Es realmente importante
el Manejo del Cambio
(Change Management)
en los Proyectos Informáticos ?
Antecedentes
• En la década de los 80’s se comienza a reconocer
que muchos proyectos informáticos fallaban porque
no se había puesto suficiente atención en el
componente humano afectado por el cambio
introducido por aquéllos.
• Change Management aparece como una metodología
estructurada en firmas de consultoría (Ernst &
Young, PriceWaterhouse, ...) a comienzos de la
década de los 90´s.
Manejo del Cambio
en los Proyectos Informáticos
Una de las definiciones originales:
“Un enfoque estructurado para
prevenir, detectar y manejar las
resistencias del componente humano,
generadas por el cambio introducido
por el desarrollo de un proyecto.”
Manejo del Cambio
en los Proyectos Informáticos
Objetivos generales definidos
•
Minimizar el impacto ocasionado en el
recurso humano por efecto de la presencia
del cambio introducido por un proyecto
•
Potenciar el éxito del proyecto, minimizando
los riesgos de implantación.
•
Lograr la motivación del elemento humano,
cambiando el acatamiento o la sumisión por
el compromiso.
Gerencia Sistémica
de los Proyectos Informáticos
GENTE
TECNOLOGIA
PROCESOS
Cuestionamientos
• En nuestro medio, qué tanto ha contribuído
realmente Manejo del Cambio al éxito de los
proyectos informáticos en los cuales ha estado
presente?
• Qué factores han limitado el beneficio esperado?
• Qué puede hacerse para mejorar el escenario?
Respuestas Posibles
Limitantes
A pesar de haber estado presente en múltiples
proyectos, sólo unos pocos de éstos pueden
comprobar que Change Management desempeñó
un papel importante en el apalancamiento del
resultado.
Respuestas Posibles
Limitantes
a.
Change Management: término muy mencionado, pero existe
diversidad de entendimientos alrededor de su esencia y su
alcance
b.
Limitación / deformación de la metodología
c.
No se percibe claramente su importancia
d.
No hay una relación clara de su enlace o posicionamiento con
Project Management
e.
Consultores desconocedores de las características de los
proyectos informáticos
f.
Calidad de los consultores practicantes
g.
Ausencia de ofertas de capacitación
h.
Carencia de instrumentos de diagnóstico
Respuestas Posibles
Limitantes
a.
Diversidad de Entendimientos
–
Confusión en los términos
•
•
•
Problem Management
Risk Management
Change Control
–
Organizational Alignement
–
Organizational Development
–
Business Transformation
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Medición de los Procesos/
Logros a Corto Plazo
Alineación de la Cultura
8
1
Comunicación
Capacitación
7
2
Los ocho (8) Factores de Riesgo
tradicionalmente mencionados
6 en
el Éxito de un Proyecto
3
Equipo de Cambio
Gestión de RRHH
5
Estructura y
Diseño Organizacional
4
Compromiso de los Involucrados
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Planeación
Inicio
Implantación
Fases en el Manejo del Cambio
Consolidación
y Seguimiento
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Alineación de la
Cultura
•
•
•
Comunicación
•
•
Equipo de
Cambio
Compromiso de
Involucrados
Estructura y
Diseño
Organizacional
•
Identificar el estado actual de la visión global
del proceso de cambio y su grado de
difusión
Identificar las barreras para el cambio
Analizar requerimientos de comunicación:
objetivos, mensajes, canales
Analizar herramientas de comunicación de
EAAB
Definir la estrategia de comunicación del cambio
•
•
Seleccionar los miembros del equipo de
cambio
Determinar roles y responsabilidades
Establecer necesidades de capacitación
•
Identificar personal clave, objeto del cambio
•
Identificar resistencias
•
Formular estrategia de promoción del
compromiso y manejo de resistencia
•
Identificar estructura organizacional actual
asociada a procesos en reingeniería
INICIO
IMPLANTACIÓN
•
•
Definir Visión del proceso de cambio
Definir acciones de integración y manejo de
barreras
•
Monitorear el plan de implantación acorde con la
visión definida
•
Desarrollar acciones de alineación
•
Alinear e integrar planes de acción definidos
•
Monitorear y ajustar según avance
•
Formular plan de comunicación
•
•
Desarrollar plan de comunicación
Monitorear y ajustar según avance
•
•
Desarrollar plan de trabajo
Supervisar a equipo de cambio
•
•
Ajustar según avance
Complementar capacitación
•
•
Iniciar capacitación
Diseñar plan de trabajo
•
Formular plan de acción promoción del
compromiso y manejo de la resistencia
•
•
Desarrollar plan
Monitorear y ajustar según avance
•
Identificar requerimientos de ajuste a partir de
reingeniería
Identificar factores culturales asociados a la
organización
Definir estructura futura
•
Coordinar implantación estructura organizacional
aprobada
Monitorear y ajustar según avance
•
•
•
Estructuración de las Actividades
CONSOLIDACIÓN
Y SEGUIMIENTO
• Establecer pautas
para consolidar el
conocimiento
transferido
• Proporcionar
criterios para
desarrollar un
seguimiento y
evaluación del
impacto del cambio
• Proporcionar pautas
para el
mantenimiento y
evolución de una
gestión del cambio
guiada por el equipo
del Cliente
GESTIÓN DEL CAMBIO
EFECTIVA
PLANEACIÓN
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Alineación de la
PLANEACIÓN
•
Alineacion de la cultura
•
•
Comunicación
•
•
Equipo de
Cambio
•
Identificar el estado actual de la visión global
del proceso de cambio y su grado de
difusión
Identificar las barreras para el cambio
Analizar requerimientos de comunicación:
objetivos, mensajes, canales
Analizar herramientas de comunicación de
EAAB
Definir la estrategia de comunicación del cambio
•
•
Seleccionar los miembros del equipo de
cambio
Determinar roles y responsabilidades
Establecer necesidades de capacitación
•
Identificar personal clave, objeto del cambio
•
Identificar resistencias
•
Formular estrategia de promoción del
compromiso y manejo de resistencia
•
Identificar estructura organizacional actual
asociada a procesos en reingeniería
INICIO
•
•
•
Definir Visión del proceso de cambio
Definir acciones de integración y manejo de
barreras
Alinear e integrar planes de acción definidos
•
Formular plan de comunicación
•
•
Iniciar capacitación
Diseñar plan de trabajo
• Identificar el estado actual de la
visión global del proceso de
cambio y su grado de difusión.
