¿Qué es Microsoft Excel?
Es un programa de la familia de Microsoft
Office que te permite la creación de
formatos mediante el uso de hojas de
Cálculo.
Seguimiento de actividades o procedimientos
Crear formatos con formulas o funciones
Con
Excel
puedes realizar
las
siguientes
actividades:
Elaborar informes de compras, ventas, inventarios, etc.
Consolidar datos
Automatizar tareas.
Alcances de Microsoft Excel 14
CONTABILIDAD
• Se pueden usar las eficaces características de cálculo en Excel
para muchos informes contables y financieros.
DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS
• Tanto para necesidades personales o empresariales, se puede
crear cualquier tipo de presupuesto en Excel.
FACTURACIÓN Y VENTAS
• Es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en este se
pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten.
INFORMES
• Se pueden crear diversos tipos de informes
resúmenes o análisis de datos
para mostrar
SEGUIMIENTO
• Se puede usar para hacer el seguimiento de los datos en una
plantilla utilizando herramientas muy practicas.
Entorno de Excel
¿Cómo entrar a Excel?
1. Da clic en el botón inicio o botón de Windows
2. Buscar el conjunto de programas Microsoft Office
3. Elegir el software Microsoft Excel 2010
Elementos de la ventana
•
•
•
•
•
•
Barra de título
Fichas
Cinta de opciones
Barra de formulas
Área de trabajo
Barra de estado
FICHA FORMULAS
La ficha formulas permite realizar las siguientes actividades:
1. Agregar funciones básicas o avanzadas en una celda.
2. Asigna nombres o rangos para poder trabajar de manera
mas rápida con los datos.
3. Rastrear fórmulas para detectar errores en los cálculos
FICHA DATOS
La ficha datos contiene comandos exclusivos para el manejo de
información. Desde esta ficha se puede hacer lo siguiente:
1. Importar datos de origen diferente a Excel, por ejemplo:
información de Access o archivos de texto.
2. Ordena información ascendente y descendente según sea el
criterio que tu desees
3. Hacer el uso de herramientas avanzadas para agrupar
información y validar datos.
Identificación de los elementos para el trabajo en excel
LIBRO
A los archivos que genera Excel se
les conoce como libro
HOJA DE CALCULO
A su vez cada libro se compone de
tres hojas de calculo que viene por
default , sin embargo se pueden
insertar o eliminar las necesarias
para realizar un trabajo.
FILAS
Una fila se identifica en Excel de
manera horizontal mediante el uso
de un numero.
FILA 4
COLUMNAS
Una columna se identifica de
manera vertical por el uso de una
letra del abecedario
COLUMNA C
CELDAS
Una celda es la intersección de una
fila y una columna , y esta recibe su
nombre mencionando la letra que
corresponde
a
la
columna
precedida por el número que
identifica a la fila.
RANGO DE CELDAS
Un rango de celdas se refiere a un
conjunto de celdas consecutivas.
Este recibe su nombre haciendo
mención de la celda inicial
y
posteriormente el nombre de la
celda final
RANGO B4:D11
Operaciones frecuentes con el manejo de datos
Seleccionar una celda
Seleccionar un rango de celdas
Escribir en una celda
Reemplazar la información de una celda
Modificar los datos de una celda
Borrar los datos que se encuentran en una celda
CREACIÓN DE FORMATOS EN EXCEL
En Excel se pueden crear diferentes tipos de formatos como por ejem
Formatos personales
 Calendarios
 Horarios
 Listas de contactos
Formatos empresariales
 Cotizaciones
 Facturas
 Informes de finanzas
Herramientas para el formato de texto y celdas
Las herramientas que se manejan en Excel son:
Grupo
Comando
Icono
uso
Fuente
Bordes
Agrega
celdas
Fuente
Relleno
Agrega color de fondo a la
celda seleccionada
Alineación
Alineación
superior, media e
inferior
Permiten
elegir
la
alineación
vertical
respecto a la celda
seleccionada
Alineación
Ajustar texto
Permite ajustar las celdas
y el texto de tal forma que
el contenido se visualice
completamente
Alineación
Combinar y
centrar
Convierte dos o
celdas en una sola
Estilos
Estilos de celda
bordes
a
las
mas
Agrega un estilo especifico
a la celda seleccionada
Elaboracion de un formato de cotizacion
Los elementos que debe contener el formato de cotización a
desarrollar son los siguientes:
Herramientas para el formato de texto y celdas
Para configurar el tamaño, márgenes y orientación de una hoja
1.
