
Todo evento implica como objetivo:
ESTABLECER UN VÍNCULO DE
COMUNICACIÓN ENTRE PERSONAS, sean o
no de diferentes sectores sociales o
nacionalidades. Es un sistema GENERADOR
DE COMUNICACIÓN.
1
•El evento genera MENSAJES
2
• Intencionales (voluntarios)
• Explícitos
• No intencionales (involuntarios)
3
• Estos mensajes serán reflejados por los
medios de comunicación
MASS
MEDIA
MICRO
MEDIA
Cada uno de ellos
tomará contacto
con el público y
ellos generarán una
IMAGEN DEL
EVENTO

OBJETIVOS DE IMAGEN INSTITUCIONAL
 Eventos con públicos internos o externos

OBJETIVOS CON FINES COMERCIALES
(Promoción de ventas o Marketing Promocional)





Entrega de muestras
Degustaciones
Demostraciones
Lanzamientos
Concursos
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los
mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo
deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos
encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar
los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el
objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación, considerar
diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.
La planificación será fundamental para una buena
coordinación entre todas las partes que intervienen
en la realización del evento y permite aumentar las
posibilidades de tener resultados positivos.
El plan debe convertirse en una estrategia
consistente representada por acciones concretas.
Debe plantear y detallar acciones dirigidas a
cumplir objetivos específicos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a
efectuar, anticipar los posibles problemas por
resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y
responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento
que permitan evaluar los avances y resultados.
La selección y concepción específica de un evento y
el tener un propósito claro y concreto son cruciales
para tener éxito en su realización.
•Definición de objetivos generales y específicos.
•La temática y dinámica del evento.
•El perfil del grupo de organizadores, conferencistas
y participantes.
•La estructura de organización y la distribución de
funciones.
•La mecánica de trabajo y sus procedimientos.
•Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de
dinero.
•La contratación de lugares y servicios.
•La propuesta de actividades técnicas, recreación y
acompañantes.
•La asignación de responsabilidades y las fechas de
ejecución.
•Las proyecciones de ventas y beneficios
•Las estrategias de comercialización y difusión.
•Posibles contingencias y soluciones.
•Alternativas de acción en caso de desviaciones del
plan original.
•La capacitación del personal.
•Elaboración de mecanismos de supervisión, control
y evaluación.
•Elaboración de listas de comprobación.
•CONSIDERACIONES BÁSICAS GENERALES
•Fechas convenientes para la realización del
evento.
•Lugar y sede.
•Temática general.
•Cuántos y quiénes serán los ponentes y
participantes.
•Invitados especiales.
•COMPRENSIBLE, CLARO Y SENCILLO.
•FLEXIBLE Y ADAPTABLE PARA PODER AJUSTARSE
RÁPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE SE
PRESENTEN.
•PREPARADO Y REDACTADO DE FORMA TAL QUE
PUEDA SER COMPRENDIDO POR TODOS LOS
IMPLICADOS.
•ESTAR ÍNTIMAMENTE LIGADA CON LOS
RECURSOS DISPONIBLES PARA LA REALIZACIÓN
DEL EVENTO
•Se establecen objetivos claros y definidos.
•Se establecen programas con metas para su
alcance.
•Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de
los recursos disponibles.
•Facilita el alcance progresivo de las metas
planteadas y las revisiones prácticas y efectivas.
•Coordina y unifica los esfuerzos del grupo
organizador.
Los eventos empresariales estimulan a los
diferentes miembros de una organización a
reunirse como grupo y proporcionan un
interés especial al ciclo de vida de una
compañía.
Con ellos se pueden celebrar progresos,
estimular la motivación y el compromiso,
promover la cohesión y reforzar el espíritu
corporativo.
Las empresas comunican sus mensajes a
través de los eventos más diversos. Procuran
por este medio integrar el trabajo y la familia,
ser aceptadas por la comunidad en la que se
desempeñan, establecer vínculos
privilegiados con la prensa, atender a sus
clientes, sorprender a sus clientes
potenciales , acercarse al gobierno o
conocer a la competencia.
Las secretarias ejecutivas en la actualidad
deben manejar cada vez más las relaciones
públicas y el ceremonial, y dentro de las
comunicaciones, uno de los aspectos que ha
cobrado mayor fuerza es la organización de
eventos, concebidos con el sello y la cultura
de la compañía, es decir, con un estilo
propio.
•Por qué organizar eventos corporativos?
•Porque las ceremonias son necesarias en todas
las organizaciones.
•Porque son las que mantienen los lazos de unión
entre las personas que la integran.
•Permiten construir y desarrollar una visión
compartida de los objetivos propuestos.
•Dan un marco a la vida de la empresa como
elemento integrador de su cultura, expresando y
reforzando sus valores.
•ATRIBUTOS
•Rituales de apertura y cierre.
•Musicalización (selección de canciones y calidad del
sonido)
•Vestimenta y símbolos (banderas, colores de la empresa)
•Relatos vinculados a la historia de la compañía
•Decoración y ambientación
•Estímulos sensitivos (luces, sonidos, fragancias, texturas)
•La armonía de todos los ingredientes mencionados.
•En el logro de la armonía de los elementos
mencionados se ponen de manifiesto las
emociones, el sentimiento de pertenencia, de
compañerismo, se refuerza la tradición, los
valores compartidos, la creatividad y el
reconocimiento.
•REUNIONES
•En la actualidad, el trabajo en equipo
demanda entablar negociaciones,
presentaciones y una innumerable cantidad
de actividades que requieren organizar
encuentros como parte del negocio. Las
reuniones son la modalidad de trabajo que
privilegian las grandes empresas para llevar
adelante su gestión
•REUNIONES
•Pueden celebrarse dentro de la empresa, en
una oficina o sala de reuniones, o fuera de
ella, en otra compañía o en un lugar neutral
para las partes involucradas como clubes,
hoteles o salones. El montaje podrá
resolverse de distintos modos de acuerdo a la
cantidad de participantes y dinámicas de
trabajo.
•PAUTAS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS
•Puntualidad y respeto por los demás
•Planificación de todos los detalles
•Invitación formal por escrito a los participantes
•Tener claro el objetivo de la reunión
•Elaborar la agenda de los temas a tratar
•Tiempo estimado de duración
•PAUTAS PARA LOGRAR REUNIONES EFECTIVAS
•Analizar si el tema justifica la convocatoria a una
reunión o se podría resolver de otro modo.
•Prever un tiempo adicional para consultas o
debates
•Colocar en una mesa auxiliar biromes, lápices y
hojas blancas por si fuera necesario
•Realizar la prueba de todo tipo de equipos con
anterioridad
•Verificar la posibilidad de cargas de baterías
•DESAYUNOS DE TRABAJO
•Esta actividad favorece la relación entre los
asistentes, además de que los predispone a una
actitud positiva.
•Un desayuno de trabajo puede organizarse para:
•Discutir de un tema específico entre pares
•Informar novedades
•Evaluar un negocio
•Presentar propuestas
•Realizar una presentación a la empresa
•Llevar a cabo actividades de capacitación
•BRUNCH
•Esta palabra de origen inglés se ha instalado en las culturas
de las grandes ciudades del mundo.
•El brunch es una combinación entre el desayuno y el
almuerzo (breakfast+luch).
•Se sirve a partir de media mañana y hasta las 15 hs.
•Los menús son generosos en cantidad y calidad y pueden
ofrecerse servicios dulces y salados.
•Se trata de una reunión informal que puede ofrecerse con
modalidad buffet o mesa americana.
•ALMUERZO DE TRABAJO
•Los almuerzos de trabajo se celebran los días hábiles para
tratar temas laborales o comerciales fuera del ámbito de la
oficina, procurando crear un clima más distendido.
•Se elige un estilo, se confecciona la lista de invitados y se
definen los detalles que compondrán la organización
integral.
•Se invita a partir de las 12.45 y hasta las 13.30. la
puntualidad es rigurosa, ya que el tiempo será acotado.
•COMIDA DE NEGOCIOS
•Las comidas de negocios se celebran durante la noche,
comenzando entre las 20.30 y las 22, de acuerdo a las
costumbres del anfitrión y el estilo elegido. Pueden
organizarse en la casa de alguno de los directivos o en un
restaurante.
•INAUGURACIÓN DE OFICINAS
•Es la presentación en sociedad de un nuevo lugar de
trabajo, como parte de la construcción de la imagen e
identidad de una empresa.
•Puede estar asociada al lanzamiento de una nueva
compañía, de un nuevo proyecto o de una nueva etapa.
•Puede haber un corte de cintas , aunque no es obligatorio y
deberá dedicar unas palabras a los presentes el presidente
de la compañía
•LANZAMIENTOS
•Implicar dar a conocer un nuevo producto o servicio, así
como reposicionar uno en vigencia, en un ambiente festivo,
ante uno o más públicos, de acuerdo con el estudio de
mercado realizado previamente.
•El espíritu de estos eventos busca contagiar una energía
renovada entre los participantes, durante el evento y con
posterioridad a él.
•En este tipo de eventos es fundamental la creatividad para
potenciar la motivación y crear un impacto entre los
asistentes.
•VISITAS GUIADAS
•Las compañías han comprendido que dentro de la
comunicación estratégica, deben abrirse para ser
conocidas, y sobre todo, para ser apreciadas y deseadas.
•En este marco, la visita guiada constituye una herramienta
de comunicación excepcional para acercarse al público,
transmitir la misión y la visión de la empresa, así como la
identidad corporativa; mostrar la cultura organizacional, los
valores, la forma en que se trabaja.
•Contribuye a consolidar y mejorar la imagen de la
compañía entre sus diferentes públicos.
•VISITAS GUIADAS
•Se suelen estipular horarios específicos y un recorrido que
permita observar las diferentes áreas de la empresa.
•Los visitantes son conducidos por una guía, se asiste a una
charla didáctica, se exhibe material audiovisual y se efectúa el
recorrido por las instalaciones.
•Puede ofrecerse un desayuno o refrigerio al finalizar el
recorrido, o realizar un intermedio si la visita fuera más
prolongada.
•Al finalizar se entrega (si correspondiera), una bolsa o caja
con obsequios con los productos que allí se fabrican.
•FAMILY DAY
•Viendo a la familia como el principal sostén del empleado,
las empresas destinan parte de sus esfuerzos a organizar
eventos de integración familiar.
•Suelen realizarse actividades outdoor (al aire libre)
•El programa debe ofrecer variedad de acuerdo a las
edades y ser dirigidas por especialistas
•Así se fortalece la imagen corporativa al transmitir un
mensaje claro de empresa interesada por el bienestar de
sus miembros de manera integral.
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