Compromiso de
Involucrados
Estructura y
Diseño
Organizacional
IMPLANTACIÓN
•
Monitorear el plan de implantación acorde con la
visión definida
•
Desarrollar acciones de alineación
•
Monitorear y ajustar según avance
•
•
Desarrollar plan de comunicación
Monitorear y ajustar según avance
•
•
Desarrollar plan de trabajo
Supervisar a equipo de cambio
•
•
Ajustar según avance
Complementar capacitación
•
Formular plan de acción promoción del
compromiso y manejo de la resistencia
•
•
Desarrollar plan
Monitorear y ajustar según avance
•
Identificar requerimientos de ajuste a partir de
reingeniería
Identificar factores culturales asociados a la
organización
Definir estructura futura
•
Coordinar implantación estructura organizacional
aprobada
Monitorear y ajustar según avance
•
• Identificar las barreras para el
cambio.
•
•
CONSOLIDACIÓN
Y SEGUIMIENTO
• Establecer pautas
para consolidar el
conocimiento
transferido
• Proporcionar
criterios para
desarrollar un
seguimiento y
evaluación del
impacto del cambio
• Proporcionar pautas
para el
mantenimiento y
evolución de una
gestión del cambio
guiada por el equipo
del Cliente
Estructuración de las Actividades (ejemplo)
GESTIÓN DEL CAMBIO
EFECTIVA
Cultura
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Alineación de la
PLANEACIÓN
•
•
Monitorear el plan de implantación acorde con la
visión definida
•
Desarrollar acciones de alineación
•
Monitorear y ajustar según avance
•
•
Formular plan de comunicación
•
•
Desarrollar plan de comunicación
Monitorear y ajustar según avance
Iniciar capacitación
Diseñar plan de trabajo
•
•
•
•
Desarrollar plan de trabajo
Supervisar a equipo de cambio
Ajustar según avance
Complementar capacitación
Mapa del estado actual de la visión
global del proceso de cambio
•
•
Comunicación
•
•
Equipo de
Cambio
•
•
•
IMPLANTACIÓN
Definir Visión del proceso de cambio
Definir acciones de integración y manejo de
barreras
Alinear e integrar planes de acción definidos
Alineacion de la cultura
•
INICIO
Compromiso de
Involucrados
Estructura y
Diseño
Organizacional
•
•
•
Identificar el estado actual de la visión global
del proceso de cambio y su grado de
difusión
Identificar las barreras para el cambio
Analizar requerimientos de comunicación:
objetivos, mensajes, canales
Analizar herramientas de comunicación de
EAAB
Definir la estrategia de comunicación del cambio
Seleccionar los miembros del equipo de
cambio
Determinar roles y responsabilidades
Establecer necesidades de capacitación
•
Identificar personal clave, objeto del cambio
•
Identificar resistencias
•
Formular estrategia de promoción del
compromiso y manejo de resistencia
•
Identificar estructura organizacional actual
asociada a procesos en reingeniería
Barreras para el cambio
identificadas
•
•
•
Formular plan de acción promoción del
compromiso y manejo de la resistencia
•
•
Desarrollar plan
Monitorear y ajustar según avance
•
Identificar requerimientos de ajuste a partir de
reingeniería
Identificar factores culturales asociados a la
organización
Definir estructura futura
•
Coordinar implantación estructura organizacional
aprobada
Monitorear y ajustar según avance
•
•
•
Determinación de los Productos (ejemplo)
CONSOLIDACIÓN
Y SEGUIMIENTO
• Establecer pautas
para consolidar el
conocimiento
transferido
• Proporcionar
criterios para
desarrollar un
seguimiento y
evaluación del
impacto del cambio
• Proporcionar pautas
para el
mantenimiento y
evolución de una
gestión del cambio
guiada por el equipo
del Cliente
GESTIÓN DEL CAMBIO
EFECTIVA
Cultura
Respuestas Posibles
Limitantes
b. Deformación de la Metodología
Medición de los Procesos/
Logros a Corto Plazo
8
Alineación de la
Cultura
1
Capacitación
7
2
6
3
Gestión de
RRHH
Equipo de
bb Cambio
5
Estructura y
Diseño Organizacional
b
Comunicación
4
Compromiso de los
Involucrados
Limitación en los Factores de Riesgo a considerar
Respuestas Posibles
Limitantes
c. Importancia no clara
– Frecuentemente se considera como un “nice to have”
– Dificultad en justificar su costo y su presupuesto
– Los usuarios pretenden definir su alcance sin análisis
Respuestas Posibles
Limitantes
d. Relación con Project Management
