• Que Revisar
Si una instalación utiliza productos químicos que requieren de una
hoja de seguridad u otro tipo de registros de seguridad, la auditoría
podría incluir que los auditores identifiquen esos materiales y evalúen la
habilidad del personal que los manipula.
Los auditores podrían, además, determinar si la organización dispone
de una señalización adecuada en el manejo de estos productos.
En el caso que se trate de una auditoría de la gestión ambiental de
acuerdo a procedimientos previamente establecidos, correspondan éstos
o no a una norma sobre sistemas de gestión ambiental, tal como la
norma NTC-ISO 14001, la auditoría deberá incluir la revisión de todos
los documentos en los cuales se establecen los procedimientos de
gestión, incluido el procedimiento para el manejo de los registros de la
organización auditada, incorporando la correspondencia relativa a la
gestión ambiental.
78
•
Revisión y utilización de los resultados de otras auditorias
Cuando es importante la revisión de los resultados de otras
auditorias:
En la fase de planeación: es importante para identificar las
observaciones significativas.
En la fase de ejecución: para sustentar el hallazgo de
situaciones de problema.
Es importante tener cuidado con todo tipo de material escrito
ya que pueden contener evidencias de estudios que están fuera
de contexto.
79
4. PREPARACIÓN DE ACTIVIDADES IN SITU
a. Preparación del Plan de Auditoría
• Debe ser realizado por el Auditor Líder
• Objetivos , Criterios y Alcance (descripción de las unidades y
procesos que se van auditar)
• Identificación del Equipo Auditor.
• Duración: Fechas y Hora de Inicio y Cierre de la Auditoria.
• Documentos de referencia para auditorías previas o similares,
registros.
• Lugar y Fechas requeridas o tentativas de la auditoria
• Datos Confidenciales según aplique.
• Personal a entrevistar.
• Resumen de Hallazgos de Incumplimiento Documentales.
• Presentado al cliente para su revisión y aceptación
• Presentado al auditado antes de iniciar la auditoría
80
PLAN DE AUDITORIA
OBJETIVO
ALCANCE
CRITERIOS
Verificar la conformidad del proceso con respecto a la Norma ISO 14001:2004
Proceso de Mantenimiento
Numeral es 4.4.6 – 4.5.1 de la Norma ISO 14001:2004
AUDITOR LIDER
Luz Patricia Hernández
REUNION DE APERTURA: 12/10/2010
FECHA
HORA
EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza – Jenny García
REUNION DE CIERRE: 12/10/2010
ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
AUDITADO
AUDITOR
Reunión de Apertura
Entrevista y revisión
documentos
Jefe de
Mantenimiento
Luz Patricia HernándezMichelle Isaza – Jenny
García
9:00 a.m.
Visita a Planta
Recorrido y entrevista
operarios
Jefe de
Mantenimiento
Luz Patricia HernándezMichelle Isaza – Jenny
García
9:30 a.m.
Toma de Muestras
Verificación de
parámetros
Jefe de
Mantenimiento
Luz Patricia HernándezExperto Técnico
Reunión de Auditores
Identificación de
Hallazgos –
Conclusiones de No
Conformidades
Luz Patricia HernándezMichelle Isaza – Jenny
García
Reunión de Cierre
Se informa al auditado
sobre los hallazgos
identificados
Luz Patricia HernándezMichelle Isaza – Jenny
García
8:00 a.m.
12/10/2010
10:00 a.m.
11:00 a.m.
OBSERVACIONES: Se requiere el apoyo de un experto en mantenimiento de plantas de tratamiento de aguas residuales
Elaborado por: Luz Patricia Hernández
Aprobado por: Jefe de Mantenimiento
81
FECHA: 06/10/2010
b. Asignación de tareas al equipo auditor
El líder deberá asignar tareas a los miembros del equipo auditor
considerando:
Competencia
Independencia
Uso de los recursos
Responsabilidades
Dichas tareas son susceptibles a cambios durante la auditoria
82
c. Preparación de documentos de trabajo
instrumentos de apoyo, formularios, lista de chequeo
Los instrumentos de trabajo necesarios para facilitar las tareas del
auditor en campo deben permitir y/o contener:
• Registrar las actividades realizadas (reuniones, entrevistas y visitas)
• Protocolos y Listas de Verificación o Chequeo
• Registrar la evidencia que respalda los hallazgos de Auditoría Amb.
