Filosofias
Administrativas
usadas para
reducir costos
Lic. Norberto Hernández
DISTINGUIDOS AMIGOS
NICARAGUENSES
Constituye para mi un gran
privilegio, presentarme ante
ustedes para ofrecerles
algunas pinceladas de la
situacion actual de las
empresas y como deben estas
enfrentar la presente situacion
de gran competitividad que se
vive al dia de hoy.
Con los conceptos y definiciones
que presentamos a continuación, se
pretende que los participantes
conozcan
y
actualicen
sus
conocimientos de las distintas
filosofías administrativas usadas en
la actualidad para reducir costos y
su importancia para posicionar los
productos de las empresas en base
a los costos bajos y la alta calidad,
tomando en cuenta la gran
competencia que significa los
acuerdos de libre comercio que se
están firmando en el día de hoy en
todos nuestros países.
BREVE HISTORIA DEL JUSTO
A TIEMPO
Existen distintas versiones sobre el origen de la filosofía
administrativa conocida como Justo a Tiempo; una de ellas
establece que este concepto tiene su origen desde inicios del
siglo XX, en los Estados Unidos de Norteamérica,
desarrollada por el empresario de ese país Henry Ford al
racionalizar sus líneas de ensamble móviles para fabricar
automóviles, pero no se desarrolla en este país, sino en el
Japón, a partir de la Segunda Guerra Mundial.
La otra concepción que se tiene sobre su origen establece
que es en la década de 1930 en el Japón y que ésta surge
en las funciones de aprovisionamientos de los astilleros
japoneses. El exceso de capacidad de los fabricantes de
acero permitía entregas muy rápidas a los constructores de
barcos. Dichos constructores aprovecharon la situación
haciendo que sus proveedores suministraran en menores
cantidades con mayor frecuencia, con lo que se conseguía
reducir sustancialmente los inventarios de materia prima.
Este tipo de suministro (justo cuando se necesita) se
extendió a otras empresas, que empezaron a exigir a sus
proveedores entregas justo a tiempo, a la vez que aplicaban
esta forma de trabajar en sus operaciones internas.
Asimismo, en los astilleros japoneses también se introdujeron
técnicas de calidad total y sistemas de reducción de tiempo
de cambio, en particular en las grandes prensas, lo que
constituiría el origen de buena parte de las técnicas justo a
tiempo actuales.
Aunque ya en Japón habían otras compañías que aplicaban
conceptos y técnicas que luego se conocieron con el nombre
genérico de justo a tiempo, el sistema de producción de
Toyota se mostró como uno de los sistemas de producción
Justo a Tiempo más avanzados, con ideas muy innovadoras
sobre la producción en la industria repetitiva.
Para la década de 1970 es cuando este método existente
desde los inicios del siglo XX comienza a tomar vigencia,
cuando uno de los principales ejecutivos de la empresa
Toyota Motors en el Japón Tai Ichi-Ohno utilizó el JAT para
colocar los vehículos de Toyota en la vanguardia en términos
de tiempo de entrega y calidad.
Luego de la segunda crisis mundial del petróleo en 1976, los
japoneses observaron que su curva de crecimiento que
venía en ascenso desde hacía 25 años, comenzaba a
resquebrajarse, además de que en el futuro se iban
presentando altibajos en la industria manufacturera, tal como
sucedía en las naciones occidentales. Los dirigentes del
mundo de los negocios comenzaron a buscar maneras de
mejorar la flexibilidad de los procesos fabriles y así
descubrieron el sistema de la empresa Toyota.
A inicios de la década de los 80, algunos empresarios de los
Estados Unidos se reunieron para estudiar el porqué del
gran éxito de las principales industrias japonesas, en cuyo
primer estudio identificaron catorce puntos, siete de los
cuales se referían a lo que se llamó “respeto por la gente”.
Los siete puntos restantes eran de índole más técnica;
tenían que ver con la eliminación de los desperdicios.
Entre esos empresarios se encontraba el señor Wayne
Fortun, de Hutchinson Technology, Inc., una empresa
dedicada a la fabricación de piezas para computadoras, que
ante la envestida de productos de manufactura japonesa
estaba en la encrucijada de producir con la misma o mejor
calidad pero a más bajo costo.
El señor Fortun entendió la aplicación de la filosofía
industrial del Justo a Tiempo y pensó que era la salvación de
su empresa. Estaba consciente de que para aplicar con éxito
esta tecnología necesitaba eliminar desperdicios, para lo
que existían tres componentes básicos:
Imponer el equilibrio en base a la sincronización y flujo en
proceso fabril, ya sea donde no exista o donde no se pued
mejorar.
Actitud de la empresa hacia la calidad, desarrollando la idea d
hacer el producto u ofrecer el servicio bien, desde la prime
vez.
