UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE
SANTANDER
CAPACITACIÓN EN RÉGIMEN DE
CONTRATACIÓN
Dirección de Contratación y Proyectos de
Inversión
Control Interno y Evaluación de Gestión
Dirección de Control Interno Disciplinario
ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS
CONTRATOS
SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE
SELECCIÓN DEL CONTRATISTA:
1.
Planeación del Contrato.
2.
Informe de Oportunidad y Conveniencia .
3.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
4.
Coordinación y Control del proceso por el Director
de Contratación y Proyectos de Inversión .
5.
Pliego de Condiciones.
6.
Soporte Asesoría Jurídica .
PLANEACIÓN DEL CONTRATO
UNIDAD GESTORA:
Para contratar se requiere dar respuesta a las
siguientes preguntas
1.
¿Cual es necesidad que la
satisfacer con la contratación?
2.
¿Para qué lo necesita ?
3.
¿Por que lo necesita ?
4.
¿Cómo lo necesita ?
Unidad
pretende
PLANEACIÓN DEL CONTRATO
UNIDAD GESTORA:

Identificar el objeto del contrato.

Señalar especificaciones técnicas.

Modalidad de contratación

Verificar su coherencia con las políticas, planes,
programas y proyectos de la Universidad.

Estimar el
mercado).

Verificar si existe pluralidad de oferentes (Sondeo de
mercado).
valor
del
contrato
(Condiciones
de
INFORME DE OPORTUNIDAD Y
CONVENIENCIA
UNIDAD GESTORA Y ORDENADOR DEL GASTO
Para contratar:

Servicios personales.

Actividades similares a las que realicen empleados y
funcionarios de la Universidad .
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
ORDENADOR DEL GASTO:

Se verifica que la Unidad cuente con los recursos
y el rubro a afectar.

Se solicita en el Sistema Financiero.

La Sección de Presupuesto emite el CDP.

Se adjunto a la compra o servicio a contratar.
COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS
DIRECCIÓN
DE
CONTRATACIÓN
PROYECTOS DE INVERSIÓN

Y
Realiza
verificación
técnica,
financiera,
administrativa y jurídica del cumplimiento de la
regulación legal y de la normativa institucional que
debe aplicarse al proceso contractual
PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS
DE REFERENCIA
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS
DE INVERSIÓN
Documento en el que se define:
1.
2.
3.
4.
5.
Objeto del contrato.
Especificaciones técnicas del objeto a contratar.
Valor estimado.
Condiciones de participación y requisitos propuesta.
Factores de evaluación objetiva.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE LOS CONTRATOS
ESTATALES
¿QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA?
Art. 84 E.A
Conjunto
de
funciones
o
actividades
desempeñadas por un responsable designado o
contratado para el efecto, que realiza el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento
obligacional por parte del contratista, con la
finalidad de promover la ejecución satisfactoria
del
contrato,
mantener
permanentemente
informado al ordenador del gasto de su estado
técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios
a la entidad y al contratista o parte del negocio
jurídico.
FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN
E INTERVENTORÍA
PROTEGER LA
MORALIDAD
ADMINISTRATIV
A
OBJETO DE LA
INTERVENTORÍA
O SUPERVISIÓN
PREVENIR LA
OCURRENCIA DE
ACTOS DE
CORRUPCIÓN
TUTELAR LA
TRANSPARENCIA
DE LA
ACTIVIDAD
CONTRACTUAL
FUNCIONES Y DEBERES
DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR
VIGILAR EN FORMA
PERMANENTE LA EJECUCIÓN DEL
OBJETO CONTRATADO
ESTÁN FACULTADOS PARA:
SOLICITAR INFORMES –
ACLARACIONES Y
EXPLICACIONES SOBRE LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
EXIGIR LA CALIDAD DE LOS
BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD
ESTATAL
CERTIFICAR COMO RECIBIDA A
SATISFACCIÓN LA OBRA
CONTRATADA
HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,.
ADMINISTRATIVO, JURÍDICO,
FINANCIERO Y CONTABLE DEL
CONTRATO
DEBEN MANTENER INFORMADA
LA ENTIDAD CONTRATANTE DE
LOS HECHOS O
CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN
CONSTITUIR ACTOS DE
CORRUPCIÓN O PUEDAN PONER
EN PELIGRO EL CUMPLIMIENTO
DEL CONTRATO O SU
INCUMPLIMIENTO
PREPARAR EL PROYECTO DE
LIQUIDACIÓN DE LOS
CONTRATOS
UNIDAD TÉCNICA ASESORA DE COMPRAS
OBJETIVO:
Brindar soporte al ordenador del gasto en el trámite de
adquisición de bienes o servicios, ya sea en forma directa
(hasta 50 SMMLV), ó a través de Operaciones
Internacionales (importaciones, compras especializadas
por internet y pagos en moneda extranjera.)
FUNCIONES
 Solicitud de cotizaciones a proveedores y entrega a las
UAA (compras nacionales).
 Acompañar en el proceso de compra directa de bienes
o servicios especializados.
 Coordinación del módulo Registro de Proveedores en
Línea.
 Asesoría, desarrollo y seguimiento a las operaciones
internacionales.
MANEJO EXPEDIENTES CONTRACTUALES






