Curso: Administración Eficaz
del Tiempo
I. ¿Qué es el Tiempo?
Es una DIMENSIÓN
El Tiempo es VIDA
El Tiempo es ENERGIA
Clases de Tiempo
Tiempo Físico: Es el que buscamos medir.
Tiempo Psicológico: Es el que percibimos.
Tiempo Espiritual: Tiempo que perdura y
permanece, crecimiento interior, permite
aprender y apresar experiencias de vida.
II. ¿Para qué queremos organizar
nuestro Tiempo?
Finalidad de Vida
Enunciar nuestra Finalidad requiere un
conocimiento profundo de nosotros mismos
de lo que somos como seres humanos y lo
que queremos lograr.
El secreto es encontrar: Nuestra
Finalidad.
 Para administrar el tiempo la Finalidad
debe ser Clara, Concreta y Concisa.
 Nuestras acciones deben estar
relacionadas con la Finalidad. (Eficacia)
 La Finalidad es la proyección que hacemos
de nosotros mismos.
¿Qué es importante para mi?
A lo largo de nuestra vida asumimos
diversos Roles que requieren atención y
demandan tiempo.
El equilibrio está en atender estos Roles
Familiar
Intelectual
Laboral
FINALIDAD
Social
Personal
¿Cuánto tiempo de tu 100% le dedicas a c/u de estos Roles?
La Finalidad es espiritual, algo más
que lo material…
 Nos marca el Rumbo, nos Orienta..
 Debemos saber dosificar nuestra Energía…
 Con el stress se pierde Energía…
La Finalidad es Dosificar estos Roles para
entonces poderle dar Energía
Practica 1: Escribe tu Finalidad
______________________________
______________________________
______________________________
Pensando en mantener un equilibrio de los Roles: Laboral, Familiar, Social, Personal,
Intelectual
III. ¿Hacia donde nos dirigimos?
Recordando la Finalidad:
Establecemos Objetivos.
Los Objetivos son un Herramienta:
¿Qué es lo que quiero lograr?
Los Objetivos son:




Específicos: Algo concreto
Medibles: Indicador de Medida
Factibles: Posible de ser realizado
Realizable en el Tiempo: ¿En cuanto
tiempo?
 Orientados a Resultados: ¿Qué quiero
lograr?
Practica 2: Anota tus Objetivos
Rol Personal: _____________
…………………………………………………………………..
……………………………………………………………….….
Rol Laboral: _____________
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………….…….
Familiar, Intelectual y Social
IV. Desafíos respecto al Tiempo
 Listas de tareas: No productivas, sin prioridad ni
propósito.
 Agendas: Distribuye tiempo, sin metas.
 Organizar y ejecutar según prioridades: Compara la
importancia de las actividades diarias pero se centra
en lo urgente, crea tensión.
 Personalidad Eficaz: El desafío está en administrarnos a
nosotros mismos, equilibrio entre lo que queremos y
nuestra capacidad para lograrlo.
V. Desarrollo de una Personalidad eficaz
La voluntad es la capacidad de los seres humanos que
les mueve a hacer cosas de manera intencionada.
Permite al ser humano gobernar sus actos, decidir
con libertad y optar por un tipo de conducta
determinado.
La voluntad es el poder de elección con ayuda de la
Conciencia.
Desarrollo de una Personalidad eficaz
La Voluntad de forma Consciente, es todo esfuerzo por realizar
determinadas cosas:
• Terminar un informe a pesar del cansancio,
• Levantarse a pesar del sueño, etc.
Se llega a la decisión de actuar contando con los inconvenientes.
La voluntad es fundamental para el ser humano. Sin voluntad y
disciplina no se pueden lograr objetivos planeados.
¿Qué potencialidades debería
desarrollar para cumplir mi trabajo
de manera eficaz?
………………………………………………………………
…………………………………………………….……….
………………………………………………………………
¿Qué actividades debería dejar de
hacer que no contribuyen a la
eficacia?
………………………………………………………………
…………………………………………………….……….
………………………………………………………………
VI. Organizar y Ejecutar según
prioridades
“Matriz de la Administración Eficaz del Tiempo”
I
M
P
O
R
T
A
N
T
E
NO
I
M
P
O
R
T
A
N
URGENTE
NO URGENTE
I. Vida del Bombero
II. Vida del Triunfador
(en este instante – ahora - ¡ya!)





Todo se hace a última hora
Tendencia a Reaccionar
Quita la capacidad de iniciativa
Genera estrés, agotamiento
Vive apagando incendios
III. Vida del Camaleón
 Hacen cosas para otros por
quedar bien
 Le dicen NO a lo importante
 Actividades rutinarias
 Ya que insistes “Vamos”
(puede esperar)






Hacen lo importante sin presión
Planifican, preparan, previenen
Pueden ver el futuro y oportunidades
Visión, equilibrio y control
Tienen iniciativa, son proactivos
“Disfrutamos lo que hacemos”
IV. Vida del Irresponsable
 No quieren pensar más.
 Buscan un escape del cuadrante I.
 Trivialidades y acciones que
representan perdida de tiempo.
 Se hacen irresponsables.
 Desisten, abandonan, despidos.
VII. Debemos eliminar las
actividades que nos hacen
perder tiempo
VIII. La Planificación Semanal
Es importante hacer todo aquello que aporte
a nuestra finalidad y objetivos:
 Destinar un día y una hora
 Estar tranquilos, solos y lúcidos
 Tocar todos los Roles de su vida
Día y Hora: …………………………………………….
Lugar: ……………………………………………………
Ciclo de la Planificación Semanal
Seleccionar y
unir tareas para
la semana
Programación
De las Tareas o
Actividades de la
Semana
Selección de
Objetivos para
La Semana
Manejo de
imprevistos
Revisión
De la
Finalidad
Evaluación
1. Revisión de nuestra Finalidad: ¿Por qué
hacemos las cosas? ¿Qué nos hace felices?.
2. Selección de Objetivos de la Semana: De
acuerdo a los Roles. Algunos se repiten todas
las semanas otros solo algunas.
3. Tareas: Para lograr los Resultados. Algunas
son Verticales, debemos seguir los pasos sin
saltarse. Otras son Horizontales, podemos
juntarlas. Podemos juntar tareas sin importar
los Roles de acuerdo al lugar o actividad.
4. Programación de actividades: Momento y
cantidad de Tiempo de cada actividad.
Agrupar Tareas: De mantenimiento, Con otras
personas, De planificación y resolución de
problemas.
5. Manejo de imprevistos: Entre las actividades
debe de haber holgura.
6. La evaluación: Es al final del día. ¿Qué se hizo y
que no? ¿Se puede reprogramar? ¿Cuánto
tiempo le he destinado para cada actividad?.
PLANIFICACION SEMANAL
HOJA DE TRABAJO SEMANAL
Finalidad
Roles
Objetivos Semanales
Tareas
Laboral
Social
Personal
Intelectual
“Pensar a donde me van a llevar estas tareas”
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AGENDA
Domingo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Sábado
Compromisos / Tareas
6
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
7
7
7
8
8
8
8
8
8
8
9
9
9
9
9
9
9
10
10
10
10
10
10
10
11
11
11
11
11
11
11
12
12
12
12
12
12
12
13
13
13
13
13
13
13
IX. Estrategias para optimizar el Tiempo
1.
2.
3.
4.
La Confrontación
Saber Delegar
Reuniones Efectivas
Saber decir que NO
La Confrontación
La confrontación entre lo que quiero hacer y lo
que debo hacer por miedo al cambio.
 Tendencia a hacer el mínimo esfuerzo
 Distracciones / interrupciones frecuentes
 Dejar para más tarde las tareas
Claves para superarlo:
 Siempre estar consientes de lo que
queremos lograr.
 Ser disciplinados.
 Terminar la tarea que comienzas
 Atención y concentración
 Ser organizados
 Planificar
 Orden
Saber Delegar
La delegación significa desarrollo para las
personas y para la organización.
 Decida qué delegará
 Escoja la persona adecuada
 Capacite
 Brinde apoyo
 Seguimiento continuo.
Saber Delegar
Cuando uno delega puede hacer más cosas,
uno crece, la organización crece, se delega con
tiempo, necesitamos conocer el proceso,
contar con un equipo.
 El Líder nato organiza a las personas.
 Ley de la Colaboración: “más vale una unión
que muchas manos”
Reuniones efectivas
Permiten brindar información, puntos de
vista, ideas, motivar al equipo y tomar
decisiones.
 Tener una agenda de los temas a tratar
 Convocatoria (quienes participan)
 Horarios (moderador)
 Cuando y Donde.
 Acta de Reuniones (todos los acuerdos)
Saber decir que NO
Tenemos una idea prefijada que NO es malo,
pero decir NO es un SI para nuestros
objetivos o lo que sea importante para mi.
Comunicación:
 Pasiva: Yo pierdo - Tu Ganas
 Agresiva: Yo gano – Tu Pierdes
 Asertiva: Yo gano – Tu ganas
¿Cómo ser asertivos?
Cumplir con nuestros objetivos dando
apertura a los demás.
1° Agradecer por habernos considerado
2° Breve explicación del porque no.
3° Dar una opción (si está en nuestras manos)
dar una solución.
“Las puertas siempre se abren por dentro”
Muchas Gracias !
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