Participación de los empleados. Debe existir en la empresa u
espíritu de trabajo en equipo, desde el nivel más bajo de
empresa hasta el más encumbrado; todos dirigidos hacia u
mismo fin, para lo cual la empresa debe inculcar en todos su
miembros la visión de la misma, de modo tal que todos lo
empleados contribuyan, cada uno desde su área de trabajo,
lograr los objetivos que se han impuesto.
Mediante el presente trabajo pretendemos que los participant
puedan anteponerse a la situación que se le presentó al señ
Forton, asimilando definitivamente la idea de que quiérase
no, el país forma parte de la economía de mercados abierto
que arropa a todo el mundo, denominada “Globalización”.
En la República Dominicana existen empresas que ya ha
entendido esta realidad mundial y han adoptado una serie d
medidas para enfrentarla. Entre estas medidas se encuentra
aplicación de las filosofías administrativas tendentes a reduc
costos, como son: la Reingeniería, la certificación con el IS
9,000, como el caso de Industrias Nigua y en proceso d
certificación Pinturas Popular, Laboratorios de Referencia,
sobretodo la aplicación del Outsourcing y el Benchmarking.
En una economía abierta y más aún si el Estado no establece un
política de protección a las industrias y empresas nacionales
través de los impuestos y de políticas proteccionistas, ésta
corren el riesgo de salir del mercado, debido a que lo
productos que entran al país libres de impuestos pueden s
de más calidad y a más bajo costo que los producidos en
país.
Peor aún cuando sabemos que por cultura el dominicano
antepone el uso de productos fabricados fuera del país a los
producidos dentro, lo que hace más incierto el camino que se
transitara
como
una
economía
globalizada.
El Justo a tiempo conocido como “JIT” por sus siglas en
inglés de “Just In Time”. Muchos consideran que su creador
es el japonés Tai Ichi-Ohno un ex -vicepresidente de Toyota
Motors
Company.
El JAT comenzó a desarrollarse en empresas que deseaban
preparar estrategias competitivas. Es por ello que en donde
más se desarrolla esta filosofía es en la industria automotriz y
otras áreas de la industria tecnológica. El concepto JAT
comenzó a desarrollarse poco después de la Segunda Guerra
Mundial, como el sistema de producción Toyota y su red de
proveedores
claves.
A mediados de los años 60, el mundo fijó la vista en el
Kanban japonés, o sistema de inventario JAT (JIT), el cual
trata de llegar a un estado ideal, donde las cantidades de la
producción sean iguales a las cantidades de las entregas.
En el 1978 se inicia el proyecto de “copiar” esta modalidad de
producción y a tratar de implementar el concepto aplicado en
Toyota. Muchas empresas de Occidente –sobretodo en
Estados Unidos– fracasan. Inmediatamente surgen estudios
para verificar las razones del éxito en la implementación del
“JAT” en algunas industrias, mientras otras que siguen los
mismos pasos para su instalación, sólo tienen consecuencias
negativas. El Justo a Tiempo, es una filosofía empresarial que
busca eliminar el despilfarro en todas las actividades internas
de la organización y en todas las actividades de intercambio
externas.
QUÉ ES EL DESPILFARRO
Observamos en la definición de justo a tiempo, el término
eliminación de despilfarros, lo cual significa eliminar todos los
insumos o recursos que no añaden valor al producto.
Muchas veces se tiende a relacionar el Justo a Tiempo con
las actividades de producción y dentro de ésta, en especial el
tema de los inventarios, pero en realidad el término es
mucho más amplio, que aplica por igual en los tres
elementos del costo y a las empresas comerciales y de
servicios, pero incluyendo también a los proveedores y a los
clientes.
Del mismo modo que mantener un inventario ocioso es una
forma de despilfarro, también lo es mantener un personal
innecesario o subutilizado de acuerdo a su capacidad, lo que
sucede, por ejemplo, cuando la empresa posee un
profesional del derecho (abogado), haciendo labores
secretariales y también existe despilfarro cuando una
maquinaria tiene capacidad para fabricar 5,000 unidades al
día y por cualquier razón solo produce 2,800 unidades al día.
Sin embargo, la filosofía industrial JAT, define los
desperdicios como todo lo que excede a la inversión mínima
precisa en materia prima, mano de obra y costos indirectos
de fabricación, necesarios para elaborar un producto. En
esta parte explicaremos qué se entiende por desperdicios
desde el punto de vista gerencial. Existen desperdicios en
los tres elementos del costo:
Desperdicios en materias primas
La presencia cada vez mayor de productos extranjeros de
alta calidad y bajo costo, provoca que los empresarios
locales cambien la filosofía tradicional de mantener
inventarios innecesarios por la filosofía JAT. Su
aplicación tiene dos objetivos fundamentales:
Aumentar las utilidades al eliminar los costos que
generan los inventarios innecesarios.