Orden de Prestación de servicios.
Orden de Trabajo.
Orden de Compra.
Contrato General.
Contrato de Suministro.
Orden de Consultoría .
RUTA A SEGUIR PARA LOCALIZAR TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CADA UAA
LINK TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PERFECCIONAMIENTO DEL
CONTRATO
GARANTÍAS
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
Se perfecciona el contrato cuando se llegue a un
acuerdo sobre el objeto y el precio, plasmado por
escrito.
PARA INICIAR SU EJECUCIÓN SE


Aprobación de la garantía.
Registro presupuestal.
GARANTÍAS DEL CONTRATO
La presentación y aprobación de la garantía única es
requisito necesario para ejecutar el contrato.
El objeto de la garantía es respaldar el total
cumplimiento de las obligaciones del contratista o del
proponente.
INSTRUMENTOS OTORGADOS POR LOS
OFERENTES O POR EL CONTRATISTA A UNA
ENTIDAD PUBLICA, A FAVOR DE ÉSTA O CON
EL OBJETO DE GARANTIZAR:



Seriedad de los ofrecimientos
Cumplimiento de las obligaciones del contrato.
Responsabilidad extracontractual que pueda surgir
por las actuaciones, hechos u omisiones de los
contratistas.
GARANTÍAS CONTRACTUALES
 Anticipo.
 Cumplimiento del contrato.
 Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio.
 Suministro de repuestos y accesorios.
 Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.
 Estabilidad de la obra.
 Responsabilidad civil extracontractual.
RIESGOS QUE AMPARA
RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO
DEL OFRECIMIENTO:
La no suscripción del contrato sin justa causa por el
proponente.
 La no ampliación de la vigencia de la garantía de la
seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término
de adjudicación.
 Cuando
no haga entrega de la garantía de
cumplimiento.
 El retiro de la oferta después del término fijado.







RIESGOS
DERIVADOS
DEL
INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
OFRECIMIENTO:
Buen manejo y correcta inversión del anticipo.
Incumplimiento de las obligaciones del contrato.
Incluye pago de multas y cláusula penal.
Pago de salarios y prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales.
Estabilidad y calidad de la obra.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y
equipos suministrados.
Calidad del servicio.
HALLAZGOS COMUNES
DURANTE EL PROCESO DE
AUDITORÍA EN LAS UAA y
FOMENTO DEL
AUTOCONTROL
Oficina Asesora de
Rectoría
HALLAZGOS

Se evidencian Centros de Costo
que se encuentran activos sin
movimiento presupuestal desde vigencias anteriores sin uso, de
proyectos liquidados.

Se encuentra en las UAA deudas contraídas en vigencias anteriores
por concepto de préstamos de efectivo entre Unidades Académicas.

Tablas de retención documental desactualizadas con los requisitos
necesarios para la Contratación.

Contratos sin visados jurídicos, sin las firmas de alguno de los
representantes legales, sin actas de inicio, sin actas de liquidación, sin
informe de entregables o ejecución de actividades.

Inexistencia de soportes contractuales de las órdenes según los
requisitos establecidos en el Formato FCO.06 y según lista de chequeo
para contratos menores a 50 smmlv.
HALLAZGOS

Establecer un sistema de registro que permita llevar un control de
llamadas telefónicas y realizar la verificación de las mismas contra la
factura del servicio, teniendo en cuenta el artículo 14 de Decreto
1737 de 1998 sobre austeridad en el gasto.

No se evidencia por parte de los Directores de Escuela y Departamento
la presentación en los Consejos de los programas de inversión, plan
anual de Gestión, presupuesto anual de ingresos y gastos y el informe
mensual del funcionamiento administrativo y financiero de las
Escuelas. (funciones contempladas en el Estatuto General)

Uso indebido del rubro Presupuestales de la Universidad, por ejemplo
para el pago de pasantías docentes, compra de medicamentos.

Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios en la misma
fecha a un mismo proveedor incumpliendo artículo 8, Acuerdo 019 de
2005 en cuanto al principio de Planeación.

Se encontraron liquidaciones pendientes de pago en el Sistema de
Información Financiero, correspondiente a estudiantes de Posgrado
HALLAZGOS
 Incumplimiento del artículo 14 del Reglamento
de Contratación de la Universidad (Acuerdo
019/2005) donde el jefe de la Unidad gestora
debe valorar los riesgos inherentes al contrato y
definir expresamente las garantías que deberá
constituir el contratista, para proteger los
intereses de la Universidad, en especial para
contratos en los cuales su cuantía excede los
diez (10) smmlv.
 Múltiple generación de órdenes de prestación de
servicios a un mismo proveedor, superando los
AUTOCONTROL
Rol de la Oficina de Control Interno y
Evaluación de Gestión
Fomentar la cultura del Control a través de
herramientas orientadas a sensibilizar e
interiorizar el ejercicio del autocontrol y la
autoevaluación, como hábito de mejoramiento
personal y organizacional.
Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad
AUTOCONTROL
“Capacidad que deben desarrollar todos y cada
uno de los servidores públicos de la organización,
independientemente de su nivel jerárquico,
para evaluar y controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos de manera
oportuna para el adecuado cumplimiento de los
resultados que se esperan en el ejercicio de su
función, de tal manera que la ejecución de los
procesos, actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad, se desarrollen con fundamento
en los principios establecidos en la Constitución
Política”.
Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad
Manual Técnico MECI 2014.
AUTOCONTROL
…genera convivencia
…regula y mejora resultados
…es trabajar con responsabilidad
…es disciplina, organización y excelencia
…genera calidad de vida personal y
laboral
…es el sello personal que usted le coloca a su trabajo
…nos hace ser dueños y responder por nuestros actos
…es una filosofía de vida enmarcada en actitud
…implica planeación, organización y toma de decisiones para
alcanzar objetivos propuestos
Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad
12 IDEAS SOBRE LA
CONTRATACIÓN EN LA
UNIVERSIDAD Y SUS
IMPLICACIONES DISCIPLINARIAS
Dirección de Control Interno
Disciplinario
1. El servicio público está directamente vinculado al cuidado de los
recursos públicos. Conocer la naturaleza de la institución y el
marco normativo para el desenvolvimiento de su misión. Esta es
una institución pública con un régimen de contratación especial.
2. Principio de planeación: quebrantamiento de los principios de la
contratación estatal, del reglamento de contratación y manual de
procedimientos.
3. Las adiciones, pese a estar en las normas internas sobre
contratación es una excepción que debe estar justificada y debe
ser razonable.
4. La delegación de la ordenación del gasto compromete la
responsabilidad del ordenador en primera medida, por tal razón,
debe velar por el cuidado de los detalles contractuales como
verificar la procedencia de las cotizaciones y el manejo prudente
del sistema financiero.
5. Principio de planeación está directamente relacionado con la
fortaleza de las unidades para asumir determinados proyectos y
compromisos contractuales entre todos.
6. No confundir la ética y compromiso de los contratistas, el
conocimiento que tenemos de su trabajo y las condiciones o
requisitos legales que se deben verificar para que puedan ser
contratados y haya previamente recursos para sostener dicha
contratación (Pólizas y documentos de seguridad social, etc.).
7. La infracción del deber funcional no incluye necesariamente el
dolo: la culpa leve, la culpa grave, la culpa gravísima. Aunque se
deben verificar las condiciones subjetivas de la conducta.
8. Se evidencia un rompimiento de la continuidad en algunas
unidades de los procesos de liquidación de los contratos o
convenios cuando se cambian los ordenadores del gasto.
9.
La relación entre el director de Escuela y los Consejos de Escuela
o departamentos. Debe ser más estrecha y de corresponsabilidad.
10. La gestión de la cartera es un deber y una responsabilidad de los
ordenadores. Algunas cuentas por cobrar obedecen algunas
veces a falta de cuidado de las unidades.
11. La formación continua es una obligación de los servidores
públicos, la actualización del saber hacer conforme a las
funciones de cada uno. La ignorancia de la norma no es causa
para su incumplimiento.
12. El incumplimiento a los planes de mejoramiento son un motivo
para el ejercicio de la acción disciplinaria.
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MEDALLA LUIS CARLOS GALÁN DE LUCHA CONTRA LA