Gerenciamiento
Productivo
de
Reuniones
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Vicios en las Reuniones
En general, ¿cómo funciona?:
 Sin objetivos (fuga del tema, la solución para
más adelante ...);
 Los extremos: uno o dos que dominan, o hablan
todos;
 La repetición de temas, o enrollar sobre el tema;
 Sin respeto por el tiempo;
 Escasa participación o compromiso.
Razones de una Reunión
¿ Cuándo y para que reunirse?
 Desarrollar alternativas o ideas
 Compartir puntos de vista y acciones
 Delegar responsabilidades
 Comunicar informaciones, ideas ...
 Encontrar soluciones
 Construir conocimiento
Concepto
¿Qué es una reunión?
Evento que reúne a personas en un determinado
lugar y tiempo con los objetivos previamente
definidos.
Advertencia:
En grupos voluntarios el proceso de discusión
es más importante que la propia decisión.
Los elementos
Componen una reunión
Contenido:
En relación directa con el
tema o una cuestión de si
discutir.
Procedimiento:
Se trata de la Metodologia, la conducta y las
relaciones entre los participantes
(comunicación, motivación y conflictos.)
Tipos de Reunión
Informativa
Negociación / decisión
Planeamiento
Delegación de Tareas
Tipos de Reunión
1) Informativa:
 La preparación previa es esencial.
 Los argumentos de lo que se pasará deben ser
concretos.
 Presentación debe hacerse paso a paso, para
facilitar la comprensión.
 Use ayudas visuales tales como transparencias,
carteles ...
 Siempre que posible, ejemplos de uso,
simulaciones …
Tipos de Reunión
2) Negociación y de decisión:
 Una vez más la preparación es esencial.
Preguntas como:
 ¿qué queremos?
 ¿ qué valor?
 ¿ como el pedido será entregado?
 ¿ en que tiempo ?
… deben ser respondidas por adelantado y
acordado por las personas que van a negociar.
Tipos de Reunión
2) Negociación y de decisión:
 Después de la presentación de la oferta
se cosechan comentarios y se toma la
decisión.
 Es preferible escuchar a todos los
presentes.
TIEMPO: Buscar ponerlo a nuestro favor.
Tipos de Reunión
3) Planificación:
Desarrollar las actividades:
 secuencialmente,
 estructurado y organizada
 tratando de maximizar los resultados.
4) Delegación de acciones:
Distribución de acciones a los participantes con
el fin de realizar la tarea con el mínimo
esfuerzo.
Conducción de Reunión
Antes de la Reunión - Planeamiento
•
•
•
•
•
Definir el THOM de la reunión
Elaborar la pauta
Confirmar fecha, hora, local, invitados…
Garantizar que las providencias sean viabilizadas
Organizar ambiente, materiales...
Movilizar los Participantes
Conducción de Reunión
Antes de la Reunión - Planeamiento
THOM
Tema – ¿Qué asunto será discutido?
Horario – ¿Cuál es el tiempo disponible?
Objetivo – ¿Adónde se quiere llegar?
Método – ¿De qué manera será la discusión?
Responsabilidad
Conducción de Reunión
Durante la Reunión
 Cumplir horarios y Seguir la pauta
 Buscar la participación y el consenso
 Promover la resolución de conflictos
 Concluir los temas (plan de acción)
 Hacer el resumen y evaluar.
Tener Actitud Positiva
Conducción de Reunión
Comunicación no verbal
Actitud Defensiva
 No mirar directamente a su interlocutor;
 Mantenerse alejado de su interlocutor;
 Cerrar y apretar las manos con frecuencia;
 Volver a los pies para la puerta;
 Cruzar a los brazos.
Conducción de Reunión
Comunicación no verbal
Pensativo
 Mirar vagamente el interlocutor por mucho
tiempo;
 Sacar las lentes y ponerlas al
borde de la boca;
 Apoyar las manos en la barbilla;
 Revolver en la barbilla o la nariz;
 Inclinar la cabeza hacia un lado;
 Inclinarse hacia atrás en cuanto escucha;
Conducción de Reunión
Consenso
Método para toma de decisiones y solución
de problemas, con la finalidad que la gente
discuta activamente los temas agregando
experiencias, ideas, conocimientos
y sentimientos.
Consenso no es unanimidad
Conducción de Reunión
Resolución de Conflictos
 Reconocer la existencia;
 Identificar la causa real;
 Escuchar a todos los puntos de vista;
 Identificar soluciones alternativas;
 Buscar soluciones de consenso;
 Seguir con la acción.
Conducción de Reunión
Finalización de la Reunión:
-- ¿Con que información salimos de aquí hoy
que no teníamos al llegar?
- Plan de Acción:
• Por qué
• Cómo
• Cuándo
• Quién
• Cuánto
Conducción de Reunión
Consejos de cierre
 Tome los problemas en serio, pero no se
pierda el humor;
 Tenga la valentía de cometer errores, es decir:
hable, participe. Usted tiene derecho;
 Jamás dé la impresión de que derrotó a la otra
persona;
 Expresiones como "obviamente" no ayudan a
construir relaciones.
Conducción de Reunión
Consejos de cierre
 Haga un Resumen al final de la reunión
 No hay crítica constructiva o destructiva, quién la
recibe es que la califica
 Un cuadro de diálogo sólo se produce cuando
escuchamos la propuesta de otro.
 Inicie en el tiempo, independientemente del número
de personas presentes
Conducción de Reunión
Pos Reunión
 Elaborar el informe
 Organizar el material utilizado
 Contactar participantes poco actuantes
Evitar hacer por los otros
Visite la página de los Núcleos www.nucleus-international.net
SEQUA gGmbH
Consultor Núcleos
Alexanderstr. 10
D-53111 Bonn
Germany
Internet
www.sequa.de
“ Este documento se ha realizado con la ayuda
financiera de la Comunidad Europea. El contenido
es responsabilidad exclusiva de CAINCO y SEQUA
gGmbH y en modo alguno debe considerarse que
refleja la posición de la UE.”
Muchas gracias por su atención.
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