Mejorar la posición competitiva de la empresa al
incrementar la calidad y flexibilidad en la entrega a los
clientes.
Mediante la aplicación del JAT, tanto en compras como en
producción, se eliminan todas aquellas actividades que
no agregan valor, lo que origina efectos positivos en las
utilidades y en la competitividad de la empresa.
Al hablar del JAT, siempre se visualiza como una técnica
cuya misión es reducir los costos de los inventarios.
Sin embargo, ésta, además de lo anterior, impulsa a
mejorar el proceso de producción en su totalidad, no
sólo de los inventarios.
Lo fundamental de esta filosofía administrativa, es diseñar
las estrategias necesarias para mantener los
inventarios que se necesiten, lo cual conlleva un
análisis cuidadoso de compras, producción y ventas,
evitando de esta manera mantener inventarios
innecesarios.
Objetivo del Justo a Tiempo
El objetivo principal del JAT es garantizar la completa
satisfacción del cliente, a la vez que se minimizan los costos,
entendiendo la satisfacción al cliente como Calidad Total. La
Estrategia consiste en un programa de mejoramiento continuo, el
cual proporciona:
Productos de perfecta calidad;
En las cantidades necesarias;
En el momento en que se necesitan;
Costo total de entrega más bajo.
Para aplicar con éxito esta filosofía empresarial, se precisa del
involucramiento de todos los sectores de la empresa, desde la
cúspide gerencial (alta gerencia), hasta el empleado de más bajo
nivel, debido a que debe haber cambio radical de la cultura en la
empresa para cosechar éxitos con esta herramienta
administrativa. El Justo a Tiempo tiene su principal desarrollo en
empresas que desean preparar estrategias competitivas
agresivas. Es por ello que donde más se desarrolla esta filosofía
es en la industria automotriz y en otras áreas de la industria
tecnológica.
Es importante aclarar que la mentalidad del empresariado
norteamericano de los años 60 hasta finales de los 80 establecía
que el empresario más próspero era aquel cuyo almacén de
materiales y/o productos terminados mostraba una mayor
cantidad de mercancías, sin dedicarse a analizar las
consecuencias de mantener un alto nivel de inventario, como
son:
Paralización de un capital que pueda ser usado en otras áreas
más productivas para la empresa;
Pago de seguro sobre la mercancía almacenada;
Arrendamiento del local de la mercancía almacenada;
Pago de empleados del almacén;
Riesgo de daño u obsolescencia de la mercancía, entre otros.
El empresario japonés Fujio Cho, en su definición de desperdicios
identifica varios tipos, los cuales deben ser eliminados para
obtener una buena rentabilidad en la empresa.
Por sobreproducción;
Por sobreinventario;
Por tiempo de espera;
Por transporte;
Por procesamiento;
Movimiento;
Defectos de productos.
Desperdicios por sobreproducción.
Esta situación se produce cuando la empresa elabora sus
productos en exceso a las necesidades de los clientes. No
toma en cuenta las recomendaciones de la gerencia de
mercadeo que conoce el comportamiento del los clientes. El
industrial japonés, antes de elaborar la mercancía, determina
qué desea el cliente y qué precio puede pagar; entonces
fabrica el producto. Esto se logra a través del estudio de las
necesidades del mercado conocido como Marketing.
Sin embargo, la cultura del empresariado dominicano era la de
elaborar el producto y luego buscar quién lo desea, lo que
conllevaba un alto riesgo, ya que no se carecía de un
parámetro real que les permitiera establecer cuándo producir
y cuándo no. Además, con la creencia de que una
sobreproducción era favorable para la empresa, estaban
incurriendo en desperdicios. Cuando se trataba de una
empresa manufacturera, la situación se tornaba aún peor, ya
que los desperdicios se podían encontrar en los tres
elementos del costo (materia prima, mano de obra y costos
indirectos de fabricación), lo que hacía que la inversión
paralizada fuera aún mayor.
El JAT elimina todas esas barreras. Recordemos que esta
filosofía trata de eliminar desperdicios, o sea, que trata de
producir lo necesario en el tiempo necesario
Desperdicio por sobreinventario.
El empresario del Continente Americano se
caracterizó, hasta hace algunos años, por creer que
se es más exitoso en los negocios en la medida que
podamos mostrar un inventario mayor de mercancías,
materias primas, productos en proceso y productos
terminados, sin analizar el uso posterior del exceso de
esos inventarios.
El dinero tiene un valor en el tiempo. Cuando una
empresa adquiere mercancías por encima de la
cantidad necesaria, paraliza dinero que podría ser
usado en actividades más productivas para la
empresa, como es el caso del Ejercicio No. 7-1, donde
la empresa tiene inmovilizado $24,000,000.00.