Las listas de chequeo es una lista de requisitos o preguntas básicas
que le ayuden a:
•Recolectar información requerida
•Aclarar ideas
•Verificar la exactitud de lo que ha visto o ha oído
83
PROPÓSITO DE LA LISTA DE CHEQUEO.
Asegura la continuidad de la investigación (actúa como una
guía y
recordatorio)
Ayuda al auditor líder a identificar las metas y los procesos
de auditoría que cada miembro audita.
Ayuda a mantener la marcha de la auditoría con una rápida
referencia de los procesos finalizados.
Ayuda al auditor líder a hacer reasignaciones rápidas cuando
se necesiten.
Puede ayudar a mantener la auditoría en curso y descartar un
seguimiento inútil e improductivo de información no esencial.
Provee buena información histórica como guía para futuras
auditorías.
Provee registro de ejecución/observaciones de auditoría.
84
ESTILO DE PREGUNTAS.
El auditor deberá hacer preguntas con un buen manejo del tono
de manera que:
El auditado sienta que el auditor está interesado sinceramente
en la respuesta
El auditado sienta al auditor amistoso y no es arrogante ni
condescendiente. Es metódico y profesional, sin ser frio ni
indiferente
De tiempo al auditado para elaborar su respuesta
Actuar con naturalidad de acuerdo con las declaraciones del
auditado
Ser firme y persistente con el auditado difícil o evasivo, y no
dejar que se le escape
85
TIPO DE PREGUNTAS.
El tipo de preguntas mas apropiadas para facilitar la entrevista:
• Preguntas abiertas
• Preguntas de sondeo
• Preguntas cerradas
Tipo de preguntas que se deben evitar:
• Preguntas Capciosas
• Preguntas Agresivas
• Preguntas Múltiples
86
PREGUNTAS ABIERTAS
•Diseñadas para estimular el pensamiento y hacer que el auditado
se exprese
•Se deben plantear de manera que la intención quede clara y no sea
ambigua o confusa
•Estimulan al auditado a ser el que hable más y así se reduce el
número de preguntas a formular
•Usualmente comienzan con Cómo, Qué, Cuándo, Por Qué,
Dígame, Muéstreme, Descríbame
Ejemplos:
Dígame que procedimiento sigue usted
Muéstreme cómo funciona esto
Cómo procesa los resultados del ensayo?
De donde viene este formato?
Qué hace cuando?
87
PREGUNTAS DE SONDEO
•Son preguntas abiertas diseñadas para extraer información
especifica y más profunda acerca de un aspecto
•Estimula al auditado a explicar con mas detalle una afirmación
que no es clara para el auditor
•Usualmente comienzan por Dígame más acerca de .., Qué quiere
decir con..?, Deme un ejemplo de…
Ejemplos:
Por favor explique qué está ocurriendo aquí
Por qué estos recipientes no están etiquetados?
Qué quiere decir?
Deme algunos ejemplos
Cómo funciona esto?
Me va a decir algo más?
88
PREGUNTAS CERRADAS
•Diseñadas para obtener respuestas breves del auditado
•Ayudan a resumir el contenido o verificación de una respuesta
•Se deben utilizar de manera escasa y no se deben utilizar para
empezar una entrevista
Ejemplos:
Usted diligenció este formato?
Esta es la caneca de los desperdicios?
Qué color de etiqueta va pegada a este tipo de recipiente
Quien trabajó con usted en esta reparación?
Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero
coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la
tapa frontal. ¿Correcto?
89
PREGUNTAS AGRESIVAS
•Vía segura para poner al auditado fuera de lugar
•Puede hacer que el auditado se enoje, mienta o se retire y se
rehúse a cooperar
•Habitualmente usan palabras cargadas o emotivas
Ejemplos:
Usted es el idiota que puso esto boca abajo?
Finalmente pudieron trabajar juntos y resolver ese problema?
