I.E.S. JOSÉ ISBERT
CURSO 07-08
UNIDAD Nº 5
HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
2º E.S.O.
Informática. Hoja de cálculo
1.- QUE ES UNA HOJA DE CALCULO
Es una herramienta informática, desarrollada en la década de los setenta,
capaz de efectuar todo tipo de cálculos con los datos que posee, los
cuales se encuentran relacionados mediante expresiones matemáticas.
Podemos considerar que una hoja de cálculo es algo así como un gran
trozo de papel cuadriculado, que se construye a partir de varias filas y
columnas. En este papel, además de poder introducir datos, se nos
brinda la posibilidad de poder trabajar con ellos directamente.
Las hojas de cálculo permiten:
 Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos, (texto), de
fecha y hora, etcétera.
 Analizar los datos y calcular fórmulas o funciones matemáticas
aplicadas sobre los datos.
 Formatear y representar gráficamente los datos.
Informática. Hoja de cálculo
2.- ¿CÓMO SE ORGANIZA LA INFORMACION EN UNA
HOJA DE CALCULO?
La información que nosotros vayamos introduciendo se organiza en un documento de
trabajo llamado Libro.
Un Libro esta compuesto de Hojas. Por defecto Excel nos muestra sólo tres
Hojas, pero nosotros podemos crear bastantes más.
Cada hoja está dividida en cuadriculas rectangulares definidas por 256 columnas
(que se nombran con letras de izquierda a derecha desde la A hasta la Z,
continuando con AA, hasta AZ; luego BA hasta BZ, y así sucesivamente, hasta
la ultima columna que es la IV) y 65.536 filas numeradas correlativamente de
arriba abajo.
A esas cuadriculas rectangulares en una Hoja de Excel se les denomina celdas.
Informática. Hoja de cálculo
PRINCIPIO DE UNA HOJA DE CALCULO
FINAL DE UNA HOJA DE CALCULO
Columna A
Columna IV
Fila 1
Primera celda
de la hoja
Fila 65536
Informática. Hoja de cálculo
Ultima celda
de la hoja
Podríamos encontrar una comparación entre una Hoja de un Libro de Excel y un
armario de con multitud de cajones pequeños, donde podemos guardar, como
sabes, diodos, resistencias de colores, interruptores, etc.
Hoja del Libro de Excel
Armario con cajones
Cajones
Celdas
¿Qué podemos introducir
en:
Datosnuméricos
numéricos
Datos
Texto
Texto
Fechas
Fechas
Lamparas
Lamparas
Interruptores
Interruptores
DiodosLED
LED
Diodos
Informática. Hoja de cálculo
Cuántos cajones tendríamos en nuestro armario, si lo comparamos con las
celdas de una hoja Excel?
256 columnas
x
65.536 filas = 16.777.216 celdas (cajones)
65.536 filas
256 columnas
Pero esto en una sola hoja, es decir, es como si en un aula-taller podemos disponer
de varios armarios de 16.777.216 cajones cada uno.
Esto nos da una idea de la gran capacidad para almacenar datos y para
poder trabajarlos en lo que es una hoja de Excel, cuanto ni mas en un Libro. Por
tanto es casi seguro que nunca llenarías una hoja de Excel con los datos que
pudiéramos necesitar.
Informática. Hoja de cálculo
3.- INTRODUCCION DE DATOS
Las hojas de calculo admiten cualquier tipo de datos: textos, números, fechas,
formulas, etc., pero a diferencia de los procesadores de texto, es preciso
especificar que tipo de dato es el que introducimos, para que de esta forma el
programa haga el tratamiento correcto a cada tipo de dato, de tal modo que
los números puedan operarse y los textos ejerzan la función de informar pero
no operar.
Los tipos básicos de datos con que trabajan las hojas de calculo son:
Textos o rotulos
Números o valores
Fechas
Formulas
Informática. Hoja de cálculo
NOTAS ALUMNOS
3; 5.2; 10 ; 2;
11-10-02
x 3
Cualquiera que sea el tipo de dato que se introduzca en una celda, debemos
validarlo, es decir, dar la orden para que pase a formar parte de la celda.
La validación de un dato se puede realizar de tres formas distintas:
•
Una vez escrito el dato, pulsando sobre la tecla INTRO. El dato queda
en la celda y el cursor pasa a la celda situada inmediatamente debajo.
(Es quizás la forma que mas se utiliza).
•
Una vez escrito el dato, pulsando con el ratón sobre el botón de validar
que aparece en la Barra de formulas, el cursor se mantendrá en la celda
ocupada por el dato validado.
•
Una vez escrito el dato, pulsamos sobre la tecla del cursor que nos lleve
a la celda sobre la que a continuación queremos escribir (derecha,
izquierda, arriba y abajo). También muy utilizado.
Informática. Hoja de cálculo
4.- CONCEPTOS BÁSICOS. Fila: es un conjunto de varias celdas
dispuestas en sentido horizontal.
 Título de fila: se sitúa siempre a la
izquierda y nombra a las filas mediante
números.
 Columna: es un conjunto de varias
celdas dispuestas en sentido vertical.
 Título de columna: se sitúa siempre en
la parte superior y nombra a las
columnas mediante letras.
 Celda: es la cuadrícula comprendida en
la intersección de una fila y una columna
y en ella se introducen los datos, ya se
trate de texto, números, fechas,
fórmulas, etc. Una celda se nombra
mediante el nombre de la columna,
seguido del nombre de la fila (igual que
en los juegos de hundimiento de
barcos). Por ejemplo, la celda situada en
la intersección de la columna C con la
fila 2, se denomina C2.
 Rango: se denomina rango a un conjunto de
celdas contiguas de una hoja de cálculo.
Se define mediante letras y números. Se
nombra mediante la celda de una esquina
del rango (generalmente la superior
izquierda), dos puntos y la celda de la
esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que
comprende las celdas D4, D5, E4, E5, F4 y
F5 se denomina D4:F5.
A
B
C
D
E
F
Título de columna
1
Celda C2
2
Fila 2
Título
de fila 3
4
5
Rango D4:F5
6
Columna B
Informática. Hoja de cálculo
5.- LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL
El aspecto de la ventana es el siguiente. Se pueden apreciar las distintas partes:
Barra de título
Barra de menús
Barra de formato
Barra de fórmulas
Barra de
herramientas
estándar
Cuadro de
nombre
Zona de trabajo
Barras de
desplazamiento
Barra de estado
Informática. Hoja de cálculo
a) LA BARRA DE TITULO
Lo primero que vemos en la parte superior de la ventana principal de Excel es el nombre
de la aplicación y del libro de trabajo que estamos utilizando.
B) LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR
La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estándar, son verdaderamente
estándar. Se trata de los mismos botones que en otros programas de Microsoft, como
por ejemplo en Word. No obstante, hay algunas diferencias en la manera en que los
botones funcionan, lo que podría causar problemas.
C) LA BARRA DE FORMATO
Con la Barra de Formato puedes cambiar el aspecto de la hoja de cálculo y de sus
números. Como los números son tan importantes dentro de la hoja de cálculo, Excel
dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar
formato funcionan como se espera.
Informática. Hoja de cálculo
D) LA BARRA DE FORMULAS
Debajo de la barra de herramientas se encuentra la barra de fórmulas y celdas. En
ella, iremos viendo el contenido de la celda que seleccionemos y lo que vayamos
escribiendo.
E) LA BARRA DE ESTADO
La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve muy
vacía la mayor parte del tiempo. Su función es la de mantenernos informados sobre
que es lo que está sucediendo y sobre cual es el estado.
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6.- TIPOS DE DATOS Y SU FORMATO
Todas las características que afectan al aspecto visual de la información contenida
en una celda se pueden ajustar de tres modos:
a) por medio de la barra de menús, mediante la opción Formato, haciendo clic en
Celdas...
b) por medio del menú contextual que se despliega
con el botón derecho del ratón cuando nos
encontramos en la celda a la que se quiere ajustar
el formato, mediante la opción "Formato del celdas...“
(o Ctrl+1).
c) Por medio de la barra de herramientas de Formato
Informática. Hoja de cálculo
En el caso de los datos numéricos se pueden establecer distintas formas de
visualización: con o son decimales, con símbolo de moneda, usar el punto separador de
miles, presentar los números negativos precedidos del signo (-) o en color rojo,….. etc.
Cantidades
monetarias
Datos de
contabilidad
Fechas
Números
fraccionarios
Informática. Hoja de cálculo
En el caso de los datos de texto, por defecto, los datos se muestran en las celdas
con fuente Arial en un tamaño de 10 puntos, en negro y sin estilos de fuente.
Si queremos que se muestren los datos
con otras características de fuente,
utilizamos la ficha Fuente del cuadro de
diálogo Formato de celdas.
Existe también la opción de utilizar
WordArt
Informática. Hoja de cálculo
Excel contempla varios formatos predeterminados (autoformatos) que se pueden
aplicar a las tablas de datos. Para ello, previamente se deben seleccionar el
conjunto de datos de la tabla a los que se les quiere aplicar un formato estándar.
Luego se elige la opción de menú Formato y se hace clic sobre Autoformato
A no ser que se indique
lo contrario, se ajusta
la fuente, el estilo de número,
la alineación, los bordes,
las tramas y los tamaños
de celdas.
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7.- SELECCIÓN Y DESPLAZAMIENTO EN UNA
HOJA DE CÁLCULO
 Para seleccionar una celda,
simplemente se pincha sobre ella.
 Para seleccionar toda la hoja, se
pincha el botón Seleccionar todo.
 Para seleccionar una fila completa,
se pincha sobre el título de la fila.
 Se puede cambiar de celda utilizando las
flechas de desplazamiento del teclado y
las teclas Inicio, Fin, Av Pág y Re Pág,
directamente o combinadas con la tecla
<Control>.
 Para seleccionar una columna
completa, se pincha sobre el título
de la columna.
 Para seleccionar un rango se pincha en
una celda de la esquina del rango y se
arrastra hasta la esquina opuesta. o
pulsamos sobre la primera y luego
sobre la última teniendo la tecla Mayús
presionada
Para seleccionar celdas o grupos de celdas
que no sean adyacentes basta seleccionar la
siguiente celda o grupo manteniendo
presionada la tecla Ctrl.
 En hojas muy extensas resulta más
rápido utilizar el cuadro de diálogo Ir
a... (que se puede abrir pulsando la
tecla de función <F5> o Edición  Ir
a...) e introducir o seleccionar la celda
deseada y pinchar Aceptar.
 Para modificar el tamaño de una
columna, se posiciona el puntero del
ratón en la línea divisoria de las
etiquetas de columna y se arrastra.
Informática. Hoja de cálculo
8.- FÓRMULAS
Para introducir una fórmula, se activa la celda correspondiente, se teclea el signo
igual (=) y se introduce la fórmula. Para aceptar se pulsa <Intro> o se pincha en otra
celda.
Operadores aritméticos
Operador
Signo
Ejemplo
Resultado
Potencia
^
6^3
216
Producto
*
6*3
18
División
/
6/3
2
Suma
+
6+3
9
Resta
–
6–3
3
Excel te ofrece la opción de no tener que teclear la misma operación varias veces.
Para ello, debes situarte en la esquina inferior derecha de la celda donde aparece un
pequeño cuadro negro. Al aproximarte a él, el puntero del ratón cambia de aspecto,
pasando de ser una cruz hueca a una cruz negra. Pinchando con el puntero del ratón
sobre la esquina y arrastrando se repetirá la operación a todas las celdas.
Informática. Hoja de cálculo
 Si se quiere que una de las variables de una
fórmula tome el valor de una celda
determinada, dicha variable se ha de sustituir
por el nombre de la celda.
 Cuando una celda está vacía o contiene un
dato no numérico, el cálculo se realizará
tomando cero como valor de esa celda.
Prioridad entre operadores
Prioridad
Operador
Signo
1.°
Potencia
^
2.°
Producto
*
2.°
División
/
3.°
Suma
+
3.°
Resta
–
 Si en una fórmula varios operadores
tienen la misma prioridad, se
realizan las operaciones de
izquierda a derecha.
 Para cambiar el orden de
prioridades en una fórmula se
pueden utilizar paréntesis.
Informática. Hoja de cálculo
Una opción muy interesante es la de Insertar…….función. Cuando
tenemos un conjunto de datos, a veces es interesante realizar la media,
o localizar el máximo o mínimo de un conjunto de datos, o multiplicar por
un factor corrector….etc.
Para ello, hay que seleccionar la celda en la que queremos pegar un
resultado, y en ella insertar la función que va a hallar ese resultado.
Fíjate en el siguiente ejemplo:
Queremos que el promedio de las cantidades
que aparecen en las celdas A2 y B2
aparezca en la casilla seleccionada. Para ello
vamos a Insertar……Función y nos aparece la
siguiente pantalla, en la que seleccionando
un tipo de función y aceptando, se pegará
en la casilla seleccionada y calculará
automáticamente el resultado
Informática. Hoja de cálculo
9.- MODIFICAR
Para insertar una fila se activa una celda
cualquiera de la fila siguiente donde se quiera
insertar la nueva fila y se pincha: Insertar
 Filas, desde la barra de menús.
Para eliminar toda una fila o columna basta
con activar una celda de la misma y pinchar
Edición  Eliminar…, seleccionar la opción
deseada en cuadro de diálogo y pulsar
Aceptar.
Para deshacer la última operación realizada
se pincha el botón Deshacer
de la
barra de herramientas estándar, o se teclea
Control-Z. El botón Deshacer tiene dos
finalidades: por una parte, la acción
«deshacer», que anula la última operación
realizada; y por otro lado, la posibilidad de
apertura de una lista desplegable en la que se
muestran las últimas operaciones, pudiendo
seleccionar aquéllas que se desee deshacer.
Para tener espacio para insertar el título de la
hoja, basta con activar una celda cualquiera de la
primera fila y pinchar Insertar  Fila. Repetir
Insertar  Fila si se desea dejar una fila en
blanco debajo del título.
Para insertar una columna, se procede de forma
similar: se activa una celda cualquiera de la columna
situada a la derecha de donde se quiera insertar la
nueva y se pincha: Insertar  Columnas.
Las operaciones de Copiar, Cortar y Pegar en
Excel funcionan de forma análoga a otros programas
de Windows. En primer lugar se selecciona la celda,
fila, columna, rango u hoja deseada y se pincha el
botón correspondiente de la barra de herramientas
estándar.
Para Mover el contenido de una o más celdas, una
vez seleccionadas, se desplaza el puntero del ratón
hacia el marco de la zona seleccionada hasta que el
aspecto del mismo adopte forma de flecha;
entonces, se pincha y se arrastra al lugar deseado.
Informática. Hoja de cálculo
10.-GRÁFICOS
Para crear un gráfico basta con seleccionar el rango cuyos datos se quieran
representar en el mismo y pinchar en el botón
para arrancar el asistente de
creación de gráficos.
Este asistente guía todo el proceso, que
consta de los siguientes pasos:
 Seleccionar el tipo de gráfico y
pinchar Siguiente.
 Introducir el título del gráfico y los
títulos para el eje X y el eje Y.
Pinchar Siguiente.
 Seleccionar los distintos valores
que se deseen visualizar en el
gráfico y pinchar Siguiente.
 Indicar la ubicación del gráfico (se
permite situarlo en una hoja nueva
(dentro del mismo libro) o en alguna de
las que ya tiene el libro) y pinchar
Finalizar.
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11.- IMPRIMIR
Antes de imprimir se puede ver el aspecto que va a presentar la hoja impresa
pinchando en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas estándar.
Para modificar la configuración de
la página basta con pinchar en el
botón Configuración..., en la vista
preliminar. Se abrirá el
correspondiente cuadro de diálogo
(también se puede abrir pinchando
Archivo  Configurar página...).
Este cuadro de diálogo nos permite:
 Configurar el tamaño del papel y la
orientación, ajustar la escala, elegir la calidad
de impresión y la numeración de páginas.
 Configurar los márgenes y el centrado
de la página.
 Crear encabezados y pies de página.
 Establecer el área de impresión, impresión de
títulos, líneas de división, comentarios, etc.
Una vez configurada la página, se imprime
pinchando el botón Imprimir de la barra de
herramientas estándar o Archivo  Imprimir...
desde la barra de menús, si se desea abrir el
cuadro de diálogo con las opciones de impresión.
Informática. Hoja de cálculo
12.- DOCUMENTOS PREDEFINIDOS
Microsoft Excel cuenta con varias plantillas de documentos predefinidos que se pueden
personalizar. Una de estas plantillas es para la confección de facturas.
Inicio  Nuevo documento de Office  Soluciones de hoja de cálculo 
Factura.
La factura es un documento que detalla las operaciones
de venta de bienes o prestación de servicios, que
expide el acreedor y entrega al pagador.
Una factura debe cumplir los siguientes requisitos:
 Poner su nombre: factura.
 Tener un número de orden.
 Contener el nombre, número de identificación
fiscal y dirección de las partes vendedora y
compradora.
 Debe constar el concepto por el cual se expide, así
como el número de unidades y el importe de cada
uno de los productos y servicios que figuren en la
misma.
 En la factura deben ir desglosados los impuestos
que correspondan.
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Esquema de la Unidad