La ventaja aparente obtenida por la empresa al
adquirir esta mercancía en exceso, puede ser menor a
la pérdida de valor del dinero dejado de usar, tomando
en cuenta el costo de oportunidad, es decir, lo que la
empresa puede lograr si utiliza ese dinero en otra
actividad más productiva.
Utilización de pasivos innecesarios en el caso de compras
a crédito. Las empresas, sin proponérselo, tienen un activo
intangible, que es la capacidad crediticia que posea. Siempre
se ha establecido que el mejor administrador es aquel que
puede hacer mejor uso del crédito, porque estaría haciendo
negocios con un capital ajeno, por lo que cuando una empresa
usa innecesariamente un crédito, podría establecerse que
existe un desperdicio, porque ese crédito tiene un tiempo de
vencimiento al final del cual se debe pagar la factura,
independientemente de que la mercancía comprada haya sido
usada o vendida.
Pago del costo de manejo y almacenamiento de los
materiales. A través de la aplicación del JAT, la empresa
ahorra toda la inversión realizada en el manejo y
almacenamiento de las mercancías, incluyendo el personal
que la custodia y la inversión realizada en anaqueles para
depositar la mercancía, y si se tratare de productos
refrigerados la situación se torna aún peor por el alto costo de
la refrigeración.
Pago de seguro por los materiales almace
nados. Como una forma de salvaguardar la inversión realizada
en inventarios, las empresas se ven en la obligación de pagar
altas sumas de dinero por pólizas de seguros que le permitan
cubrir cualquier situación que le pueda ocurrir a los inventarios
en sus distintas manifestaciones (materia prima, productos en
proceso y productos terminados).
Uso de locales comerciales. Independientemente de que la
empresa sea propietaria o no del o los locales que ocupan los
inventarios, el uso de los mismos innecesariamente se
convierte en desperdicios en el manejo de los inventarios,
sobretodo el costo de ocupar una determinada cantidad de
metros cuadrados en el almacén, que de otra manera bien
podría ser usada en actividades más rentables para la
empresa.
Desperdicios por tiempo de espera. Las empresas donde
existe una sobreproducción, poseen un inventario en exceso.
Esta situación permite que los empleados periódicamente no
estén trabajando, lo que tiende a ocultar el tiempo de
inactividad de los trabajadores.
Desperdicios en mano de obra. La mano de obra es definida
como: “La inversión realizada en una empresa manufacturera
para transformar un insumo o materia prima en un producto
final elaborado para satisfacer una necesidad, y de acuerdo a
la relación que tenga ésta con el producto, puede ser: directa e
indirecta”. Desde el punto de vista del JAT, toda inversión
realizada en mano de obra que no se usa en su totalidad se
cataloga como desperdicios en mano de obra. El desperdicio
en mano de obra, puede ser:
Por falta de capacitación. Por esta razón el JAT parte de la
capacitación constante del personal para utilizar en su justa
dimensión las maquinarias. Las empresas deben tener una
política definida de capacitación de personal que permita
mantener planes periódicos de capacitación.
Cuando una empresa no tiene un personal capacitado desde
el nivel más bajo hasta el más alto, se da el caso de que éste
no puede desempeñar sus funciones a toda capacidad, lo que
se refleja, ya sea en el producto o en el servicio.
Por uso de maquinarias obsoletas. El tiempo actual se
caracteriza por los cambios bruscos en la tecnología
(maquinaria y equipos), lo que hace que los empleados que
van a manejar esos equipos y maquinarias deban mantener un
programa de entrenamiento constante. Si la empresa no logra
acoplar la inversión en maquinarias con la capacitación del
personal o hacerlo de una forma deficitaria, estaría
combinando dos tipos de desperdicios:
Tomando en cuenta la filosofía JAT en relación a la mano de obra y
su vinculación con los equipos, la empresa, mediante la realización
de un estudio de tiempo movimiento, llega a la conclusión de que
realizando una modesta inversión en equipos y capacitando a su
personal para su uso, se puede incrementar la cantidad de trabajo
en un 35%, reducir el personal en un 30%, al tiempo que mejora
considerablemente la calidad de los productos. Es importante
aclarar, sin embargo, que esta filosofía parte de no dejar fuera de
la empresa al personal que la tecnología desplaza, sino que éstos
se deben incluir en lo que son los círculos de calidad en la
empresa.
Uno de los catorce puntos que logró la puesta en práctica del JAT
en el Japón con tan buenos resultados lo constituyó el elemento
“respeto por la gente”, el cual hacía énfasis en el empleo de por
vida de las personas para obtener cargos permanentes en
empresas importantes. Las compañías intentan mantener el nivel
de las nóminas, incluso cuando las condiciones del negocio se
deterioran. Los trabajadores permanentes–aproximadamente un
tercio de la fuerza laboral total– tienen seguridad laboral y tienden
a ser más flexibles; se quedan con una compañía y hacen todo lo
que sea posible para que la empresa pueda lograr sus metas.