Parece que usted realmente tiene problemas para manejar este
proceso?
No pudo averiguar como archivar esto correctamente?
En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en leer el
procedimiento?
Ese inútil supervisor suyo…?
90
PREGUNTAS MULTIPLES
•Pueden confundir al auditado y hacerle olvidar algunas de las
respuestas o hacer que se enfoque en algo de menor importancia
•Si todas las preguntas tienen pertinencia, se deben plantear en
forma secuencial y no simultáneamente
Ejemplos:
¿Cuándo comenzó en este trabajo? ¿Le informaron acerca del
manual de procedimientos? Sabe en donde se encuentra el
manual? ¿Quien le enseño a hacer su trabajo?
91
LISTA DE CHEQUEO
PLAN Nº: 1
PROCESO
FECHA: 12/10/2010
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL
PREGUNTAS
DOCUMENTOS Y REGISTROS
COMENTARIOS/OBSERVACIO
NES/CONCLUSIONES/HALLAS
ZOS
·Cómo su proceso aporta al cumplimiento de
la Política Ambiental?
Documentos de caracterización
P · En el mapa de procesos en donde se ubica su del proceso.
proceso?
Programa y planes de Auditoría
· Muéstreme cual es el procedimiento que
tiene para realizar auditorías
· Informe de auditoría
H · Cuándo realizó la última auditoría?
· Listas de Chequeo
diligenciadas
·Programa para el manejo de
las No Conformidades
·Que acciones implemento para eliminar las
V
· Registro de seguimiento a la
No Conformidades?
implementación de No
Conformidades
·Que mejoramiento ha implementado para · Informe de Revisión y
A
mejorar el proceso de auditorías?
mejoramiento al proceso
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE: MICHELLE ISAZA
92
Las listas de chequeo son preparadas a partir de
protocolos o listas de chequeo genéricas que han
sido confeccionadas sobre distintos temas, tales
como la legislación ambiental sobre emisiones
gaseosas, descargas de líquidos, residuos sólidos,
planes de manejo ambiental.
Uno de los protocolos más importantes es el de
cumplimiento de requisitos legales; es importante
contar con un formato preparado que contenga con
detalle el marco legal aplicable en Colombia.
93
EJECUCION DE LA AUDITORIA
1. Reunión de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente
o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la
auditoría. Su propósito es:
 Presentar al equipo auditor a los jefes de áreas
 Revisar el alcance de la auditoría
 Revisar el plan de auditoría y aclarar detalles
 Verificar que los auditados están disponibles
2. Ejecución de la Auditoría.





Se usa como referencia la lista de chequeo
Se entrevista a los auditados con relación al proceso
Son observados mientras realizan el proceso
Se registran las observaciones
Se recoge evidencia objetiva del cumplimiento o no de cada
94
actividad con relación al procedimiento
Objetivos de la Ejecución de la Auditoria Interna
 Obtención de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los
procedimientos y practicas definidas en el programa de auditoria.
 Formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones,
soluciones y alternativas sobre las áreas y procesos auditados, aprobados
en el plan de auditoria.
En la evaluación el equipo auditor deberá tener especial atención en:
 El criterio por el cual se evalúa la gestión del auditado, que debe partir
de la hipótesis del optimo desempeño esperado, y de los atributos
funcionales que debe tener ese desempeño, esto es, en términos de
cumplimiento normativo, eficacia, economía e impacto dentro de los
cuales debe desenvolverse la gestión, es decir, el denominado “debe ser”.
 La naturaleza, las características y situación particular de la
organización auditada (estructura organizativa, grado de sistematización,
complejidad, cultura)que pueden afectar su grado de desempeño.
95
Recolección de la Información
Revisar los Requerimientos de Energía de la Empresa
Es importante que se conozca cómo se consume.
Para evaluar su eficiencia y formular medidas de gestión de Producción
más Limpia que se proponga en el Programa de Manejo Ambiental
Se debe revisar el consumo de energía en la producción o en la
prestación del servicio objeto de la empresa, pero además es necesario
observar la energía destinada a iluminación, aire acondicionado,
ventilación, aire comprimido, generación de vapor, informática,
comunicaciones.
