AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CONTABLES
En todo proceso contable (manual e incluso
electrónico), se cometen errores, omisiones, des
actualizaciones y otras situaciones que afectan la
razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos la
técnica contable ha desarrollado la metodología
denominada “ajustes”.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables a
través de la depuración oportuna y apropiada de
todas las cuentas que por diversas causas no
presentan valores que puedan ser comprobados y
por ende, no muestran la verdadera situación del
negocio o empresa.
CAUSAS Y EFECTOS DE SALDOS
INCORRECTOS
Omisión
Por la falta de registro de operaciones afectadas, que el sistema contable no los ha
conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos.
Errores
Por la selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas
acciones inapropiadas provocaran que ciertas cuentas presenten valores que no les
corresponden, por lo que algunas cuentas presentarán sobrevaloraciones y
subvaloraciones.
Desactualización
Por uso sistemático de bienes y servicios, por realización de rentas que fueran
presentadas o que no pudieran ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron
por anticipado o que aun no se han pagado. Además por predicción objetiva de
situaciones futuras, como es el caso de cuentas incobrables. En cualquier caso los
saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de
Comprobación.
Uso indebido
Por abusos o excesos de confianza de parte de las estadías de dinero, bienes, etc., se
suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de
recursos.
MOMENTO Y LUGAR APROPIADO
PARA REGISTRAR LOS AJUSTES

Los ajustes deberán registrarse tan pronto se evidencie el error,
omisión o desactualización; sin embargo, se puede ajustar las
cuentas a fin de mes o al fin del período contable, como
prerrequisito indispensable para elaborar los Estados Financieros.

Se registrara en forma de asiento el cuál cumplirá todos los
requisitos técnicos, exigiendo documentación fuente, o al menos
hojas de cálculo o referencias relativas al asiento.

El libro apropiado para su registro es el diario general, de este se
traslada a las cuentas respectivas (mayorización) para luego pasar
en resumen a un nuevo balance de comprobación denominado
“AJUSTADO”.