Los sindicatos empresariales en el Japón existen para promover
una relación cooperativa con la gerencia. En los buenos tiempos
todos los trabajadores reciben dos bonificaciones al año. Los
empleados saben que si la empresa se desempeña bien,
obtendrán una bonificación, lo que los motiva a mejorar la
productividad. La gerencia considera que los trabajadores son
Activos y no máquinas humanas. La automatización y la robótica
se utilizan para realizar labores repetitivas y trabajos rutinarios, de
manera que los empleados quedan libres para emplearse en
tareas de mejoramiento realmente importantes.
En nuestra cultura, en muchas ocasiones los empleados o
gerentes de empresas no tienen respeto por los empleados y les
brindan un trato de acuerdo a esa percepción. Sin embargo,
reconocemos que esta faceta está siendo superada, debido a que
los empresarios están reconociendo la importancia que tiene para
la empresa contar con empleados satisfechos, tanto con la labor
que realizan, como con el trato recibido de sus empleadores. Este
elemento es vital para que una empresa pueda aplicar eficazmente
el JAT.
Costos indirectos de fabricación:
Antes de que la empresa se responsabilizara por la
producción solicitada, debe constatar que además
de la materia prima directa y de la mano de obra
directa, tiene disponible todos los elementos que
componen los costos indirectos de fabricación,
como son: maquinarias de producción, plantas
eléctricas, materiales indirectos, mano de obra
indirecta, entre otros.
Lo que se persigue con este tipo de planificación es
tomar todos los factores que intervienen en el
proceso productivo, de forma tal que la producción
resulte como fue planificada y que al final del
proceso podamos contar con un cliente satisfecho.
El desperdicio en costo indirecto de fabricación
puede producirse por varias razones:
Por sub-utilización de los equipos y espacios
físicos.
La inversión que hacen las empresas en los
distintos componentes del costo de producción
debe ir en consonancia con la producción actual y
con las expectativas futuras. En el caso específico
de los equipos, éstos deben ser adquiridos de
acuerdo a la necesidad de producción
Por sub-utilización de la materia prima indirecta.
La materia prima indirecta ha sido definida como aquellos
insumos que son necesarios en un proceso productivo, pero
que no pueden se aplicados de una manera directa, ni a un
producto ni a un proceso productivo. Cuando una empresa
invierte de una forma innecesaria en los insumos indirectos
que necesita para la producción (inversión inicial, gastos de
almacenaje, seguros, etc.), está incurriendo en desperdicios
en materia prima.
Por sub-utilización de la mano de obra directa
¿Cómo impacta el Justo a Tiempo en los inventarios?
La presencia cada vez mayor de productos extranjeros de alta
calidad y costos bajos, provoca que los empresarios locales
cambien la filosofía tradicional de mantener inventarios
innecesarios por la filosofía Justo a Tiempo. Su aplicación tiene
dos objetivos fundamentales:
Aumentar las utilidades al eliminar los costos que generan los
inventarios innecesarios.
Mejorar la posición competitiva de la empresa al incrementar la
calidad y flexibilidad en la entrega a los clientes.
Mediante al aplicación del Justo a Tiempo, tanto en compras
como en producción, se eliminan todas aquellas actividades que
no agregan valor, lo que origina efectos positivos en las utilidades
y en la competitividad de la empresa.
Al hablar del Justo a Tiempo, siempre se visualiza como una
técnica cuya misión es reducir los costos de los inventarios. Sin
embargo, ésta además de lo anterior impulsa a mejorar el
proceso de producción, no sólo de los inventarios.
Lo fundamental de esta filosofía administrativa es diseñar las
estrategias necesarias para mantener los inventarios que se
necesiten, lo cual conlleva un análisis cuidadoso de compras,
producción y ventas, evitando de esta manera, mantener
inventarios innecesarios.
Ventajas y desventajas del Justo a
Tiempo
De acuerdo a rigurosos estudios que se han realizado, se ha
llegado a la conclusión de que entre las principales ventajas de
aplicar el JAT tenemos las siguientes:
Aumentos del 20-50% en la productividad de mano de obra
directa o indirecta;
Aumentos del 30-40% en la capacidad de los equipos;
Reducción del 30-40% en el tiempo de fabricación;
Reducción del 40-50% en los costos por fallas;
Reducción del 8-15 % en los costos de materiales comprados;
Reducción del 50-90 % en los inventarios;
Reducción del 30-40 % en requerimientos de espacio.
Del análisis de los casos anteriores, se colige que el JAT bien
aplicado elimina costos de actividades que representan
grandes desperdicios para la empresa, lo que le permite
laborar con mayor eficiencia y eficacia, pero siempre tomando
en cuenta la calidad del producto. (Ver casos prácticos al final
del capítulo).
