Microsoft Office
EXCEL
Creado por:
Yuliana Vélez Fernández, CADA
Evelyn Velázquez, CCC
Parte de la presentación tomada de:
http://www.slideshare.net/BethAdamczyk/22-excel-basics
Microsoft Excel
Es una aplicación de hoja de cálculo
incluida en el conjunto de programas
que ofrece Microsft Office.
Hoja de cálculo
Está compuesta de columnas y filas. Es
útil para organizar y analizar datos.
Hoja de cálculo… otras funciones
• Crear tablas y gráficas
10
8
6
4
2
0
Mon
Tue
Wed
Thu
Fri
• Fórmulas y funciones para realizar cálculos
=5+7
=B6-C4
=sum(B6:B23)
=AVERAGE(F4:F8)
La ventana Excel
Celda
activa
F3
Barra de Menú
Barra de
Herramientas
Referencia
de celda
Barra de fórmulas
FILA 3
COLUMNA F
Pestañas que
identifican las hojas
Barra de navegación
Celda
• A la intersección entre una columna y una
fila se le llama celda. Cada celda tiene su
propia referencia o identificación
Referencia
Celda activa
El cursor en Excel, luce como
una cruz color blanco.
Botones de navegación
• Estos botones te permiten desplazarse
fácilmente a otra hoja de cálculo dentro
de un libro de Excel.
• El libro viene con tres hojas de cálculo,
pero pueden añadirse más.
¿Cómo moverse en la hoja de
cálculo?
Para recorrer la hoja de cálculo:
• “Tab”
• “Enter”
• Flechas direccionales
•Barras de desplazamiento
Entrada de información
Al entrar información a la celda, ésta
aparecerá simultáneamente en la barra de
formulas.
En Excel, el cursor
luce como una cruz
color blanco
Entrada de Información
• Escoga la celda en la
que desea escribir.
• Si deseas cambiar la
información, da doble
clic en la celda y
corrige.
Tamaño de columnas
El ancho de la columna se puede
modificar o ajustar manualmente o
mediante el empleo de la opción de
autoajuste.
Debe colocar el puntero del ratón sobre
la línea que divide una columna y otra,
cuando aparezca la herramienta de
ajuste, se arrastra hacia el lado.
Inserción de filas
• Siga estos pasos para agregar una fila:
– Haga clic en la fila donde desea agregar una
fila nueva.
– Seleccione Insert → Rows en la barra de
menús. Las filas inferiores se
desplazarán hacia abajo.
Vea ilustración gráfica más
adelante...
Ejemplo
Nota: La interfaz de este programa está en español.
Inserción de columnas
• Haga clic en la columna donde desea
agregar una columna nueva.
• Seleccione Insert  Columns en la
barra de menús. Las columnas
existentes las moverá a la
derecha.
Ejemplo
Selección de varias celdas
• Al hacer clic en la celda el puntero del ratón se
transformará en una cruz grande, color
blanco.
• Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón
y arrástrelo hasta la última celda que desea
seleccionar.
• Al soltar el botón del ratón las celdas
seleccionadas aparecerán sombreadas.
Selección de varias celdas (cont.)
• Para seleccionar celdas que no son
contiguas mantenga pulsada la tecla
Control mientras selecciona los demás.
Selección de columnas y filas
Toda la hoja de
cálculo
Seleccione una columna
Seleccione una
fila
Nota: Al colocar el puntero en el área de columnas o
filas, el cursor se convertirá en una flecha color negro.
Mover o Copiar Información
• Seleccionar los datos
• Sobre la selección oprimir el botón derecho del
ratón y seleccionar “cut” o “copy”
• Luego moverse al lugar donde llevará los datos,
oprimir clic derecho y escoger
la opción “paste”
Pantallas del formato de celdas
Éstas se activan al oprimir Format, en la barra de menú.
Formato de Números
Una de las pestañas en la caja de formato
es “Number”. Esta opción te facilita
aplicar el formato de número más
apropiado para tu trabajo.
Recuerda:
Sombrear primero las
celdas, columnas o
filas en tu hoja de
cálculo.