2.
3.
4.
5.
Activa la ficha diseño de pagina
Ubica el grupo configurar pagina
Activa el comando tamaño y elige la opción carta
Activa el comando márgenes y selecciona normal
Selecciona el comando orientación y da clic en vertical
Para insertar imagen y establecer tamaño
1.
2.
3.
4.
Selecciona la celda A1, da clic en la ficha insertar
Ubica el grupo ilustraciones y selecciona el comando imagen
Selecciona la imagen correspondiente
De la ficha formato, grupo tamaño establece los valores de la siguie
Para agregar datos del encabezado
1. Selecciona el rango de celdas d4:h4, combina y centra las celdas
2. Escribe «Tecnología y vanguardia S.A de C.V.»
3. Del grupo fuente activa el comando tamaño y establece un tamaño de 18
puntos
4. Combina y centra el rango D5:H5 y escribe «Av. Juan de Palafox No 52456
Col. Centro, Veracruz, Ver.
5. Combina y Centra el rango D6:H6 y escribe «Teléfono – Fax 8 68 45 77
6. Combina y centra B10:H10 y escribe «Solicitud de cotización»
7. De la ficha inicio, ubica el grupo estilos y activa el comando estilos de celda
8. De la lista desplegable en la categoría de títulos y encabezados elige el
estilo titulo
Para delimitar areas con bordes de la sección cotización
1. A partir de la ceda c13 anota los datos a continuación
2. Selecciona el rango de celdas de C14:G28 y del grupo fuente activa el
comando bordes.
3. Da clic en la opción todos los bordes y notaras que las celdas del rango
seleccionado adquieren bordes alrededor de cada celda
4. En la celda F27 escribe «Importe» en la celda F28 «Iva» y en F29 «Total
general»
5. Selecciona las celadas G27 y G28 y aplica el estilo de celda titulo 3
6. Selecciona las celdas F29 y G29y aplica el estilo de celda total
¿ QUE ES UNA PLANTILLA ?
Una plantilla es un archivo de Excel pre-formateado que puede contener
fórmulas, objetos o diseños definidos, listos para que puedas cambiar lo que
sea necesario y crear tu propio formato.
Excel proporciona dos tipos de categorías de plantillas disponibles :
PLANTILLAS DE EJEMPLO:
• Estas plantillas se encuentran instaladas en tu computadora
y puedes hacer uso de ellas cuando lo requieras.
Plantillas desde Office.com
• Estas plantillas se encuentran en el sitio de Microsoft Office.
Para poder tener acceso a ellas necesitas conexión a
Internet.
Elaboración de calendario
1. Da clic en la ficha Archivo.
2. De la vista Microsoft Backstage da clic en la opción Nuevo.
3. En la categoría de Plantillas de Office.com selecciona la opción
Calendarios.
4. Da clic en la opción Calendarios de 2011 y elige el diseño Calendario de
Pequeña Empresa (cualquier año Lun-Dom).
5. Pulsa el botón Descargar para almacenarlo en tu computadora.
ELABORACION DE LISTAS DE PRECIOS:
1. Selecciona la categoría de Listas y elige la carpeta Negocios.
2. Da clic en el diseño de Lista de precios de Productos y da clic en el
botón Descargar.
3. En la fila 1 cambia la información que corresponda a los datos de la
empresa.
4. En la fila 3 agrega en el campo respectivo el número telefónico.
5. En la celda E4 coloca la fecha del día de hoy.
6. Selecciona el Tema y combinación de colores
7. En la celda A1 inserta un logotipo.
1. Activa el libro que contiene el Calendario.
2. De la ficha Inicio grupo Celdas, activa el comando
Formato.
3. En la sección Organizar Hojas busca el comando Mover
o Copiar Hojas y da clic.
4. En el recuadro que aparece habilita estas opciones:
5. Se abrirá un nuevo Libro de Excel que contendrá el formato que
moviste. Realiza la misma acción pero ahora copiando los dos archivos
restantes al Libro1.
6. Al finalizar, tus formatos deberán quedar en el mismo archivo.
7. Cambia los nombres de las hojas dando doble clic sobre la etiqueta y
asignando el nombre que corresponda. Esto te permitirá identificarlos
fácilmente.
¿Qué es el Formato Condicional?
El Formato Condicional es una herramienta que permite resaltar celdas
cuando estas cumplen con una condición establecida en los datos que estés
utilizando.
Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de
Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica.
Tipos de Formato Condicional
Microsoft Excel 14 ofrece diferentes Categorías de Formatos Condicionales
para que las puedas aplicar según tus necesidades.
Para crear un Formato de Control
1. Ajusta el ancho de las Columnas como se muestra:
2. Combina y Centra las siguientes Celdas aplicándoles el formato
mencionado.
3. Selecciona el rango de Celdas B9:J32 y aplica Todos los Bordes.
4. En la celda M1 inserta la imagen llamada Jardin_Arcoiris.jpg y ajústala
hasta la celda I5.
5. Escribe la siguiente información en las celdas:
6. El texto que acabas de agregar a las celdas no se visualiza completo
debido al tamaño que estas tienen, para que esto no suceda realiza lo
siguiente:
• Selecciona el Rango E9:J9
• En la ficha Inicio ubica el grupo Alineación.
• Activa la herramienta Ajustar texto.
• Da clic en la herramienta Orientación y elige la opción Girar texto
hacia arriba.
7. En la celda B34 escribe el Texto “Observaciones:”
El resultado final de la elaboración del formato es el siguiente:
¿Para qué sirve la herramienta
Rellenar?
La herramienta rellenar permite la creación de series dentro de una hoja de
cálculo. Estas series pueden ser una secuencia de números, elementos
relacionados o bien una repetición de valores.
Esta herramienta lo único que necesita para poder hacer uso de ella es tener
valores iniciales para que defina la secuencia de datos.
Para utilizar la herramienta Rellenar.
1. Selecciona la Celda B10 y digita el número 1, en la
B11 el número 2 y en B12 el 3.
2. Selecciona el Rango B10:B32 y activa la ficha
Inicio.
3. Del grupo Modificar da clic en la herramienta
Rellenar.
4. Da clic en la opción Series.
5. En el cuadro de diálogo Series modifica los
elementos de tal manera que queden como a
continuación:
6. La serie continuará hasta que termine el rango seleccionado.
9. En la Columna “Nombre” anota estos datos:
Para aplicar Formato Condicional con Reglas de Celdas.
1. Selecciona el rango E10:K32
2. En la ficha Inicio grupo Estilos, activa el comando Formato Condicional.
3. Selecciona la categoría Resaltar Reglas de Celdas.
4. Elige la opción Igual a.
5. Establece los siguientes valores en el cuadro de diálogo:
Para imprimir formatos de Excel.
1. Activa la ficha Archivo (Antes de esto asegúrate de que ya no se
realizará ningún cambio en la información).
2. En la vista Microsoft Backstage selecciona la opción Imprimir.
• Si deseas imprimir solo la hoja de cálculo sobre la que estás trabajando
elige la opción Imprimir Hojas Activas.
• Cuando quieres imprimir todo el libro, activa la opción Imprimir todo el
Libro.
• Una vez configuradas las opciones de impresión, da clic en la opción
Imprimir.
Descargar

Microsoft Excel 14