En las empresas se hace necesario implementar el JAT por dos
razones fundamentales:
Crisis competitiva
Posibilidad de caída de participación en el mercado.
En relación a la crisis competitiva y de acuerdo a lo especificado
anteriormente, la aplicación de JAT es importante, porque parte
de eliminar desperdicios, reduciendo costos y mejorando la
calidad.
El mercado competitivo que existe hoy, amerita optimizar los
recursos de la empresa y una buena forma para ello es el uso
del JAT.
En relación a posibilidad de una caída en la participación en el
mercado, esta filosofía contribuye enormemente, debido a que al
reducir los costos manteniendo o mejorando la calidad, se puede
lograr el posicionamiento del mercado que asegure que el
producto se mantendrá por mucho tiempo en el gusto de los
consumidores.Para que un producto se posicione en el mercado
existen dos formas:
Mediante los costos.
Mediante la calidad del producto.
Sin embargo, existen obstáculos para iniciar y aplicar la filosofía
JAT en las empresas, entre los que tenemos:
Resistencia inicial de los empleados;
Temor a lo desconocido;
Es un reflejo de una actitud de complacencia el pensar de que
si la empresa funciona de manera aceptable
¿por
qué
cambiar?;
El riesgo a recorrer terrenos desconocidos y posiblemente de
arriesgar a la empresa en el proceso, hace vacilar a las
compañías;
Renuncia de la administración a descartar técnicas
operacionales probadas desde hace tiempo;
Inexistencia de un sistema jurídico que garantice el cumplimiento
de los contratos, de suplir las mercancías o los servicios
como
se ha previsto.
Se debe recordar lo que especificamos al inicio, de que para
aplicar con eficiencia el JAT en una empresa debe existir una
fuerte voluntad desde la gerencia general hasta el empleado de
más bajo nivel de la empresa, que incluya:
Participación de los empleados;
Participación de los proveedores;
Control total de la calidad, entre otros.
Participación de los empleados. La participación de los
empleados como parte de la filosofía JAT va de la mano con la
cultura de los sistemas controlados por el mercado. En el
sistema JAT esto se logra a través del trabajo en equipo y se
debe delegar autoridad en los empleados, conocido también
como apoderamiento o empowerment. Se da más
responsabilidad a cada uno de los empleados en el proceso de
producción. Un ejemplo típico es la responsabilidad de la
calidad. En su expresión máxima cada empleado puede parar
toda la línea de producción si la calidad no es satisfactoria, ya
que, de acuerdo a esta filosofía, la persona que ejecuta cierta
actividad es la más autorizada a la hora de emitir alguna
opinión tendente a mejorar o eficientizar su labor.
Participación de los proveedores. La participación de los
proveedores indica una relación de trabajo distinta a las
relaciones tradicionales. En lugar de verlos como adversarios,
los proveedores se consideran socios. La tendencia es reducir
el número de proveedores y establecer asociaciones a largo
plazo con ellos. Este proceso es también parte del enfoque del
Tecnique Quality Manufacturing (TQM) o Gestión de la Calidad
Total. Su impacto es mayor cuando se implanta como parte de
la filosofía JAT.
Las compras JAT. Así como los clientes y los empleados son
componentes claves del sistema JAT, los proveedores también
son importantes para el proceso. Si una firma comparte sus
necesidades de uso proyectadas con sus proveedores, obtiene
un cuadro a largo plazo de las demandas que se harán a los
sistemas de producción y distribución. Algunos proveedores
están enlazados en línea con un cliente para compartir la
programación de la producción y los datos sobre las
necesidades de insumos. Esto les permite desarrollar sistemas
de nivel de producción.
La confianza en el compromiso de entrega del proveedor o del
vendedor permite reducciones en los inventarios reguladores.
Mantener existencias a un nivel JAT requiere de
entregas frecuentes durante el día.
Algunos
proveedores, incluso, entregan en un sitio a lo largo
de la línea de producción y no en el puerto de
entrada. Cuando los vendedores adoptan prácticas
de calidad, pueden pasarse por alto las inspecciones
de recibo a la llegada de sus productos.
Por ejemplo, en una fábrica de muebles que aplique
el JAT se proyecta fabricar 50,000 sillas escolares.
De acuerdo a la planificación, se determina que la
pintura será usada a los tres meses de iniciado el
proceso productivo, por lo que este material podrá ser
adquirido después de que el producto ha pasado por
los procesos de corte de madera y pulido, de acuerdo
a la planificación de la producción. De esta manera
se evita mantener almacenada dicha materia prima
durante el período referido, con los costos que esta
medida conlleva, para lo que se hace necesario la
garantía por parte del proveedor, de suministrar la
materia prima en el momento en que se necesite.
Es importante aclarar que para poder aplicar con
eficiencia y eficacia el JAT, el gerente financiero debe
estudiar y analizar la diferencia en costo de mantener
un inventario innecesario contra el costo de pedidos y
entrega de pequeños lotes.
Un resultado mucho mejor es que los proveedores
comprendan su propio proceso y que lo controlen de
tal manera que hagan las cosas bien la primera vez y
reemplacen la inspección con vigilancia.
En el proceso de compras las empresas incurren en los
siguientes costos:
Preparación de las cotizaciones;
Orden de compra;
Gastos de comunicación;
Tiempo de trabajo (encargados de compra, secretarias,
gerencia general, entre otros.);
Una enmienda a la orden de compra;
Las remisiones y los informes de recibos y facturas;
Sacar algo de un camión y colocarlo en un mueble central
de recepción;
Traslado a una zona de espera;
La inspección;
Colocación en un depósito;
Los recuentos;
Sacar artículos de un recipiente grande y colocarlo en uno
más pequeño;
Traslado al punto donde se va a utilizar;
Los costos de transporte.
En todo el contenido del presente trabajo, hemos venido
planteando la necesidad de fabricar un producto u ofrecer
un servicio de acuerdo a los estándares de calidad exigidos
por el mercado, y al precio que el segmento de mercado a
que está dirigido el producto que fabricamos vaya dirigido.
El JAT solamente podrá tener éxito en una empresa que
fabrique artículos de calidad y no se puede desligar de ésta
en ningún momento. La calidad es lo que hace posible el
JAT.
Recordemos la definición y el propósito del JAT: “Producción de
la cantidad mínima posible en el último momento posible
utilizando un mínimo de recursos y eliminación del
desperdicio en el proceso de producción.”
La manera tradicional conocida como evaluación a posteriori,
consiste en producir un artículo, luego inspeccionarlo, separar los
buenos de los malos con la esperanza de que haya suficientes
buenos para satisfacer al cliente, y esperar que los malos se
puedan salvar. En esta modalidad tradicional, la fuente de calidad
estaría en la mesa de inspección.
En la producción JAT, la calidad que se exige es la calidad en la
fuente o prevención a priori. Esta hace hincapié en la calidad, allí
donde está el operario ante la máquina y en el proceso; calidad
donde está el operario del proveedor, la máquina del proveedor o
el proceso del proveedor.
Para pasar de la evaluación a posteriori a la prevención a priori
hay que seguir tres pasos:
Primero :
Segundo:
Tercero:
Es definir los requisitos;
Es controlar el proceso;
Es mantener el control del proceso.
Definir los requisitos. Toda empresa asegura que tiene
especificaciones buenas y claras, pero la mayoría no las tienen.
Por especificaciones claras no queremos decir que todo deba
ceñirse a las mismas especificaciones, sino que cumplan con los
requisitos que satisfacen a sus clientes.
Hay dos tipos de clientes y cada uno tiene su propia serie de
requisitos. Los consumidores finales que pagan por los bienes y
servicios constituyen la clientela externa. Pero igualmente
importante es la numerosa clientela interna dentro del proceso.
La calidad total es más que la calidad de un producto despachado
al cliente. La calidad total es el resultado final de toda una serie de
actividades. Para asegurar que el producto despachado sea
bueno siempre, es necesario que existan relaciones de calidad
total entre empleados y clientes, así como entre empleados y
proveedores, y lo que es igualmente importante, entre
empleadores y empleados.
La calidad debe ser la meta final de todos los funcionarios,
del vendedor, del representante de servicio al cliente, del
ingeniero de diseño, del gerente de mercadeo y del gerente
de recursos humanos.
Un aspecto principal de la implantación de un programa de
calidad es establecer vínculos de trabajo más estrechos
entre un departamento y otro. En realidad, producción e
ingeniería son clientes recíprocos y deben conocer los
verdaderos requisitos del otro, a fin de poder diseñar o
fabricar el artículo correctamente desde la primera vez.
Controlar el proceso. Este control encierra dos elementos:
el primero es la participación del operario, porque éste es
clave para la calidad; el segundo elemento es la solución
de problemas, la cual comienza con la recopilación de
datos, a fin de conocer la verdadera magnitud del
problema. La participación del operario comienza cuando
se logra que éste sea su propio inspector y que intervenga
en la recopilación de datos para identificar problemas.
Como en todo proceso, se presentan problemas: siempre
habrá la necesidad de resolverlos.
Para resolver los problemas hay una manera correcta y una
manera incorrecta. La manera correcta es utilizar todos los
medios de diagnóstico que sean necesarios para hallar la
causa o causas fundamentales del problema, de modo que
el paso final en la solución sea preguntar: ¿Qué se puede
hacer para que nunca se necesite resolver este problema
de nuevo? La prueba de que se ha encontrado la causa
fundamental es que sea posible eliminar y generar de
nuevo el problema. La manera incorrecta y mucho más
común de resolver un problema es a escopetazos,
procurando por todos los medios que el problema
desaparezca; pero incluso, si éste desaparece nadie sabe
qué lo hizo desaparecer. La empresa se contenta con
poder reanudar la producción.