El sistema legal y técnico para justificar los asientos de ajuste está
dado en las leyes tributarias, sociedades y sus reglamentos, así
como en los P.C.G.A, que regulan el artículo, presentación y
exposición de los ajustes.
PRINCIPALES AJUSTES
A fin de sistematizar el estudio se propone el siguiente
agrupamiento; cabe indicar que existen otros casos específicos
de ajustes que serán analizados posteriormente.
Omisiones
Este caso se puede resolver fácilmente en el momento que se
reconozca la operación, y que además éste respalda por sus 3
respectivos comprobantes.
Ejemplo.
La empresa realiza una venta de servicios por $ 150 factura 004
a crédito. Por razones desconocidas esta transacción no fue
registrada oportunamente, y el día 8 de Febrero del mismo año
el contador se entero de este hecho y lo registra.
Ajustes por errores (cuentas)
El 2 de febrero con factura /006 se compra un
escritorio para la oficina por $ 200, se cancela
con cheque.
El error: El contador en la fecha de la
transacción, registró erroneamente asi:
Equipo de Oficina
Bancos
200.00
200.00
Ajustes por errores (valores)
El 12 de febrero con factura /001 se compra
un archivador metálico para la oficina por $
500, se cancela con cheque.
El error: El contador en la fecha de la
transacción, registró erróneamente así:
Mueble de Oficina
Bancos
5000.00
5000.00
Ajustes por usos indebidos
El personal responsable del manejo directo de dinero,
mercaderías y otros bienes puede caer en abusos de confianza al
disponer de los recursos de la empresa para fines personales.
Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de
estudios específicos como constataciones físicas, arqueos,
confirmaciones de saldos, etc. En caso de faltantes se deberán
registrar los siguientes ajustes.
Ejemplo:
El 8 de Octubre se realizó un arqueo de caja, al cual se establece
un faltante de $ 30,00 el cual fue utilizado sin autorización. El
gerente decide cargar a la cuenta del empleado responsable y
descontarle en el próximo sueldo.
Ajuste por pérdidas fortuitas
Cuando la empresa se ve despojada de recursos
monetarios o de su propiedad que no estaban
protegidos por seguros, surge la necesidad, de
reportar estas perdidas no esperadas a través de
ajustes.
Ejemplo:
1) La empresa pierde mercaderías por $ 2.000,00
en el incendio de sus bodegas el día 1 de enero.
2) Al tesorero de la empresa le sustrajeron $ 520 lo
que debía depositar en la cuanta corriente de la
empresa.
Ajustes por gastos prepagados e
ingresos precobrados
En ocasiones la venta de servicios requiere de pagos
anticipados por varios meses e incluso años, este es el
caso de los arriendos, seguros, etc., que con el tiempo
se deben ir devengando o actualizando.
Ejemplo:
La empresa A toma en arriendo un local de la empresa
B, la misma condiciona que esta operación se realice
mediante la existencia de un pago anticipado
equivalente a un año, a razón de $ 300,00 mensuales.
EMPRESA A
(INQUILINO O ARRENDATARIO)
* Tendrá que pagar 3600
* Ocupará el inmueble sin
adicionales
EMPRESA B
PROPIETARIO O ARRENDADOR
* Deberá recibir 3600
pagos * Deberá permitir la utilización del
inmueble por un año, sin restricciones
o exigencias económicas adicionales.
* Debe contabilizar un pre pagado así:
* Debe contabilizar un pre cobrado –
pasivo así:
-1Arriendo Prepagado 3600
Bancos
3600
Asiento Inicial de registro
-1Caja
3600
Arriendo Precobrado
Asiento Inicial de registro
•Irá contabilizando el uso mensual,
mediante el siguiente a juste.
-2Gasto Arriendo
300
Arriendo Prepagado
3000
Si se prefiere al finalizar el período
contable se correrá un solo ajuste por
el tiempo trascurrido
•Irá contabilizando la realización sel
servicio prestado mensualmente,
mediante el siguiente a juste.
-2Arriendo Precobrado
300
Arriendo Ganados
3000
Si se prefiere al finalizar el período
contable se correrá un solo ajuste por
el tiempo trascurrido
3600
Conclusiones
-
-
-
Los prepagados se convertirán a futuro
en gasto
Los precobrados reconocen a futuro
una renta
En los dos casos, las referidas cuentas
se deben ajustar periódicamente, con el
fin de actualizar los respectivos saldos.
Igual procedimiento se realizará con los
inventarios de suministros adquiridos
en el presente para uso futuro.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO O ACTIVOS
FIJOS
I EVIDENCIA FISICA
1. Tangibles o Corporales:
Se puede medir, ver,
tocar
a) Depreciables: Pierden
su valor por uso,
obsolescencia, avances
tecnológicos,
destrucción parcial o
total
b) No Depreciables:
No se desvalorizan:
terrenos
2.
Intangibles
o
Incorporales: Se puede
valorar. Con el tiempo y
tecnología pierden valor
c) Agotables: Pierden
su valor para la
extracción
del
material del que
forman parte: Minas
II FACILIDAD DE SU
TRANSLADO
a)
Muebles: No
requieren
esfuerzo
para su movilización:
Enseres, Vehículos
b) Semovientes: Por
su propia fuerza se
desplazan: Ganado
c) Inmuebles: No son
objeto
de
movilización.
Ajustes por depreciaciones
Los activos fijos (edificios, maquinarias,
muebles y otros), pierden su valor por el uso
o por la obsolescencia disminuyendo su
potencial de servicio.
DEPRECIACIÓN.- Es el proceso de asignar a
gastos o costo de un activo de planta o activo
fijo, durante el periodo en que se usa el activo.
Métodos de Depreciación
Resulta tarea complicada calcular con
exactitud el valor monetario de la
depreciación, por lo tanto, se ha desarrollado
ciertos métodos técnicos que permitan
aproximar la cifra que será contabilizada por el
desgaste físico.
Se citan tres métodos conforme al siguiente
orden:
a) Método lineal o de línea recta
b) Método de unidades producidas
c) Método acelerado ( suma de dígitos)
Es importante tener en cuenta la siguiente tabla
que consta en la Ley del régimen Tributario, al
momento de conciliar el resultado de uno de
estos métodos.
ACTIVO
DEPRECIABLE
VIDA UTIL (AÑOS)
DEPRECIACION
ANUAL %
Construcciones y
Edificaciones
20
5
Maquinaria y Equipo
10
10
Muebles y Equipos de
Oficina
10
10
Barcos, trenes y aviones
10
10
Vehículos y Equipo de
Transporte
5
20
Equipo de Cómputo
3
33.33
Método Lineal o de Línea Recta
Aquel que distribuye en partes iguales (fijo)
el valor a depreciar del bien entre los
periodos de vida útil estimada.
Preferentemente es utilizado en empresas
del sector comercial y de servicios
Requiere de tres datos por cada bien que
se desea depreciar.
Costo Histórico o Valor Actual: Aquel con el
que fue comprado.
Valor Residual o del último Rescate:
Cantidad monetaria estimada, basándose
en la experiencia o consejo técnico, que
se desea obtener al final de la vida útil, o
sea cuando el bien se encuentra en calidad
de desecho.
Vida útil esperada: Que se estable ce en
años, meses u horas, según la intensidad
de su uso previsto
Fórmula para el cálculo:
Depreciación=
Costo Histórico o Valor Actual – Valor Residual
Vida Útil Estimada (años, meses, horas)
EJEMPLO: Calcule la depreciación por el
método de línea recta y regístrela al 31 de
diciembre del 2008 de un automóvil aveo,
cuyo costo es de $12500, adquirido el 1 de
enero del 2008. Se estima un valor residual
de 2500 y una vida útil de 5 años.
Método de Unidades Producidas
Este método es utilizado por aquellas
empresas en los cuales sus activos tienen
una vida útil estrechamente ligada con su
capacidad de producción, por ejemplo
vehículos y maquinaria.
La depreciación en este método es variable,
ya que el valor de ésta depende del nivel de
producción.
Fórmula para el cálculo:
Depreciación=
=
Costo Histórico o Valor Actual – Valor Residual
Total unidades (ej. Kilometro)
Depreciación c/unidad x N. de unidades producidas en el periodo
EJEMPLO: Calcule la depreciación por el método de
unidades producidas al 31 de diciembre del 2008 de
un automóvil aveo, cuyo costo es de $12500,
adquirido el 1 de enero del 2008. Se estima una
vida útil de 500.00 kilómetros de recorrido y una
valor residual de 2500 durante este año recorrió
25.000 km
Método Acelerado
Mediante este método, se estima una
depreciación mas rápida en un momento,
para luego ir descendiendo o ascendiendo
en intensidad. De uso eventual de los
vehículos y maquinaria industrial.
Requiere de tres datos para cada bien que
se desea depreciar.
Costo o valor actual
Valor residual o de ultimo rescate
Vida útil esperada
PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO
- Se Asigna a cada periodo de vida un digito, a
partir de uno, según el activo.
- Se suman estos dígitos, que se dan como vida
útil.
- Se establece para cada periodo un quebrado,
cuyo denominador será la suma de los dígitos y
el numerador, el digito del año correspondiente.
Ejemplo:
Vida útil: 5 años
Suma de dígitos 1+ 2+3+4+5= 15
Quebrados:
Valor actual – Valor residual
Quebrado x Valor Actual