– No se menciona en PMIBOK
– No se considera un conocimiento requerido por los Project
Managers
– Algunas situaciones pueden duplicarse con el
gerenciamiento del recurso humano del proyecto
Respuestas Posibles
Limitantes
e. Consultores que desconocen las características de los proyectos
informáticos
– Muchos problemas giran alrededor del (de los) temas del
proyecto
– Las estrategias pueden girar alrededor de los temas del
proyecto
Respuestas Posibles
Limitantes
f. Calidad de los Consultores Practicantes
– No formación formal
– No certificación
– Conocimiento básico adquirido a través de participación en
proyectos (incompleto)
– Improvisación de las firmas de Consultoría
Respuestas Posibles
Limitantes
g. Ausencia de ofertas de capacitación
– “El Líder del Cambio”
– Aislada y limitadamente en especializaciones de Gerencia de
Proyectos
Respuestas Posibles
Limitantes
h. Carencia de instrumentos de diagnóstico
– Pocos instrumentos
– Instrumentos improvisados
– Calidad dudosa
Respuestas Posibles
Propuestas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Adoptar una definición con un enfoque más amplio
Posicionar el tema con otros relacionados
Incluir el tema en los programas de Gerencia de Proyectos
Estructurar y ofertar especializaciones en el tema
Acusiosidad en la determinación de los factores de riesgo
Utilizar instrumentos de diagnóstico elaborados por especialistas
Exigencias de los contratantes
Respuestas Posibles
Propuestas
1. Adoptar una definición más amplia:
“Un enfoque estructurado para prevenir,
detectar y manejar las resistencias del
componente humano, generadas por el
cambio percibido o introducido durante el
desarrollo de un proyecto o a la finalización
del mismo.
Respuestas Posibles
Propuestas
2. Posicionar el tema frente a otros relacionados
Completitud
de la Vision
Business Transformation
Organizational Development
Mergers &
Aquisitions
Value Based
Management
Learning Solutions
Change Management
Performance Measurement
Activity Based
Management
ASE
Remuneration
Stakeholders
Involvement
Competency
Modeling
Training &
Education
Change
Awareness
Teaming Communication
Leadership Effectiveness
Job Design
Risk
Management
Organizational Design
Culture
Assessment
Knowledge
Management
Balanced
Scorecard
Transformation
Strategy
Development
Program
Management
Habilidad para ejecutar
Respuestas Posibles
Propuestas
3. Incluir el tema en los programas de Gerencia de Proyectos
• Debe hacerse claridad sobre su papel, posicionamiento y
relación con respecto a las otras disciplinas de PM
• El objetivo es dejar un conocimiento claro más que formar
un especialista
• Resaltar su importancia
Respuestas Posibles
Propuestas
4. Estructurar y ofertar especializaciones sobre el tema
•
•
•
•
Enfoque práctico
Con base en una metodología
Asesoramiento de especialistas
Certificación
Respuestas Posibles
Propuestas
5. Acusiosidad en el análisis y la determinación de los Factores de
Riesgo en cada proyecto
– Cada proyecto es diferente a los demás
– Habilidad y experiencia para identificar factores adicionales
de riesgo:
• Claridad y unidad de la visión
• Armonía al interior del equipo de proyecto (relación con Project
Management)
• Relación entre el equipo de proyecto y los usuarios
• Amenaza de factores externos
Respuestas Posibles
Propuestas
5. Acusiosidad en el análisis y la determinación de los Factores de
Riesgo en cada proyecto
Alineación de la
Cultura
N+1
N
1
Medición de los Procesos/
Logros a Corto Plazo
8
2
7
3
Capacitación
6
Comunicación
Equipo de Cambio
4
5
Gestión de
RRHH
Compromiso de los
Involucrados
Estructura y
Diseño Organizacional
Respuestas Posibles
Propuestas
6. Utilizar instrumentos de diagnóstico elaborados por especialistas
–
–
–
–
Diversidad
Objetivos claros
Alta adaptabilidad
Capacitación en su aplicación y uso
Respuestas Posibles
Propuestas
6. Exigencias de los contratantes
–
–
–
–
Experiencia exitosa
Certificación de formación formal
Conocimiento del tema del proyecto principal
Material de apoyo, instrumentos de diagnóstico
Descargar

LA IMPORTANCIA DE UNA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL