CONALEP TICOMAN
Nombre: Cuadra Rivas Nayeli
Grupo: 504
Materia: Control de Agenda de
Trabajo
Profesor: Juan Rivas Cosio
TIPOS DE AGENDA
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- Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están
diferenciadas por separadores de colores.
- Agenda electrónica: Son practicas por la gran cantidad de información que almacenan
en el mínimo espacio.
- Agenda de ordenador: Están en el ordenador
AGENDA DIGITAL
Un PDA (del inglés personal digital assistant (asistente digital personal)), también
denominado ordenador de bolsillo, es una computadora de mano originalmente
diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas
y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura.
Hoy en día (2010) estos dispositivos, pueden realizar muchas de las funciones que
hace una computadora de escritorio (ver películas, crear documentos, juegos,
correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.)
pero con la ventaja de ser portátil.
CARACTERÍSTICAS
Y PARTES
Listín telefónico y de direcciones
 Calendarios: Año actual, anterior y posterior
 Planning: Suele ser mensual
 Dietario: Apuntado normalmente por horas
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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso
humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
El proceso administrativo consiste en las siguientes funciones:
PLANEACIÓN:
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos
y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse.
ORGANIZACIÓN:
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades
administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las
relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en
esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para
coordinar las diferentes funciones.
INTEGRACIÓN:
Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la
reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.
DIRECCIÓN:
Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos
encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la
dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.
CONTROL:
Establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar
que los objetivos planeados se logren.
Consiste en establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y acciones correctivas.
AGENDA DE LA SECRETARIA
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En ella se planificarán las tareas, día y hora de
realización y entrega.
CAUSAS DE ALTERACIÓN DE LA AGENDA
DE TRABAJO DE UN DIRECTOR
Las alteraciones de trabajo son aquellas que se
presentan de manera inesperada afectando la agenda
planificada.
 Visitas inesperadas: son personas que se presentan
sin haber sido agendadas previamente
 Juntas inesperadas: son reuniones de trabajo que por
su urgencia deben ser atendidas rápidamente.
 Registro de alteraciones en la agenda
 Falta de información: son consideradas aquellas en
las cuales no se indica las acciones que se realizarían.
 Interrupciones constantes: estas se presentas de
manera repetitiva, disminuyendo, la agilidad de las
acciones.
 Desorganización: para evitar esto se deberá de
considerara los principios de la organización.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
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Programar las actividades que se deben realizar es
determinar qué debe de llevarse a cabo, cómo, quién,
cuánto, con qué, y en donde deben efectuarse para
poder lograr los objetivos del puesto que desempeña.
El registro de proyectos
Es una lista de todas las tareas, actividades o
proyectos que se quieren atender en un período
determinado de tiempo. Debe contener la siguiente
información: Código de prioridad para indicar el valor
que representa la actividad en cuanto al logro de los
objetivos.
Actividad, tarea o proyecto que debe ser afectado.
Fecha de vencimiento que indique cuándo deberá
quedar concluida la labor.
Cálculo del tiempo que llevará terminar la tarea.
Las actividades incluidas en el registro de proyectos representan los objetivos a corto
plazo que deberán ser cumplidos en las siguientes semanas. Las nuevas tareas
asignadas deberán agregarse al final de la lista y tachar o eliminar los asuntos
terminados.
Es importante asegurarse de que las actividades seleccionadas realmente
contribuyan al logro de los objetivos a largo plazo. Existen otras herramientas que
ayudan a programar el uso del tiempo de manera adecuada y provechosa.
El plan diario
Al terminar el Plan Semanal es conveniente completar un Plan Diario de cosas por
hacer hoy que sea acorde con los objetivos semanales. Enumere las actividades
previamente seleccionadas en el Plan Semanal para realizar ese día. Enliste las
tareas diarias que deberán llevarse a cabo, identifique prioridades y calcule el tiempo
que se requiere para cada tarea.
El Plan Semanal funciona mejor si se prepara el viernes previo a la semana que se
está programando, y el Plan Diario si se hace al final de cada día. Es necesario
incluir en la programación de actividades suficiente flexibilidad para atender lo
inesperado.
La flexibilidad que cada persona necesita en el manejo del tiempo es diferente; como
regla general, un 25% del día debe disponerse para cuestiones inesperadas. Lo
esencial es que el orden de cualquier programación debe incluir primero las
actividades prioritarias, las actividades más importantes.
Para mejorar las aptitudes personales de programar el tiempo, es muy útil comparar
lo que se planeo contra lo que realmente se hizo en ese tiempo, esto ayudará a ser
más realista y efectivo en las próximas planeaciones.
ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Concepto
La organización del tiempo es ala sincronización y
ordenamiento de las actividades a considerara
para el manejo del tiempo
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Importancia.
El organizar el tiempo permite realizar un mayor
número de actividades de manera eficaz y de
eficiente, el manejo del tiempo dependerá de
muchos factores, incluyendo la habilidad de la
persona para organizarse de manera planificada
y generando buenos hábitos que permita reducir
las causa de pérdida de tiempo.
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CRONOGRAMA
Un cronograma será aquella lista
que recopila todos los elementos
terminales de un proyecto, con
las respectivas fechas previstas
de comienzo y fina
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