Contabilizar el Consumo de Energía en el Proceso de Producción o
de Servicios
Inspeccionar la gestión energética que hace la empresa
Evaluación de la situación energética de la empresa y el desarrollo de
medidas dirigidas a la reducción del consumo de energía.
Maquinaría, Capacidad instalada (kg/hr - Cortes/hora, cantidad de
vapor/hora, etc.), número de máquinas o equipos, Potencia
96
Contabilizar el Consumo de Agua en el Proceso de Producción o de
Servicios
Etapa del proceso o actividad (lavado de equipos, lavado de
instalaciones)
Consumo por unidad de tiempo (balances, consumos aproximados,
formulas, incluso medir caudal con balde y cronómetro, todo apoyado con
el recibo de consumo del acueducto)
Consumo por unidad de producto (contadores para cada proceso, en
caso contrario se debe realizar balances rápidos para obtener el dato)
Fuente de abastecimiento (acueducto, reservorio, agua lluvia, pozo
profundo)
Registrar el Flujo de Materias Primas e Insumos en el Proceso de
Producción o de Servicios. Identificar Materiales Peligrosos.
Unidad (peso, volumen o cantidad)
 Consumo por mes
Costo unitario
Especificaciones (tóxico, peligroso, manejo especial)
97
Proveedor
Registrar los Residuos Sólidos y/o Peligrosos Generados en el
Proceso de Producción o de Servicios y su Manejo
Nombre
Origen (limpieza de equipos, mantenimiento, combustión)
Cantidad por periodo de tiempo
Composición (características especiales, concentración, mezclado)
Disposición final (rellenos sanitarios, botadero, campo abierto,
reciclaje interno, reciclaje externo, venta a terceros, reuso, etc.)
Registrar las Aguas Residuales del Proceso de Producción o de
Servicios, los Sistemas de Pretratamiento, Tratamiento y Disposición
Caracterizar los Efluentes
Tipo de agua residual (vertimiento doméstico, industrial)
Cantidad: (caudal en litros por segundo o metros cúbicos por hora)
Concentración (caracterizaciones de los vertimientos, procedencia)
Carga (concentración)
Tratamiento (Pretratamiento, tratamiento primario, secundario)
Fuente receptora (alcantarillado, fuente superficial, infiltración, campo
98
abierto.
Registrar las Emisiones Atmosféricas/ruido del Proceso de
Producción o de Servicios y sus Sistemas de Manejo y Control.
Caracterizar los Efluentes
Equipo o etapa productiva (fuente de emisión, caldera, horno, planta
eléctrica, molino, equipo de soldadura, etc. o el nombre de la operación)
Análisis aproximado por balance de materia o factores de emisión
Sistema de salida (chimenea en el punto de descarga, altura y de
acuerdo al tipo de combustible usado y la operación de combustión la
contaminación generada en la actividad)
Tratamiento al final del tubo (filtros de manga, ciclones, cámaras de
sedimentación, etc).
Otro tipo de emisión es el ruido
Ocupacional (al interior de la planta, afectación a los trabajadores)
Ambiental (afectación a la comunidad).
Registrar las mediciones y ubicar los puntos de medición.
Los equipos u operaciones que lo generan
99
Evaluar las Prácticas de Operación
Las buenas prácticas de operación se constituyen en factores potenciales
de contaminación.
Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de
producción son materiales, máquinas, mano de obra y métodos de trabajo.
El control de la producción consiste en llevar a cabo una adecuada
gestión de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y
eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la
calidad solicitada, y en los plazos acordados.
Revisión de los requisitos legales.
Considerar las normas vigentes en la República de Colombia y las normas
internacionales o lineamientos tomados como criterios de Auditoría
Ambiental, teniendo en cuenta sus requerimientos, prohibiciones,
exclusiones, métodos de muestreos y análisis, entre otros.
100
Revisión de requisitos y documentación
Revisión programada de los registros y documentos de la organización
relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados
La revisión dependerán de los objetivos, alcances y criterios de auditoría
que se hayan definido.
Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de
seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposición final de
desechos y permisos especiales.
La revisión de permisos debe considerar sus límites y condiciones, fechas
de renovación y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso.