El JAT permite a la empresa que lo aplica, optimizar el uso de
recursos que no contribuyen a agregar valor a la inversión
capitalizable de la empresa.
Mediante el uso del JAT las empresas pueden lograr, entre
otros, lo siguiente:
Tiempo de llegada preciso. Uno de los elemento claves para
la aplicación del JAT es la existencia de proveedores que
cumplan el compromiso de entrega de los pedidos en el
momento en que la empresa requiera de los mismos. Otro
elemento lo constituye que el proveedor esté localizado
directamente o a través de otra empresa relacionada, próximo al
cliente, de forma tal que el pedido llegue de una manera segura
y rápida y no sea un obstáculo para el desarrollo del programa
productivo de la empresa.
Calidad perfecta. Más adelante, en este mismo capítulo,
trataremos sobre la cadena de valores, la cual está formada por
los distintos eslabones de un producto, hasta que llega a su
destinatario final, que es el cliente. Cada uno de los elementos
de esa cadena debe estar relacionado, de manera que la suma
de la calidad de cada uno conlleve a la calidad del producto
total.
El JAT, parte de que los distintos componentes del costo de un
producto deben ser de calidad. Tanto el proveedor como el
fabricante deben estar de acuerdo con la calidad de cada una de
las materias primas (directa e indirecta) usadas en el proceso de
producción, ya que dependiendo de éstas será el producto final,
y si éste no cumple los requerimientos del cliente final,
automáticamente la empresa perderá mercado. Existen otros
elementos importantes a tomar en cuenta, como son: costo total
de entrega más bajo; costo de transporte mínimo; entrega
frecuente y en pequeños lotes.
LA REINGENIERIA
Conceptos generales.
Naturaleza de la Reingeniería de los
procesos empresariales.
Principios de la Reingeniería.
El proceso de Reingeniería.
Técnicas y herramientas de rediseño de
los procesos.
Reingeniería y gerencia de calidad total.
Integración de la Reingeniería y del
mejoramiento del proceso.
Ventajas y desventajas en su aplicación.
Ejercicios prácticos.
Reconstrucción de los procesos.
¿Quién realiza la Reingeniería?
CALIDAD TOTAL
La calidad se define como: “La totalidad de los rasgos y
características de un producto o servicio que se
relaciona con su capacidad para satisfacer determinadas
necesidades del mercado.”
Concepto de Calidad Total: La calidad total consiste
en un conjunto de filosofías y sistemas de administración
orientadas al logro eficiente de los objetivos de la
organización, para garantizar la satisfacción del cliente e
incrementar al máximo el valor ante los grupos con
intereses en el negocio. La calidad total se alcanza a
través del mejoramiento continuo del sistema de calidad,
sistema social, sistema técnico y sistema de
administración, por lo que se convierte en un modo de
vida para hacer negocios en toda la organización.
El concepto de calidad total establece que la empresa
deberá diseñar sus productos con eficacia y no
inspeccionarlos para buscarla después de producidos.
El sistema de calidad se concentra primordialmente en el
“por qué”; va más allá del “cómo” para incluir por qué.
Trata de identificar la causa de los defectos y eliminarla.
Constituye un ciclo continuo en el que se encuentran
defectos, se identifican sus causas y se mejora el
proceso para eliminar dichas causas.
El hecho de concentrarse en la calidad, al final de
cuentas incrementará y mejorará la productividad. El no
concentrarse en ella, erosionará rápidamente las
utilidades, ya que a los clientes les desagrada tener que
pagar por productos que consideran de baja calidad.
CADENA DE VALORES
Concepto de Cadena de Valores.
Pasos de la Cadena de Valores.
Identificación de los generadores de costos.
Identificación de los generadores de valor.
Desarrollo de una ventaja competitiva
sostenible.
Análisis de las actividades u operaciones de la
organización.
Ejercicios prácticos
Concepto de Cadena de Suministros
EL OUT SOURCING
Qué es el Out Sourcing?
Cinco razones para adoptar el Out Sourcing.
Ventajas del Out Sourcing.
Beneficios del Out Sourcing.
Empresas y áreas donde aplica el Out
Sourcing.
Riesgos del Out Sourcing.
El Proceso de Out Sourcing.
Ventajas y desventajas en su aplicación.
Ejercicios prácticos.
LA GLOBALIZACION
Concepto de Globalización.
La Globalización, la competencia
y el surgimiento de un nuevo
paradigma de eficiencia.
Efectos de la Globalización.
Alianzas entre países e
importancia de estas alianzas.
Efectos de las alianzas en la
pequeña economía.
Ventajas y desventajas en su
aplicación.
Ejercicios prácticos.
Descargar

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