Fómulas
En Excel todas las fórmulas deben
comenzar con el signo es igual (=),
ejemplo =1+1. Esto es válido para
cualquier fórmula, sencilla o compleja, de
suma, resta, multiplicación o división.
Operadores matemáticos en Excel:
Suma (+) Multiplicación (*)
Resta (-)
División ( / )
Ilustración de una Fórmula
Funciones
• El programa Excel tiene funciones definidas,
que muchas veces facilitan la aplicación de
cálculos.
• Ejemplo:
Para sumar una serie de datos...
Puede usar la fórmula:
=d1+d2+d3+d4+d5, o
Puede usar la función:
=SUM(d1:d5).
Insertar funciones
Se da clic sobre el botón
fx, o se utiliza la opción
Insert  Function.
En la caja de diálogo, se
selecciona la función que
quiero aplicar. Fíjese que
están organizadas en
categorías.
AutoSum
Esta opción suma automáticamente las celdas
escogidas. Éste representa la función SUM.
Copiar fórmulas y funciones
FILL HANDLE
• El “fill handle”aparece en la parte inferior
derecha de la celda activa.
• Al poner el cursor sobre el “fill handle”,
éste se convierte en una cruz color negro.
• Al dar clic y arrastrar se copia el contenido
de la celda hacia la dirección trazada.
Copiar fórmulas y funciones (cont.)
• Fíjese que al copiar fórmulas o funciones,
las referencias de celda o datos van
cambiando.
• Si usted está copiando un valor que debe
mantenerse fijo, tiene que convertirlo a lo
que se conoce como Referencia
absoluta, ésta se plantea así:
$C$4.
Relativa / Absoluta
Relativa
Absoluta
“Merge cells”
• Para centralizar títulos en una hoja de
cálculo. Primero se selecciona la serie
de celdas en las que se va a centralizar.
Cálculo automático
Impresión de un área
Para imprimir sólo una parte de su trabajo:
-Sombrear el área que deseas imprimir
–Presionar File en la barra de menú
–Escoger “PRINT AREA”  “Set print area”
–Finalmente, utilizar el comando Print.
Page Setup Tips
Presionar File en la barra de menú y luego Page Setup
Fit to ___ pages
Ésta opción se utiliza para ajustar la tabla
o diagrama al tamaño de la página si es
que sobresale.
Ésta opción es para imprimir el
documento sin las líneas grises de
división. Debe quitar el marcador de
la opción “Gridlines”. Éste se
encuentra en la pestaña Sheet.
Gráficas
Buffalo Seminary / School Districts
70
60
50
40
30
20
Buffalo Seminary / School Districts
10
70
0
Amherst
Buffalo
Clarence
East Aurora
Kenton
Orchard
Park
Williamsville
Buffalo
Seminary
/ School
Districts other
60
50
Amherst
40
Buffalo
Clarence
30
East Aurora
20
Kenton
Orchard Park
10
Williamsville
0
Amherst
Buffalo
Clarence
East Aurora
Kenton
Orchard Park
Williamsville
other
other
Gráficas
• Selecciona todas las celdas que contienen
información para incluir en la gráfica.
“Chart Wizard”
Chart Wizard – Paso 1 de 4
El Chart Wizard presentará una
selección de tipos de gráficas, cada
uno de los cuales incluye varios
subtipos.
Para avanzar en los
pasos, presionar
Next
Chart Wizard – Paso 2 de 4
• Abrirá una pantalla con
la serie de datos
incluidos en la gráfica.
• Para cambiar el rango
sólo tienes que hacer
clic en la hoja de
cálculo y seleccionar
las celdas con los datos
deseados.
Chart Wizard – Paso 3 de 4
• Se presentarán las opciones que rigen los
elementos que se incluyen en su gráfica.
Por ejemplo, puedes hacer clic en la
pestaña Titles y escribir un título para la
gráfica y los ejes.
Chart Wizard – Paso 4 de 4
• Aquí puedes elegir entre insertar la
gráfica en su propia hoja de cálculo o en
una hoja nueva.
Gracias por su atención...
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