Los registros de recepción y despacho de productos químicos y desechos
Evaluación de riesgos.
Evaluación de riesgos impuestos por legislación específica (Legislación
Industrial, Prevención de riesgos laborales)
Evaluación de riesgos para los que no existe legislación (Exposición a
campos electromagnéticos.)
101
La Entrevista de Auditoría
Limites de funciones y preparación del Ambiente
Llevarla a cabo en donde se realice la actividad
Tiempo apropiado
Sin interrupciones
Sin barreras físicas
Sin intimidaciones
Demostraciones
Pasos de la entrevista
Paso 1.
Presentación del equipo al auditado
Asegúrese la preparación del ambiente
 Haga que el auditado esté cómodo
Presente un panorama general de la auditoría
102
Paso 2.
“Muéstreme una copia de su procedimiento” , revise el número de la
edición y la fecha.
“¿Participó en su elaboración?” - le puede dar al auditor una idea del
conocimiento que el auditado tiene del proceso.
“Sin referencia al procedimiento, por favor indíqueme como le va con
el proceso” o “En sus propias palabras dígame como el…” o “por favor
muéstreme lo que usted hace”.
Haga las preguntas pertinentes
Paso 3.
Registre las observaciones
Recoja evidencia
103
Paso 4.
Deje que el auditado haga preguntas
La ultima pregunta es “ ¿Tiene ideas o sugerencias para mejorar
este proceso?”
Paso 5.
Brinde retroalimentación al auditado sobre resultados positivos y
no conformidades.
Indique el contenido del informe
Agradezca por su tiempo y cooperación
104
Evidencia Objetiva: Información que se pude comprobar con
base en hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo
u otros medios.
Habitualmente hace referencia a registros o documentos, pero
puede estar también en copias, fotografías o incluso en grabaciones
de audio o video.
Puede ser conforme o no y esta se puede indicar en la lista de
chequeo como:
 =
X =
Aceptable
No aceptable
Retroalimentación: Informar y agradecer al auditado y un reporte
verbal al jefe de área antes de retirarse.
105
Tipos de Evidencia
a. Evidencia física: es obtenida mediante la visualización de los
procesos, generalmente necesita ser complementado por otro tipo de
evidencia.
b. Evidencia documental: es la información obtenida de la revisión de
documentos existentes en la organización. La confiabilidad del
documento depende de la forma de cómo fue creado. Los auditores
deben considerar si el documento puede ser falsificado o creado en su
totalidad por un empleado deshonesto.
c. Evidencia testimonial: es la información obtenida de fuentes externas,
tales como declaraciones, PQR´s, etc.
d. Evidencia analítica: se obtiene mediante la comparación de cifras,
resultados de ejercicios anteriores, comparación con la legislación,
etc. Esta tipo de evidencia es la más utilizada en auditoria de gestión.
106
Hallazgos de la Auditoria Interna.
Resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación
actual revelada durante la auditoria in situ.
Es toda información, que a juicio del auditor, le permite identificar hechos
o circunstancias importantes que pueden incidir en la gestión de la
entidad. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoria son:
Debe ser significativo.
Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de
trabajo.
Debe ser objetivo.
Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la
auditoria.
Comunicación de los hallazgos en la Auditoria Interna.
a. Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos encontrados.
b. Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.
107
NO CONFORMIDAD
“INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO


Norma ISO 14001
Sistema de Gestión de la Organización”

Un requisito no se ha considerado (intención).
 La practica difiere de lo definido en el sistema
(implementación)
 La practica no es eficaz (eficacia)
108
La No Conformidad debe ser basada en:





Hechos y Datos
Precisa
Objetiva
Trazable
Concisa
“¿ Podría alguien más encontrar la misma evidencia
que usted encontró, basado en lo que usted
escribió?”
109
Preparación de las conclusiones de la auditoria
Se debe hacer antes de la reunión de cierre para tratar
los siguientes aspectos:

Revisión de los hallazgos
 Acordar las conclusiones de la auditoria
 Preparar
las recomendaciones si estuvieran
especificados con anterioridad
 Comentar sobre las actividades de seguimiento y
cierre de No Conformidades
110
Reunión de Cierre de la Auditoria
Es presidida por el auditor líder del equipo auditor, en
ésta se presentan los hallazgos, No Conformidades y
conclusiones de la auditoria de tal manera que sean
comprendidos y reconocidos por el auditado.
Cualquier opinión relativa a las No Conformidades
y/o conclusiones entre el auditor y el auditado deben
discutirse y en lo posible solucionarse, si no se llega a
un acuerdo, ambas opiniones deben registrarse.
111
PRESENTACION DE INFORMES
PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA
Responsable el Líder del equipo auditor
Es el producto último del auditor, por medio del cual expone sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es
remitido a la dirección de la organización auditada.
Contiene juicios fundamentados en las evidencias con el objeto de
suministrar suficiente información acerca de los desvíos más
importantes
Recomendaciones mejoras a la conducción de las actividades y
ejecución de los procesos.
112
El informe de la Auditoría brinda la oportunidad para:
 Captar la atención de la alta Dirección
 Mostrar los beneficios que ofrece este tipo de “examen”.
Cubre dos funciones básicas:
1. Comunica los resultados de la evaluación del sistema de
gestión ambiental y el cumplimiento de la legislación
ambiental vigente y aplicable.
2. Persuade a la dirección de la organización para adoptar
determinadas acciones y, cuando sea necesario llama su atención,
respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente
sus actividades y operaciones.
113
En el informe de la Auditoría ambiental ….
El auditor debe combinar el análisis de la información primaria
solicitada al empresario y consignada en los formularios de
captura de información, con la información obtenida de las
observaciones realizadas durante la visita a la planta, las
entrevistas sostenidas con el personal operativo y su experiencia
como auditor.
El resultado debe ser el concepto objetivo de un experto sobre el
actual desempeño ambiental de la empresa.
El lenguaje y las formas de presentación de los hallazgos deben
ser sencillos y fáciles de comprender para el empresario y los
funcionarios que evalúen el documento.
114
Propósito del informe ….
Describir las No Conformidades y, proveer las bases
que permitan definir las acciones necesarias para
corregir las desviaciones encontradas.
El informe además debe presentar todos los
antecedentes sobre cómo, cuándo y quién realizó la
Auditoría Ambiental, de forma tal de entender los
elementos que permitieron llegar a las conclusiones
que se indican y el grado de certeza que ellos.
115
Métodos de presentación del Informe
Es necesario tener en cuenta determinadas
características en el momento de elaborar informes,
con el objeto de mantener un suficiente nivel de
calidad.
 Trascendencia.
 Exactitud y beneficios de la información.
 Calidad.
 Objetividad.
 Claridad.
 Precisión.
116

Trascendencia: Los temas incorporados deben ser lo
suficientemente significativos como para merecer ser
informados y captar la atención de la dirección.

Exactitud y beneficio de la información: El
contenido del informe sea digno de crédito, es decir
que debe expresar exactitud en los juicios, los que
deberán ser justos e imparciales. La validez del
informe puede ser cuestionada si el mismo falla en su
exactitud.
117

Objetividad y enfoque: Las observaciones deben
ser presentadas de manera clara y objetiva. La
información necesaria para lograr un enfoque
adecuado del informe formará parte de los papeles
de trabajo e incluirá:
 Definición de la naturaleza y alcance de la auditoria.
 Información acerca del volumen y la naturaleza de las
operaciones.
 Información de los aspectos deficientes y los aspectos
satisfactorios.
118

Precisión y claridad: el informe debe ser tan corto
como sea posible, utilizando un estilo de redacción
claro, preciso y simple. Un informe conciso y
completo merecerá la atención adecuada por parte del
auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado
extenso. Contribuye a claridad los siguientes
aspectos:
No suponer que los auditados tienen
conocimientos técnicos.
El estilo del informe debe indicar un significado
claro, evitando las palabras o términos técnicos.
