Ing. Leonardo D. Fernández
75.46 - Administración y Control de Proyectos II
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Alcance
 Las reuniones efectivas tienen tres etapas:
1. Planificación y Preparación. Las veremos en esta
reunión
2. Ejecución (conducción de la reunión).
Veremos solo una parte.
3. Seguimiento de las acciones a posteriori.
Introducción
Qué hace efectiva a una reunión?
– La planificación
– La preparación
– La conducción de la misma
– El seguimiento de las acciones a posteriori
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– El tipo de reunión
– Los objetivos
– Los Participantes
– Logística
– Acciones de mitigación o transferencia de riesgos
– La agenda
– La conducción de la reunión
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– El tipo de reunión
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Informativas
Negociaciones
Resolutivas
Para tomar acciones
Team building
Coaching
Brain Storming
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– Los objetivos
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Dependen del tipo de reunión.
Todos deben llegar a la reunión con conocimiento y
aceptación de los objetivos fijados.
Si la reunión es para resolver un problema este debe
estar perfectamente definido
Los objetivos deben ser “SMART”
Todos, yo en primer lugar, deben saber qué hacer y decir
cuando salgan de la reunión.
Todos deben sentir que su participación fue clave en el
éxito de la reunión.
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– Los participantes
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Conocer las expectativas de los participantes
Sus objetivos
Experiencias previas
Otras reuniones anteriores con el mismo fin
Su valoración del tiempo
Preparar a la gente antes de la reunión
Conseguir su compromiso
Conocer sus relaciones
Su posición a favor o en contra
Su cultura empresaria
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– Logística
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Lugar (espacio, sillas, acústica, luminosidad)
Cómo se sentarán los participantes
Los medios (parlantes, retros, CD’s, DVD’s, pen drives,
etc.)
Facilidad de Acceso y Salida
Back ups
Breaks
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– Acciones de mitigación y transferencia de riesgos
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Previamente identificar los riesgos
Evaluar su probabilidad de ocurrencia
Evaluar su impacto
Definir planes de acción para cada uno que no quiera
asumir
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– La agenda de la reunión (1/2)
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Objetivos
Participantes
Rol de cada participante, qué debe aportar, cuanto
tiempo tiene para participar, si es escriba o moderador
presentarlo y explicar sus atributos
Revisión de las acciones pendientes de reuniones
anteriores
Lista de temas a tratar en la reunión, en orden de
importancia
Planificación
¿Qué debemos planificar?
– La agenda de la reunión (2/2)
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Tiempo de la reunión, tiempos para cada participación
o para tratar cada tema
Dinámica de la reunión, x ejemplo: agotado el tiempo
de tratamiento de un tema se asignará un responsable
para que siga el tema fuera de la reunión y lo presente en
otra al efecto
Acciones y dueños de las mismas
El cierre de la reunión
Próxima reunión
Preparación
¿Qué debemos hacer antes de la reunión?
– Verificar que el plan de logística se haya ejecutado
– Asegurar la participación de los convocados
– Asegurar que los participantes hayan hecho sus deberes
Conducción
La conducción
– Leer la agenda al inicio
– Nivelar expectativas
– Chequee que la gente haya hecho los deberes, si
no lo hicieron cancele la reunión
– Repase la minuta de la reunión anterior para
verificar las acciones
– Ceñirse a la agenda, no permita temas extra, no
permita excesos
– Focalice constantemente a los participantes en
la agenda
Conducción
La conducción
– Permita retirarse a la gente que no necesite estar
presente a partir de ese momento
– Asegure la participación de todos
– Contenga a los vociferantes
– Asegurar que quienes tienen acciones las acepten y
entiendan
– Que quienes tienen que documentar lo hagan
(minutas)
– Cerrar correctamente la reunión repasando los
acuerdos antes de cerrar
Seguimiento a posteriori
Acciones
– Redacte y distribuya la minuta
– Corrija la minuta con comentarios (sólo la forma o
redacción, no el fondo del asunto)
– Realice el seguimiento de las acciones con cada
participante que las tenga
– Pida feedback a los participantes para mejorar la
próxima reunión
– Reflexione sobre como mejorar la próxima reunión
Reuniones Efectivas
Experiencias, comentarios, opiniones, preguntas?
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Reuniones