119
Redacción del informe de Auditoria Interna
Durante el transcurso de la auditoria, el auditor
líder o el mismo auditor revisará el trabajo de los
auditores y se asegurara que los papeles de trabajo
reúnan evidencias suficientes y competentes, que
avalen las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Por
lo
tanto,
será
responsabilidad del auditor que el informe revele
todos los aspectos de interés que contribuyan al
objetivo fundamental de la auditoria
120
Redacción del informe de Auditoria Interna
En general, un informe consta de tres partes:
Resumen:
 Contiene una declaración de conformidad con los criterios de la
auditoría, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditoría
 Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia
objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se
anexan al informe.
 Si la auditoría era para evaluar la conformidad del sistema de la
organización, el informe debe incluir el grado de cumplimiento
de sus objetivos y metas.
121
No Conformidades:
 Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado
por cada No Conformidad.
 Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para
referenciarla.
 Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se
puede citar este numero sobre al No Conformidad.
Recomendaciones:
 Son opcionales
 No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.
 Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la
retroalimentación sobre el resultado del proceso.
 Se pueden hacer recomendaciones acerca e las políticas y
procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar
122
mas.
COMPOSICIÓN DEL INFORME
 El formato del informe de auditoría
 La lista de chequeo de auditoría
 Los formatos de reporte de no conformidades, RNC
 Una copia del procedimiento auditado
 Opcional, adjuntar al formato de reporte de no
conformidades, las fotocopias de las evidencias
objetivas encontradas durante la auditoría
FINALIZACION DE LA AUDITORIA
La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las
actividades descritas en el Plan de Auditoría y el
Informe de Auditoría se haya distribuido.
123
Formato Lista de Chequeo
Auditoría Nº
Ref.
LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA
Pregunta / Requisito
Observaciones
Pagina Nº
oX
Firmas del Equipo Auditor:
124
Formato Reporte de Auditoría Interna
Nombre del Procedimiento
Versión Nº.
Fecha de la Auditoría
Equipo Auditor
Personas Auditadas
RESULTADO DE LA AUDITORÍA Conforme
No Conforme
(Véanse las NC abajo)
RESUMEN DE LA AUDITORIA
NC Nº
DESCRIPCION
Menor
Mayor
RECOMENDACIONES
Firmas del Equipo auditor
125
SEGUIMIENTO Y REVISION DE LA
AUDITORÍA
Durante la fase de seguimiento de la auditoría, el auditor debe
verificar que ha habido respuesta a cada una de las solicitudes
de acciones correctivas, que se encuentren implantadas y sean
adecuadas con su finalidad y sean cumplidas. El auditor debe
quedar satisfecho de que las acciones correctivas tomadas
corrigen el problema y con esto se evita su recurrencia.
SEGUIMIENTO.
La organización auditora debe mantener un programa de
seguimiento y generar evidencia de ello. El método para
monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa
de auditoría.
126
SEGUIMIENTO.
El sistema debe ser estructurado de tal modo que suministre lo
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
Identificación de la auditoría, el auditor líder, los miembros
del equipo auditor y la organización auditada.
Fecha de inicio y finalización de la auditoría.
Número del reporte de auditoría, número de solicitudes de
acción correctiva.
Fecha de vencimiento de las respuestas a las acciones
correctivas y estado de avance.
La fecha reprogramada de auditoría (cuando sea aplicable).
Cuando una respuesta de la organización auditada no es recibida
en la fecha establecida, el grupo auditor debe notificar de su
incumplimiento y reportarlo a las autoridades respectivas.
127
ACCIÓNES DE SEGUIMIENTO.
a. Las respuestas a todas las solicitudes de acción correctiva deben
ser emitidas dentro del período establecido.
b. El auditado debe determinar la acción correctiva requerida para
garantizar la efectividad del sistema a corto y a largo plazo,
debe ser confirmada por escrito.
c. El auditor líder debe evaluar la efectividad de las acciones
establecidas (conjuntamente con cualquier evidencia de apoyo)
y dependiendo de la naturaleza de la deficiencia (y requisitos
del procedimiento de auditoría) procederá a:
• Aceptar la acción correctiva con la evidencia entregada.
• Programar una visita adicional para verificar la eficacia de la
acción correctiva.
d. El seguimiento de los detalles debe ser registrado y firmado por
el auditor líder (generalmente en la solicitud de acción
correctiva).
128
INFORME DE SEGUIMIENTO
Una vez finalizada la ejecución del seguimiento, se deberá
presentar un informe que incluya:



El grado de cumplimiento de las acciones correctivas.
Los logros más importantes obtenidos con las medidas
adoptadas.
Las recomendaciones que no hayan sido implantadas,
indicando las causas que justifican la falta de implementación,
impacto de la no implementación y un detalladlo plan de
acción que se deberá ejecutar.
129
247
CIERRE.
El cierre de las no-conformidades encontradas durante la
auditoría debe estar soportado en la verificación de evidencias
objetivas que certifiquen el cumplimiento satisfactorio de la
misma.
Una vez que se verificó que las acciones correctivas han sido
implantadas satisfactoriamente, el auditor líder debe emitir una
carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la gerencia
del área auditada.
130
COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR
Calidad
Conocimientos
y habilidades
específicos en
Calidad
EDUCACION
EXPERIENCIA
LABORAL
Conocimiento y
habilidades
genéricas
EXPERIENCIA
EN AUDITORIAS
Medio Ambiente
Conocimientos y
habilidades
específicas en
medio ambiente
FORMACION COMO
AUDITOR
ATRIBUTOS PERSONALES
131
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
ATRIBUTOS PERSONALES
La confianza y la seguridad en el proceso de auditoría
dependen de la competencia del personal que realiza la
auditoría. Para llegar a ser auditor, una persona debería:
 Demostrar capacidad para aplicar el conocimiento y
habilidades necesarios para realizar las auditorías.
 Educación, experiencia laboral, formación del auditor y
experiencia en auditoría son los medios por los cuales una
persona adquiere el conocimiento apropiado y habilidades para
llegar a ser un auditor.
132
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
 Principios, procedimientos y técnicas de auditoría, para
posibilitar que el auditor seleccione los que son apropiados para
diferentes auditorías.
 Documentos del sistema de gestión y de referencia, para
posibilitar que el auditor comprenda el alcance de la auditoría y
aplique los criterios de la auditoría.
 Situaciones organizacionales, para posibilitar que comprenda el
contexto operacional de la organización.
 Leyes y reglamentaciones aplicables, y otros requisitos
pertinentes a la disciplina, para posibilitar que el auditor
conozca los requisitos que se aplican a la organización auditada
y trabaje de acuerdo con ellos.
133
CONOCIMIENTO Y HABILIDADES ESPECIFICAS
 Métodos y técnicas de gestión ambiental, para posibilitar que
el auditor examine los sistemas de gestión ambiental y genere
hallazgos de auditoría y conclusiones apropiados.
 Ciencia y tecnología ambiental, para posibilitar que el auditor
comprenda las relaciones fundamentales entre las actividades
humanas y el medio ambiente.
 Los aspectos técnicos de las operaciones, para posibilitar que
el auditor comprenda la interacción de las actividades,
productos, servicios y operaciones del auditado.
134
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y FORMACIÓN
Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser
auditor, una persona necesita:
 Experiencia laboral en una posición técnica, gerencial o
profesional que involucra el ejercicio de criterio,
resolución de problemas y comunicación con otro
personal gerencial o profesional.
 Formación como auditor, que contribuya al desarrollo del
conocimiento.
135
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
COMPETENCIAS SEGÚN NTC ISO 19011
136
ETAPAS PARA LA EVALUACIÓN DE AUDITORES
La evaluación inicial de las personas que desean
llegar a ser auditores.
La evaluación de los auditores como parte de un
proceso de selección de equipo auditor.
La evaluación continua del desempeño de los
auditores para identificar las necesidades y mejora.
137
EVALUACIÓN DEL AUDITOR
El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales.
 Identificar las cualidades y atributos personales y los
conocimientos y las habilidades para satisfacer las necesidades
del programa de auditoria.
 Establecer los criterios de evaluación. (años de experiencia,
numero de auditorias, horas de formación en auditoria,
desempeño, habilidades demostradas).
 Seleccionar el método de evaluación adecuado.
 Realizar la evaluación.
138
ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
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